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블로그 | 지능형 문서 처리(IDP) 기술의 성숙⋯ 종이시대 끝이 보인다

필자가 '페이퍼리스 오피스(paperless office)'라는 문구를 처음 들었던 것이 1980년대였다. 이후 거의 40년이 지났지만 여전히 페이퍼리스는 요원하다.   현재 전 세계 필기 용품 시장은 1,500억 달러에 달하고 당분간은 느리지만 더 성장할 것으로 보인다. 종이 사용이 환경에 미치는 영향 같은 이야기를 반복하려는 것이 아니다. 이제는 모두가 이런 문제를 알고 있다. 대신 종이 인쇄 문제는 이제 기업 비용의 문제가 됐다. 다행히 인쇄 문제를 해결할 기술이 등장해 이제는 종이 인쇄를 크게 줄일 수 있는 시점까지 왔다. 바로 IDP(intelligent document processing) 기술이다. 매켄지의 최신 글로벌 기업 임원 서베이(Global Executives Survey) 보고서에 따르면, IDP 기술이 빠르게 발전하면서, 응답자의 70%가 비즈니스 프로세스 자동화 프로젝트는 진행하고 있다고 답했다. 일반적으로 이런 자동화 프로젝트를 선도하는 것이 바로 IDP 툴이다. 단, 아직도 갈 길이 멀다. 매켄지의 북미 디지털 오퍼레이션 프랙티스 담당 로힛 수드는 "매년 기업이 인쇄하는 종이가 3조 페이지에 달한다. 우리 고객 상당수도 대량으로 문서를 인쇄한다"라고 말했다. 종이 인쇄가 여전히 많은 이유는 여러 가지다. 인쇄한 문서는 쉽게 잃어버린다. 잘못 인쇄하거나 인쇄물이 찢어지는 경우도 흔하다. 인쇄했다는 사실을 잊거나, 인쇄해 놓고 찾지 못하기도 한다. 하지만 아마도 가장 중요한 이유는 연속적으로 수행되는 업무 과정의 일부이기 때문이다. 즉 이전 업무 단계의 출력물이 있어야 다음 업무를 처리할 수 있는 식이다. 그 결과 이런 흐름에 문제가 생기면 나머지 전체 업무 과정에 연쇄적으로 차질이 발행한다. 인쇄문 문서를 데이터베이스에 저장해 분석하는 방법이 있지만, 그러려면 이를 다시 타이핑해야 한다. 느리고 입력 과정에서 실수가 발생하기 쉬운 이 절차는 직원 누구도 맡기를 꺼린다.   거의 완벽하게 인식 물론 IDP...

IDP 종이 인쇄 페이퍼리스

4일 전

필자가 '페이퍼리스 오피스(paperless office)'라는 문구를 처음 들었던 것이 1980년대였다. 이후 거의 40년이 지났지만 여전히 페이퍼리스는 요원하다.   현재 전 세계 필기 용품 시장은 1,500억 달러에 달하고 당분간은 느리지만 더 성장할 것으로 보인다. 종이 사용이 환경에 미치는 영향 같은 이야기를 반복하려는 것이 아니다. 이제는 모두가 이런 문제를 알고 있다. 대신 종이 인쇄 문제는 이제 기업 비용의 문제가 됐다. 다행히 인쇄 문제를 해결할 기술이 등장해 이제는 종이 인쇄를 크게 줄일 수 있는 시점까지 왔다. 바로 IDP(intelligent document processing) 기술이다. 매켄지의 최신 글로벌 기업 임원 서베이(Global Executives Survey) 보고서에 따르면, IDP 기술이 빠르게 발전하면서, 응답자의 70%가 비즈니스 프로세스 자동화 프로젝트는 진행하고 있다고 답했다. 일반적으로 이런 자동화 프로젝트를 선도하는 것이 바로 IDP 툴이다. 단, 아직도 갈 길이 멀다. 매켄지의 북미 디지털 오퍼레이션 프랙티스 담당 로힛 수드는 "매년 기업이 인쇄하는 종이가 3조 페이지에 달한다. 우리 고객 상당수도 대량으로 문서를 인쇄한다"라고 말했다. 종이 인쇄가 여전히 많은 이유는 여러 가지다. 인쇄한 문서는 쉽게 잃어버린다. 잘못 인쇄하거나 인쇄물이 찢어지는 경우도 흔하다. 인쇄했다는 사실을 잊거나, 인쇄해 놓고 찾지 못하기도 한다. 하지만 아마도 가장 중요한 이유는 연속적으로 수행되는 업무 과정의 일부이기 때문이다. 즉 이전 업무 단계의 출력물이 있어야 다음 업무를 처리할 수 있는 식이다. 그 결과 이런 흐름에 문제가 생기면 나머지 전체 업무 과정에 연쇄적으로 차질이 발행한다. 인쇄문 문서를 데이터베이스에 저장해 분석하는 방법이 있지만, 그러려면 이를 다시 타이핑해야 한다. 느리고 입력 과정에서 실수가 발생하기 쉬운 이 절차는 직원 누구도 맡기를 꺼린다.   거의 완벽하게 인식 물론 IDP...

