협업 분야의 '닭 잡는 칼'··· MS 플래너 활용 가이드

경과 추적 및 보고
플래너 메인 보기 맨 위에 위치한 차트 탭을 클릭, 계획이 제궤도로 진행되고 있는지 평가하도록 도움을 주는 차트를 이용할 수 있다. 차트가 많지는 않다. 그러나 빠른 업데이트와 기본적인 상태(현황) 보고에 유용하게 활용할 수 있는 제한된 수의 차트들을 선택할 수 있다.



사용자가 카드에서 개별 태스크 상태를 업데이트한 내용이 이 차트에 표시된다. 필요한 노력과 시간, 완료할 작업들에 대한 자동 추적 기능 같은 고급 기능들은 지원하지 않는다. 사용자는 카드에서 ‘진행 중’이나 ‘완료’ 중 하나만 표시할 수 있다. 그렇지만 조금 수고를 들이면 유용하게 활용할 수 있는 차트이다.

다음은 차트에서 확인할 수 있는 내용들이다.

• 지연된 태스크(Tasks that are late). 사용자는 이 보기에서 마감 일자가 지난 태스크, 아직 시작하지 않은 태스크, 진행 중인 태스크, 완료된 태스크의 수, 그리고 계획에서 완료를 하지 못한 태스크의 수를 확인할 수 있다. 필터를 사용, 지연된 태스크만 정렬해 표시할 수도 있다. 

• 가장 많은 태스크를 책임진 사람(Who has the most tasks). 팀원 중 한 명이 다른 사람보다 더 많은 태스크를 맡고 있는 건 아닌지 확인하고 싶다면, 차트 막대를 통해 각 팀원에게 할당된 개별 태스크의 수를 확인할 수 있다. 업무 부담이 많을 수도 있는 사람을 쉽게 시각적으로 파악할 수 있는 방법이다.

• 아직 완료되지 않은 긴급하거나 중요한 태스크(Urgent or important tasks that remain incomplete). 긴급, 중요, 중간, 낮은 우선순위를 부여한 태스크를 막대 차트 보기로 확인할 수 있다. 이 그래프에서 긴급하거나 중요하지만 지연이 된 태스크의 수를 확인, 팀원들과 세부적으로 조사해 ‘장애물’이 된 부분을 찾을 수 있다.

• 각 버킷 태스크들의 전반적인 상태(Overall status of tasks within each bucket). 각 버킷과 버킷으로 분류된 태스크의 수를 보여주는 막대 차트도 있다. 막대 위로 마우스를 옮기면 해당 버킷으로 분류된 태스크들의 상태를 확인할 수 있다. 문제점을 파악해 우선순위에 따라 조치를 취할 수 있는 또 다른 방법이다.

플래너에서 제공되는 보고 관련 기능은 딱 이 정도다. 없는 것보다 낫고, 어느 정도 시간을 절약할 수 있지만, 리소스 계획이나 프로젝트 관리 소프트웨어에 비교할 수 있는 수준은 아니다.

플래너가 할 수 없는 일
플래너가 마이크로소프트 프로젝트를 대체할 수 없다. 간트(Gantt) 차트를 지원하지 않는다. 종속성이나 서브프로젝트 완료에 대해 추적하는 기능도 지원하지 않는다. 종속성이 많고 여러 단계로 구성된 활동의 완료일을 제대로 예측하지도 못한다. 

즉 ERP, 복잡한 생산 공정 추적, 원자재 생산 일정 계획 및 진행, 기타 마이크로소프트 프로젝트에 적합하다고 판단되는 것들에 적합하지 않다. 워크그룹 프로젝트를 체계적으로 진행할 수 있도록 도움을 주는 일반적인 도구에 더 가깝다. 이런 프로젝트는 시간이나 범위에 큰 제약이 없다. 대신 단순할수록 더 좋은 프로젝트이다. 

플래너는 포괄적인 프로젝트에 적합한 도구가 아니다. 최대 10명까지만 사용할 수 있는 도구라도 판단한다. 아주 ‘기초적’인 모델이기 때문이다(프로젝트와 플래너의 차이점은 ‘사용해야 할 도구: 마이크로소프트 프로젝트와 마이크로소프트 플래너(Which Tool When: Microsoft Project or Microsoft Planner?)’를 참조).

또 셰어포인트도 대체할 수 없다. 플래너를 셰어포인트, 아웃룩, 몇몇 다른 오피스 365/마이크로소프트 365 리소스를 연결해, 이런 개체들을 다른 보기로 함께 제시하는 ‘오버레이’로 생각하는 것이 좋다. 이런 리소스는 셰어포인트와 익스체인지 온라인 같은 개별 서비스에 그대로 존재한다. 그렇지만 플래너는 팀의 계획과 연계해 이런 리소스를 논리적으로 보여주는 역할을 한다.

