가격표에 없는 숨은 비용 찾기··· 소프트웨어 TCO를 계산하는 법

소프트웨어 구매의 총소유비용(Total Cost of Ownership, TCO)을 결정하는 것은 복잡한 과정이다. 소프트웨어 이용 전과 후 예상치 못하게 추가 비용이 발생될 요소가 많기 때문이다. 보다 정확한 TCO를 예측하기 위해 참고해야 할 팁을 몇 가지 소개한다.
 

조직이 새 소프트웨어를 구매할 때 비용 논의는 뒷전으로 자주 밀린다. 대신 비즈니스 프로세스 간소화, 생산성 향상, 자동화, 보안 강화, 시장 출시 기간 단축, 디지털 트랜스포메이션과 같은 이점을 우선 논의한다.

비용을 따지는 과정은 재무팀이나 경영진 승인을 때 다소 불리할 수 있다. 하지만 소프트웨어 투자 기대 수익을 결정하는 데 있어서 가격이 중요하다는 것은 잊어선 안된다. 이때 비용은 그저 가격표에 쓰인 숫자 외에 다양한 요소를 반영한 비용으로 고려돼야 한다. 결국 제품의 전체 수명 주기 내 소프트웨어의 총비용을 정확하게 예측 및 계산하는 것은 올바른 IT 의사 결정을 내릴 때 도움을 준다.

TCO란 무엇이며 왜 중요한가?
총소유비용(Total Cost of Ownership, TCO)은 제품이나 서비스를 구매, 구성, 설치, 사용, 모니터링, 유지보수, 최적화 및 폐기하는 데 드는 조직의 전체 예상 지출을 추정하는 것이다.

제대로 된 TCO 분석 과정은 복잡하고 많은 시간을 요한다. 하지만 CIO에게 주요 소프트웨어 지출을 제안하는 부서장이거나, 제한된 예산으로 경쟁 프로젝트 중에서 선택해야 하는 CIO이거나, CEO나 이사회에 소프트웨어 중심의 전략적 이니셔티브를 판매하려는 CIO라면 확실하게 TCO 분석을 해야 한다.

단순히 시간 경과에 따른 비용을 정확하고 예측 가능하게 분석하는 것 외에도 TCO를 심층적으로 분석하면 여러 장점을 얻을 수 있다. 대표적으로 향후에 문제가 될 수 있는 숨겨진 비용을 발견할 수 있다. 예를 들어, 새로운 애플리케이션을 5년 이상 운영할 계획이지만 그 애플리케이션을 실행할 서버의 수명이 다해 2~3년 내에 교체해야 할 경우, 비용이 발생한다. 이런 경우도 모두 TCO 계산 과정에서 파악할 수 있다.

또한 TCO 검토는 소프트웨어 구현이 예상대로 작동하고 원하는 이점을 제공하는지 확인하는 데 도움이 된다. TCO 분석을 통해 데이터 마이그레이션, 직원 교육, 프로세스 리엔지니어링과 같은 사항을 검토할 수 있다.

다행인 건 TCO 계산에 도움이 되는 여러 가이드와 템플릿이 있다는 점이다. 예를 들어, 앱티오(Apptio)는 애플리케이션 TCO 간편 계산 시트를 제공하며, 겟앱(GetApp)은 온프레미스 및 SaaS 애플리케이션 모두에 적용할 수 있는 엑셀 기반 TCO 계산기를 제공한다.

하지만 기업마다 환경이 각기 다르기 때문에 모든 기업에 적용할 수 있는 만능 TCO 계산 도구는 없다. 새로운 소프트웨어가 조직 내 어떤 영역에 영향을 미칠지 광범위하게 예상하기 위해, 가능한 많은 팀과 직원에게 연락해 놓으면 좋다.

모든 TCO 계산에는 초기 비용 및 설치, 지속적인 운영 및 유지보수, 소프트웨어의 수명이 다한 후 폐기라는 세 가지 주요 요소가 있다. 다음은 이러한 각 범주에 포함되어야 하는 검토 사항이다.

초기 구매, 구성 및 설치
소프트웨어 라이선스 조건 협상 과정은 법무팀이나 CFO의 도움이 필요할 수 있는 영역이다. 대부분의 소프트웨어 공급업체는 장기 서비스 및 지원 계약을 통해 수익을 창출하기 때문에 정가에서 할인을 제공하며, 할인율은 초기 구매 가격의 최대 20%에 달할 수 있다.

