IT 전문가들의 팀워크를 강화하는 법

하지만 더욱 중요한 것은, 그들에게 아주 유용하기 때문에 IT 종사자들이 위키로 모여든다는 것이다. 마크는 "직원들은 문서가 어디에 있는지 아무도 모른다는 이전 시스템의 취약점을 알고 있었다"라면서, "직원들은 누군가가 이런 일을 솔선수범 했다는 사실에 기뻐했다"고 말했다. 최소한 자극점이 되었으며, 특히 한번 위키의 목표를 이해하고 궁극적으로 어떻게 그들을 도울 것인지 깨달은 IT 직원 대부분이 기꺼이 협업을 하겠다고 나섰다.
 
마크는, 거의 1년이 다 된 위키가 IT 부서의 가장 중요한 시스템 중 하나가 되었다고 한다. "이제는 재난 복구 계획의 특수 영역을 갖게 됐다. 우리의 지원 정보에 대한 모든 내용이 들어가 있기 때문에, 재난 시에는 이 시스템을 가장 먼저 가지고 나와야 한다”라고 덧붙였다.
 
SAS 인스티튜트(SAS Institute)
 : 자회사를 하나로
 
해외지사의 IT 직원들이 본사로 보고를 하지 않으면 글로벌 협업 강화가 힘들어진다.
 
이는 현재 SAS 인스티튜트(SAS Institute Inc.)가 처한 상황이다. 20억 달러 규모의 회사로서 550명의 IT 직원이 있는데, 미국 캘리포니아 북부 본사에 350명이 있고, 전세계 곳곳의 자회사들에 나머지 200명이 분포되어 있다. 각 자회사들은 각자의 관리 체계를 가진 별도 법인이고, IT 직원들은 상황에 맞춰 시스템을 설치할 수 있다. IT 프로젝트 관리 상사 마크 필리포스키 이것이 많은 IT 직원들이 같은 부분에 시간을 투자하는 낭비적인 상황이 만들어 질 수 있다고 지적한다.
 
그래서 2007년에 SAS는 분산된 IT 직원들이 열린 의사소통을 통해서 중복되고 있는 작업들을 확인 및 제거하고, 효율을 높일 수 있는 월드와이드 IT 협업 프로그램을 시작했다.
 
주로 텔레컨퍼런스 및 웹 기반 화상회의를 통해 이루어지는 그 프로그램은 같은 관심사를 가진 IT 직원들 사이에서의 모임으로 구성되어 있다. 6주 마다 15명의 IT 관리자들에 대한 리더십 모임을 가지고, 가상화, 저장, 또는 네트워킹과 관련된 다양한 기술 전문가들의 분기별 모임이 있다.
 
회의의 안건을 마이크로소프트의 셰어포인트(SharePoint)를 사용하여 그들의 상황과 현재 프로젝트에 관한 향후 정보에 대해서 개별적인 참가자들은 대답하고, 기업 인트라넷에서 회의에 관한 보고서를 공개한다. 필리포스키는 "그러한 회의 보고서들은 IT 부서에서 아마도 가장 중요한 자원 중 하나일 것"이라면서, “왜냐하면 그 보고서들은 그들의 상황들과 현재 프로젝트들을 모두 담고 있는 정보의 저장소로 역할을 하기 때문이다”라고 설명했다.
 
자회사의 IT 직원들은 본사가 아닌 지역 분원의 관리자들에게 보고하면 되기 때문에 회의는 의무적인 것이 아니다. 하지만, 대부분의 IT 직원들은 참여하려고 노력한다고 한다.
 
SAS의 네덜란드 지사의 기술 지원 및 IT/MIS의 관리자인 코엔 비버만은 회의에 참여하는 것이 덜 고립된 상태가 되도록 도와준다고 말한다.
 
하지만, 더욱 중요한 점은 협업이 비버만의 일을 더욱 쉽게 도와준다는 사실이다. 현재 비버만은 네덜란드 지사에서 200개 시스템 및 130명의 직원을 지원하고 있는데, “우리가 소규모의 직원만 두는 것은 유럽의 다른 지사와 캘리포니아의 본사와의 협업을 할 때 다루기 쉽기 때문”이라고 말했다.
 
