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How To / 리더십|조직관리 / 애플리케이션

PM 소프트웨어 선택·활용에 대한 11가지 조언

2012.10.12 Jennifer Lonoff Schiff  |  CIO

적합한 PM 소프트웨어를 고르는 법은 무엇일까? 또 어떻게 직원들이 그 소프트웨어를 사용하도록 할까? IT임원과 프로젝트 관리 전문가들이 그들의 팁을 공유했다.

가장 비싸고 좋은 프로젝트 관리 소프트웨어를 도입한다고 할지라도 직원들이 이를 사용하지 않으면 무용지물이다. 직원들이 쓸만한 소프트웨어는 어떻게 고를 수 있을까? 일련의 IT 임원들과 프로젝트 관리 전문가들에게 이와 관련해 설문조사를 실지했다. 그들의 제시한 팁을 확인해보자.

1. 필요 분석부터 시작하라 "프로젝트 관리 솔루션의 형태와 규모는 다양하다. 우선은 어떤 종류의 프로젝트 관리 그리고/또는 협업이 필요한지 판단해야 한다"고 프로젝트 관리 및 협업 솔루션 제공업체 메이븐링크(Mavenlink)의 마케팅 담당 부사장 캐서린 브라운은 말했다.
 
그는 "예를 들어, 모든 프로젝트가 내부적으로 진행되는가? 또는 외부 벤더(Vendor) 및 고객들과도 일하는가? 등이다"라며, "작업과 제품을 할당해야 하는가? 아니면 누구든 협업할 수 있는 공간을 만들어야 하는가? 프로젝트에 예산 및 송장이 포함되는가?" 등도 고려해야 한다고 덧붙였다.

2. 클라우드 기반 서비스를 고려하라. "나는 배치의 용이성, 전체적인 소유권의 비용 등 다양한 요소들 때문에 클라우드 기반의 프로젝트 관리 시스템을 선택했다"라고 마케팅 서비스 제공업체 LKCS의 사업개발 담당 부사장 시드 하스가 말했다.
 
그는 "3년째 동일한 [클라우드] 플랫폼을 사용하고 있으며 소프트웨어 설치 및 관리의 측면에서 수만 달러의 비용을 절감했다"라고 전했다. 또한 그는 프로젝트 솔루션이 웹 기반이기 때문에 "사용자들은 장소와 사용하는 기기를 불문하고 시스템에 접속할 수 있으며, 시스템 개선과 업그레이드가 자동적으로 제공되는 것도 장점"이라고 언급했다.

3. 소프트웨어는 사용이 편리해야 한다. "직관적이면서 전반적으로 기관의 업무에 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾아라."

에프리콘 웹 마케팅(Ephricon Web Marketing)의 사장 존 페인은 이어 "기본 솔루션으로 요건을 충족시킬 수 없다면, 커스텀 필드(Custom Field)와 필드와 카테고리(Category)의 이름을 변경할 수 있는 기능이 내장된 솔루션을 선택해야 한다"라며 "소프트웨어에서 필요에 따라 레이블(Label)을 변경해야 한다"라고 전해왔다.

4. 확장할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션을 선택하라. "조직 전반에 걸쳐 프로젝트 관리 솔루션을 이행하는 자체가 하나의 장기적인 프로젝트다.” 하스는 이렇게 말하며 "따라서 자신과 함께 성장하며 처음에는 활용조차 생각하지 못하는 기능들도 포함하고 있는 솔루션을 선택해야 한다"라고 조언했다.

5. 해당 소프트웨어를 실제로 사용할 부서와 사람들에게 물어봐라. "전반적으로 양호한 소프트웨어를 선택하는 것이 중요하다. 가장 좋은 방법은 선택 과정에 모두를 참여시키는 것이다."라고 비즈니스 기술 및 서비스 제공업체 e2b 테크놀로지스(e2b technologies)의 사장 린 헨슬리(Lynne Henslee)는 말했다.

그는 "각 부서마다 달성하고자 하는 목표가 있거나 소프트웨어가 제공할 수 있는 기능에 대해 다른 생각을 갖고 있기 때문에 다른 사람들과 부서들로부터 피드백(Feedback)을 받아야 한다. 이 또한 소프트웨어 자체의 이행과 활용에 도움이 될 것이다. 팀 구성원들이 스스로 의사결정 과정에 참여했다고 느끼고 필요가 충족된다면 해당 과정에 더욱 적극적으로 참여할 것"이라고 말했다.
 

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