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멀티 프로젝트의 상시화··· CIO를 위한 관리 팁 7가지

2020.12.03 John Edwards  |  CIO
오늘날의 CIO는 마치 서커스 곡예사가 된 것 같은 기분을 느낄 수 있다. 어떤 공도 떨어지지 않도록 하는 것처럼 동시에 여러 프로젝트를 관리해야 한다. 코로나19 대유행 사태로 이러한 상황이 더 긴급해졌다. 재택 근무 명령과 디지털 변신에 박차를 가해야 할 필요성이 서로 충돌하고 있다. 

조만간 코로나19 대유행 사태가 진정되기 시작할지라도 여러 프로젝트를 동시에 이끌어야 하는 상황은 더 격화될 전망이다. 원격 근무, 디지털 변혁, 자동화 등 긴급한 작업에 다시금 관심을 돌려 신속히 완수해야하기 때문이다.

즉 필수적인 여러 프로젝트를 시간과 예산 또는 품질의 희생없이 관리할 수 있도록 빈틈없이 계획하는 것이 중요하다. 다음 7가지 요령을 참고하면 공을 떨어뜨리지 않고 관리할 수 있다.
 
Image Credit : Getty Images Bank

프로젝트 관리자가 아닌 리더가 될 것
여러 프로젝트를 관리할 때 많은 IT임원들이 저지르는 치명적인 실수는 자신을 리더가 아닌 프로젝트 관리자로 보는 것이다. 방위 업체 레이시온 인텔리전스 앤 스페이스의 사이버 보호 서비스 프로그램 관리자 바이런 러브 시니어는 “예산, 일정, 작업 범위, 품질, 위험 등의 관리에 그치지 말고 사람들도 이끌어야 한다”면서 “프로젝트를 혼자 관리할 수 있다고 생각하는 프로젝트 관리자는 소속 팀과 조직을 실패로 이끌게 될 것”이라고 단언했다.

성공하는 리더들은 프로젝트에 심각한 문제가 생기면 즉각 경고 신호를 전달하는 인간 센서 역할을 하도록 각 팀과 프로젝트 관리자를 지도한다. 러브는 “성공하는 리더들은 [팀과 관리자가] 프로젝트를 제대로 진행시키는 방식으로 전문 기술을 활용하도록 동기를 부여한다”고 전제하고 “프로젝트가 복잡하고 많아질 수록 성공에는 프로젝트 관리 리더십 경험과 역량이 더 필요하다”고 덧붙였다.

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큰 그림을 살펴볼 것
여러 IT프로젝트를 진행할 때는 현재의 기업 우선순위를 명확히 파악하는 것이 중요하다. 어떤 계획이 가장 긴급하게 필요한지 안다면 우선 순위가 높은 계획에 직원 등 자원을 배치하는 한편 중요성이 상대적으로 낮은 일은 속도를 늦춰 계속 진행시킬 수 있다. 

미국 피츠버그 시 혁신 및 성과 담당 직무 대행 하이디 노먼은 “조직들은 흥미롭고 파급력 있는 다양한 프로젝트를 위해 IT부서에 많은 요구를 한다”고 전제하고 “각각의 요청은 긴급히 내려오지만 세부 내용이 명확하지 않을 때가 많다. 이러한 부분에서 문제가 발생하기 시작한다”라고 지적했다.

노먼은 기업 경영진 등 핵심 이해관계자와 강한 유대관계를 형성해야 한다고 조언했다. 그들의 요구와 기대치를 충족시키는 것은 물론 계획의 우선 순위를 정하고 프로젝트를 제대로 진행시키 위해서이다. 그는 “변화 관리에 대한 관심과 의사소통이 부족한 것은 가장 크고 흔하기도 한 실수”라고 강조했다.

