2014.12.18

명필은 붓을 가린다··· '협업 툴' 선정 가이드

Matthew Moran | CIO
펄스 인포매틱스(저자의 회사)는 고객을 위해 다양한 협업 툴을 시험, 테스트, 권장, 도입하고 있다. 이 회사의 매튜 모란 대표가 협업 및 프로젝트 관리 툴에 대해 소개한다.



여러분도 알다시피 도입(implementation)과 채택(adoption)은 완전히 다른 개념이다. IT 전문가들에게는 특히 채택이 큰 도전과제일 수 있다.

이유가 뭘까? IT 전문가는 똑똑하고, 자신의 일 처리 방식이 '최상'이라고 생각하는 경우가 많다. 자신만의 툴을 갖고 있으며, 이를 즐겨 사용하는 경향이 있다. 바쁘기 때문에 새 시스템이나 툴을 도입하는 성가신 일을 하고 싶어하지 않는다.

그러나 어느 시점이 되면, 당신이 '보스'가 된다. 그리고 당신은 팀 협업을 위해 일정 수준 도구를 통일시킬 필요성을 느끼게 된다.

이를 위해 필자가 사용하는 과정은 다음과 같다. 방법에 있어서 '여지'를 줄 필요가 있지만 일정 기준이 필요하다. 이런 목적을 달성하기 위해, 필자는 의견을 요청해 수렴하는 대화를 가지곤 한다. 그리고 가능하고 합리적이라면 의견을 받아들이겠다고 설명했다

또 다른 툴이나 다른 방향을 제안하고 싶다면, 이론적인 부분만 제안해서는 안 된다고 요구한다. 각자 시간을 투자해 툴을 점검하고 테스트해야 한다. 또 다른 사람을 초대해 설명해야 한다. 이는 아주 중요한 과정인데, 모든 사람의 시간이 소중하기 때문이다.

마지막으로 완벽한 툴은 없으며, 따라서 신속하게 평가를 해 결정을 내릴 필요가 있다. 끝없이 가능성만 추구하는 상황은 바람직하지 않다. 현재 우리가 활용하는 프로젝트 및 팀 협업 툴은 다음과 같다.

스마트시트(SmartSheet)
몇 년 전에 처음 소개받은 툴이 스마트시트다. 당시 우리는 외부에서 개발된 소프트웨어 추적과 관리에 애를 먹고 있던 회사를 위해 스마트시트를 도입했다.

경험에 따르면, 대다수 CRM과 프로젝트 관리 소프트웨어는 혼란스럽고, 지나치게 복잡하며, 협업 기능이 미흡하다.

이런 이유로 필자는 다른 많은 회사들처럼 엑셀과 구글 시트를 이용해 작업 일부를 관리하고 공유한다. 그러나 구글 시트에는 일부 중대한 제약이 있다. 필자가 중시하는 기능 중 하나는 주제별로 토론을 중앙화하는 기능이다. 간단히 말해, 이메일에서 대화를 꺼내 스레드 토론으로 만드는 기능이다.

이런 기능을 찾다가 스마트시트를 발견했다. 간단하지만 우수하고, 협업 기능이 뛰어나다. .

다른 스프레드시트와 유사한 시트를 생성하지만 사용자는 시각 또는 프로젝트를 중앙화활 수 있다. 또 다른 사용자에게 작업을 지정할 수 있다. 각 테스트나 줄, 시트가 스레드 토론을 갖게 된다. 특정 줄이나 시트, 또는 전체 시트(구글 독스 포함)에 파일을 첨부할 수도 있다.

이 밖에 작업을 검색 및 분류하는 기능도 있으며, 맞춤형 보고서, 공유를 위한 작업공간을 생성할 수 있다.

이메일로 시트의 줄 하나 이상을 전송해 업데이트를 할 수도 있다. 스마트시트 계정이 없는 사람도 이용할 수 있는 기능이다. 수신자가 당신에게 전송 받은 줄을 업데이트할 경우, 전송 받은 줄만 확인할 수 있다. 시트의 나머지 부분은 볼 수 없다.

