2021.03.25

프로젝트 관리도 데이터로··· 프로젝트 관리자를 위한 ‘BI·BA’ 활용 가이드

Moira Alexander | CIO
프로젝트 실패율이 여전히 문제가 되고 있는 가운데 프로젝트 관리자 다수가 데이터를 활용해 성공율을 높이려 시도하고 있다. 데이터를 적절히 사용하면 의사결정 시 추측을 없애고 프로젝트 적소에 필요한 지원을 제공할 수 있다. 데이터는 또한 프로젝트 관리자가 업무를 계획하고 리소스를 할당하며 효율성을 높이고 비용을 낮추며 위험을 더욱 효과적으로 관리하도록 도울 수 있다.

프로젝트 관리자가 데이터를 활용하는 주된 수단은 비즈니스 인텔리전스(BI)와 비즈니스 분석의 활용이다. 

BI는 여러 소스로부터 빅데이터를 수집, 저장, 분석하여 유용한 정보로 변환하기 위해 사용되는 소프트웨어와 프로세스의 조합이다. BI는 특정 프로세스의 과거의 일 또는 현재의 일에 대한 인사이트를 얻기 위해 과거와 현재의 데이터를 활용하는 데 집중하기 때문에 서술적인 데이터 분석 형태로 간주된다. BI는 기업 및 PMO(Project Management Office)에 더 빠르고 나은 의사결정을 지원하고 프로젝트, 프로세스, 성과에 대한 가시성을 높이기 위해 실시간 지표에 대한 접근성을 제공한다.

반면 비즈니스 분석(BA)은 미래에 관한 정보에 기초한 예측이 도움이 되는 ‘이유’에 집중하기 때문에 예측력이 있는 것으로 간주된다. BA의 경우 데이터를 분석하여 문제를 더욱 잘 예측하고 적응하여 개선된 성과를 제공한다.

진보적으로 사고하는 PMO는 프로젝트 결정과 조치를 탄탄한 사실에 기반한 데이터로 뒷받침해야 한다는 사실을 안다. 진정한 데이터 기반 프로젝트 관리자가 되려면 프로젝트 계획 및 실행의 모든 측면에서 성과를 높여야 하며, 부족하지만 중요한 리소스를 관리하고 할당하는 데 있어서는 더욱 그렇다.

데이터 분석을 프로젝트 관리 활동에 통합하면 프로젝트 성과에 얼마나 큰 도움이 되는지 살펴본다.

리소스 매치, 할당, 예약
리소스 관리는 프로젝트 관리자에게 까다로운 영역이다. 왜냐하면 리소스는 부족한 경우가 많고 항상 변화하기 때문에 여러 개의 프로젝트가 리소스를 두고 경쟁하는 경우는 차치하더라도 특정 프로젝트에서 리소스를 사용량을 계획하고 할당하기가 어렵다. 

데이터는 리소스 가용성 및 할당을 중심으로 효과적인 결정을 내리기 위한 핵심이다. 프로젝트의 성공은 스킬을 일치시키고 최고의 리소스를 할당하며 가용 리소스를 계획할 수 있는 능력에 달려 있다. 

과거와 현재 프로젝트의 데이터에 액세스할 수 있다면 프로젝트 관리자는 현재 프로젝트에 리소스를 더욱 잘 할당하고 미래의 프로젝트에 맞춰 더욱 잘 계획할 수 있다. 데이터를 한 곳에 수집하여 분석함으로써 프로젝트 관리자는 어떤 리소스가 부족하게 또는 과도하게 활용되고 있는지 확인할 수 있어 리소스를 필요한 곳으로 이동하고 이에 맞춰 계획할 수 있다. 

프로젝트 관리 스위트(Suite)에 통합된 BI 도구가 아닌 개별 엑셀(Excel) 시트를 사용하는 기업들은 불리할 수 있다. 통합된 BI 도구는 인적 자원의 소모를 낮출 뿐 아니라 현실적인 프로젝트 계획 기한을 달성하여 이런 기한을 달성하는 데 장애물이 될 수 있는 위험 요소를 확인하는 데도 도움이 될 수 있다. 프로젝트 관리자는 데이터를 사용하여 리소스 충돌 지표 또는 정시 작업 완료 등의 리소스 관리 KPI를 개발할 수 있다.

