칼럼 | 훌륭해서 안타깝다?··· ‘셰어포인트 프리미엄’이 암시하는 CIO의 가시밭길

새로운 셰어포인트 플랫폼은 실로 잠재력이 풍부한 인공지능 기능을 내장했다. 하지만 새 도구보다 더 아쉬운 존재는 이를 십분 활용할 수 있는 인간이다.
 

셰어포인트 프리미엄이 2023년 말에 출시됐다. 개인적으로 소프트웨어 역사상 최악의 네이밍 사례로 손꼽힐 수도 있다고 본다.

과장됐다는 의미에서일까? 그럴 수도 있지만 다른 측면도 있다. 모두가 알다시피, 소프트웨어 이름 뒤에 '프리미엄'을 붙인다는 것은 무료 버전이 제공하지 않는 몇 가지 기능, 즉 사용자가 충분히 비용을 지불할 가치가 있는 기능을 제공한다는 것을 의미한다. 하지만 "AI 기반 콘텐츠 관리 및 경험의 미래"라는 표현 등 마이크로소프트가 서술한 대로라면, 셰어포인트 프리미엄은 단순히 몇몇 멋진 기능을 추가한 셰어포인트가 아니다. 

이는 몇몇 심각한 한계에도 불구하고 완전히 다른 제품이며, 잠재적으로 흥미로운 제품이기도 하다. 그렇기에 이 제품은 AI 엔터프라이즈 소프트웨어의 시대로 접어들면서 CIO가 겪게 될 어려운 여정을 시사하기도 한다.

셰어포인트 프리미엄의 잠재력
셰어포인트 프리미엄이 가지는 의미를 이해하려면 기업 내 데이터의 약 20%만이 관계형 데이터베이스에 들어맞는 구조화된 데이터라는 사실을 먼저 거론할 필요가 있다. 나머지 80%는 이메일, 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트, 음성 메일 등 비정형 데이터다.

그동안 기업 IT 부문는 예산과 노력의 80% 정도를 20%를 위해 쏟아붙는 역설을 감내해야 했다. 비정형화된 80%를 지원하는 데에는 20%의 자원만 투입해야 했던 것이다. 또 비정형 데이터의 처리와 관련해 소프트웨어 벤더들은 제품을 두 그룹으로 나누는 양상을 보였다. 한 그룹이 순수하게 비정형 데이터에 집중하는 것이었다면, 다른 그룹은 문서 관리를 위한 것이었다. 조금 더 단순화한 비유를 제시한다면, 비정형 데이터를 '콘텐츠'라는 이름의 원자(atoms)로 볼 수 있겠다. 이 비유에서 문서는 분자(molecules)에 해당한다.

달리 말하자면 콘텐츠 관리 시스템(CMS)과 문서 관리 시스템(DMS)이 있었다. 극적으로 단순화한 이 비유를 이어가 본다. DMS는 폴더 트리의 다른 표현이었으며, CMS는 사용자가 콘텐츠 덩어리에서 문서를 만들어낼 수 있게 하는 도구였다. 계약서를 문서 분자로, 계약서에 저장된 상용구는 변호사가 계약서 분자로 조립할 수 있는 콘텐츠 원자라고 생각하면 된다.

마이크로소프트가 셰어포인트에 ‘프리미엄'을 추가하기 전까지 셰어포인트는 DMS에 가까웠다. 물론 DBMS에 앱 개발 환경을 더한 기능을 일부 가지고 있기는 했다.

셰어포인트 프리미엄이 가지는 기회
폴더 트리는 문서를 분류하여 쉽게 찾을 수 있도록 도와준다. 또한 검토에 유용할 수 있는 주제, 즉 카테고리에 대한 모든 것을 한 곳에서 찾을 수 있도록 하기에 콘텐츠를 지식으로 전환하는 것이 더 쉬워진다. 하지만 폴더 트리에는 한 가지 심각한 한계가 있다: 대부분의 문서가 논리적으로 여러 카테고리에 속한다는 것이다. 예를 들어, 특정 문서가 DMS 폴더, CMS 폴더, 셰어포인트 문서 폴더, ‘탁월한 통찰’ 폴더에 모두 저장되어 있을 수 있다.

간단한 폴더 트리를 사용해도 어떤 카테고리가 가장 유용할지 선택할 수 있기는 하다. 또 문서가 논리적으로 속해 있는 각 폴더에 문서 사본을 숨길 수도 있다. 하지만 각 폴더에 있는 모든 문서를 고정해 두는 것이 대체로 좋다. 그렇지 않으면 어떤 버전이 현재 버전인지 추적하는 번거로운 작업이 필요해지기 때문이다.

과거의 셰어포인트와 여타 DMS는 사용자가 선별된 메타데이터 태그를 통해 여러 폴더 트리에 문서를 저장할 수 있도록 함으로써 이 문제를 해결하곤 했다. 하지만 그 누구도 각 문서가 논리적으로 속해 있는 모든 폴더에 파일을 넣는 수고로운 작업을 하지 않는다는 점이 문제다. 치료법이 질병보다 더 나쁘다고 비유할 수 있겠다. 