전반적으로 아주 유용한 툴이다. 30일간 시험할 수 있는 트라이얼 버전이 있다. 시도해볼 가치가 있다.

구글 드라이브
깔끔하고 간단한 툴이다. 다음과 같이 구글 드라이브를 이용해 공유 폴더 체계를 만들 수 있을 것이다. 

Our Company
..\Clients
.. ..\ABC Co
.. ..\XYZ Co
..\Company Docs (and procedures)
.. ..\Digital Best Practices
기타, 기타, 기타


각 클라이언트 폴더에는 필요 시 하나 이상의 하부 폴더를 추가시킬 수 있다. 우리 회사의 경우, 고객사의 중요 직원과 공유하는 폴더가 하나 있다. 이는 고객들이 필요 시 확인 및 편집할 수 있는 장기적이고 투명한 프로젝트 문서 체계를 구현해준다.

힙챗(HipChat)
필자의 회사는 중앙화된 소통 허브가 필요했다. 조건은 모바일에서 동작할 수 있어야 하며 실시간 채팅(동영상 포함)을 지원하는 것이었다. 또 스카이프, 구글 행아웃(인터페이스가 형편없는), 기타 공개 채팅 툴에 상시 접속할 필요가 없어야 했다.

이를 위해 먼저 슬랙(Slack)을 이용해봤다. 마음에 들었다. 이후 힙챗(HipChat)를 테스트해봤다. 더욱 맘에 들었다!

둘 모두 프로젝트나 고객과 관련된 채팅 기능을 제공한다. 당연히 아이디어 토론 과정을 기록으로 보관할 수도 있다. 그런데 힙챗는 슬랙에는 없는 1대1 화상회의 기능을 제공한다.

이에 힙챗를 선택했다. 또 슬랙 이용 요금은 사용자당 월 8달러인 반면 힙채트는 사용자당 월 2달러에 불과하다. 또 다른 장점이다.

필자는 트위터에 힙채트와 슬랙을 비교 평가해줄 것을 요구하는 질문을 올렸는데, 글을 올린 지 몇 분 만에 힙챗에서 연락해왔다. 아주 빠른 대응이었다. 이 또한 맘에 들었다(그리고 중요한 부분이다).

인사이틀리(Insightly)
가장 많이 이용하지마, 선호도는 가장 떨어지는 툴이 인사이틀리다. 필요한 기능을 충분히 제공하지만 인터페이스가 너무 복잡하다(어렵지는 않다). 특정 작업을 처리하기 위해 클릭을 해야 하는 횟수가 너무 많다. 간단한 작업에 드랙앤드롭을 이용할 수도 없다.

그러나 연락처를 중앙에서 관리하고, 이들 연락처의 이메일을 추적하는 기능이 있다. 또 기본적인 프로젝트 가시성 기능도 일부 탑재돼 있다.

사실 필자는 CRM을 싫어한다. 너무 복잡하고, 세일즈 사이클을 더 쉽게 만들지 못한 경우가 많다. 인사이틀리 또한 유사한 문제점을 갖고 있다. 심지어 우리는 독자적 솔루션을 개발할 생각까지 했었다.

그러나 지금은 클라우드 기반이며, 비교적 쉽게 이용할 수 있도록 개선됐다. 그래서 일단은 이를 고수할 계획이다.

에버노트(Evernote)는 어떨까?
필자는 아직도 에버노트(Evernote)를 이용해 정보를 수집하고 공유하지만 이를 이용하는 시간, 작업 수는 줄어들었다. 그러나 개인적으로는 여전히 유용하다. 기사, 블로그 글, 이미지, 비디오, 오디오, 이메일 등을 수집해 저장하는 기능이 아주 뛰어나다. 업무 성향에 따라서는 에버노트도 좋은 대안이 될 수 있다.

협업을 위한 조언
효율적인 팀 협업을 위한 툴 선택과 관련해 조언을 요약하면 다음과 같다.

- 완벽한 시스템은 없다 : 거의 매번 강조하는 내용이다. 완벽한 시스템은 없다. 하나의 시스템이 존재할 뿐이다. 이것이 아주 중요하다!