4일 전

현실화되는 '페이퍼리스'··· 업무 디지털화 3단계

오랜 마케팅 구호의 하나였던 ‘종이 없는 사무실’ 개념이 조금씩 현실화되고 있다. 전통적인 프로세스에 영향을 받지 않는 소규모 기업이 늘어나고 BYOD 기기 증가와 클라우드 서비스 보편화에 힘입은 결과다. 사실 이는 환경 의식 때문이라기보다는 협업과 생산성 덕분이다. 실제 종이를 사용하지 않는 편이 더 생산성이 높다고 판단하는 이들이 늘고 있는 것이다. 생산성의 관점에서 디지털화의 이점을 살펴보고 그 방법에 대해 살펴본다. 왜 디지털인가? 기업이 종이를 포기할 때의 이점은 (그리고 아마도 가장 중요한 요소는) ‘편의성’이다. 디지털 데이터는 검색이 쉽고 손쉽게 이동할 수 있다. 게다가 성숙한 클라우드 서비스 덕분에 온라인에 저장한 정보를 스마트폰, 태블릿, PC, 노트북, 맥(Mac) 컴퓨터 등에서 사실상 장소의 제한 없이 이용할 수 있다. 또한 디지털 문서는 데이터 백업에 적합하다. 디지털 데이터를 복사하는 것은 인쇄 버전의 송장 또는 청구서를 복사하는 것보다 훨씬 쉽다. 그리고 클라우드 스토리지 서비스가 다양해지면서 문서를 여러 버전으로 저장할 수 있게 되었고 이로 인해 필요하다면 이전 버전의 문서로 되돌릴 수 있게 되었다. 마지막으로 디지털화 덕분에 동료들과 관련 데이터에 대해서만 손쉽게 협업할 수 있게 되면서 협업 수준이 향상됐다. 즉 시간 추적(토글(Toggl)), 프로젝트 관리(아사나(Asana)), 협업(야머(Yammer)) 등 작업 전 과정에서 걸쳐 한 장의 종이도 인쇄하지 않고 디지털 방식으로 수집하고 작업할 수 있게 된 것이다. 그렇다면 일반 기업에서는 디지털 문서 혁명을 어떻게 도입할 수 있을까? 1. 디지털 필기장 시스템을 선택한다 업무 문서의 디지털화를 위한 첫 단계는 메모, 아이디어, 문서를 정리할 플랫폼을 선택하는 것이다. 중요 세부사항, 차트, 오디오 클립, 스크린샷 등을 정리하기 위한 가상의 무한한 디지털 저장소로 역할하며, 정보를 손쉽게 정리하...

