프로젝트 성공을 정의하고 기술··· '프로젝트 범위' 따라잡기

프로젝트의 범위(Project scope)를 명확히 정의한다면 이해관계자의 기대를 효과적으로 관리하고 제반 프로젝트 요소를 목표와 정렬시킬 수 있다. 즉 프로젝트 성공 확률이 높아진다. 여기서는 프로젝트 범위를 정의할 때 알아야 할 사항을 설명한다. 
 

프로젝트 범위 정의
프로젝트 범위란 프로젝트의 모든 측면의 상세한 윤곽이다. 이는 연관 활동, 자원, 타임라인, 결과물, 프로젝트 경계를 아우른다. 또한 프로젝트 범위는 핵심 이해관계자, 프로세스, 전제, 제약 등을 서술하고, 나아가 프로젝트의 주제가 무엇인지, 무엇이 포함되고 그렇지 않은지를 설명한다. 이들 모든 필수 정보는 프로젝트 범위 기술서 안에 기록된다. 

프로젝트 범위 기술서 
프로젝트 범위 기술서(The project scope statement)는 모든 핵심 관계자에게 프로젝트가 시작된 배경에 대해 명확한 이해를 제공하고 프로젝트의 핵심 목표를 정의하는 핵심 문서이다. 대다수 프로젝트 범위 기술서는 아래의 요소를 포함한다.

- 프로젝트 작업 명세(project statement of work, SoW)는 프로젝트 팀이 수행해야 할 모든 작업, 그리고 성과에 영향을 줄 수 있는 제반 중요 요소를 서술한다. 

- 프로젝트의 성과를 제한하거나 부정적인 영향을 줄 수 있는 제약 요소. 예를 들어 자원, 조달 문제, 타이밍, 정보 결여 등이다. 

- 범위 배제 사항은 프로젝트 또는 결과물의 일부가 아닌 모든 것일 수 있다. 

- 마일스톤은 정확한 달성 또는 완료 일자이다.  

- 최종 결과물은 프로젝트 종결 시 고객에게 전달된다. 예를 들어, 보고서, 소프트웨어 기능, 프로세스 인사이트 내지 분석, 또는 고객이 필요로 하는 제품/서비스이다. 

- 수락 기준(Acceptance criteria)은 성공을 측정하는 방식을 정확히 서술한다.

- 최종 승인은 모든 매개 변수가 포함되었고, 문서가 완벽하고 정확하다는 것을 확인하는 범위 기술서 상의 고객의 공식 서명이다.  

프로젝트 범위를 정의하는 핵심 단계들 
프로젝트의 범위를 정확히 정의하는 것은 프로젝트를 성공적으로 관리하는 데 핵심적이다. 프로젝트 범위를 정의할 때 따라야 할 단계는 아래와 같다 

1. 핵심 이해관계자와 협력해 범위 내의 것과 범위 밖의 것을 정의함으로써 범위 기술서를 정의하고 작성. 이해관계자와의 협업은 필수적인 것이 누락되지 않도록 하는데 유익하다. 

2. 전제를 규명하고 문서화하고 통지한다. 전제는 프로젝트 기간 동안 사실이라고 가정되는 프로젝트 요소들이다. 전제는 프로젝트 계획 단계 중에 프로젝트 범위를 달성할 일정과 원가를 추정하는데 필수적이다. 

3. 영향을 가장 많이 받는 이해관계자에게 프로젝트 범위 기술서에 대해 동의를 구해 모든 사람이 이해를 공유하도록 한다.

프로젝트 범위 실례 
한 프로젝트 매니저가 콘텐츠 마케팅 프로젝트의 범위를 정의하는 상황을 예로 살펴본다. 단순한 프로젝트 범위 기술서라면 아래를 포함할 것이다. 

◆ 서론 
이 콘텐츠 마케팅 프로젝트는 XYZ 회사를 위해 수행되고, 브랜드 인지도를 생성하기 위해 이의 사이트에 게시할 기사를 생성하는 것을 목표로 한다. 