크래프트 푸드(Kraft Foods)
: 단절된 작업은 줄이고, 협업을 늘려라!
 
온라인 툴을 효율적으로 사용해서 현실 세상의 협업이 장려될 수 있다면, 사무 공간의 효율적인 배치 역시, 물리적인 세상에 도움이 될 수 있다. 협업 문화에 대한 자부심을 가지는 크래프트 푸드(Kraft Foods)는 온라인과 실제 세상 모두에서 더 많은 협업의 육성에 노력하고 있다.
 
크래프트의 정보 시스템 기업 내용 관리 책임자인 로레인 캐슬러는 가상 환경에서 전세계 1,800명 IT 직원들이 매해 초에 열리는 IT 리더십 회의에 참여하도록 돕고 있다고 전했다.
 
회의에는 정보 시스템 부서에서부터 전사 공유 시스템 부서의 리더들이 참여해 전략에 대해서 논의 한다. 온라인 협력 센터를 통해서, 직원들은 회의 중 질문을 하고 논평을 할 수 있다. 또한, 협력 센터는 참석자들이 제공한 블로그, 팟캐스트 그리고 비디오도 사용하였다. 크래프트 대변인에 따르면 참석자들의 40% 정도가 블로그를 하였고, 10% 정도가 비디오와 팟캐스트를 게시하였다고 한다. 참여한 IT 직원의 수는 평균 1,000명이다.
 
개인 협업의 활성화를 위해 놀스필드 본사에 있는 200명의 IT 종사자들의 사무 공간을 재배치 했다.
 
작업공간 이전 프로젝트의 일부로서, 회사는 사무실과 개인 작업공간을 제거했고, 사적인 대화와 회의를 위한 방을 포함해 큰 규모의 열린 공간을 제공했다. 새로운 환경에서는 각자가 배당된 자리가 없다. 개인 사물함에 짐을 보관하고, 필요 시에 구르는 "발판"을 이용해 파일이나 회사 공급품을 받는다.
 
캐슬러는 처음에 몇몇 직원들이 새로운 환경을 불편해 한다는 것을 알고 있었다. 하지만 꼼꼼한 변화 관리 과정과 적절한 훈련 및 지원 덕분에, 대부분의 직원들은 새로운 공간에 정착했다.
 
관리자를 직원들과 격리시키는 것 보다 같은 공간에 배치하는 것이 관계 향상에 더 도움이 된다는 설명이다.
 
회사들이 더욱 더 협업을 장려하고 적절히 강요한다면, IT는 마침내 홀로 일하는 프로그래머 원형에서 벗어날 수 있을지도 모른다. 프레스터의 하몬드는 챔피언쉽을 따기 위해서 프로 스포츠 팀의 팀원들이 발휘하는 협동심과 같이, 고성능 개발 팀의 협업은 성공을 낳는다고 강조한다.
 
하몬드는 "IT 직원들이 그들만큼이나 좋은 다른 사람들과 함께 있는 공간에서 일하도록 배치한다면 협동 작업은 저절로 시작된다"라며, "아주 넓게 퍼져나가게 된다"라고 덧붙였다.
 
협업을 강화하기 위한 5가지 방법
 
● 협업의 목표를 정확히 하고, 혜택을 설명하라.
● 협업으로 고용자 개개인의 작업량을 어떻게 도와줄 수 있는지 강조하라.
● 효율적인 협업에 대해 인지하고, 보상하라.
● 사용하기 쉬운 툴을을 제공하라. 페이스북과 같은 소비자 기술들을 모방하는 것도 괜찮다. 그러한 툴은 거의 또는 전혀 훈련할 필요가 없어야 하고, 고용자들이 단순히 자연스럽게 사용할 수 있어야 한다.
● 최고의 관리를 위해 지원과 장려를 아끼지 마라.

*할버트는 워싱턴 DC의 기술, 경영 및 공공 정책 전문 기고가이다. 웹사이트 : TamHarber.com
ciokr@idg.co.kr