-> 기고 | 빅데이터 분석 전략을 위한 3단계 접근 방법

효율성 증가
BI는 PMO가 복잡하고 느린 내부 워크플로나 기술 기반 효율성을 발견하고 개선하여 프로젝트 관리자에게 이해관계자와 프로젝트팀이 연결하고 협력하며 소통하는 방식을 개선하기 위해 필요한 변화에 관해 알려준다. 비효율성을 발견하여 해결함으로써 프로젝트 팀은 고부가가치 작업에 집중하고 프로젝트를 더 신속하게 완료할 수 있다. 

프로젝트 관리자는 비효율적인 프로세스와 여타 비효율성 관련 데이터를 수집할 수 있어야 한다. BI는 효과나 효율이 낮은 프로세스를 분리하고 전체적인 의사결정 효율성을 높일 수 있다. 또한 작업에 소요되는 계획 대비 실제 시간, 인간 오류, 변화 요청 수 등의 KPI를 개발하는 데 도움이 된다. 

-> 데이터 고수는 장비를 가린다··· 2021년 인기 BI 툴 12선

위험 관리
위험은 내부와 외부로부터 다양한 형태로 발생할 수 있으며, 이는 프로젝트, 프로그램 전체, 포트폴리오에 사소하거나 중대한 영향을 미칠 수 있다. 많은 기업들은 BI 도구를 사용하여 잠재적인 위험에 선제적으로 대응하기보다는 위험 및 준법감시와 관련하여 대응하는 방식을 고수한다.

물론 위험과 준법감시 관리는 BI가 문제 확인에 있어서 중요한 역할을 할 수 있는 가장 중요한 영역이다. 데이터를 이용함으로써 프로젝트 관리자는 과거와 현재 프로젝트로부터 여러 유형의 위험을 분리할 수 있는 구체적인 정보를 확인해 위험에 대응하는 수준을 넘어서도록 한다.

-> 리스크 관리에 대해 CIO가 알아야 할 5가지

BI와 BA 도구 활용하기
실행 가능한 인사이트를 확보하는 데 핵심은 주된 결정을 내리기 위해 필요한 데이터 유형을 판단하는 것이다. BI와 BA 도구의 특징을 신중하게 평가하여 PMO에게 회사의 프로젝트와 포트폴리오 목표를 지원하는 것과 관련성 있는 실시간 인사이트를 제공하는 것이 중요하다. 주의해야 주요 특징은 다음과 같다.

프로젝트 관리 도구에 내장되어 있거나 통합된 BI 및 BA 기능이 많은 것보다는 다음과 같은 적절한 기능을 확보하는 것에 우선순위를 두어야 한다.

• 한 번의 버튼 클릭으로 데이터 가져오기 및 업데이트 기능
• 리소스 계획 및 관리에 관한 통합된 ‘가정법’ 분석 기능
• 모델링 및 예측 기능
• 실시간 사용자 정의가 가능한 한 눈에 들어오는 대시보드
• 안전한 역할 기반 액세스
• 명확한 시각적 차트와 그래픽
• 단순한 드래그 & 드롭 인터페이스
• 손쉬운 세부 기능 파악
• 다른 애플리케이션과의 원활한 통합
• 재택근무자를 위한 안전한 모바일 액세스
• 모든 사용자 역할을 위한 쉽고 빠른 셀프 서비스 옵션
• 다른 이해관계자와 정보를 손쉽게 공유하는 기능
• 보고 기능

BI 기능과 역량은 프로젝트마다 다를 수 있지만 프로젝트 관리자는 데이터 전략에서 구체적인 프로젝트 성과를 개선하는 데 필수적인 역량을 강조하도록 해야 한다. 그렇게 하면 비즈니스 인텔리전스를 효과적으로 활용하여 리소스 관리, 위험 평가, 더욱 효율적인 프로세스 및 의사소통 수립 등과 관련하여 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있다.

