美 로펌 리드스미스, 변호사 인력 채용 및 연결을 위해 AI를 활용하다

미국 로펌 리드스미스(Reed Smith)는 ‘스마트 리소싱(Smart Resourcing)’이란 AI 도구를 개발했다. 해당 도구로 파트너 변호사는 업무량의 균형을 맞추고 적절한 기술과 경험을 갖춘 동료 변호사를 찾고 있다. 또한 서로 다른 지사에 있는 변호사를 연결하며 인맥을 넓힐 수 있는 도구로 AI 기능이 활용되고 있다.
 

AI는 모든 산업 분야에서 업무 환경 개선을 위해 점점 더 많이 도입되고 있다. 법률 분야도 그렇다. 미국 피츠버그에 본사를 둔 글로벌 로펌 리드스미스는 리소스 관리를 용이하게 하고, 직원 참여를 개선하며, 회사 전체 변호사들의 불균형한 업무량을 줄이기 위해 AI를 도입했다. 일명 스마트 리소싱라는 플랫폼이다. 리드스미스는 스마트 리소싱을 도입하면서 혁신 및 IT 리더십 부문에서 2023 CIO 100 어워드를 수상했다.

리드스미스에서 스마트 리소싱을 총괄했던 아론 펜들버리(Aaron Pendlebury)에 따르면, 직원 리소스 관리는 법률 기업에선 아직 익숙지 않은 분야다. 그런 의미에서 스마트 리소싱은 다양한 직급의 변호사가 서로 연결이 잘 될 수 있도록 개발됐다. 모든 직원의 능력을 활용하고 회사 전체의 생산성과 효율성을 개선하는데 스마트 리소싱 같은 도구가 활용된 것이다. 실제로 스마트 리소싱은 변호사들이 관심 있고 자신의 능력을 발휘할 수 있는 업무를 배정받도록 지원하여 이직률을 낮추고 변호사의 참여율을 높이는 데 도움을 주고 있다. 

리드스미스의 디지털 트랜스포메이션 이사이자 솔루션 개발팀 책임자인 존 오엘러(Jon Oeler)는 스마트 리소싱 플랫폼이 이전 리소스 관리 방식에서 자연스럽게 발전한 형태라고 설명했다. 여기서 말하는 이전 리소스 관리 방식이란 대다수 사무실에서 제공되던 셀프 서비스 모델 그리고 일부 사무실에 제공된 초기 단계의 종합 서비스 모델을 포함한다. 스마트 리소싱을 개발하면서 오엘러의 팀과 펜들베리의 팀은 두 가지 방법의 균형을 가장 잘 맞추는 방법을 찾아내어 더 강력한 리소스 할당 플랫폼을 구축하는 방법을 모색했다. 

오엘러는 “우리는 각각의 방법에서 가치를 발견했고 이를 종합적인 도구에 통합하고 싶었다”라며 “그래서 많은 분석이 이루어졌고, 스마트 리소싱라는 아이디어가 탄생했다”라고 설명했다. 

AI 활용은 분명 이점을 가지고 있지만 오엘러는 AI를 만병통치약으로 여기기 보단 특정 비즈니스 문제 해결에 도움이 되는 도구로 보기로 했다. 그런 가치 하에 오엘러는 앞으로도 합리적이며 인간의 효율성과 생산성을 높일 수 있는 곳에 AI 도구를 신중하게 적용할 것이라고 밝혔다. 

필요한 직원과 변호사를 신속히 연결하다
오엘러에 따르면, 스마트 리소싱의 핵심은 ‘일을 사람과 연결하고 사람을 다시 일과 연결하는 ‘예측’ 모델이다. 소속 변호사가 자신의 기술, 전문성, 지식을 플랫폼에 입력하면 스마트 리소싱이 적합하고 관심이 있을 것으로 예측되는 프로젝트에 배정해 주는 형태다. 파트너 변호사 입장에서는 이 플랫폼을 통해 새로운 프로젝트에 적합한 기술을 가진 변호사를 빠르게 파악할 수 있다. 