협업 종이 없는 스캐너 태블릿 원노트 에버노트 메모 페이퍼리스 생산성 필기

2015.07.06

오랜 마케팅 구호의 하나였던 ‘종이 없는 사무실’ 개념이 조금씩 현실화되고 있다. 전통적인 프로세스에 영향을 받지 않는 소규모 기업이 늘어나고 BYOD 기기 증가와 클라우드 서비스 보편화에 힘입은 결과다. 사실 이는 환경 의식 때문이라기보다는 협업과 생산성 덕분이다. 실제 종이를 사용하지 않는 편이 더 생산성이 높다고 판단하는 이들이 늘고 있는 것이다. 생산성의 관점에서 디지털화의 이점을 살펴보고 그 방법에 대해 살펴본다. 왜 디지털인가? 기업이 종이를 포기할 때의 이점은 (그리고 아마도 가장 중요한 요소는) ‘편의성’이다. 디지털 데이터는 검색이 쉽고 손쉽게 이동할 수 있다. 게다가 성숙한 클라우드 서비스 덕분에 온라인에 저장한 정보를 스마트폰, 태블릿, PC, 노트북, 맥(Mac) 컴퓨터 등에서 사실상 장소의 제한 없이 이용할 수 있다. 또한 디지털 문서는 데이터 백업에 적합하다. 디지털 데이터를 복사하는 것은 인쇄 버전의 송장 또는 청구서를 복사하는 것보다 훨씬 쉽다. 그리고 클라우드 스토리지 서비스가 다양해지면서 문서를 여러 버전으로 저장할 수 있게 되었고 이로 인해 필요하다면 이전 버전의 문서로 되돌릴 수 있게 되었다. 마지막으로 디지털화 덕분에 동료들과 관련 데이터에 대해서만 손쉽게 협업할 수 있게 되면서 협업 수준이 향상됐다. 즉 시간 추적(토글(Toggl)), 프로젝트 관리(아사나(Asana)), 협업(야머(Yammer)) 등 작업 전 과정에서 걸쳐 한 장의 종이도 인쇄하지 않고 디지털 방식으로 수집하고 작업할 수 있게 된 것이다. 그렇다면 일반 기업에서는 디지털 문서 혁명을 어떻게 도입할 수 있을까? 1. 디지털 필기장 시스템을 선택한다 업무 문서의 디지털화를 위한 첫 단계는 메모, 아이디어, 문서를 정리할 플랫폼을 선택하는 것이다. 중요 세부사항, 차트, 오디오 클립, 스크린샷 등을 정리하기 위한 가상의 무한한 디지털 저장소로 역할하며, 정보를 손쉽게 정리하...

2015.07.06

종이 없는(?), 종이 적은(!) 사무실 구현하기 '14가지 체크리스트'

‘종이 없는 사무실’이라는 용어가 등장한지 반세기가 지났지만, 이 개념은 여전히 신화 같은 상태로 남아 있다. 오히려 오늘날의 사무실에서 종이가 완전히 사라지기란 불가능해 보인다. 그러나 다음 14가지 가이드는 최소한 종이 낭비를 줄이고 생산성을 올리는데 일조하는 것이다. IBM 초기 컴퓨터 시절 유행했던 ‘종이 없는 사무실’이란 슬로건을 기억하는가? 디지털 환경의 발달로 종이 사용이 감소 추세를 보이고 있긴 하지만, 완벽한 종이 없는 사무실의 시대는 요원하다. 상황을 확인하고 싶다면, 어느 작은 사무실에라도 들어가 보는 것만으로도 충분할 것이다. 이제 직원들에게 개인 컴퓨터가 지급되는 시기를 지나 모바일 기기가 당연한 존재가 되었고, 이 제품의 화소 밀도가 인쇄 매체의 그것과 차이를 보이지 않는 시기에 까지 도달했다. 한편으로는 종이가 계속 남아있는 것이 의외로 여겨질 정도다. 종이 없는 사무실, 한계가 있다 사무실에서 종이가 사라지지 못하는 중요한 이유 중 하나는, 기업은 현실의 세계라는 점이다. 종이를 완벽히 없앤다면 보다 경제적으로, 그리고 실용적으로 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다. 그러나 종이의 역할은 이런 실무적인 데에만 있지 않다. 아무리 기술에 능통한 기업이라도, 혹은 구식 절차에 얽매이지 않는 신생기업이라도, 클라이언트나 규제 기관 등 외부 집단들과의 관계에는 종이를 필요로 한다. 특히 법률 혹은 감사 산업 등 전통적으로 문서에 대한 비중이 높은 곳들에서는 종이 없는 사무실이 더욱 받아 들여지기 어려운 변화일 것이다. 이에 더해 실물 문서는 거기에 자유로이 낙서나 스케치를 더해 내용을 보강하고 강조하는 것 역시 가능하다는 장점을 지닌다. 졸트 스크립트 스타일러스(Jolt Script stylus)와 같은 대안 용품들이 실물 펜에 버금가는 경험을 전달하고 있기는 하지만, 비용적 부담이나 보수주의자들을 설득하는 문제로 대중적인 보급에는 어려움을 겪고 있...