- '원하는 기능'을 경계하라 : CIO를 비롯한 임원들로부터 '필요한 기능'과 '원하는 기능' 리스트를 받아 검토할 때면 웃지도, 울지도 못하는 상태가 된다. 간결한 것, 기능적인 것을 고수해야 한다. 효과적인 툴을 도입하고 싶다면 특히나 그렇게 해야 한다. 원하는 기능을 10개로 축약해 정리했다고 가정하자. 그렇다면 2개를 없앤다. 그럼 평가를 할 준비를 마친 것이다.

- 보고서가 아닌 실제 테스트가 필요하다 : X를 위해 다른 툴 도입을 고려해야 한다는 4-5 문단의 보고서를 제출한 팀원에게 강조한 내용이다. 여기에서 X는 중요하지 않다. 나는 해당 팀원에게 5문단의 보고서 대신 해당 툴을 구입한 후, 나를 초청해 테스트를 해보고, 몇 분간 토론을 하는 것이 훨씬 값지다고 충고했다. 보고서 문서를 잃거나, 홍보용 동영상을 시청하는 것보다 30분간 제품을 실제 분석하는 과정에서 더 많은 것을 터득할 수 있다.

- 작은 한 가지를 빨리 구현한다 : 팀 협업에서 한 가지 기능을 효율적으로 처리할 수 있는 툴을 구현하는 것이 광범위한 시스템을 구현하는 것보다 중요하다. 예를 들어, 힙챗을 시험해보라. 30분~1시간이면 약 10명이 이용할 수 있는 툴을 구현할 수 있다. 웹 콘솔, 데스크탑 앱, 모바일 앱이 있다. 빠르고, 쉽고, 즉시 이용할 수 있다. 팀원들이 이를 즐겨 사용하면, 다음 툴은 훨씬 쉽게 구현할 수 있다.


* Matthew Moran는 컨설팅 기업 펄스 인포매틱스 대표이자 설립자다. ciokr@idg.co.kr 



2014.12.18

명필은 붓을 가린다··· '협업 툴' 선정 가이드

Matthew Moran | CIO
펄스 인포매틱스(저자의 회사)는 고객을 위해 다양한 협업 툴을 시험, 테스트, 권장, 도입하고 있다. 이 회사의 매튜 모란 대표가 협업 및 프로젝트 관리 툴에 대해 소개한다.



여러분도 알다시피 도입(implementation)과 채택(adoption)은 완전히 다른 개념이다. IT 전문가들에게는 특히 채택이 큰 도전과제일 수 있다.

이유가 뭘까? IT 전문가는 똑똑하고, 자신의 일 처리 방식이 '최상'이라고 생각하는 경우가 많다. 자신만의 툴을 갖고 있으며, 이를 즐겨 사용하는 경향이 있다. 바쁘기 때문에 새 시스템이나 툴을 도입하는 성가신 일을 하고 싶어하지 않는다.

그러나 어느 시점이 되면, 당신이 '보스'가 된다. 그리고 당신은 팀 협업을 위해 일정 수준 도구를 통일시킬 필요성을 느끼게 된다.

이를 위해 필자가 사용하는 과정은 다음과 같다. 방법에 있어서 '여지'를 줄 필요가 있지만 일정 기준이 필요하다. 이런 목적을 달성하기 위해, 필자는 의견을 요청해 수렴하는 대화를 가지곤 한다. 그리고 가능하고 합리적이라면 의견을 받아들이겠다고 설명했다

또 다른 툴이나 다른 방향을 제안하고 싶다면, 이론적인 부분만 제안해서는 안 된다고 요구한다. 각자 시간을 투자해 툴을 점검하고 테스트해야 한다. 또 다른 사람을 초대해 설명해야 한다. 이는 아주 중요한 과정인데, 모든 사람의 시간이 소중하기 때문이다.

마지막으로 완벽한 툴은 없으며, 따라서 신속하게 평가를 해 결정을 내릴 필요가 있다. 끝없이 가능성만 추구하는 상황은 바람직하지 않다. 현재 우리가 활용하는 프로젝트 및 팀 협업 툴은 다음과 같다.

