재택 근무 시대, 회의 전략 바꾸자··· ‘하이브리드 회의’ 성공 팁 5가지

회의실 스피커폰의 시대는 끝났다. 오늘날 회의실 및 재택 근무자가 함께 회의를 진행하려면 새로운 기술, 새로운 프로세스, 새로운 목적이 필요하다. 다음 5가지 팁을 참고해서 하이브리드 회의의 수준을 올려보자. 
 

재택 근무 지원은 뛰어난 직원을 확보하는 데 유용한 정책이다. 프로모션 제품 전문 생산 기업 프로모리프(PromoLeaf)의 연구에 따르면, ‘사무실로 풀타임으로 복귀해야 한다면 어떻게 하겠느냐’는 질문에 재택 근무자 중 절반 이상(52%)이 그만두겠다고 답했다. 비슷한 조사를 가트너도 진행한 적 있는데, 조사 결과 팬데믹 이후 미국 성인의 39%가 재택 근무가 더 이상 허용되지 않는다면 직장을 그만두겠다고 답했다. 

재택 근무도 좋지만 많은 사람이 동료와의 만남을 그리워한다. 심지어 대면 회의도 그리워하는 경우도 있다. 프로모리프 연구에 따르면, 일주일에 최소 2-3일 사무실에 출근하는 직원(86%)이 완전 재택 근무자보다 직업적 안정성을 더 높게 느낀다고 답했다.

이런 자료를 기반으로 했을 때 팀을 유지하고 참여도를 높이기 위해 하이브리드 근무는 핵심적 역할을 할 수 있다. 하이브리드 근무는 두 가지 장점을 모두 갖춘 것으로, 일정 또는 업무 성격에 따라 재택으로 근무하거나 사무실로 출근할 수 있다. 자연스레 회의도 일부는 회사에서 일부는 집에서 참여하는 ‘하이브리드’ 형태일 가능성이 높다. 

하이브리드 회의 모델은 모두가 영상 통화에 참여하거나 모두가 대면으로 회의를 진행하는 상황과 다르다. 기술적인 문제를 마주할 수 있으며, 새로운 툴을 도입해야 할 수 있고, 통화를 하는 대다수가 진행자의 능력을 갖춰야 할 수 있다. 

다음은 하이브리드 회의에 필요한 능력을 가진 전문가와 인터뷰한 내용을 요약한 것이다. 하이브리드 회의에서 효과적인 방법과 그렇지 않은 방법, 구매해야 하는 것, 생산성을 높이는 법에 무엇이 있는지 구체적으로 알아보자.

하이브리드 회의란 무엇인가
컨설팅 기업 벤처 스마터(Venture Smarter)의 CEO 존 모간(Jon Morgan)은 “하이브리드 회의는 대면 및 온라인요소를 혼합한 현대적인 회의 진행 방식”이라며 “참가자는 서로 다른 위치에서 회의에 참여할 수 있으며, 일부는 실제 회의실에서, 다른 일부는 화상 회의 또는 기타 온라인 협업 도구를 통해 원격으로 회의에 참여할 수 있다”라고 설명했다. 

과거에는 하이브리드 회의를 위한 기술을 찾기 어려웠다. 기껏 해봐야 스피커폰 정도 추가하는 것이니 하이브리드 회의가 매끄럽지 않았다. 재택 근무를 하는 팀원은 회의에서 집중을 받지 못하고 무시당하거나 아예 잊힐 때도 있었다. 협업 플랫폼 업체 무랄(Mural)의 수석 에반젤리스트인 짐 칼바흐는 “팬데믹 사태 이후에야 하이브리드 회의가 익숙해졌다”라며 “그 전에 하이브리드 회의는 엉망이었다”라고 설명했다. 

하지만 지난 몇 년 동안 하이브리드 회의 모델은 진화했다. 이제 재택 근무 직원도 회의실 직원들과 적극 어울리게 도와주고 참여도를 높일 수 있다. 또한 하이브리드 회의가 널리 채택됨에 따라 시간대와 상관없이 과거보다 더 다양한 직원이 회의에 참여할 수 있게 됐다.