유통 및 소비재 컨설팅 회사 파커 애버리 그룹의 선임 관리자 데이비드 버즈올은 프로젝트 관리 성공의 80%가 의사소통에 달려 있다고 보고 있다. “무슨 일이 벌어지고 있는지 조직이 파악할 수 있도록 진행 상황과 주요 내용을 보고할 수 있어야 한다”고 강조했다. 열린 의사소통은 IT리더가 즉각 살펴봐야 하는 일은 무엇이며 나중에 살펴봐도 되는 프로젝트는 무엇인지 파악하는 데도 도움이 된다.

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프로그램 관리자를 지정할 것
우선순위가 높은 여러 프로젝트로 인해 가용 자원이 부족해진다는 것은 고정 또는 임시 프로그램 관리자를 지정해야 한다는 신호로 볼 수 있다. 전임 또는 시간제로 근무하면서 CIO에게 직접 보고하는 프로그램 관리자는 프로젝트 상황 보고 처리를 담당한다. 

또한, 위험 파악 및 관리, 실천 항목 처리, 현안 발생 시 해결 등을 위한 프로세스 개발도 담당한다. 많은 조직에서 프로그램 관리자는 자원 및 예산 관리 업무도 처리한다.

프로그램 관리자는 현재 진행 중인 프로젝트의 주요 제약이나 의존성을 파악하여 각 프로젝트 관리자에게 핵심 업무에 집중할 시간을 줌으로써 프로젝트를 신속히 처리한다고 버즈올은 설명했다. 그는 “또한, 프로그램 관리자는 업무가 계획대로 진행될 수 있도록 각 프로젝트 관리자에게 추가 감독 또는 지원을 제공할 수 있다”라고 덧붙였다.

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담당 팀을 신뢰할 것
한 계획이 일정에 뒤처지기 시작할 때 많은 IT리더들이 저지르는 실수는 프로젝트의 관리자를 제쳐두고 계획의 세세한 관리에 직접 나서는 것이다.

IT관리 및 네트워크 모니터링 소프트웨어 제공업체 솔라윈즈(SolarWinds) 대표 크리스탈 테일러는 IT리더들은 “담당 팀을 신뢰하고 [책임을] 위임하는 것이 아니라 프로젝트의 모든 의사결정에 관여해야 한다고 느낄 수 있다”면서 “담당 팀이 프로젝트 내 업무를 효과적으로 처리할 수 있다고 믿지 못한다면 해당 임무에 적합한 팀을 꾸리지 않은 것”이라고 지적했다.

또한, 프로젝트가 긴밀하게 통합 또는 연관되지 않은 이상 직원에게 한 가지 이상의 계획을 절대 맡기지 말라고 당부했다. 팀원들은 현재의 작업에 집중할 수 있어야 하며 다른 프로젝트와 관련된 문제로 주의를 뺏겨서는 안 된다. 관리자를 통해 팀원들에게 필요한 정보를 숙지시키는 것이 중요하다. 

테일러는 “팀원들이 업무와 프로젝트 우선순위를 모르거나 헷갈려 해서는 안 된다”라며 “사람들이 각자의 역량 내에서 실력을 발휘할 수 있도록 물러나 주고 우선순위를 안내하거나 방향을 바꾸기 위해 꼭 필요할 때에만 개입하는 것이 모두의 성공으로 이어진다”라고 강조했다. 

자동화를 활용할 것
IT리더들이 자동화를 활용해 프로젝트 개발 속도를 높이지 못한다면 처음부터 팀에게 불필요하게 지장을 주는 셈이다. “특히 반복 작업을 자동화하여 효율성을 향상시키면 시간과 비용이 절약된다”라고 테일러는 강조했다.

자동화는 복잡한 프로세스를 쉽게 반복 가능하게 만들고 오류는 줄이는 효과가 있다고 AIM 컨설팅 엔지니어링 담당 부사장 카일 미젤은 설명했다. 그는 “수동 또는 사람의 개입을 줄여주는 자동화 기능이 그동안 많이 발전했다”면서 “이러한 발전 덕분에 프로젝트 공개 시 ‘이동 부분’이 간소화되고 양이 줄어든다”고 말했다.