* Moira Alexander는 ‘LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership’의 저자이자 ‘Lead-Her-Ship Group’ 설립자다. ciokr@idg.co.kr
 



2021.03.25

프로젝트 관리도 데이터로··· 프로젝트 관리자를 위한 ‘BI·BA’ 활용 가이드

Moira Alexander | CIO
프로젝트 실패율이 여전히 문제가 되고 있는 가운데 프로젝트 관리자 다수가 데이터를 활용해 성공율을 높이려 시도하고 있다. 데이터를 적절히 사용하면 의사결정 시 추측을 없애고 프로젝트 적소에 필요한 지원을 제공할 수 있다. 데이터는 또한 프로젝트 관리자가 업무를 계획하고 리소스를 할당하며 효율성을 높이고 비용을 낮추며 위험을 더욱 효과적으로 관리하도록 도울 수 있다.

프로젝트 관리자가 데이터를 활용하는 주된 수단은 비즈니스 인텔리전스(BI)와 비즈니스 분석의 활용이다. 

BI는 여러 소스로부터 빅데이터를 수집, 저장, 분석하여 유용한 정보로 변환하기 위해 사용되는 소프트웨어와 프로세스의 조합이다. BI는 특정 프로세스의 과거의 일 또는 현재의 일에 대한 인사이트를 얻기 위해 과거와 현재의 데이터를 활용하는 데 집중하기 때문에 서술적인 데이터 분석 형태로 간주된다. BI는 기업 및 PMO(Project Management Office)에 더 빠르고 나은 의사결정을 지원하고 프로젝트, 프로세스, 성과에 대한 가시성을 높이기 위해 실시간 지표에 대한 접근성을 제공한다.

반면 비즈니스 분석(BA)은 미래에 관한 정보에 기초한 예측이 도움이 되는 ‘이유’에 집중하기 때문에 예측력이 있는 것으로 간주된다. BA의 경우 데이터를 분석하여 문제를 더욱 잘 예측하고 적응하여 개선된 성과를 제공한다.

진보적으로 사고하는 PMO는 프로젝트 결정과 조치를 탄탄한 사실에 기반한 데이터로 뒷받침해야 한다는 사실을 안다. 진정한 데이터 기반 프로젝트 관리자가 되려면 프로젝트 계획 및 실행의 모든 측면에서 성과를 높여야 하며, 부족하지만 중요한 리소스를 관리하고 할당하는 데 있어서는 더욱 그렇다.

데이터 분석을 프로젝트 관리 활동에 통합하면 프로젝트 성과에 얼마나 큰 도움이 되는지 살펴본다.

리소스 매치, 할당, 예약
리소스 관리는 프로젝트 관리자에게 까다로운 영역이다. 왜냐하면 리소스는 부족한 경우가 많고 항상 변화하기 때문에 여러 개의 프로젝트가 리소스를 두고 경쟁하는 경우는 차치하더라도 특정 프로젝트에서 리소스를 사용량을 계획하고 할당하기가 어렵다. 

데이터는 리소스 가용성 및 할당을 중심으로 효과적인 결정을 내리기 위한 핵심이다. 프로젝트의 성공은 스킬을 일치시키고 최고의 리소스를 할당하며 가용 리소스를 계획할 수 있는 능력에 달려 있다. 

과거와 현재 프로젝트의 데이터에 액세스할 수 있다면 프로젝트 관리자는 현재 프로젝트에 리소스를 더욱 잘 할당하고 미래의 프로젝트에 맞춰 더욱 잘 계획할 수 있다. 데이터를 한 곳에 수집하여 분석함으로써 프로젝트 관리자는 어떤 리소스가 부족하게 또는 과도하게 활용되고 있는지 확인할 수 있어 리소스를 필요한 곳으로 이동하고 이에 맞춰 계획할 수 있다. 

프로젝트 관리 스위트(Suite)에 통합된 BI 도구가 아닌 개별 엑셀(Excel) 시트를 사용하는 기업들은 불리할 수 있다. 통합된 BI 도구는 인적 자원의 소모를 낮출 뿐 아니라 현실적인 프로젝트 계획 기한을 달성하여 이런 기한을 달성하는 데 장애물이 될 수 있는 위험 요소를 확인하는 데도 도움이 될 수 있다. 프로젝트 관리자는 데이터를 사용하여 리소스 충돌 지표 또는 정시 작업 완료 등의 리소스 관리 KPI를 개발할 수 있다.