그런 면에서 하이브리드 회의는 제대로만 진행하면 다른 어떤 종류의 미팅보다 생산성이 높고 참여자의 불편도 줄일 수 있다. 이때 미리 선제적으로 해야 하는 작업이 있다. 

2023년 가트너 보고서에 따르면 하이브리드 회의는 일반적으로 대면 미팅이나 화상 미팅에 비해 생산성이 현저히 떨어진다. 그럼에도 불구하고 2025년까지 전 세계 근로자의 65%가 하이브리드 방식으로 회의에 참석할 것으로 예측되고 있다. 

칼바흐는 “하이브리드를 둘러싼 논의는 늘 있었다. 요즘 같은 시기에 다시 제대로 짚어봐야 한다”라고 설명했다.

하이브리드 회의에 필요한 것
글로벌 개인정보 보호 및 보안 컨설팅 회사인 쿠마(Kuma)의 설립자 겸 CEO인 레이 킴블(Ray Kimble)은 “온라인 및 대면 회의 참석자의 참여도를 동등하게 유지하려면 기술에서 시작해야 한다”라고 조언했다.

일단 재택 직원과 사무실 직원 모두에게 안정적인 고속 인터넷 연결 환경이 필요하다. 여기에 웹엑스(Webex), 줌(Zoom), 마이크로소프트 팀즈(Teams) 같은 화상 회의 플랫폼도 갖추고 있어야 한다. 

하드웨어도 간과해서는 안 된다. 가트너는 “하이브리드 회의의 생산성이 떨어지는 이유는 직장에 적절한 장비가 없기 때문”이라며 “하이브리드 회의 목적에 맞는 회의실이 잘 갖추어져 있다고 응답한 직원은 절반도 되지 않는다”라고 밝혔다. 

가령 데이터 스토리지 회사 큐물로(Qumulo)의 엔지니어링 담당 부사장인 몰리 브라운(Molly Brown)은 “올바른 환경 설정을 갖추고 회의를 조정하는 사람이 누가 어디에 있는지 알고 있는지 확인해야 한다”라고 설명했다.

실제로 큐물로는 더 나은 하이브리드 회의 환경을 만들기 위해 회의실 구성을 변경했다. 일부 회의실에는 줌 전용 (Zoom Room) 스크린이 설치돼 있다. 다른 회의실에는 영상 통화에 특화된 오울(Owl)의 회의용 카메라나 기타 비디오 시스템이  지원되고 있다.

헬스 케어 전문 미디어인 헬스캐널(HealthCanal)도 비슷한 투자를 했다. 헬스캐널 CEO 에릭 팜(Erik Pham)은 “선명하고 몰입감 있는 오디오가 매우 중요하다”라며 “우리 기업은 회의 중 오디오가 중단되는 현상을 없애고 모든 참가자가 듣고 이해할 수 있도록 고품질 마이크, 스피커 및 헤드폰에 투자했다”라고 설명했다. 

하이브리드 회의 기술
웹엑스,줌, 팀즈 내에서 실행하거나 화면을 공유하는 협업 소프트웨어 도구를 이용하면, 하이브리드 미팅 내용을 실제 업무로 적극 확장시킬 수 있다. 이러한 도구는 회의의 초점을 대화에서 당면한 작업으로 옮겨주고 직원들의 주의를 집중시킬 수 있다. 다시 말해 회의에서 바로 정보를 공유하고, 브레인스토밍을 하고, 아이디어를 포착할 수 있다. 회의 후 뒷정리는 하지 않아도 된다.

코칭 기술을 제공하는 클로버리프(Cloverleaf) 의 최고 연구 책임자인 마리야 크라우찬카(Maryia Krauchanka)는 “협업 플랫폼을 수용하자”라며 “이러한 플랫폼은 직관적이어야 하며, 팀원들이 공유 인사이트에 쉽게 기여하고, 발견하고, 접근할 수 있어야 한다”라고 설명했다. 

사실 올바른 도구가 있으면 아이디어에 대한 합의 및 구체적인 협업으로 빠르게 이동할 수 있다. 디지털 화이트보드를 띄워 아이디어를 브레인스토밍해보자. 디자인 아이디어 협업 툴인 루시드차트(Lucidchart) 등을 이용해 볼 수 있다. 다른 작업 관리 툴을 통해 프로젝트 계획의 세부 사항을 정리할 수도 있다.