비용절감 생산성 페이퍼리스 종지

2014.03.28

‘종이 없는 사무실’이라는 용어가 등장한지 반세기가 지났지만, 이 개념은 여전히 신화 같은 상태로 남아 있다. 오히려 오늘날의 사무실에서 종이가 완전히 사라지기란 불가능해 보인다. 그러나 다음 14가지 가이드는 최소한 종이 낭비를 줄이고 생산성을 올리는데 일조하는 것이다. IBM 초기 컴퓨터 시절 유행했던 ‘종이 없는 사무실’이란 슬로건을 기억하는가? 디지털 환경의 발달로 종이 사용이 감소 추세를 보이고 있긴 하지만, 완벽한 종이 없는 사무실의 시대는 요원하다. 상황을 확인하고 싶다면, 어느 작은 사무실에라도 들어가 보는 것만으로도 충분할 것이다. 이제 직원들에게 개인 컴퓨터가 지급되는 시기를 지나 모바일 기기가 당연한 존재가 되었고, 이 제품의 화소 밀도가 인쇄 매체의 그것과 차이를 보이지 않는 시기에 까지 도달했다. 한편으로는 종이가 계속 남아있는 것이 의외로 여겨질 정도다. 종이 없는 사무실, 한계가 있다 사무실에서 종이가 사라지지 못하는 중요한 이유 중 하나는, 기업은 현실의 세계라는 점이다. 종이를 완벽히 없앤다면 보다 경제적으로, 그리고 실용적으로 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다. 그러나 종이의 역할은 이런 실무적인 데에만 있지 않다. 아무리 기술에 능통한 기업이라도, 혹은 구식 절차에 얽매이지 않는 신생기업이라도, 클라이언트나 규제 기관 등 외부 집단들과의 관계에는 종이를 필요로 한다. 특히 법률 혹은 감사 산업 등 전통적으로 문서에 대한 비중이 높은 곳들에서는 종이 없는 사무실이 더욱 받아 들여지기 어려운 변화일 것이다. 이에 더해 실물 문서는 거기에 자유로이 낙서나 스케치를 더해 내용을 보강하고 강조하는 것 역시 가능하다는 장점을 지닌다. 졸트 스크립트 스타일러스(Jolt Script stylus)와 같은 대안 용품들이 실물 펜에 버금가는 경험을 전달하고 있기는 하지만, 비용적 부담이나 보수주의자들을 설득하는 문제로 대중적인 보급에는 어려움을 겪고 있...

2014.03.28

헬프데스크 혁신 사례••• 조지아대학, 퓨조, 드비어스, 아그리팝

헬프데스크는 생산성을 높여줄 뿐만 아니라, 직원들에게 큰 도움을 주는 도구가 될 수 있다. 키보드가 작동되지 않는다든지 아웃룩이 계속 충돌할 때 쉽게 고칠 수 있다. 심지어는 외부 업체의 도움 없이도 상대적으로 빠른 속도로 한층 복잡한 문제를 해결할 수 있을 때도 많다. 그러나 헬프데스크 부문의 혁신이 더딘 경우가 많다. 많은 대기업들은 복잡하거나 노후화된 시스템에서 개발자들과 현업이 만들어 놓은 티켓을 쌓아놓고 추적하곤 한다. 복잡하거나 노후화된 시스템은 노련하게 문제를 해결하지 못하고 최근 나온 스마트폰이나 태블릿에서는 잘 안 먹히며, 문제 발생 시간이나 해결 시간에 대해 자세한 보고서를 제공하지 않는다. 가트너 애널리스트 자로드 그린은 "많은 기업 헬프데스크가 시대에 뒤쳐졌다"라고 말했다. 많은 기업들이 하루, 매달, 매년 요청 티켓이 몇 개 인지 보고할 뿐 반복되는 문제가 뭔지 파악조차 못하는 그런 툴을 계속 사용하고 있다”라고 전했다. 그린은 기업 가치의 50% 이상이 헬프데스크에서 창출되기 때문에 이는 아주 중요한 사안이라고 강조했다. 따라서 1960년대 기술을 바탕으로 한 헬프데스크를 계속 사용하고 있다면, IT의 평판이 떨어질 가능성이 높다. 그린은 "좋지 않은 프로세스를 자동화하는 결과밖에는 나오지 않는다. 그리고 투자를 한다해도 효율성을 얻지 못한다"라고 말했다. 일부 기업과 조직들은 헬프데스크를 개선할 방법을 발견했다. '교육 기반' 시스템을 개발한 조지아 대학(University of Georgia), 효율적으로 추적할 수 있는 시스템을 사용하는 퓨조(Peugot), 모든 티켓을 웹 기반 툴에만 의존해 해결하는 신생 회사 등의 헬프데스크는 필요한 지원을 적절하게 제공하는 것으로 알려졌다. 조지아 대학: 교육 기반 지원 1만 명의 직원들과 3만 5,000명의 학생들이 있는 조지아 대학의 헬프데스크 담당 직원들은 지원 요청을 ...

