'선정부터 계약 해지까지' 중소기업 위한 벤더 관리 팁 12선

4. 호평이건 악평이건 다른 기업들이 어떻게 평가하는지 들어보라. 독센드(docSend)의 성장 마케팅 관리자 존-헨리 셔크는 “공급사가 소개해준 우호적인 고객사와 이야기하거나 최고의 사례를 보는 것도 좋지만 현재 혹은 과거 고객(그다지 호의적이지 않을)이나 퇴사한 직원들의 평가도 들어보라”고 밝혔다. 그는 “협력사 영업대표의 기대와는 다르겠지만 실제로 어떤지 많이 배우게 될 것”이라고 설명했다.

5. 공급사의 보안 상황을 조사하라. 락패스(LockPath)의 CEO 크리스 칼드웰은 “인프라, 데이터 스토리지, 애플리케이션 호스팅을 클라우드 업체에 아웃소싱하면 자원이 절약되고 보안도 강화될 수 있지만 그렇다고 중소기업이 마음을 놓아서는 안 된다”며 “궁극적으로 데이터 책임은 해당 기업에 있다. 클라우드 업체에 아웃소싱해 데이터를 당신의 회사가 직접 통제하지 않는다 해도 말이다”고 조언했다. 그러므로 당신이 접촉하는 모든 업체가 산업과 정부 표준을 준수하는지 (가능하면) 고객이나 회사 데이터를 맡기기 전에 확인해야 한다.

6. 한번 같이 일해 보라. 펫인슈어런스쿼트닷컴(PetInsuranceQuotes.com)의 창업자 겸 CEO 닉 브라운에 따르면, 좋은 공급사나 협력사를 찾기 위한 제일 나은 방법은 함께 일해 보는 것이다. “만약 당신이 저비용 저위험 프로젝트를 함께 하거나 그들에게 한 달 정도 맡겨본다면 이는 최고의 파트너를 찾을 수 있는 최선의 방법이 될 것이다. 만약 누군가 먼저 6~12개월 계약을 원한다면 당신에게는 불리하다”고 브라운은 설명했다.

고든은 “테스트 기간을 요청하라”고 조언했다. 그는 “시운전도 하지 않고 새 차를 사나? 그러지는 않을 것이다. 회사와 연계된 모든 공급사도 그렇다. 당신의 요건 목록을 작성하고 공급사와 약속을 잡고 프로세스/제품에 대해 하나하나 확인하라. 당신의 회사에 가장 잘 맞는 최고 두세 곳으로 좁혀지면 무료 테스트 기간을 요청해 공급사의 제품과 서비스를 테스트 해보라”고 제안했다. 이어서 “그렇게 하면 파트너가 당신의 운영에 얼마나 효과적으로 통합될지 느낄 수 있고 그 제공자와 함께 일하게 될 당신 직원들의 피드백과 의견도 들을 수 있다”고 말했다.

7. 공급사의 고객 서비스를 조사하라. 소도마 로(Sodoma Law)의 변호사 니콜 소도마는 “중요한 결정을 내려야 할 때 당장 활용할 만한 공급사가 없다면 난감할 것이다. 때로는 그보다 더 안 좋을 수도 있다”고 언급했다. 그러므로 계약을 마무리하기 전에 평균 대응 시간이 당일인지 몇 시간 후 혹은 몇 주 후인지 확인하고 비상상황 때 연락 방법을 물어야 한다.

8. 단기 혹은 월별 계약을 제공하는 공급사를 찾아라. 그라함은 “장기 계약이 아닌 월 단위 계약을 제공하는 자신감을 가진 업체를 선택하라”고 충고했다. 그라함에 따르면, 월 단위 계약은 장기간 고객을 묶어 놓았다고 자만하는 업체가 아닌 매달 열심히 일하는 업체와 거래할 수 있다는 점이다.

9. 계약에 앞서 모든 SLA를 상세히 검토하라. 선글라스 웨어하우스(Sunglass Warehouse)의 공동창업자 겸 COO인 앤지 스토클린은 “새로운 업체를 선택할 때 해당 업체가 당신의 제안이나 계약을 완벽하게 이해하는 게 중요하다”며 다음과 같이 이야기했다. “명확한 질문을 던지고 각각의 사항을 상세히 따져보라. 그리고 계약에 서명하기 전에 업체가 당신의 목표를 완벽하게 이해하고 당신이 그들에게 달성하길 바라는 것과 잘 부합하는지 확인하라.”

소도마도 스토클린과 의견을 같이하며 다음과 같이 말했다. “당신의 회사에 맞는 가격 체계를 갖춘 업체를 찾아라. 계약에 숨은 비용이나 급행 조약이 있는지 확인하라. 계약 기간과 익숙해져라. 당신의 돈이 어떤 값어치를 하나? 그 서비스에 불만족하면 어떻게 되나?”

10. 정기적으로 공급사와 연락하라. 숀펠더는 “공급사가 정기적으로 전화나 이메일로 프로젝트에 대해 공지해 당신이 프로젝트 진행에 대해 최신 정보를 알고 있고 발생할 수 있는 문제에 제때 대처할 수 있게 하라”고 이야기했다. 이어서 “정기적인 커뮤니케이션은 일정을 맞추고 프로젝트를 진행하는 데도 도움이 될 수 있다”고 강조했다.

11. 당신이 대접받고 싶은 대로 공급사를 대하라. 스토클린은 “항상 업체 관리를 위한 베스트 프랙티스를 고수하라”고 당부했다. 그는 “제때 비용을 지급하라. 친절하게 대하고 존중하며 타당한 요구사항을 말하라. 기대치를 명확하게 설정하라. 그리고 문제를 해결할 기회를 주라”고 말했다.

12. 언제 헤어질지 명확히 하라. 오디오북스닷컴(Audiobooks.com)의 CEO 이안 스몰은 “규모에 맞지 않거나 실패한 파트너십은 큰 비용을 유발할 수 있다”고 지적했다. 그는 “언제 관계를 정리할지 분명히 해두고 당신이 여기에서 잘 빠져나올 수 있게 명시해 둬야 한다. 여기에는 사전 계획과 양측 모두를 보호하는 확실하면서도 공정한 파기 조항이 들어 있어야 한다”고 밝혔다. ciokr@idg.co.kr