큐물로는 하이브리드 회의에서 디지털 화이트보드 미로(Miro)를 사용 중이다. 브라운은 “회고, 아이디어 생산, 브레인스토밍 연습에 미로는 유용하다”라며 “하지만 때로는 종이를 카메라에 갖다 대는 것도 효과적이다. 핵심 디자인에 대해 이야기할 때 어떤 사람들은 종이와 펜을 들고 디자인을 그리는 것을 좋아한다”라고 설명했다. 

헬스캐널의 팜은 “우리는 현장 직원과 재택 근무자 모두가 공평하게 참여할 수 있는 특화된 하이브리드 회의 소프트웨어 솔루션을 모색했다”라며 “이러한 플랫폼은 가상 화이트보드, 소규모 회의실, 참석자 참여 분석과 같은 기능을 제공한다”라고 설명했다. 

회의록 작성과 관련해서는 오토AI(Otter.ai) 같은 AI 툴을 검토해 볼 수 있다. 팜은 “AI 기록 서비스는 음성 단어를 자동으로 텍스트로 변환하고 번역하여 모든 회의 참가자의 접근성과 이해도를 높여준다”라고 밝혔다. 또한 회의에서 실행 항목을 찾아내어 참석한 모든 사람과 메모를 공유할 수 있다.

하이브리드 회의 모범 사례 5가지
적절한 기술을 도입하는 것 외에도 다음 팁을 활용하면 사무실에 있든 재택 근무를 하든 모두에게 보다 효과적인 회의 환경을 제공할 수 있다.

1. 모든 사람을 화면에 표시
좋은 하이브리드 회의를 진행하려면 사람들이 진행, 촉진 및 참여에 능숙해야 한다. 그러기 위해서는 기술, 습관, 회의 효율화 작업이 필요하다.

핀테크 회사인 브로드리지(Broadridge)의 수석 기술 연구원인 마크 슐레진저(Mark Schlesinger)는 팬데믹 기간 동안 일상이 된 영상 통화로 인해 하이브리드 회의에서 팀의 협업 수준 높아졌다고 말했다. 

슐레진더는 “갑자기 모두가 발언할 수 있는 회의가 시작된 것이다”라며 “사무실 근무자만 대화를 주도하는 것은 아니다. 하이브리드 모델로 전환하면서 이러한 협업 특성을 유지할 수 있는 견고한 솔루션이 필요했다”라고 설명했다. 

슐레진저는 대학에 재학 중인 딸과 이 문제를 논의하던 중 화상 통화와 대면 회의의 결합이라는 해결책을 발견했다. 딸은 수업 규칙에 대해 "학교에 있던 집에 있던 모든 참여자가 장치를 켜고 비디오를 활성화해야 했다고 한다. 이를 통해 강사와 재택 학습 학생을 포함한 모두를 화면에서 볼 수 있었다”라고 말했다.

브로드리지에서는 더 나은 음질을 위해 회의실 내 오디오 시설을 이용하고 있다. 이런 설정은 모든 사람의 음성을 유지한다. 또한 회의에 참석한 모든 사람에게 같은 시각적 화면을 제공하고 이름 및 직함 정보를 제공할 수 있다. 슐레진저는 “이런 시설로 재택 근무자가 소외되는 가능성을 줄였다”라고 밝혔다.

2. 진행에 대한 도움 받기
훌륭한 진행자는 하이브리드 회의에 필수적이다. 이번 기사 인터뷰에 참여한 많은 사람이 실제로 그렇게 생각했다. 뿐만 아니라 온라인 교육 업계에서는 회의 진행 주제의 강의가 늘기도 했다. 재택 근무가 보편화되면서 전 세계가 갑자기 진행 역량을 키워야 했던 것이다. 하지만 때로는 최고의 진행자라도 도움이 필요할 때가 있다.

브라운은 “나는 회의 중 채팅만 전문적으로 관리하는 직원을 따로 지정해 놓으려 한다”라고 “여러 명과 대화하는 동안 채팅방을 모니터링하려면 엄청난 집중력이 필요하기 때문”이라고 밝혔다. 브라운은 채팅 채널을 관리하는 전담 직원을 두고 재택 근무자가 질문을 하고 답변을 받을 수 있도록 하면서 회의 참여자 모두가 적극 소통할 수 있게 만들었다. 

