블로그 | 회의 문화, '비동기식 커뮤니케이션'으로 재정비할 시점

회의의 존재는 여러 해 동안 문제의 중심에 있었다. 회의는 해결되지 않은 문제의 임시방편으로 사용될 때가 많다. 회의 규칙이 부재하는 만성적인 상황은 여러 사람을 힘들여 한자리에 모아도 결과물이 거의 없다는 것을 의미한다.

하이브리드와 유연 근무가 보편화된 코로나19 팬데믹 이후 원격 업무 환경에서 회의는 지속적인 위기 같은 존재로 받아들여지고 있다. 생산성 저해와 직원 사기 저하의 원인인 것이다.

단절감을 느끼는 원격 근무자도 있다. 따라서 더 많은 회의를 개최하는 것이 해결책이라는 잘못된 통념이 퍼지고 있다.
 

 

단절된 사람을 연결하는 방법

행복한 직원은 재택근무를 하는 직원이다. 그러나 방 안에는 코끼리도 존재한다. 고립된 느낌, 외로움, 함께 일하는 사람이나 회사의 목표와 단절되었다고 느낀다는 점이 바로 코끼리다.

이런 단절감은 단순한 기분을 넘어선다. 최근 갤럽의 설문조사에 따르면 원격 근무자 중 소속 기업의 사명이나 목적과 연결돼 있다고 느끼는 것이 단 28%에 불과했다. 코로나19 팬데믹 이후 가장 낮은 수준이다.

이런 결과는 언뜻 사무실 복귀를 의무화하고 원격 근무라는 트렌드에 반대해야 하는 강력한 근거로 보인다. 그러나 사무실 출근 직원 중에서도 이러한 유대감을 느끼는 사람은 33%에 지나지 않았다. 따라서 연결 의식 부족은 원격 근무자만의 문제가 아니라 사무실 근무 직원의 문제이기도 하다.

해결책은 더 많은 회의를 여는 것일까? 그렇지 않다.

분산된 부서가 높은 성과를 낼 수 있도록 증거 기반의 관행을 설계하는 아틀라시안 팀 애니웨어 연구소의 수장 몰리 샌즈는 “원거리 회의는 가장 남용되는 도구”라고 주장했다.

샌즈는 “문제가 생기면 무조건 회의를 여는데 그 빈도가 너무 잦다. 아주 오래된 문제”라며 설문조사 응답자 80%가 회의 시간을 줄이면 생산성이 높아질 것이라고 답할 정도로 회의의 문제점이 널리 인식되고 있다고 말했다.

“회의가 너무 많아서 낮 시간에 업무를 처리할 수 없고 야근을 하게 된다고 답한 사람이 전체의 절반 이상이다. 기업의 효율성과 직결되는 문제”라고도 지적했다.

샌즈는 전반적인 사무실 환경이 고립감을 줄일 수는 있지만 회의로 사람들의 유대감을 높인다는 근거는 없다고 말했다.
 

하이브리드 회의의 연결성 저하

즉, 문제는 줌, 시스코 웹엑스, 고투미팅, 구글 미트, 마이크로소프트 팀즈, 블루진 같은 화상회의 도구로 이루어지는 새로운 실시간 회의가 대면 회의보다 연결성을 강화하지 못한다는 점이다. 새로운 회의 도구는 새로운 문제를 가져오기도 했다.

2명 이상의 인원이 실시간 회의에 동일한 시간을 할애해야 한다는 것도 문제다. 시간대에 따라 다른 직원보다 더 큰 부담을 느끼는 직원도 있다. 미국 캘리포니아 주에서는 오후 2시에 열리는 회의가 독일에서는 밤 10시, 일본에서는 오전 6시 회의가 된다.

이런 단점은 직원 만족의 핵심인 유연 근무제의 목표를 훼손한다. 재택근무가 필요한 직원이 하루 업무 시간의 절반을 실시간 회의로 보내야 한다면 유연근무제의 취지가 살아난다고 할 수 없다.

