신세대 클라우드 ERP시스템이 기존 한계를 극복하는 5가지 방법

ERP 업데이트를 달가워하는 기업은 거의 없다. 힘든 데다가 매출을 신장시키는 경우도 거의 없기 때문이다. 그러나 기업 입장에서는 피해갈 수 없는 관문이기도 하다. 새로운 종류의 ERP에 대해서 알아야 할 점과 필요한 ERP시스템 업데이트를 수월하게 할 수 있는 방법을 소개한다.



전통적 ERP의 문제점
ERP시스템은 도입하기에 까다롭기로 악명이 높다. 구현 시간 및 비용이 원래 계획을 초과하는 것이 보통이다. 시간이 흐르면서 주요 ERP 업체의 소프트웨어가 비대해졌다. 거의 모든 업계의 가능한 모든 업무 프로세스를 지원하기 위해 확장되었기 때문이다.

초기 설치가 제 시간에 예산 초과 없이 진행된다고 해도 첫 번째 구현이 안정된 이후에는 주요 신규 릴리스가 이어지는 것이 보통이다. 많은 기업들이 릴리스를 생략하기는 하지만, 결국에는 지원되는 릴리스에 맞게 또 다른 대규모의 복잡한 프로젝트가 필요한 상황에 놓이게 된다. 다행히 최근에 개발된 ERP소프트웨어는 대부분 설치와 사용이 간편해졌다.

신세대 ERP에 반영된 5대 설계 원칙
몇몇 신생 ERP업체들은 가트너가 “클라우드에서 탄생한(born in the cloud) 소프트웨어”라고 부르는 것을 만들어 냈다. ERP소프트웨어를 오랜 기간 공급해온 몇몇 기업들은 주요 모듈을 완전히 재설계해 클라우드화한 제품을 공급하고 있다. 이러한 제품의 대부분은 다음과 같은 클라우드 설계 원칙이 적용된 것들이다.

1. 처음부터 철저히 재설계. 이제 한물간 업무 프로세스나 구형 코드를 지원할 필요가 없다. 따라서 설계자들은 자유롭게 업계 경험을 반영할 수 있다. 보안, 직무 분장, 새로운 표준, 최신 법제가 최초 설계에 적용되며, 이후 새로운 것들이 추가되지도 않는다. 따라서 설계자들은 간단한 업무 프로세스를 만들 수 있으며 더 간단하고 더 깔끔한 코드 베이스를 만들 수 있다.

2. 모바일 우선. 모바일 지원을 위해서는 작은 화면에서 작동이 가능해야 한다. 또 화면이 작은데다가 연결성이 좋지 않을 때 앱을 작동하게 하려면 복잡함을 제거하고 기능성이 뛰어난 사용자 인터페이스를 만들지 않을 수 없다.

이에 따르는 부가적인 효과가 있다. 기본적인 명령만 있으면 되는 직관적인 인터페이스 덕분에 교육 비용이 최소화된다. 대부분의 개발자들은 안드로이드(Android) 및 iOS 설계 지침을 따라 탐색, 상태 상자, 헤더, 버튼 스타일 등을 만든다. 따라서 새로운 앱을 배우기가 비교적 쉬우며 업무 프로세스 변화에 따른 교육의 필요성이 줄어든다.

이 밖에 모바일 우선 방식은 셀프 서비스를 장려하므로 간접 관리 비용을 줄여줄 수 있다. 또 모바일 앱은 상황에 가장 근접한 개인이 직접 처리할 수 있게 할 가능성을 제시한다. 아울러 HR 앱을 통해 전 직원이 자신의 개인 연락처를 관리할 수 있다. 폰을 통해 휴가 신청을 결재할 수 있는 앱이나 출장 시 영수증 사진을 찍어서 사무실로 복귀하지 않고도 비용 보고서를 정리할 수 있는 앱도 있다.

모바일 앱은 모바일 기기를 옆에 끼고 살면서 늘 연결 상태로 있어야 하는 젊은 세대들에게 인기가 있다. 이러한 상시 연결성을 제공하는 조직은 인재를 유치하기에 유리해진다.

3. 단일 코드 베이스. 전 고객을 동일한 코드로 지원하면 소프트웨어 업체 효율성이 향상된다. 모든 노력이 소프트웨어 향상에 집중된다. 구형 릴리스에 대한 보안 버그 패치나 기능 추가에 시간을 낭비하지 않게 된다. 그러면 업체의 원가 구조가 낮아져서 보다 경쟁력 있는 가격이 가능해진다.

4. 클라우드에서 작동. 고객 서버에 동작하는 소프트웨어를 이제 공급하지 않은 벤더들이 많다. 소스 코드에 접근할 수 없으면 기업 프로그래머들은 패키지를 수정할 수 없다. 구성 작업만 가능하다는 한계로 치부되기도 하지만 무분별한 특수 기능 때문에 기업에 생길 수 있는 문제를 미연에 예방해주는 효과를 가지기도 한다. 클라우드 소프트웨어는 잠재적인 프로그래밍 비용을 절감해 줄 뿐만 아니라, 많은 사내 ERP시스템에 흔한 막대한 인프라 업그레이드 비용 역시 절감해 준다.