특히 조직은 협상할 때 여러 공급업체로부터 미리 제안요청서(Request For Proposal, RFP)를 받고 각 업체의 라이선스 조건, 서비스 및 지원 수준, 금융 옵션 등을 살펴보면서 단호한 태도를 가지는 것이 중요하다.

소프트웨어 공급업체 대부분은 일회성 영구 라이선스보단 구독 기반 모델로 서비스로 제공하고 있다. 다시 말해 이를 이용하는 고객은 매년 비용을 반복해서 내야 한다는 뜻이다.

TCO 분석을 수행할 때는 현재 필요한 라이선스 수와 향후 필요할 수 있는 라이선스 수를 정확하게 추정하는 것이 중요하다. 이 수치가 크게 증가된다면 비용도 매년 증가될 것이다. 또한 서버를 추가하거나 또는 데이터 스토리지 용량 늘리면서 부수적인 비용도 발생할 수 있다. 설치 비용도 고려해야 해야 한다. 기업 내 새로운 소프트웨어 플랫폼을 배포하는 것은 결코 콘센트를 꼽듯이 단순한 작업이 아니다. 그러다 보니 설치 과정에서 다양한 비용이 발생할 수 있다.

종합적으로 봤을 때 조직은 다음 질문을 던지며 비용을 예측해 볼 수 있다.
- 하드웨어: 새로운 하드웨어를 구입해야 하는가, 아니면 기존 서버와 스토리지에서 소프트웨어를 실행할 수 있는 용량이 있는가? 온프레미스 서버, 코로케이션 시설, 클라우드 기반 서비스형 인프라가 있는 하이브리드 모델을 사용하는 경우 각 옵션에 따른 비용은 얼마인가?
- 에너지: 새 하드웨어가 필요한 경우 전기, 냉각 등의 추가 에너지 비용은 얼마인가?
- 테스트: 하드웨어를 배포하기 전에 품질 보증 및 테스트 비용은 얼마인가? 애플리케이션은 독립적으로 존재하지 않는데, 솔루션이 나머지 소프트웨어 스택과 통합될 수 있도록 보장하기 위한 요구 사항은 무엇인가?
- 구성 및 전환: 우리 조직 환경에서 원활하게 실행되도록 소프트웨어를 설정하는 데 얼마나 많은 구성이 필요하며, 기존 시스템에서 새 시스템으로 전환할 때 다운타임이 발생하나?
- 보안: 보안팀이 새로운 소프트웨어의 잠재적인 보안 취약점을 조사할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있는가? 또한 액세스 제어, 인증 및 제로 트러스트와 같은 영역에서 새 소프트웨어를 조직의 보안 인프라에 통합하는 것과 관련된 비용은 얼마인가?
- 교육: 최종 사용자가 새 소프트웨어를 빠르게 익히도록 하려면 어떤 유형의 교육이 필요한가?
- 네트워크: 새 소프트웨어에 추가 대역폭이나 데이터 흐름을 위한 새로운 경로가 필요한가?
- 재설계: 새 소프트웨어의 이점을 최대한 활용하기 위해 워크플로우를 최적화하려면 어떤 유형의 프로세스 재설계가 필요한가?
- 데이터 마이그레이션: 레거시 제품을 최신 버전으로 교체하는 경우 데이터 마이그레이션 비용은 얼마인가? (여러 포인트 제품을 플랫폼 또는 제품군으로 교체하는 경우에 데이터 마이그레이션 프로세스가 훨씬 더 복잡하고 비용이 많이 든다.)
- 백업: 애플리케이션 데이터는 단순히 한 곳에만 저장되지 않는다. 조직은 백업 및 재해 복구를 위해 애플리케이션 데이터의 사본을 여러 개 보관하므로 백업 교체 비용을 추가해야 한다.