대규모 글로벌 조직을 두고 있는 리드스미스는 스마트 리소싱으로 과거의 방법으로는 서로 마주칠 일이 없었을 동료들을 연결해주었다. 

기술적으로 보자면 스마트 리소싱은 알고리즘은 각 변호사의 능력, 경험, 연봉, 지식 수준 등의 주요 정보를 활용해 직원을 연결한다. 해당 정보를 데이터를 개선하기 위해 스마트 리소싱은 플랫폼 프로필에 나열된 경험에 대한 질문과 제안을 직원에게 묻기도 한다. 또한 각 변호사가 과거에 참여했던 프로젝트를 바탕으로 잠재적인 새로운 능력에 대해서도 질문한다. 변호사는 제안을 수정, 거절 또는 수락할 수 있으며 프로필을 수동으로 편집할 수도 있다. 여기에 알고리즘이 고도화되면서 스마트 리소싱의 직원 연결 기능은 더욱 정교화되고 있다. 오엘러에 따르면, 스마트 리소싱에서 제안하는 프로젝트에 대한 수락률이 약 90%에 달한다.

펜들버리는 “이러한 모든 데이터 소스를 함께 결합하기 시작하면 실무의 경계를 넘어 회사를 바라보기 시작한다. 다양한 업무, 다양한 사무실, 다양한 지역에 있는 파트너 변호사가 찾는 정확한 프로필을 가진 사람들을 파악할 수 있었다”라며 “스마트 리소싱 도구가 지원하는 방식으로 데이터가 결합된 시스템이 없었다면 그러한 기회나 개인을 식별할 수 없었을 것”이라고 밝혔다. 

스마트 리소싱이 아직 완벽한 것은 아니다. 애초에 로펌에선 마감일에 쫓기면서 막판에 팀을 꾸려야 하는 경우가 많아 파트너 변호사를 찾는 데 드는 시간이 넉넉하지 않다. 스마트 리소싱은 관련된 인재 검색 프로세스를 자동화하는 것을 목표로 삼고 있다. 기본적으로 해당 변호사가 적극적으로 일자리를 찾고 있거나 휴가 중이거나 너무 바빠서 새로운 프로젝트를 맡을 수 없는지를 표시할 수 있으므로 인재 관리 측면에서 스마트 리소싱은 이미 리드스미스에 도움을 주고 있다. 

펜들버리는 “누구와 대화해야 할지, 누가 이 기회 또는 이 거래에 가장 적합한 사람인지 등 대화를 시작하기에 가장 좋은 위치를 파악하는 데 스마트 리소싱이 유용하다”라며 “리드스미스의 모든 시스템이 독립적으로 작동하는 것이 아니라 통합된 인터페이스와 요소가 있다는 점은 관리 차원에서 매우 도움이 된다”라고 설명했다. 

또한 플랫폼의 데이터는 어떤 팀이나 개인이 가장 바쁜지, 누가 더 많은 프로젝트를 수행할 수 있는지 파악하여 회사 전체의 업무량 균형을 맞춰준다. 리드스미스의 리더는 데이터를 객관적으로 살펴보고 사무실 간의 미묘한 차이를 파악하여 인력이 부족하거나 너무 많지 않은지 평가할 수 있다. 또한 이런 플랫폼을 사용하여 잠재적인 번아웃과 업무량 문제를 조기에 파악하고 ‘균등한 업무 할당’을 보장할 수 있다고 펜들베리는 말했다.

직원 스스로 역량을 키울 수 있는 도구
펜들베리에 따르면, 내부 네트워크가 강력하지 않은 로펌은 경험이 많은 변호사에게 적절한 업무를 배정하지 못하는 경우를 마주한다. 이러한 변호사는 적절한 인맥이 없다는 이유로 자신의 능력을 발휘할 적절한 기회를 찾지 못하고 나중에 이직까지 고려한다.

스마트 리소싱을 통해 이러한 변호사는 플랫폼을 사용하여 자신의 사례나 경력을 쌓을 수 있는 적합한 사람을 찾거나 일반적인 범위를 벗어난 프로젝트를 수행함으로써 자율적으로 네트워크를 구축할 수 있다. 