스마트시트(SmartSheet)
몇 년 전에 처음 소개받은 툴이 스마트시트다. 당시 우리는 외부에서 개발된 소프트웨어 추적과 관리에 애를 먹고 있던 회사를 위해 스마트시트를 도입했다.

경험에 따르면, 대다수 CRM과 프로젝트 관리 소프트웨어는 혼란스럽고, 지나치게 복잡하며, 협업 기능이 미흡하다.

이런 이유로 필자는 다른 많은 회사들처럼 엑셀과 구글 시트를 이용해 작업 일부를 관리하고 공유한다. 그러나 구글 시트에는 일부 중대한 제약이 있다. 필자가 중시하는 기능 중 하나는 주제별로 토론을 중앙화하는 기능이다. 간단히 말해, 이메일에서 대화를 꺼내 스레드 토론으로 만드는 기능이다.

이런 기능을 찾다가 스마트시트를 발견했다. 간단하지만 우수하고, 협업 기능이 뛰어나다. .

다른 스프레드시트와 유사한 시트를 생성하지만 사용자는 시각 또는 프로젝트를 중앙화활 수 있다. 또 다른 사용자에게 작업을 지정할 수 있다. 각 테스트나 줄, 시트가 스레드 토론을 갖게 된다. 특정 줄이나 시트, 또는 전체 시트(구글 독스 포함)에 파일을 첨부할 수도 있다.

이 밖에 작업을 검색 및 분류하는 기능도 있으며, 맞춤형 보고서, 공유를 위한 작업공간을 생성할 수 있다.

이메일로 시트의 줄 하나 이상을 전송해 업데이트를 할 수도 있다. 스마트시트 계정이 없는 사람도 이용할 수 있는 기능이다. 수신자가 당신에게 전송 받은 줄을 업데이트할 경우, 전송 받은 줄만 확인할 수 있다. 시트의 나머지 부분은 볼 수 없다.

전반적으로 아주 유용한 툴이다. 30일간 시험할 수 있는 트라이얼 버전이 있다. 시도해볼 가치가 있다.

구글 드라이브
깔끔하고 간단한 툴이다. 다음과 같이 구글 드라이브를 이용해 공유 폴더 체계를 만들 수 있을 것이다. 

Our Company
..\Clients
.. ..\ABC Co
.. ..\XYZ Co
..\Company Docs (and procedures)
.. ..\Digital Best Practices
기타, 기타, 기타


각 클라이언트 폴더에는 필요 시 하나 이상의 하부 폴더를 추가시킬 수 있다. 우리 회사의 경우, 고객사의 중요 직원과 공유하는 폴더가 하나 있다. 이는 고객들이 필요 시 확인 및 편집할 수 있는 장기적이고 투명한 프로젝트 문서 체계를 구현해준다.

힙챗(HipChat)
필자의 회사는 중앙화된 소통 허브가 필요했다. 조건은 모바일에서 동작할 수 있어야 하며 실시간 채팅(동영상 포함)을 지원하는 것이었다. 또 스카이프, 구글 행아웃(인터페이스가 형편없는), 기타 공개 채팅 툴에 상시 접속할 필요가 없어야 했다.

이를 위해 먼저 슬랙(Slack)을 이용해봤다. 마음에 들었다. 이후 힙챗(HipChat)를 테스트해봤다. 더욱 맘에 들었다!

둘 모두 프로젝트나 고객과 관련된 채팅 기능을 제공한다. 당연히 아이디어 토론 과정을 기록으로 보관할 수도 있다. 그런데 힙챗는 슬랙에는 없는 1대1 화상회의 기능을 제공한다.

이에 힙챗를 선택했다. 또 슬랙 이용 요금은 사용자당 월 8달러인 반면 힙채트는 사용자당 월 2달러에 불과하다. 또 다른 장점이다.