3. 공유된 기대치 설정
미리 미팅 에티켓 원칙에 대해 세워 두는 것도 중요하다. 재택 근무자가 거실, 지하실, 여분의 침실 등에서 진행되는 회의에서 예상되는 모습을 미리 설정하고, 직장에서 정해진 기준을 지킬 수 있도록 서로 합의해 두면 좋다.

리더십 코치인 트리시 비숍(Trish Bishop)은 “언제든지 이러한 회의 기대치를 설정할 수 있다”라며 “하이브리드 환경에서 팀원들이 충분히 참여하지 못하는 것 같다. 이때 공동의 기대치를 설정하면 좋다”라고 조언했다.

비숍은 리더가 일방적으로 정하기 보다 팀 스스로 규칙을 만들라고 제안했다. 그래야 동의를 얻기가 더 쉽기 때문이다. 또한 재택 근무자의 회의 참여 모습은 집 안에서의 현실을 반영할 가능성이 높기 때문에 구성원들의 의견이 더더욱 반영되야 한다. 규칙에는 비디오 카메라를 켜야 하는지, 허용되는 배경이 무엇인지(적어도 외부를 향한 회의의 경우), 발표용 복장이 필요한지 등 모든 것이 포함될 수 있다. 

4. 모든 사람의 시간 존중
그러나 아무리 평등한 정책 지침을 만들어도 그것이 제대로 계획되거나 관리되지 않는다면 무용지물이다. 킴블은 “의제부터 먼저 정해야 회의 참여를 이끌 수 있다”라며 “정해진 의제를 고수하지 않고 사람들의 시간을 존중하지 않으면 직원은 회의에서 빠져나갈 것이다”라고 설명했다. 

회의에서 사람을 잃는 것은 회의실을 넘어서는 문제이다. 시스템 소프트트웨어 기업인 인프라지스틱스(Infragistics)의 설립자 겸 CEO 딘 귀다(Dean Guida)는 “너무 많은 회의나 아무 성과가 없는 회의는 회의 참여 문화를 파괴시키고 직원의 사기를 떨어뜨린다”라며 “이는 성과는 물론 직원의 퇴사 또는 근속에도 영향을 준다”라고 밝혔다. 

5. 목적을 가진 평등 문화 조성
칼바흐는 “좋은 하이브리드 회의에는 의제 이상의 것이 필요하다”라며 “목적과 그 목적에 도달하기 위한 방법이 필요하다”라고 설명헀다.

그는 의제가 있어도 참여자 사이에서 균형이 깨질 수 있다고 설명했다. 가령 목소리가 큰 사람이 이야기하는 동안 조용한 사람은 뒤로 물러날 수 있다. 카메라가 꺼져 있으면 파스타를 요리하거나 빨래를 할 수 있다. 결국 다시 모든 사람의 주의를 다시 끌 수 있는 방법을 찾아야 할 때가 온다.

칼바흐는 “직원에게 2인 1조로 함께 평가지표를 만들고 투표를 통해 함께 결정하자고 말하면서 참여를 늘릴 수 있다”라고 설명했다. 

회의 참여도를 높이는 또 다른 비결은 차례를 정할 수 있는 시스템을 만드는 것이라고 칼바흐는 말했다. 그는 “가장 마지막에 발언한 사람이 다음 사람을 지명하는 것도 인기 방법”이라고 “이러한 방법을 사용하면 언어적 소통 문제를 극복할 수 있을 뿐만 아니라 회의를 업무의 뭔가를 완료하는 시간으로 만들 수 있다”라고 덧붙였다.

의제 대신 목적을 찾아볼 수도 있다. 누군가 ‘이 문서를 준비하세요’라고 말했을 때 회의의 목적은 문서를 가져오는 것이다. 그리고 회의에서 바로 문서를 가져오면서 작업을 완료할 수 있다. 칼바흐는 “이렇게 하면 이미 작업을 완료했기 때문에 회의에서 실행 항목 없이 회의를 끝낼 수 있다”라고 말했다.
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