사례 페이퍼리스 헬프데스크 Paperless 직원 교육 펀드-IT

2012.02.06

헬프데스크는 생산성을 높여줄 뿐만 아니라, 직원들에게 큰 도움을 주는 도구가 될 수 있다. 키보드가 작동되지 않는다든지 아웃룩이 계속 충돌할 때 쉽게 고칠 수 있다. 심지어는 외부 업체의 도움 없이도 상대적으로 빠른 속도로 한층 복잡한 문제를 해결할 수 있을 때도 많다. 그러나 헬프데스크 부문의 혁신이 더딘 경우가 많다. 많은 대기업들은 복잡하거나 노후화된 시스템에서 개발자들과 현업이 만들어 놓은 티켓을 쌓아놓고 추적하곤 한다. 복잡하거나 노후화된 시스템은 노련하게 문제를 해결하지 못하고 최근 나온 스마트폰이나 태블릿에서는 잘 안 먹히며, 문제 발생 시간이나 해결 시간에 대해 자세한 보고서를 제공하지 않는다. 가트너 애널리스트 자로드 그린은 "많은 기업 헬프데스크가 시대에 뒤쳐졌다"라고 말했다. 많은 기업들이 하루, 매달, 매년 요청 티켓이 몇 개 인지 보고할 뿐 반복되는 문제가 뭔지 파악조차 못하는 그런 툴을 계속 사용하고 있다”라고 전했다. 그린은 기업 가치의 50% 이상이 헬프데스크에서 창출되기 때문에 이는 아주 중요한 사안이라고 강조했다. 따라서 1960년대 기술을 바탕으로 한 헬프데스크를 계속 사용하고 있다면, IT의 평판이 떨어질 가능성이 높다. 그린은 "좋지 않은 프로세스를 자동화하는 결과밖에는 나오지 않는다. 그리고 투자를 한다해도 효율성을 얻지 못한다"라고 말했다. 일부 기업과 조직들은 헬프데스크를 개선할 방법을 발견했다. '교육 기반' 시스템을 개발한 조지아 대학(University of Georgia), 효율적으로 추적할 수 있는 시스템을 사용하는 퓨조(Peugot), 모든 티켓을 웹 기반 툴에만 의존해 해결하는 신생 회사 등의 헬프데스크는 필요한 지원을 적절하게 제공하는 것으로 알려졌다. 조지아 대학: 교육 기반 지원 1만 명의 직원들과 3만 5,000명의 학생들이 있는 조지아 대학의 헬프데스크 담당 직원들은 지원 요청을 ...

2012.02.06

조사 | 미국인 대다수 “종이없는 시대는 오지 않는다”

