‘브라운필드 이전으로 ERP 통일’ 플로리다 크리스탈스의 S/4HANA 통합 여정

미국의 사탕수수 정제 업체 플로리다 크리스탈스(Florida Crystals)가 아직 구식으로 남아있던 ERP 시스템을 S/4HANA로 통합해 복잡성을 줄이고 지속 가능성까지 챙겼다. 브라운필드(brownfield) 이전 방식을 채택하기까지 방대한 리서치를 실시했으며, 든든한 구현 파트너의 도움을 받아 비교적 수월하게 이전할 수 있었다.
 

플로리다 크리스탈스의 CIO 케빈 그레일링은 "이전 CIO로부터 선물을 물려받은거나 다름 없다. 인프라 대부분에 최신 S/4HANA가 적용되어 있었기 때문이다"라고 말했다.

CPG 산업의 많은 이들이 부러워할 만한 상황이다. 그는 "다른 기업에는 20가지, 많게는 30가지 ERP 솔루션이 있다"라고 말했다. 

그레일링의 상황은 훨씬 나았다. 하지만 여전히 운용 중인 해당 비즈니스 중 20%는 구형 ERP 제품을 운용했다. 그는 이 나머지 20%마저 해치우고 싶었다. 

플로리다 크리스탈스는 플로리다 등지에서 사탕수수, 사탕옥수수, 쌀 등을 재배한다. 또한, SCGCF(Sugar Cane Growers Cooperative of Florida)와 같이 설탕 정제 및 마케팅 기업 ASR 그룹 인터내셔널(ASR Group International)을 운영한다. ASR은 유럽과 북미 및 중앙아메리카에서 운영하고 있으며, 도미노(Domino), 레드패스(Redpath), 시둘(Sidul), 테이트&라일(Tate&Lyle) 등의 브랜드에 설탕을 판매한다. 

ASR은 버추스트림(Virtustream)이 호스팅하는 가상 사설 클라우드에서 최신 SAP 시설인 S/4HANA 1709를 운영했다. 모기업인 플로리다 크리스탈이 오히려 구식 SAP 비즈니스 스위트(Business Suite)를 오랫동안 사용하고 있었다. 그는 "이 프로세스가 20년 가까이 방치되었다"라고 말했다. 

따라서 그레일링이 2017년 입사했을 때, 그는 비즈니스 프로세스 전환에 집중했다. 관련된 프로세스가 SAP 인스턴스들 사이의 경계를 넘어서지 않는 한 별다른 문제가 없었다. 하지만 SAP 아리바(SAP Ariba)를 구현해 2개의 시스템에서 소스-결제 프로세스를 전환하려고 하자 차질이 생겼다. 

그는 "ERP가 한 개를 넘으면 프로젝트는 항상 복잡해지며 비용만 늘어난다"라고 말했다.

전임자도 이런 문제를 알고 있었기 때문에 2개의 SAP 시스템 통합에 대해 약 10년째 논의하던 중이었다. 그레일링은 결국 통합하는 데 드는 비용이 별도의 시스템을 계속 사용하는 데 드는 비용보다 더 적다는 점을 동료 임원들에게 납득시켰다. 그는 "많은 설득이 필요했다. 비용 절감 효과가 큰 힘을 발휘했다"라고 말했다.

1년 동안 그는 재무, 조달, 공급망을 담당하는 임원들과 요건을 논의한 후 솔루션을 구축했다. 

이런 요건 중 하나는 호스팅 제공자의 데이터 센터에서 하이퍼스케일러(Hyperscaler) 클라우드로 이동하는 작업이었다. 

플로리다 크리스탈스는 버추스트림의 초기 고객이었다. 처음에는 적합했지만 10년이 지난 후 그는 "당시에는 유일한 선택지였던 VPC(Virtual Private Cloud)가 구식으로 전락했다. 너무 큰 비용을 잡아 먹고 있었다"라고 말했다.