모니터링, 유지 관리 및 최적화 비용 요소
앱이 실행되고 나면 TCO 분석에 포함해야 하는 추가 비용이 있다. 대표적으로 다음과 같은 비용이 있다.
-사용자 지정: 조직마다 고유한 워크플로우와 소프트웨어 종속성이 있기 때문에 생산성 향상에 잠재적인 장애물을 제거하기 위해 앱을 조정해야 할 수 있다.
-통합: 설치 전에 아무리 많은 테스트를 하더라도 통합 문제는 항상 발생하기에 기술 조정이 필요하다.
-패치/업그레이드: 패치와 소프트웨어 업데이트 적용 알람을 끊임없이 받는 것을 좋아하는 사람은 없을 것이다. 그럼에도 IT 부서는 애플리케이션이 적시에 패치되고 최신 버전으로 실행되도록 리소스를 투입해야 한다.
-애플리케이션 성능 관리: 서비스 및 지원 계약을 맺고 나면 보통 소프트웨어에 버그가 발생하거나 충돌이 발생하는 경우 공급업체가 지원을 해준다. 하지만 애플리케이션 성능 자체를 모니터링하는 것은 일반적으로 IT 직원의 몫이다.
-지속적인 교육: 요즘은 많은 직원이 이직을 자주 한다. 거기다 공급업체는 시간이 지나면 늘 새로운 기능과 기능을 추가하기 때문에 교육은 끝이 없는 과정이다.
-라이선스 모니터링: 사용하지도 않는 라이선스에 대한 비용을 지불하고 있는 것을 발견하는 것은 매우 중요하다. 정기적인 감사를 수행하면 더 이상 회사에서 근무하지 않는 직원의 라이선스나 특정 팀 또는 사업부의 비정상적인 라이선스 요구 사항을 파악할 수 있다. 궁극적으로 라이선스 모니터링은 라이선스 비용을 절약하거나 더 적합한 최종 사용자에게 라이선스를 이전하는 데 유용하다.

데이터 마이그레이션 이후 폐기 비용
수명이 다한 하드웨어는 당연히 폐기해야 한다. 소프트웨어도 마찬가지다. 단 소프트웨어 폐기 과정에선 주로 데이터 내보내기와 관련해 비용이 발생한다.

일단 기존 소프트웨어에서 새 소프트웨어로 데이터를 마이그레이션 과정은 복잡할 수 있다. 저장된 각 소프트웨어에 종속성을 가지며 호출 방식도 소프트웨어마다 다를 수 있기 때문이다. 그다음 백업과 재해 복구를 생각해봐야 한다.

새 소프트웨어는 데이터를 다른 방식으로 포맷해야 할 수도 있다. 또한 규제 또는 규정을 준수하기 위해 이전 시스템에서 특정 저장소의 데이터 사본을 보관해야 할 수도 있다.

TCO 계산에서 어려운 부분은 소프트웨어를 얼마나 오래 사용할지 예측하는 부분이다. 따라서 내부적으로 ‘꼭 필요하지 않다면 기술 스택을 변경하지 않고 소프트웨어가 여전히 작동하는 한 계속 실행할 조직인가?’같은 질문을 던지며 답을 찾아봐야 한다. 이 경우에는 10년 버전뿐만 아니라 5년짜리 TCO 분석을 수행하는 것이 합리적일 수 있다.

혹여나 조직이 3년 이내에 모든 데이터 센터를 없애고 최대한 한 많은 앱을 SaaS로 이전하는 공격적인 전략을 검토하는지도 알아봐야 한다. 그러한 전략이 논의된다면 당장 필요해서 소프트웨어를 구입하더라도 수명이 짧아질 수 있다는 것을 감안해 TCO 계산에 반영해야 한다.

더 큰 그림: 비용과 혜택 비교하기
TCO 결정은 비용/편익 방정식의 일부일 뿐이다. ROI 분석을 수행하는 최고 경영진은 예상 비용과 예상 이익의 균형을 맞춰야 한다. 궁극적으로 새로운 소프트웨어는 고부가가치 프로젝트를 지원하고 회사의 전략적 목표에 부합해야 한다.

물론 새로운 소프트웨어의 예상 혜택과 예상 TCO는 모두 바뀔 수 있는 추정치다. 하지만 상세한 TCO 분석을 수행하면 탄탄한 계획을 세울 수 있다. 무엇보다 무턱대고 도입했다가 나중에 예상치 못한 비용에 부딪히는 것보다는 확실히 낫다.
ciokr@idg.co.kr