필자는 트위터에 힙채트와 슬랙을 비교 평가해줄 것을 요구하는 질문을 올렸는데, 글을 올린 지 몇 분 만에 힙챗에서 연락해왔다. 아주 빠른 대응이었다. 이 또한 맘에 들었다(그리고 중요한 부분이다).

인사이틀리(Insightly)
가장 많이 이용하지마, 선호도는 가장 떨어지는 툴이 인사이틀리다. 필요한 기능을 충분히 제공하지만 인터페이스가 너무 복잡하다(어렵지는 않다). 특정 작업을 처리하기 위해 클릭을 해야 하는 횟수가 너무 많다. 간단한 작업에 드랙앤드롭을 이용할 수도 없다.

그러나 연락처를 중앙에서 관리하고, 이들 연락처의 이메일을 추적하는 기능이 있다. 또 기본적인 프로젝트 가시성 기능도 일부 탑재돼 있다.

사실 필자는 CRM을 싫어한다. 너무 복잡하고, 세일즈 사이클을 더 쉽게 만들지 못한 경우가 많다. 인사이틀리 또한 유사한 문제점을 갖고 있다. 심지어 우리는 독자적 솔루션을 개발할 생각까지 했었다.

그러나 지금은 클라우드 기반이며, 비교적 쉽게 이용할 수 있도록 개선됐다. 그래서 일단은 이를 고수할 계획이다.

에버노트(Evernote)는 어떨까?
필자는 아직도 에버노트(Evernote)를 이용해 정보를 수집하고 공유하지만 이를 이용하는 시간, 작업 수는 줄어들었다. 그러나 개인적으로는 여전히 유용하다. 기사, 블로그 글, 이미지, 비디오, 오디오, 이메일 등을 수집해 저장하는 기능이 아주 뛰어나다. 업무 성향에 따라서는 에버노트도 좋은 대안이 될 수 있다.

협업을 위한 조언
효율적인 팀 협업을 위한 툴 선택과 관련해 조언을 요약하면 다음과 같다.

- 완벽한 시스템은 없다 : 거의 매번 강조하는 내용이다. 완벽한 시스템은 없다. 하나의 시스템이 존재할 뿐이다. 이것이 아주 중요하다!

- '원하는 기능'을 경계하라 : CIO를 비롯한 임원들로부터 '필요한 기능'과 '원하는 기능' 리스트를 받아 검토할 때면 웃지도, 울지도 못하는 상태가 된다. 간결한 것, 기능적인 것을 고수해야 한다. 효과적인 툴을 도입하고 싶다면 특히나 그렇게 해야 한다. 원하는 기능을 10개로 축약해 정리했다고 가정하자. 그렇다면 2개를 없앤다. 그럼 평가를 할 준비를 마친 것이다.

- 보고서가 아닌 실제 테스트가 필요하다 : X를 위해 다른 툴 도입을 고려해야 한다는 4-5 문단의 보고서를 제출한 팀원에게 강조한 내용이다. 여기에서 X는 중요하지 않다. 나는 해당 팀원에게 5문단의 보고서 대신 해당 툴을 구입한 후, 나를 초청해 테스트를 해보고, 몇 분간 토론을 하는 것이 훨씬 값지다고 충고했다. 보고서 문서를 잃거나, 홍보용 동영상을 시청하는 것보다 30분간 제품을 실제 분석하는 과정에서 더 많은 것을 터득할 수 있다.

- 작은 한 가지를 빨리 구현한다 : 팀 협업에서 한 가지 기능을 효율적으로 처리할 수 있는 툴을 구현하는 것이 광범위한 시스템을 구현하는 것보다 중요하다. 예를 들어, 힙챗을 시험해보라. 30분~1시간이면 약 10명이 이용할 수 있는 툴을 구현할 수 있다. 웹 콘솔, 데스크탑 앱, 모바일 앱이 있다. 빠르고, 쉽고, 즉시 이용할 수 있다. 팀원들이 이를 즐겨 사용하면, 다음 툴은 훨씬 쉽게 구현할 수 있다.


* Matthew Moran는 컨설팅 기업 펄스 인포매틱스 대표이자 설립자다. ciokr@idg.co.kr 

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