전체 미국인의 절반 이상이 종이의 가치가 영원하다고 믿는 것으로 조사됐다. 2011년 12월 미국의 시장조사기업 메이저리티 오피니언 리서치와 풀 포지션이 미국인 1,142명을 대상으로 한 조사에 따르면, 10명 중 2명만이 언젠가는 종이가 전혀 필요하지 않는 시대가 올 것으로 확신하는 것으로 나타났다. 이 조사는 발견했다. 미국인 56%가 생각하지 않는다고. 미국이 완벽한 종이없는 세상이 될 것이라고 생각하지 않는다는 것을 발견했다. 조사 응답자 20%만이 미국 사회가 온라인화될 것이라고 확신한다고 말한 반면, 24%는 잘 모르겠다고 답했다. 또한 응답자들의 연령, 인종, 성별, 정치 성향으로 나눠 교차분석해 다음과 같은 결과를 얻었다.( )은 종이없는 시대가 올 것이라고 말한 응답자 비율이다. -남자(25.4%)>여자(15.7%) -65세 미만(약 22%)>65세 이상(12.3%) -공화당 지지자(22.7%)>민주당 지지자(17.4%), 무소속 지지자(20.5%) 가트너에 따르면, 현재 종이문서에서 전자문서로의 전환이 빠르게 증가하고 있으며 그에 따라 전자문서 저장소 시장도 커지고 있다. 2010년 기업용 이미지 소프트웨어 시장은 전세계적으로 10억 달러에 달했다. 이 시장은 2015년까지 매년 12.1%씩 성장해 18억 달러에 이를 것으로 예상된다. ciokr@idg.co.kr

조사 미국 페이퍼리스 종이없는 시대 전자문서 Paperless

2012.01.04

전체 미국인의 절반 이상이 종이의 가치가 영원하다고 믿는 것으로 조사됐다. 2011년 12월 미국의 시장조사기업 메이저리티 오피니언 리서치와 풀 포지션이 미국인 1,142명을 대상으로 한 조사에 따르면, 10명 중 2명만이 언젠가는 종이가 전혀 필요하지 않는 시대가 올 것으로 확신하는 것으로 나타났다. 이 조사는 발견했다. 미국인 56%가 생각하지 않는다고. 미국이 완벽한 종이없는 세상이 될 것이라고 생각하지 않는다는 것을 발견했다. 조사 응답자 20%만이 미국 사회가 온라인화될 것이라고 확신한다고 말한 반면, 24%는 잘 모르겠다고 답했다. 또한 응답자들의 연령, 인종, 성별, 정치 성향으로 나눠 교차분석해 다음과 같은 결과를 얻었다.( )은 종이없는 시대가 올 것이라고 말한 응답자 비율이다. -남자(25.4%)>여자(15.7%) -65세 미만(약 22%)>65세 이상(12.3%) -공화당 지지자(22.7%)>민주당 지지자(17.4%), 무소속 지지자(20.5%) 가트너에 따르면, 현재 종이문서에서 전자문서로의 전환이 빠르게 증가하고 있으며 그에 따라 전자문서 저장소 시장도 커지고 있다. 2010년 기업용 이미지 소프트웨어 시장은 전세계적으로 10억 달러에 달했다. 이 시장은 2015년까지 매년 12.1%씩 성장해 18억 달러에 이를 것으로 예상된다. ciokr@idg.co.kr

2012.01.04

‘페이퍼리스 오피스’ 구현 가이드

주위를 한 번 둘러보기 바란다. 책상과 키보드 주변이 이런저런 종이 문서들로 어지럽혀져 있지는 않은가? 디지털 문서를 찾는 것처럼 종이 문서를 쉽게 찾아 이용하고 싶다는 소망도 있었을 법하다. 이런 난잡함에 질렸든, 업무를 좀 더 현대화 하고 싶어하는 것이든, 종이 없는 미래를 위한 방법을 생각해볼 때다.   필자는 2007년 '종이 없는 사무실'이라는 기사에서 종이 문서를 스캐닝 해 PDF 파일로 변환해 쉽게 검색할 수 있는 방법에 대해 소개한 적이 있다.  이후 종이 없는 사무 환경에 대한 관심은 꾸준히 커져갔다. 또 사용자들이 이를 위해 이용할 수 있는 하드웨어와 소프트웨어 제품도 늘어갔다. 종이 없는 사무 공간을 위해 활용할 수 있는 새로운 툴과 기법들에 대해 소개해보고자 한다.   종이 없는 사무실 종이 없는 사무 공간을 바라는 이유 중 하나는 정리정돈을 위해서다. 그러나 사실 종이 문서들을 전자 문서로 바꿨을 때 가장 큰 혜택은 검색이 가능하다는 것이다. 이렇게 하면 폴더에 문서를 넣어 파일 상자에 끝도 없이 보관해 둘 필요가 없다. 또 어떤 문서이든 쉽게 공유를 할 수 있고, 긴급 상황을 대비해 이를 백업해 둘 수 있다. 언제든지 데이터를 이용할 수 있게 되는 것이다.   여기서 핵심은 검색이 가능한 PDF 파일이다. 종이 문서를 비트맵 이미지화 하고, 여기에 검색과 선택이 가능한 문자열을 겹 씌우는 기술을 이용한 형식이다.  스캔한 문서는 원본 종이 문서와 똑같은 모양을 하고 있다. 그러나 워드 프로세서를 이용해 만든 PDF라면 문서와의 대화가 가능하다는데 차이가 있다.   스캔한 이미지를 검색이 가능한 PDF로 바꿔주는 애플리케이션은 무궁 무진하다. 처리 속도가 빠른 스캐너와 이들 소프트웨어를 이용하기 바란다. 필요 없는 종이 문서들을 재활용 하거나 찢어 버릴 수 있다. 정말 필요한 원본만 보관해두면 된다. ...