-> 기고 | 빅데이터 분석 전략을 위한 3단계 접근 방법

효율성 증가
BI는 PMO가 복잡하고 느린 내부 워크플로나 기술 기반 효율성을 발견하고 개선하여 프로젝트 관리자에게 이해관계자와 프로젝트팀이 연결하고 협력하며 소통하는 방식을 개선하기 위해 필요한 변화에 관해 알려준다. 비효율성을 발견하여 해결함으로써 프로젝트 팀은 고부가가치 작업에 집중하고 프로젝트를 더 신속하게 완료할 수 있다. 

프로젝트 관리자는 비효율적인 프로세스와 여타 비효율성 관련 데이터를 수집할 수 있어야 한다. BI는 효과나 효율이 낮은 프로세스를 분리하고 전체적인 의사결정 효율성을 높일 수 있다. 또한 작업에 소요되는 계획 대비 실제 시간, 인간 오류, 변화 요청 수 등의 KPI를 개발하는 데 도움이 된다. 

-> 데이터 고수는 장비를 가린다··· 2021년 인기 BI 툴 12선

위험 관리
위험은 내부와 외부로부터 다양한 형태로 발생할 수 있으며, 이는 프로젝트, 프로그램 전체, 포트폴리오에 사소하거나 중대한 영향을 미칠 수 있다. 많은 기업들은 BI 도구를 사용하여 잠재적인 위험에 선제적으로 대응하기보다는 위험 및 준법감시와 관련하여 대응하는 방식을 고수한다.

물론 위험과 준법감시 관리는 BI가 문제 확인에 있어서 중요한 역할을 할 수 있는 가장 중요한 영역이다. 데이터를 이용함으로써 프로젝트 관리자는 과거와 현재 프로젝트로부터 여러 유형의 위험을 분리할 수 있는 구체적인 정보를 확인해 위험에 대응하는 수준을 넘어서도록 한다.

-> 리스크 관리에 대해 CIO가 알아야 할 5가지

BI와 BA 도구 활용하기
실행 가능한 인사이트를 확보하는 데 핵심은 주된 결정을 내리기 위해 필요한 데이터 유형을 판단하는 것이다. BI와 BA 도구의 특징을 신중하게 평가하여 PMO에게 회사의 프로젝트와 포트폴리오 목표를 지원하는 것과 관련성 있는 실시간 인사이트를 제공하는 것이 중요하다. 주의해야 주요 특징은 다음과 같다.

프로젝트 관리 도구에 내장되어 있거나 통합된 BI 및 BA 기능이 많은 것보다는 다음과 같은 적절한 기능을 확보하는 것에 우선순위를 두어야 한다.

• 한 번의 버튼 클릭으로 데이터 가져오기 및 업데이트 기능
• 리소스 계획 및 관리에 관한 통합된 ‘가정법’ 분석 기능
• 모델링 및 예측 기능
• 실시간 사용자 정의가 가능한 한 눈에 들어오는 대시보드
• 안전한 역할 기반 액세스
• 명확한 시각적 차트와 그래픽
• 단순한 드래그 & 드롭 인터페이스
• 손쉬운 세부 기능 파악
• 다른 애플리케이션과의 원활한 통합
• 재택근무자를 위한 안전한 모바일 액세스
• 모든 사용자 역할을 위한 쉽고 빠른 셀프 서비스 옵션
• 다른 이해관계자와 정보를 손쉽게 공유하는 기능
• 보고 기능

BI 기능과 역량은 프로젝트마다 다를 수 있지만 프로젝트 관리자는 데이터 전략에서 구체적인 프로젝트 성과를 개선하는 데 필수적인 역량을 강조하도록 해야 한다. 그렇게 하면 비즈니스 인텔리전스를 효과적으로 활용하여 리소스 관리, 위험 평가, 더욱 효율적인 프로세스 및 의사소통 수립 등과 관련하여 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있다.

* Moira Alexander는 ‘LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership’의 저자이자 ‘Lead-Her-Ship Group’ 설립자다. ciokr@idg.co.kr
 

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