실제로 리드스미스의 댈러스 지사의 한 리더는 내부에 업무량이 적어 보이는 변호사를 발견했고 관련 문제를 해결하기 위해 스마트 리소싱을 이용했다. 스마트 리소싱은 해당 직원과 대화를 나누고 기술 프로필을 개발한 후 달라스 지사 소속 직원과 비슷한 기술과 경험을 가진 사람을 찾고 있던 외부 파트너 변호사와 해당 변호사를 연결해 주었다. 펜들베리는 “스마트 리소싱 도구가 없었다면 두 사람이 필요한 것을 확인하기도 어렵고 연결하기도 힘들었을 것”이라고 설명했다. 
 
리드스미스 두바이 지사의 변호사인 소함 판차미야(Soham Panchamiya)는 “스마트 리소싱 플랫폼을 사용해 매우 바쁜 시기에 해외에서 역량을 갖춘 변호사를 찾을 수 있었다”라며 “주니어급 변호사의 역량을 쉽게 파악하고 글로벌 지사의 문제에 참여할 수 있는 기회를 얻게 되어 팀워크 향상, 내부 관계 성장, 네트워킹 기회를 늘릴 수 있었다”라고 말했다. 

판차미야는 또한 “스마트 리소싱으로 인맥을 넓히고 다양한 팀과 업무 방식을 경험할 수 있었다”라며 “또한 복잡한 고객 문제를 처리하는 데 있어 관리 및 리더십 기술을 연습할 기회가 더 졌다”라고 밝혔다.
 

리드스미스의 리더들은 업무량의 균형을 맞추기 위해 실무 수준에서 스마트 리소싱 데이터를 검토하여 ‘가장 바쁜 사람과 가장 덜 바쁜 사람’ 간의 편차가 적은지 확인하고 있다. 펜들베리에 따르면, 스마트 리소싱 출시 이후 그 편차의 수치가 약 50%에서 20%로 줄었다.

또한 스마트 리소싱은 파트너 변호사가 자신의 업무량을 늘리지 않고도 새로운 인력을 쉽게 구할 방법을 제공한다. 따라서 파트너 변호사가 늘 하던 일을 같은 사람에게 맡기는 관행을 줄이는 데도 도움이 되었다.

그리고 AI 시스템의 빠른 처리 속도는 비즈니스에 상당한 이점을 제공한다. 가령 로펌에선 대규모 문서를 검토하려면 여러 소속 변호사로 구성된 팀이 필요하다. 하지만 파트너 변호사는 거래를 마무리하느라 바빠서 팀을 구성하는 데 어려울 수 있다. 리드스미스의 변호사들은 스마트 리소싱을 사용하여 40명으로 구성된 팀을 6시간 만에 모을 수 있었으며, 수작업으로는 며칠이 걸렸을 작업을 단 6시간 만에 완료할 수 있었다.

리드스미스 런던 지사의 변호사인 록사나 버겔(Roxana Burghel)은 스마트 리소싱 출시 이후 팀 전체의 업무 배분이 개선되었다고 밝혔다. 여기에 기존 동료들과 일할 때 도움을 받는 것은 물론 평소에는 함께 일하지 않던 파트너 변호사와 함께 관심 있는 프로젝트에서 더 많은 경험을 쌓을 수 있었다고 강조했다. 

리드스미스는 앞으로 스마트 리소싱의 데이터 관리 수준의 정교함을 높이고 추천 기능을 개선할 예정이다. 또한 펜들버리 팀은 사용자 인터페이스와 사용자 경험을 지속적으로 개선하여 직원이 더욱 스마트 리소싱을 자주 사용할 수 있도록 지원할 계획이다.

펜들베리는 “스마트 리소싱로 변화를 주도하는 팀을 돕는 것은 물론 약간의 도움으로 생산성을 높일 수 있다는 것을 리드스미스는 확인했다”라며 “바로 기술, 사람, 프로세스라는 세 가지 핵심 욧를 스마트 리소싱으로 바꾸고 있는 것”이라고 밝혔다. 
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