업무환경 신기술 페이퍼리스

2011.05.19

주위를 한 번 둘러보기 바란다. 책상과 키보드 주변이 이런저런 종이 문서들로 어지럽혀져 있지는 않은가? 디지털 문서를 찾는 것처럼 종이 문서를 쉽게 찾아 이용하고 싶다는 소망도 있었을 법하다. 이런 난잡함에 질렸든, 업무를 좀 더 현대화 하고 싶어하는 것이든, 종이 없는 미래를 위한 방법을 생각해볼 때다.   필자는 2007년 '종이 없는 사무실'이라는 기사에서 종이 문서를 스캐닝 해 PDF 파일로 변환해 쉽게 검색할 수 있는 방법에 대해 소개한 적이 있다.  이후 종이 없는 사무 환경에 대한 관심은 꾸준히 커져갔다. 또 사용자들이 이를 위해 이용할 수 있는 하드웨어와 소프트웨어 제품도 늘어갔다. 종이 없는 사무 공간을 위해 활용할 수 있는 새로운 툴과 기법들에 대해 소개해보고자 한다.   종이 없는 사무실 종이 없는 사무 공간을 바라는 이유 중 하나는 정리정돈을 위해서다. 그러나 사실 종이 문서들을 전자 문서로 바꿨을 때 가장 큰 혜택은 검색이 가능하다는 것이다. 이렇게 하면 폴더에 문서를 넣어 파일 상자에 끝도 없이 보관해 둘 필요가 없다. 또 어떤 문서이든 쉽게 공유를 할 수 있고, 긴급 상황을 대비해 이를 백업해 둘 수 있다. 언제든지 데이터를 이용할 수 있게 되는 것이다.   여기서 핵심은 검색이 가능한 PDF 파일이다. 종이 문서를 비트맵 이미지화 하고, 여기에 검색과 선택이 가능한 문자열을 겹 씌우는 기술을 이용한 형식이다.  스캔한 문서는 원본 종이 문서와 똑같은 모양을 하고 있다. 그러나 워드 프로세서를 이용해 만든 PDF라면 문서와의 대화가 가능하다는데 차이가 있다.   스캔한 이미지를 검색이 가능한 PDF로 바꿔주는 애플리케이션은 무궁 무진하다. 처리 속도가 빠른 스캐너와 이들 소프트웨어를 이용하기 바란다. 필요 없는 종이 문서들을 재활용 하거나 찢어 버릴 수 있다. 정말 필요한 원본만 보관해두면 된다. ...