한편, 2017년부터 2018년까지 그는 “온프레미스 데이터 센터에서 AWS 또는 애저(Azure)로 전환해 SAP를 클라우드에서 운용할 파트너를 찾는 기업들이 많이 증가했다. 버추스트림은 더 이상 경쟁력이 없었다"라고 말했다.

또 다른 요건은 2개의 업체를 같은 SAP 애플리케이션에 두고 ASR을 당시 최신 버전인 S/4HANA 2020으로 업그레이드하는 것이었다. 그런 다음 플로리다 크리스탈스를 BSHANA(Business Suite on HANA)에서 S/4HANA2020으로 이전할 수 있었다. 

무수한 변화 속에서 그레일링은 중요한 결정을 내려야 했다. 바로 브라운필드(Brownfield) 이전 방식이냐 그린필드(Greenfield) 이전 방식이냐의 문제였다. 다시 말해, 새로운 시스템에서 ASR의 S/4HANA 1709 워크플로를 유지해야 할까? 아니면 모든 것을 S/4HANA 2020에 맞춰 처음부터 다시 개발해야 할까?

의사결정 과정에서 그레일링의 팀은 대대적인 분석 작업에 나섰다. 심지어 기존 시스템이 어떻게 작동하고 어떻게 개선할 수 있는지 더욱 잘 이해하기 위해 셀로니스(Celonis)의 프로세스 마이닝 도구를 활용했다. 

그는 "팀은 그린필드 마이그레이션의 혜택을 더 상세히 탐구하고 싶었다"라고 말했다. 결국, 그레일링은 더 오래 걸리지만 안전한 브라운필드 이전 방식을 선택했다. 
 

산 넘고 또 산 넘어 

그레일링은 구현 파트너를 찾기 위해 인맥을 동원했다. 레몬그라스 컨설팅(Lemongrass Consulting)은 이미 그가 알고 있던 농업 조합과 소비자용 제품 기업을 위해 SAP를 운용하고 있었다. 

하이퍼스케일러 중에서도 AWS는 호스팅하는 다수의 SAP 환경에서 확실히 앞서 있었다. 레몬그라스가 선호하는 호스팅 업체이기도 했다.

이런 논의에 맞물려 SAP는 라이즈(Rise) 올인원 호스팅, 라이선스 제공, 애플리케이션 관리 상품을 출시했다. 그레일링은 이 옵션을 잠시 고려했지만, 당시 선택하기에는 아직 초기 단계에 불과했다. 

대신에 그는 향후 3~5년 동안 BYOL(Bring Your Own License) 모델을 고수하면서 하이퍼스케일러의 비용, 운영, 민첩성 이점을 누릴 계획이었다. 그리고 3~4년 후에 라이즈를 다시 고려할 수 있었다. 

초기 계획은 ASR의 기존 S/4HANA 환경을 버추스트림에서 AWS로 마이그레이션하고, 2022년 1월 한 번의 작업으로 업그레이드한 뒤 최소 6개월이 지나고나서 플로리다 크리스탈스의 비즈니스를 통합하는 것이었다. 

그레일링은 "마이그레이션과 업그레이드를 동시에 진행할 때의 위험이 너무 크다는 사실을 곧 깨달았다"라고 말했다. 그래서 2가지 작업으로 분리했으며, 업그레이드는 3주 후에 진행되었다. 그에 따르면 이전 계획은 원활히 진행되었고, 사고도 없었으며, 이후에 약간의 미세 조정만 필요했을 뿐이다. SAP가 새로운 버전에서 S/4HANA 1709의 기능 중 일부를 없앴기 때문에 업그레이드는 쉽지 않은 일이었다.

그는 "이전 연도에 무엇이 바뀌었는지 대대적으로 조사한 덕분에 일이 한결 수월했다. 우리는 확실히 하기 위해 많은 기능 테스트를 수행해야 했다"라고 말했다.

