2020.01.07

'시간은 짧게, 안건은 정확히' 효과적인 IT회의 위한 21가지

CIO Staff | CIO UK
계획, 피드백, 칭찬은 IT회의를 최대한 활용하는 가장 좋은 방법 중 하나다. 회의를 통해 많은 목적을 달성하지만, 회의가 항상 효과적인 것은 아니다. 회의를 잘못 진행하면 시간 낭비가 될 수 있다. 직원에게 정보를 제공하고 직원을 독려하고 참여시켜 생산성을 높이고 조직 전체의 목표를 명확하게 해주는 회의 방법을 소개한다. 
 
ⓒGetty Images Bank


1. 원격 친화적인 회의
실제로 사무실에 다 같이 모여서 할 수 없는 회의를 고려하는 것은 중요하다. 이는 특히 원격 근무자와 관련이 있다. 대표적인 방법으로 화상 회의가 있다. 회의에 참여해야 하는 사람들이 화상 회의에 접근해 프레젠테이션 화면을 공유하고 다른 사람에게 전화를 걸거나 화상 통화로 실제로 회의실에 있는 것처럼 느낄 수 있다.

줌과 기업용 스카이프는 기업이 국내외에서 근무하는 동료와 회의를 주최할 때 자주 사용하는 툴이다. 

2. 주제 공유
누가 회의를 개최할지 정해지면 다른 참석자와 회의 주제를 공유하는 것이 좋다. 이를 통해 회의 참석자는 준비할 시간을 갖게 되며 회의의 내용을 알 수 있다.

주제를 너무 자세히 알릴 필요는 없다. 논의하려는 내용에 관해 간단하게만 설명해도 효과적일 수 있다. 모든 요점을 추적하고 모든 사항을 확인할 수 있는 회의를 위해 진행자를 지정하거나 회의록을 작성하는 것이 좋다.

의제를 성하면 안심할 수 있을 뿐 아니라 회의가 산으로 가지 않도록 할 수 있다. 분할된 회의는 직원들이 정보를 보다 쉽게 받아들일 수 있게 한다. 회의 결과를 잘 정리한 후 의미 있는 통찰로 변환해 팀 전체에 전달해야 한다.

3. 결과에 집중
산만해지기 쉽더라도 모든 회의에서 결과에 중점을 둬야 한다. 이 회의에서 도출하고 싶은 것이 무엇인지, 다음 회의 전까지 무엇을 할지 단계와 목표를 고려하라. 이렇게 하면 모든 사람이 작업을 올바르게 수행하고 진행 상황을 확인할 수 있다. 회의의 목적이 무엇인지 확실히 하고 결과가 명확하도록 노력하라. 예를 들어 회의가 끝날 때까지 결정을 내려야 한다면 최종 결론이 보류되지 않도록 하라. 그렇게 하면 사람들은 회의가 끝나자마자 조처를 하고 일할 가능성이 커진다.

4. 일정에 충실
회의를 성공적으로 마무리하려면 CIO가 일정을 엄격하게 관리해야 한다. 멀티타이머(Multitimer)와 포커스 키퍼(Focus Keeper)는 사용자가 여러 타이머를 설정할 수 있는 훌륭한 앱이다. 이 앱들은 사용자가 카운트다운, 스톱워치 또는 짧은 간격으로 설정을 맞춰 아이디어를 브레인스토밍하고 시간대를 고수하는 데 적합하다. 의제를 성하면 팀 구성원의 참여를 유지하고 회의에서 모든 내용을 다룰 수 있다. 이를 통해 직원들은 IT회의 참석에 더 큰 노력을 기울일 수 있다.

5. 목표 설정
CIO는 회의를 진행할 분명한 이유를 명심하고 모든 참석자가 회의의 목적을 인지하도록 해야 한다. 대부분 회의에는 다른 사람의 의견이 필요하므로 관리할 수 있는 목표를 정하면 해당 주, 월 또는 연도에 대한 목표뿐 아니라 목표가 무엇인지 팀에 알릴 수 있다.

안슈츠 엔터테인먼트 그룹(Anschutz Entertainment Group)의 CIO 데이비드 존스는 "IT부서와 경영진이 각 사업부서를 만나 IT프로젝트 및 전략을 검토하고 문제나 위험을 식별하며 미래를 계획하기 위한 분기별 IT서비스 제공 회의를 개최한다”라고 밝혔다.  

이어서 존스는 "비즈니스 고위 경영진과 정기적으로 회의하고 의사소통함으로써 IT가 비즈니스 전략 및 운영과 효과적으로 연계되도록 한다"라고 덧붙였다. 

6. 자신감
IT회의는 명확하고 자신감이 있어야 한다. CIO는 효과적인 업무 회의를 제공하기 위해 강력한 경영 및 리더십 역량을 갖추어야 한다. 더비대학의 IT담당 이사 닐 윌리암스는 “과거에는 IT부서가 서비스보다는 기술 제공에 중점을 두었다. 그 이후로 저의 리더십과 관리 기술을 함양해 팀이 IT시스템을 넘어 기업 전략 및 기업 혁신에 영향을 미치게 되었다”라고 이야기했다. 