이제 다시 폴더에 파일을 정리하면 어떨까? 셰어포인트 프리미엄, 특히 신텍스Syntex) 서브 제품을 살펴보자. 이는 인공지능을 사용하여 다중 범주화라는 한계를 허문다. 문서를 가장 적합한 폴더 트리와 폴더에 담고 논리적으로 속한 다른 모든 폴더 트리/폴더에서 해당 문서를 가리키도록 하는 것이다.

이론적으로는 폴더 트리 탐색과 시맨틱 검색이 제대로 작동한다고 가정할 때, 셰어포인트 프리미엄은 사용자에게 최고의 폴더 트리 탐색과 시맨틱 검색 기능을 제공하게 된다. 또한 이론적으로도 셰어포인트 프리미엄의 AI 기능은 문서를 콘텐츠로 전환하고, 거기에서 생성형 AI라는 기적을 더해 지식으로 전환함으로써 CMS/DMS의 원자/분자 관점을 뒤집는다.

셰어포인트 프리미엄이 놓친 기회 한 가지
마이크로소프트 윈도우는 다양한 유형의 파일을 정리하는 데 유용한 폴더 트리를 제공한다. 셰어포인트 또한 다양한 유형의 파일을 정리하는 데 유용한 폴더 트리를 제공한다. 

마이크로소프트 아웃룩은 폴더 트리를 한 번 더 제공한다. 폴더 트리는 다른 유형의 문서를 유용한 것과 마찬가지로 이메일을 정리할 때 유용하다. 하지만 ‘셰어포인트 프리미엄 소개’페이지에서 ‘이메일’을 검색하면 이메일에 대한 통합 기능을 제공한다는 언급만 하나 있을 뿐이다.

필자의 생각에는 마이크로소프트가 중요한 기회를 놓친 것으로 보인다. 모든 워드, 엑셀, 파워포인트 프레젠테이션이 문서인 것처럼 이메일도 하나의 문서다. 문서를 콘텐츠로, 콘텐츠를 지식으로 전환하는 것은 공유 가능한 문서와 마찬가지로 이메일 커뮤니케이션에 있어서도 중요하다. 그리고 셰어포인트 프리미엄으로 이메일을 통합하면 실질적으로 아웃룩 폴더를 셰어포인트 폴더를 복제하는 트리로 설정할 필요가 없다.

그리고 셰어포인트 프리미엄의 치명적인 결함
만약 마이크로소프트 셰어포인트 프리미엄이 버전 1에서부터 결함 없이 광고대로 작동한다고 상상해보라. 그리고 각종 콘텐츠에 대한 마이크로소프트의 AI 기반 심층적 시야가 충분히 매력적이어서 모든 기능을 십분 활용하고 싶은 상황을 그려보라. 

이후 당신(CIO)이 지원하는 현업 사용자들에게 생각해보라. 텍스트 서식 대신 워드 스타일을 사용하도록 설득할 수 없는 최종 사용자들이다. 마케팅 팀에서 정성껏 제작한 템플릿을 무시한 채, 모든 파워포인트 슬라이드 서식을 처음부터 다시 작성하는 사람들이다. 일관성을 유지하면서 다른 사람의 시간과 노력을 절약하고 여타 이점을 제공할 수 있다는 설명은 이들에게 먹혀들지 않는다.

그들은 아마 여러분이 CFO로 힘들게 쟁취해낸 자동화된 노트 필기 도구를 사용해 볼 생각조차 하지 않을 것이다. 

냉정하게 자문해보자. 최종 사용자들이 진지하게 시간과 주의력을 투자해 마이크로소프트의 콘텐츠 비전을 깊이 이해하고 셰어포인트 프리미엄의 뛰어난 기능을 활용하려 할 것이라고 생각하는가?

결코 그렇지 않을 것이다. 최종 사용자들은 각자 바쁘다. 그리고 각 사용자는 업무를 능숙하게 처리할 수 있는 각자의 업무 습관을 바꾸려들지 않을 것이다.

물론 깊이 있고 일관된 콘텐츠 아키텍처의 관점에서는 마이크로소프트의 비전이 낫다. 하지만 이 모든 것이 실현되려면 마이크로소프트는 AI 지원 콘텐츠 아키텍처만큼이나 매력적인 조직 변화 관리 비전을 제시해야 한다.

아, 그리고 한 가지 더! CIO로서 또 필요한 것은 경영진에게 통할 수 있는 더 쉽고 간단한 설명이다. 마이크로소프트의 설명으로는 진행 승인을 받을 수 없을 것이다. 그리고 그들이 납득하지 않는 한 절대로 승인을 받을 수 없을 것이다.

챗GPT가 대중의 의식 속에 처음 등장한 이후, 업계 일각에서는 이 생성형 AI 기능이 인간을 쓸모없는 존재로 만들지 모른다는 우려를 제기해왔다. 하지만 이러한 우려는 기우일 수 있다. 어쩌면 문제는 AI가 인간의 일을 더 잘할 수 있다는 데 있지 않다. AI의 발전 속도를 맞추기 위해서는 인간에게 더 많이 변화를 요구해야 한다는 것이 문제일 수 있다. 

* Bob Lewis는 IT 비즈니스 전략 및 통합 분야를 전문으로 하는 IT 컨설턴트다. ciokr@idg.co.kr