또한 오피스 365/마이크로소프트 365에 액세스할 수 없는 사람이 있는 팀은 플래너를 사용할 수 없다. 오피스 365 구독자가 아닌 사람이 이를 사용할 방법은 없다. 프로젝트가 외부 계약업체나 벤더에 의존한다면, 소속 조직 내부의 오피스 365를 이용할 수 있는 사람이 ‘접점’ 역할을 해야 한다. 이렇게 할 수 없다면, 다른 플래닝(계획 수립 및 관리) 시스템을 찾아야 한다.

팀즈 통합
한편 소속 조직이 마이크로소프트 팀즈를 사용하고 있다면, 플래너가 몇 가지 다른, 그리고 편리한 방식으로 팀즈에 통합이 된다. 이는 모든 서비스가 여러 상황에서 서로 대화를 하고, 유용한 정보를 교환하고 제어하는 오피스 365/마이크로소프트 365 클라우드의 중요한 ‘가치 제안’ 이기도 하다.

팀즈 클라이언트에서 사용하고 싶은 계획과 관련이 있는 채널을 선택한다. 그리고 탭 오른쪽의 크기가 큰 + 아이콘을 클릭해 탭을 추가한다. 표시되는 팝업 상자에서 플래너를 선택한다. 그리고 기존 계획을 선택하거나, 채널에 관련된 새 계획을 생성한다. 플래너 탭을 추가했음을 채널 멤버에게 알릴 수도, 알리지 않을 수도 있다(또는 알리지 않아도 멤버들이 직업 알게 만들 수 있음). 이에 대해 선택을 한 다음 저장을 클릭한다.

그러면 계획에 대한 탭이 채널에 추가된다. 이 새로 추가한 탭을 클릭한 후, 팀즈 애플리케이션을 닫지 않고 직접 계획에 태스크를 추가할 수 있다. 팀즈에서 대화를 하고 있다면, 또는 다음 작업이 있다면, 또는 잊어버리기 전에 계획에 추가를 하고 싶을 때 유용하게 이용할 수 있는 기능이다.

또한 이 탭에서 버킷, 태스크를 추가하고, 태스크와 과업을 관리할 수 있다. 상세한 기능은 마이크로소프트 도큐멘테이션 사이트를 참조한다. 그러나 보고 기능이나 다른 계획으로 전환하는 기능을 이용하려면 완전한 팀즈 클라이언트를 사용해야 한다. 팀즈 클라이언트에서 채널의 계획 탭 우측 상단에 위치한 촉이 2개인 화살 모양의 ‘탭 확장’ 아이콘을 클릭하면 팀즈 클라이언트에서 계획의 전체 보기가 표시된다.

참고로 이 글을 게시하는 시점에 마이크로소프트가 기능을 업데이트하고 있다. 플래너에서 생성한 팀 태스크와 투 두(To Do) 앱에서 생성한 개별 태스크를 팀즈에 통합시키고 있는 중이다. 이런 과정의 일환으로 팀즈 클라이언트에서 플래너의 명칭을 ‘플래너와 투 두의 태스크’로 바꾸고 있다. 따라서 미래에는 명칭이 바뀔 수 있지만, 현재는 ‘태스크’라는 명칭을 갖고 있다. 마이크로소프트는 이런 명칭 변경이 팀즈 환경 밖에서 플래너나 투 두 환경의 명칭에는 영향을 주지 않는다고 설명했다. 그러나 팀즈에서 일상 작업을 관리하기 선호하는 사용자에게는 혼동을 초래할 수 있는 명칭 변경이다.

결론
마이크로소프트 플래너는 오피스 365/마이크로소프트 365의 (기본적이지만) 유용한 추가 도구이다. 워크그룹과 작은 팀의 프로젝트와 관련된 업무 활동, 체계화에 도움을 줄 수 있다. 종합적인 보고 기능을 원하거나, 규모가 큰 그룹을 관리해야 한다면 더 많은 기능과 차트를 지원하는 도구를 찾는 것이 좋다. 그러나 소수 인원이 규모가 크지 않은 프로젝트를 추적 관리하는 용도로는 유용한 도구이다. 가격 부분도 만족스럽다. 오피스 365 비즈니스 구독 서비스의 일부로 무료 제공되기 때문이다. ciokr@idg.co.kr