7. 후속 조치
직원들의 목소리가 들리게 하려면 회의에서 후속 조처를 하는 것이 중요하다. 회의의 주요 메시지를 반복하면 직원들이 작업의 우선순위를 정하고 궁극적으로 목표를 달성하는 팀에 기여할 수 있다. 

DVSA의 디지털 서비스 및 기술 책임자 제임스 먼슨은 "2014년 직원 설문 조사를 통해 피드백을 받음으로써 4개 지역을 담당하는 모든 주요 직원의 모든 직원에게 분기별로 프레젠테이션을 진행했다. 문제, 뉴스 업데이트, 사람 변경 사항을 다루는 모든 IT 직원에게 매주 커뮤니케이션을 보낸다"라고 말했다.

이어서 먼슨은 "사이트에 관한 IT운영 회의 방식을 바꿔 팀이 30분 동안 자신의 업무, 직원 및 현재의 성공 및 과제에 대해 발표하도록 초청했다"라고 덧붙였다. 

8. 회의 참석자  
CIO는 회의에 초대할 사람을 고려해야 한다. 참석자는 비즈니스의 도전과 기회를 논의하기 좋은 정보원이 될 수 있다. 회의가 프로젝트와 관련이 있는 경우 업데이트 또는 변경은 관련 직원에게만 영향을 미친다. 이를 통해 개인은 자신의 역할에 가치를 느끼고 회의를 시간 낭비로 여기지 않을 수 있다.
 
9. 모든 사람의 참여 유지
회의를 진행하는 CIO의 가장 큰 과제 중 하나는 팀 구성원이 오랜 시간 동안 참여하도록 하는 것이다.

종종 토론에서 주제를 벗어나 일정을 다시 잡아야 할 수 있다. 어떤 팀은 질문을 하면 비로소 대화가 이루어지고 유용한 토론이 촉발될 수 있다. 이 방법이 모든 회의에서 통하는 것은 아니지만 침묵을 깨는 데는 도움이 될 수 있다!

10. 토론 장려
직원들과 의사소통하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 대면 회의이며 직장 동료 및 선임 리더와 공개 토론을 제공하는 것이다. 팀 토론은 새로운 아이디어를 끌어내고 직원들에게 지식이나 제기하고자 하는 문제를 시연할 수 있는 열린 포럼을 제공할 것이다.




2020.01.07

'시간은 짧게, 안건은 정확히' 효과적인 IT회의 위한 21가지

CIO Staff | CIO UK
계획, 피드백, 칭찬은 IT회의를 최대한 활용하는 가장 좋은 방법 중 하나다. 회의를 통해 많은 목적을 달성하지만, 회의가 항상 효과적인 것은 아니다. 회의를 잘못 진행하면 시간 낭비가 될 수 있다. 직원에게 정보를 제공하고 직원을 독려하고 참여시켜 생산성을 높이고 조직 전체의 목표를 명확하게 해주는 회의 방법을 소개한다. 
 
ⓒGetty Images Bank


1. 원격 친화적인 회의
실제로 사무실에 다 같이 모여서 할 수 없는 회의를 고려하는 것은 중요하다. 이는 특히 원격 근무자와 관련이 있다. 대표적인 방법으로 화상 회의가 있다. 회의에 참여해야 하는 사람들이 화상 회의에 접근해 프레젠테이션 화면을 공유하고 다른 사람에게 전화를 걸거나 화상 통화로 실제로 회의실에 있는 것처럼 느낄 수 있다.

줌과 기업용 스카이프는 기업이 국내외에서 근무하는 동료와 회의를 주최할 때 자주 사용하는 툴이다. 

2. 주제 공유
누가 회의를 개최할지 정해지면 다른 참석자와 회의 주제를 공유하는 것이 좋다. 이를 통해 회의 참석자는 준비할 시간을 갖게 되며 회의의 내용을 알 수 있다.

주제를 너무 자세히 알릴 필요는 없다. 논의하려는 내용에 관해 간단하게만 설명해도 효과적일 수 있다. 모든 요점을 추적하고 모든 사항을 확인할 수 있는 회의를 위해 진행자를 지정하거나 회의록을 작성하는 것이 좋다.

의제를 성하면 안심할 수 있을 뿐 아니라 회의가 산으로 가지 않도록 할 수 있다. 분할된 회의는 직원들이 정보를 보다 쉽게 받아들일 수 있게 한다. 회의 결과를 잘 정리한 후 의미 있는 통찰로 변환해 팀 전체에 전달해야 한다.