예를 들어, RPA기술은 ML과 AI를 활용하여 특히 데이터 추출과 데이터 이주 프로세스에서 대개 시간이 많이 소모되고 반복적인 다양한 종류의 작업을 자동으로 신속하게 수행한다.

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중복을 피할 것
많은 IT리더들이 각 프로젝트를 개별적으로 점검하는 습관에 빠진다. 따라서 계획 간의 공유된 상호작용이나 의존성을 사전에 확인하지 못하게 된다. 그렇게 하지 말고 각 팀 리더에게 권한을 부여해서 현재 진행 중인 프로젝트 간에 자원을 공유할 수 있는 방법이 있는지 확인하도록 한다. 그러면 개발 일정과 배치 일정이 둘 다 빨라진다.

소프트웨어 훈련 회사 디벨럽인텔리전스(DevelopIntelligence) IT프로젝트 관리 강사 루스 앤 게레로는 “여러 프로젝트를 동시에 관리하는 최선의 방법은 다양한 관점 또는 ‘렌즈’로 프로젝트를 분석하는 것”이라고 전제하고 “각 ‘렌즈’로 다양한 프로젝트 특징을 살펴보면 여러 프로젝트에 걸친 시너지 기회를 발견할 수 있다”고 덧붙였다.

프로젝트를 여러 렌즈를 통해 살펴보면 중복되거나 상충하는 요건을 조기에 발견할 수도 있다. 동시에, 자원이 효율적으로 사용될 수 있게 하고 최종 사용자의 혼란을 최소화할 수 있다. 게레로는 “다양한 렌즈를 활용해 여러 프로젝트를 함께 살펴보면 소프트웨어 변화를 한데 묶고 관련 프로젝트 업무 전체를 간소화할 수 있는 기회를 발견할 수 있다”면서 “그러면 프로젝트 자원은 물론 해당 이해관계자들에게도 이득이 된다”라고 설명했다.

목표에 계속 집중할 것
많은 IT 리더들이 자신의 멀티태스킹 능력에 자부심을 갖지만, 너무 많은 일을 동시에 하려고 하다 보면 판단력이 지장을 받아 치명적인 오류로 이어질 수 있다. 장기적으로는 프로젝트의 개발 시간이 늘어나 버리는 것이다. 

API 관리 및 통합 소프트웨어 플랫폼 제공업체 액스웨이(Axway) 최고 혁신 및 기술 책임자 빈스 파두아는 “주의가 산만하거나 정신이 흐트러진 상태에서 여러 IT 프로젝트를 관리하려고 하면 팀 전체에 악영향을 미칠 뿐만 아니라 프로젝트 간 자원 배정에 대해 조직의 혼란이 커지게 된다”라고 설명했다. 

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질서와 체계, 안정성을 갖추기 위해 똑똑한 IT리더는 주의를 산만하게 하는 것을 치우고 프로젝트마다 일관성 있는 상세한 계획을 고수한다. 사면초가에 몰린 리더들도 트렐로나 스마트시트와 같은 작업 관리 도구들을 활용하면 팀 진행 상황을 관찰할 수 있고 특정 개인에게 작업을 배정하는 한편 각 프로젝트의 모든 단계를 계속 파악할 수 있다. 

파두아는 또 여러 프로젝트를 감독할 때 끝을 염두에 두고 시작하라고 당부했다. 그는 “조직의 우선순위가 무엇인지 파악한 후에 본인의 시간, 팀의 활동과 자원을 전체적인 목적 달성에 집중적으로 투입하라”라며, “이렇게 하면 여러 프로젝트의 균형을 맞추는 것이 특히 벅차 보이는 혼란스러운 시기를 잘 넘길 수 있다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr
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