5. 잦은 소규모 업데이트. 클라우드 소프트웨어는 주기적인 소규모 업그레이드에 의존한다. 많은 경우 사용자에게 투명하지만, 일부는 내부 업무팀에 의한 분석 후 구성 변경이 필요하다. 사내 ERP에 흔한 주요 소프트웨어 업데이트가 없다면, 재구현은 거의 필요하지 않으며 주요 인수 합병, 기업 분할 또는 사업 모델 변화에 의해서만 초래된다.

신세대 ERP로의 업데이트를 수월하게 하는 방법
새로운 ERP로의 업데이트가 필요한 기업은 다음과 같은 조치를 통해 다소 수월하게 진행할 수 있다.

소프트웨어 기능을 꼼꼼하게 살펴본다. 대부분의 신형 ERP는 유연성이 우수하기 때문에 제품 제공 범위 내에서 일반적인 업무 프로세스를 거의 모두 처리할 수 있다. 단, 신형 ERP중에서 사용자가 원하는 방식으로 바꿀 수 있는 것은 거의 없다. 따라서 만일 조직 내에서 특정 업무 프로세스를 바꿀 수 없다는 주장이나 신규 보고서가 현재 보고서를 재생산해야 한다고 주장이 제기된다면 그 문제가 해결될 때까지 채택을 미루는 것이 좋다.

정치적인 사안이 문제가 되지 않더라도 소규모의 시험 사용을 통해 평가팀이 소프트웨어의 기능을 철저히 분석하게 해 주는 것이 좋다. 시험 사용은 공감대를 형성하는 데 도움을 주고 클라우드는 이를 손쉽게 해 준다.

평가 결과 해당 소프트웨어가 어떤 중요한 프로세스를 지원하지 않는다는 결론이 나게 되면 이번 ERP는 안된다는 것을 인정하고 다른 솔루션을 찾아보아야 한다. 제2의 해결책을 고안하느라 시간을 낭비해서는 안 된다.

애플리케이션 아키텍처를 새롭게 유지한다. 클라우드 기반 ERP는 다른 시스템과의 데이터 전달을 위한 주요 수단으로 API를 사용한다. 애플리케이션 아키텍처가 최신 상태인지 확인해야 한다. 이는 보조 시스템에 링크를 구축할 때 중요할 것이다. 당연한 일 같아 보여도 이러한 링크를 관리함에 있어 명확한 문서보다는 내부 지식에 의존하는 IT그룹이 놀랄 정도로 많다.

재난 복구 계획(DRP) 업데이트를 준비한다. 클라우드 제공업체의 SOC 2 중에서 가용성 부분을 검토해 복구 서비스와 범위를 파악한다. 포괄적인 DRP가 있는 단일 클라우드 제공업체를 이용한다면 해당 DRP의 일부를 업체에서 해결해 줄 수 있을 것이다. 반면, 다른 여러 클라우드 업체 간에 복구 절차와 데이터를 조정한다면 DRP가 매우 복잡해질 수 있다.

평가에 적극 참여한다. 많은 신규 ERP업체들은 영업 시에 IT를 우회하려고 한다. 시스템이 워낙 간단해서 IT부서 지원 없이도 업무 분석가가 구성할 수 있다고 주장하는 식이다. 기업 내에서 IT부서의 결과 산출 능력을 염려하는 목소리가 나오기 시작하면 정치적인 라이벌들이 이를 틈타 IT부서를 부차적인 역할로 격하하려는 시도를 할 수도 있다. 이런 일이 발생하면, 중요한 인프라, 데이터 합리화, 보안, 타 시스템에 대한 연결 등이 간과되기 쉽다.

한 기업은 아이티(Haiti), 차드(Chad) 등 일부 지역의 고르지 못한 셀 서비스로 인해 신규 ERP사용자가 답답함을 겪게 될 것이라는 IT부서의 경고를 무시했다. 사용자의 인정을 받기 위해 임원들은 결국 일부 개인들을 위한 위성 전화기를 구매할 수밖에 없었다.

강력한 조직 변화 관리 프로그램을 고수한다. 조직 변화 관리는 모든 신규 시스템에서 중요하며 특히 신형 ERP에서는 절대적으로 중요하다. 많은 기업들이 직관적인 소프트웨어가 있으면 필요 없다면서 교육을 줄이거나 없애고 있다. 그러나 신형 ERP시스템은 권한 위임, 지표, 집중화/탈집중화 등에서 변화가 수반되는 것이 보통이다. 대부분의 사람들은 이러한 변화에 당혹감을 느끼고 시스템이 어떤 영향을 미칠지 알고자 한다.

신형 ERP시스템은 구형 ERP를 수년 간 괴롭혔던 불만사항 중 많은 부분을 해결해 준다. ERP를 업그레이드하거나 교체하기 전에 미리 대비해 두는 것이 좋다. 시장 조사를 통해 다른 여러 업체의 장단점을 파악해야 한다. IT담당자를 채택 및 구현팀에 참여시켜 사고를 이끄는 리더 역할을 부여해야 한다. 효과적인 ERP는 거의 모든 기업의 기초 시스템이다. ERP 프로그램 중에 IT부서의 역할이 한정적이라면 다른 중요한 업무 시스템에 IT부서가 리더십 역할을 하기 어려워질 것이다. ciokr@idg.co.kr