3. 결과에 집중
산만해지기 쉽더라도 모든 회의에서 결과에 중점을 둬야 한다. 이 회의에서 도출하고 싶은 것이 무엇인지, 다음 회의 전까지 무엇을 할지 단계와 목표를 고려하라. 이렇게 하면 모든 사람이 작업을 올바르게 수행하고 진행 상황을 확인할 수 있다. 회의의 목적이 무엇인지 확실히 하고 결과가 명확하도록 노력하라. 예를 들어 회의가 끝날 때까지 결정을 내려야 한다면 최종 결론이 보류되지 않도록 하라. 그렇게 하면 사람들은 회의가 끝나자마자 조처를 하고 일할 가능성이 커진다.

4. 일정에 충실
회의를 성공적으로 마무리하려면 CIO가 일정을 엄격하게 관리해야 한다. 멀티타이머(Multitimer)와 포커스 키퍼(Focus Keeper)는 사용자가 여러 타이머를 설정할 수 있는 훌륭한 앱이다. 이 앱들은 사용자가 카운트다운, 스톱워치 또는 짧은 간격으로 설정을 맞춰 아이디어를 브레인스토밍하고 시간대를 고수하는 데 적합하다. 의제를 성하면 팀 구성원의 참여를 유지하고 회의에서 모든 내용을 다룰 수 있다. 이를 통해 직원들은 IT회의 참석에 더 큰 노력을 기울일 수 있다.

5. 목표 설정
CIO는 회의를 진행할 분명한 이유를 명심하고 모든 참석자가 회의의 목적을 인지하도록 해야 한다. 대부분 회의에는 다른 사람의 의견이 필요하므로 관리할 수 있는 목표를 정하면 해당 주, 월 또는 연도에 대한 목표뿐 아니라 목표가 무엇인지 팀에 알릴 수 있다.

안슈츠 엔터테인먼트 그룹(Anschutz Entertainment Group)의 CIO 데이비드 존스는 "IT부서와 경영진이 각 사업부서를 만나 IT프로젝트 및 전략을 검토하고 문제나 위험을 식별하며 미래를 계획하기 위한 분기별 IT서비스 제공 회의를 개최한다”라고 밝혔다.  

이어서 존스는 "비즈니스 고위 경영진과 정기적으로 회의하고 의사소통함으로써 IT가 비즈니스 전략 및 운영과 효과적으로 연계되도록 한다"라고 덧붙였다. 

6. 자신감
IT회의는 명확하고 자신감이 있어야 한다. CIO는 효과적인 업무 회의를 제공하기 위해 강력한 경영 및 리더십 역량을 갖추어야 한다. 더비대학의 IT담당 이사 닐 윌리암스는 “과거에는 IT부서가 서비스보다는 기술 제공에 중점을 두었다. 그 이후로 저의 리더십과 관리 기술을 함양해 팀이 IT시스템을 넘어 기업 전략 및 기업 혁신에 영향을 미치게 되었다”라고 이야기했다. 

7. 후속 조치
직원들의 목소리가 들리게 하려면 회의에서 후속 조처를 하는 것이 중요하다. 회의의 주요 메시지를 반복하면 직원들이 작업의 우선순위를 정하고 궁극적으로 목표를 달성하는 팀에 기여할 수 있다. 

DVSA의 디지털 서비스 및 기술 책임자 제임스 먼슨은 "2014년 직원 설문 조사를 통해 피드백을 받음으로써 4개 지역을 담당하는 모든 주요 직원의 모든 직원에게 분기별로 프레젠테이션을 진행했다. 문제, 뉴스 업데이트, 사람 변경 사항을 다루는 모든 IT 직원에게 매주 커뮤니케이션을 보낸다"라고 말했다.

이어서 먼슨은 "사이트에 관한 IT운영 회의 방식을 바꿔 팀이 30분 동안 자신의 업무, 직원 및 현재의 성공 및 과제에 대해 발표하도록 초청했다"라고 덧붙였다. 

8. 회의 참석자  
CIO는 회의에 초대할 사람을 고려해야 한다. 참석자는 비즈니스의 도전과 기회를 논의하기 좋은 정보원이 될 수 있다. 회의가 프로젝트와 관련이 있는 경우 업데이트 또는 변경은 관련 직원에게만 영향을 미친다. 이를 통해 개인은 자신의 역할에 가치를 느끼고 회의를 시간 낭비로 여기지 않을 수 있다.
 
9. 모든 사람의 참여 유지
회의를 진행하는 CIO의 가장 큰 과제 중 하나는 팀 구성원이 오랜 시간 동안 참여하도록 하는 것이다.

종종 토론에서 주제를 벗어나 일정을 다시 잡아야 할 수 있다. 어떤 팀은 질문을 하면 비로소 대화가 이루어지고 유용한 토론이 촉발될 수 있다. 이 방법이 모든 회의에서 통하는 것은 아니지만 침묵을 깨는 데는 도움이 될 수 있다!

10. 토론 장려
직원들과 의사소통하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 대면 회의이며 직장 동료 및 선임 리더와 공개 토론을 제공하는 것이다. 팀 토론은 새로운 아이디어를 끌어내고 직원들에게 지식이나 제기하고자 하는 문제를 시연할 수 있는 열린 포럼을 제공할 것이다.


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