2011.05.19

‘아는 만큼 아낀다!’ 소기업 비용 절약법

‘소기업 운영’이라는 말을 들으면, 대부분의 사람들은 한 달을 버티기 위해 대출을 요청하는 모습을 예상한다. 하지만, 현대 기술과 웹 덕분에 더 이상 그런 일은 일어나지 않는다. 요령 있는 소기업 대표들은, 비싸고 이름난 제품들을 대체하여 무료로 혹은 저렴하게 사용할 수 있는 수많은 도구들을 알고 있다. 적은 비용으로 기업을 운영할 수 있는 방안들을 소개한다.   1. 오픈소스, 지금이야말로 적기 이러한 경향은 이미 오래 전부터 있어 왔다. 사용자들이 금새 윈도우를 버리고 오픈수세 리눅스로 바꾸는 일은 벌어지지 않을 것다. 그러나 유료 소프트웨어 사용을 중단하고  오픈소스 소프트웨어로 넘어가는 것은 이제 충분히 현실적이며 비용 면에서 효율적인 방안이다.   현재 값비싼 소스 비공개 소프트웨어를 대체할 만한 오픈소스 소프트웨어들을 찾아보기란 어렵지 않다. 200달러 이상을 지출하고 마이크로소프트 오피스를 구입하는 대신에, 오픈오피스(OpenOffice)를 시험해볼 수 있다. 어도비 포토샵에 660달러를 퍼붓는 대신에, 무료로 김프(GIMP)를 사용하는 것도 좋다. 마찬가지로, 아바스트(Avast)를 사용하면, 노턴안티바이러스에 들어갈 40달러를 아낄 수 있다.   이 모든 대체 소프트웨어들은 강력하며, 경쟁자의 거의 모든 기능들을 가지고 있다. 부족한 기능도 물론 있지만 그리 아쉽지 않다. 오히려 독자적인 기능도 찾아볼 수 있다. 사용법을 알기 위한 도움이 필요하다면, 심지어 오픈오피스와 김프를 다루는 서적들도 찾아볼 수 있다.   전문적인 애플리케이션들도 대체할만한 오픈소스 소프트웨어들도 있다. 대부분은 산업 표준이기도 하다. 우선, MP3 인코딩을 해주는 LAME, DVD립을 위한 핸드브레이크(HandBrake), 그리고 블로그를 위한 워드프레스 등이 대표적이다. 이러한 애플리케이션과 다양한 무료 웹 브라우저를 이용하면, 아무런 ...

클라우드 비용절감 페이퍼리스 그린 절전 VoIP

2011.05.02

‘소기업 운영’이라는 말을 들으면, 대부분의 사람들은 한 달을 버티기 위해 대출을 요청하는 모습을 예상한다. 하지만, 현대 기술과 웹 덕분에 더 이상 그런 일은 일어나지 않는다. 요령 있는 소기업 대표들은, 비싸고 이름난 제품들을 대체하여 무료로 혹은 저렴하게 사용할 수 있는 수많은 도구들을 알고 있다. 적은 비용으로 기업을 운영할 수 있는 방안들을 소개한다.   1. 오픈소스, 지금이야말로 적기 이러한 경향은 이미 오래 전부터 있어 왔다. 사용자들이 금새 윈도우를 버리고 오픈수세 리눅스로 바꾸는 일은 벌어지지 않을 것다. 그러나 유료 소프트웨어 사용을 중단하고  오픈소스 소프트웨어로 넘어가는 것은 이제 충분히 현실적이며 비용 면에서 효율적인 방안이다.   현재 값비싼 소스 비공개 소프트웨어를 대체할 만한 오픈소스 소프트웨어들을 찾아보기란 어렵지 않다. 200달러 이상을 지출하고 마이크로소프트 오피스를 구입하는 대신에, 오픈오피스(OpenOffice)를 시험해볼 수 있다. 어도비 포토샵에 660달러를 퍼붓는 대신에, 무료로 김프(GIMP)를 사용하는 것도 좋다. 마찬가지로, 아바스트(Avast)를 사용하면, 노턴안티바이러스에 들어갈 40달러를 아낄 수 있다.   이 모든 대체 소프트웨어들은 강력하며, 경쟁자의 거의 모든 기능들을 가지고 있다. 부족한 기능도 물론 있지만 그리 아쉽지 않다. 오히려 독자적인 기능도 찾아볼 수 있다. 사용법을 알기 위한 도움이 필요하다면, 심지어 오픈오피스와 김프를 다루는 서적들도 찾아볼 수 있다.   전문적인 애플리케이션들도 대체할만한 오픈소스 소프트웨어들도 있다. 대부분은 산업 표준이기도 하다. 우선, MP3 인코딩을 해주는 LAME, DVD립을 위한 핸드브레이크(HandBrake), 그리고 블로그를 위한 워드프레스 등이 대표적이다. 이러한 애플리케이션과 다양한 무료 웹 브라우저를 이용하면, 아무런 ...

2011.05.02

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