그런데 업그레이드 중 한 가지 사소한 문제가 발생했다. 배치 2일 차에 몇 시간 동안 성능 문제가 발생한 것이다. 그레일링은 구형 시스템의 구성 방식을 제대로 몰랐던 것이 이유였다고 설명했다. "오래된 파트너와 SAP 환경을 쓰는 경우 해당 환경에서 운용되는 사용자 정의의 특이점을 항상 파악하고 있지 않다”라고 말했다. 

통합 단계는 더 어려웠다. 플로리다 크리스탈스이 ASR의 비즈니스 프로세스를 도입해 SAP의 코어를 유지하는 것이 계획이었다. 하지만 두 업체는 농산물과 소비자용 포장 재화라는 전혀 다른 분야에서 운영하고 있었다. 그레일링은 "서로 다른 두 팀이 합의점을 찾을 때까지 많은 변화 관리가 이루어졌다"라고 말했다.

또 다른 문제는 데이터 마이그레이션이었다.

그는 "20년 넘는 경험 상 SAP 배치의 핵심은 데이터 마이그레이션의 품질과 테스트의 품질이다. 테스트 스크립트를 조기에 확인해 입증해야 하며, 사람들을 지치게 만들지 않도록 테스트를 가능한 많이 자동화해야 한다"라고 말했다. 플로리다 크리스탈즈는 HCL과 협력해 테스트 플랫폼을 구축 및 자동화했으며 사용자 수용 테스트에 2개월을 소요했다.

그레일링은 특히 SAP ECC 데이터 모델인 BSHAHA와 S/4HANA 시스템 사이의 데이터 마이그레이션에 수반되는 작업을 과소평가하지 말라고 경고했다. 그는 "폐기된(deprecated) 코드가 많고, 두 플랫폼 사이의 데이터 모델이 매우 다르다"라고 말했다. 
 

변화를 향해 

플로리다 크리스탈스는 20년 넘게 ERP 시스템의 안정성을 누렸다. 변화의 시기가 막상 다가오자 큰 한계점에 봉착했다. 그는 "BSHANA를 20년 이상 사용했다. 그래서 구성 방식을 이해하는 데 있어서 역량 격차가 있었다. 그렇게 긴 기간 동안 시스템을 사용하고 바꾸지 않으면 학습의 기회가 없다. 따라서 우리는 다시 학습해야 했다"라고 말했다.

통합된 시스템은 2022년 9월에 배포됐다. 그는 "이런 대대적인 비즈니스 프로세스 통합 및 맞춤화 작업은 항상 어렵지만, 비교적 수월하게 끝마쳤다고 생각한다”라고 말했다. 

브라운필드 마이그레이션을 택한 결정도 빛을 발휘했다. 그레일링은 "시스템 구축 후 많은 테스트를 수행한 결과 비즈니스 운용에 전혀 문제가 없다는 것을 확인했다"라고 말했다. 

레몬그라스와 AWS를 선택한 이유에는 지속 가능성 측면도 있다. 그는 "전용 데이터 센터의 가상 사설 클라우드를 하이퍼스케일러와 바이트 및 CPU 사이클 기준으로 비교하면 온실가스 배출량이 크게 감소할 뿐 아니라 에너지 소비량 이점도 있다"라고 말했다.

그레일링은 또한 데이터 센터를 넘어 "소프트웨어 개발 라이프 사이클에 투입되는 에너지를 생각해보라. 커스텀 애플리케이션을 만들지 않아 절약하는 에너지도 무시할 수 없다”라고 말했다.  

맞춤형 애플리케이션과 비교했을 때 보편적인 기둥을 기반으로 하는 SaaS(Software as a Service)나 표준 클라우드 기반 솔루션은 직원들의 일을 크게 덜어준다. 그레일링은 "변화는 어렵다. 하지만 디자인, 구축, 테스트, 구현 대신 도입에 집중할 수 있다면 생산성 증진에만 몰두할 수 있다”라고 말했다.