◆ 프로젝트 범위 
프로젝트는 리서치, 컨텐츠 전략, 기사 작성, XYZ 블로그 하의 XYZ 사이트에 기사를 게시하는 것을 포함한다. 아울러 2020년 4월 한달 동안 소셜 미디어에서 이를 공유하는 것도 포함한다. 모든 활동은 ABC 회사의 조 스미스가 이행한다. 

◆ 프로젝트 결과물 
프로젝트 결과물은 적절한 리서치 하에서 작성된 최대 1,000 단어의 기사를 포함하고, ______일까지 Jane@XYZ 이메일로 전달된다. 

◆ 프로젝트 수락 기준 
XYZ 회사의 아무개가 최종 기사를 게시 전에 검토하고 승인한다. 

◆ 프로젝트 배제 
프로젝트는 리서치나 외주 서비스를 위한 외부 업체로의 결제를 배제한다.

◆ 프로젝트 제약 
제약은 소통 지연, 범위 변경, 기술적 어려움을 포함할 수 있다. 

프로젝트 범위 기술서가 완성되어 승인되고 프로젝트가 진행 중이라면 프로젝트 범위는 범위 변동을 피하기 위해 세심하게 관리되어야 한다. 

범위 변동이란 무엇인가? 
범위 변동(scope creep)은 프로젝트가 시작된 후 변화가 발생하고, 해당 변화가 범위 기술서 내에 정의되거나 예상되지 않은 것을 의미한다. 범위 변동이 발생하면 프로젝트 일정, 결과물 품질, 자원, 예산, 여타 측면에 부정적 영향을 줄 수 있다. 프로젝트 범위를 관리하는 것은 달갑지 않은 놀라움을 피하는 데 유익할 것이다.  

프로젝트 범위 관리 
프로젝트 활동의 지속적인 검토 및 모니터링과 함께 범위 변동을 피할 수 있도록 프로젝트 범위를 관리하는 데 취해야 할 단계들이 있다. 

1. 프로젝트 요구사항에 변화가 있는지 파악한다. 이들 변화는 프로젝트 목표 및 제반 활동에 직접적 영향을 주기 때문에 매우 중요하다. 

2. 변화가 프로젝트에 줄 영향을 파악한다. 프로젝트 범위를 조정하기 전에 변화가 결과에 어디에 어떻게 영향을 주는지 이해해야 한다. 

3. 활동이나 방향을 변화시키기 전에 변화에 대해 승인을 얻는다. 

4. 승인된 변화를 적시에 이행해 지연과 위험을 줄인다. 

프로젝트 범위 템플릿 
                          서론 
서론에서는 거시적으로 프로젝트를 개관한다. 

프로젝트 범위 
프로젝트 범위를 서술한다. 프로젝트가 무엇을 포함하고 포함하지 않는지를 명시한다. 이는 프로젝트에 포함된 사항을 명확히 하고, 프로젝트 팀 구성원과 이해관계자의 혼란을 피하는데 유용하다. 

프로젝트 결과물 
프로젝트의 계획된 결과물을 서술한다. 

프로젝트 수락 기준 
수락 기준을 정의한다. 어떤 목표를 충족할 것인가, 성공을 어떻게 측정할 것인지를 서술한다. 

프로젝트 배제 
프로젝트 범위에 포함되지 않는 것은 무엇인가?

프로젝트 제약 
프로젝트에 관한 여하한 제약, 마감 시한, 인력 또는 장비 제한, 재무 또는 예산 제약, 기술적 한계를 서술한다. 

프로젝트 목적에 대한 이해를 확고히 하고, 프로젝트 범위를 명확히 정의하고 문서화하고 관리한다면 범위 변동에 대처할 필요 없이 성공적인 프로젝트를 달성하는 데 유리한 위치를 확보할 수 있다. 
 
* Moira Alexander는 콘추어비즈니스어드바이저(Conture Business Advisors)의 공동 창업자이자 정보시스템기술 자문을 맡고 있다. ciokr@idg.co.kr.