원격 근무 혁명은 사무실에서 일하는 직원조차도 먼 곳에 있는 동료와 회의하는 비율이 훨씬 높아졌다는 점에서 사무실 업무에 영향을 미쳤다. 사무실 근무 직원은 이제 대부분의 시간을 물리적으로 함께 있지 않은 동료와 협업하는 데 쓴다.

그 결과 사무실 근무자와 원격 근무자 모두 더욱 단절감이 심화되고 회의에 대한 부담감도 커지고 있다.

샌즈의 조사에 따르면, 매주 두어 차례의 짧은 업데이트 회의 외에도 우선순위와 인식에 초점을 맞춘 비동기식 서면 및 화상 커뮤니케이션이 성공의 열쇠다. 이때의 화상 커뮤니케이션은 각 직원이 영상을 녹화해 데스크톱 화면, 프레젠테이션 자료나 기타 콘텐츠에 오버레이하고 다른 수신자가 편한 시간에 볼 수 있도록 전송하는 아틀라시안의 룸(Loom)을 말한다. 룸은 아틀라시안이 강조하고 있는 강력한 회의 대체재다. 실시간으로 만나거나 동기화하고, 긴 회의에 시간을 낭비할 필요 없이 대면 회의의 심리적 효과를 그대로 얻을 수 있다.

비동기식 화상 회의는 실시간 회의의 부담을 크게 줄이고, 심리적 이점을 제공한다. 이메일의 시간적 유연성과 화상 회의의 시각적 만족감을 동시에 누릴 수 있다.

샌즈는 “새로운 기술로 정보를 공유하고 연결할 수 있는 더 좋은 방법을 얻게 됐다”라고 평했다. 어쩌면 이것은 시작에 불과할지도 모른다.
 

증강 회의 또는 가상 회의 공간

증강 현실과 공간 컴퓨팅은 홀로그램 아바타로 더 나은 연결감을 만들어낼 수 있다. 즉, 연결감을 증진하는 사무실 내 상호 작용이 장소에 구애 받지 않고 어디서든 가능해진다는 의미다. 회의 중간에 들어오는 행위도 팝업 홀로그램이 대체할 수 있다. 물 흐르듯 자연스러운 대화와 자발적 협업 및 브레인스토밍이 가상 공간에서 이루어질 것이다.

AI 도구로 사내 커뮤니케이션을 혁신해 기업이 직원 간 유대감을 형성하고 커뮤니케이션 장벽을 극복하며, 더 나은 의사 결정을 위해 사내 커뮤니케이션에서 올바른 데이터를 표면화하는 방법도 있다.

생성형 AI 도구의 콘텐츠 분류 기능은 수신자의 학습 양식, 정보 요구사항, 특정 언어에 맞춘 커뮤니케이션을 제공한다. 관리자가 보낸 하나의 메시지를 어떤 직원에게는 상세하게, 어떤 직원에게는 단순하게, 어떤 직원에게는 음성 형식으로 전달할 수도 있다.

AI를 통해 사일로를 허물고 기업 내에서 더 많은 정보를 공유할 수 있으며, 소모적인 회의에서 느끼는 과도한 부담도 줄일 수 있다.

또한, 생성형 AI 도구는 기업 내에서 오가는 방대한 양의 정보를 수집하고 정보 관리자와 경영진에게 좌절, 혼란, 방향 결여 지점을 상세히 설명하는 감정 분석을 수행할 수 있다. 심지어 커뮤니케이션에 대한 열정을 활용해 이해가 부족한 직원을 대상으로 마이크로 학습 세션을 제공하기도 한다.
 

다시 생각해보자, 회의

지금은 매일 이루어지는 회의의 모든 면을 재고할 완벽한 시기다. 회의는 너무 자주, 너무 오래, 너무 비효율적으로 이루어지고 있다. 이제 새로운 도구와 관리 방식을 활용해 비동기식 커뮤니케이션 형태를 고려할 필요가 있다. 과도한 업무 부담과 일정에 시달리는 직원 입장에서는 반가운 일이다.
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