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자칫하면 손해막심··· IT 계약 실수를 방지하는 법

2016.07.27 Sarah K. White  |  CIO
부실한 IT 계약은 조직의 소중한 시간과 비용을 소모시킨다. 경우에 따라서는 법적 비용이 추가로 들기도 한다. 여기 계약 관리 및 컴플라이언스 역량에 주목해 위험성을 낮추는 방안들에 대해 정리했다.

IT 계약 관리는 민감한 사안이다. 일반적으로 기업 간 관계와 많은 비용이 수반된다. 호주 서부의 한 공무원은 최근 형편 없는 계약 관리가 초래하는 위험성을 어렵게 배웠다. 해당 직원은 의료와 관련해 IT계약에 4,000만 달러를 초과 지출했다.

마찬가지로 사설 보안 기업 서코(Serco)는 계약 상의 실수로 인해 6,800만 달러가 넘는 벌금을 물게 되었다. 이밖에 병원 서비스 기업 NHS 파트너스(NHS Partners)는 형편 없는 계약 관리로 12억 달러의 손해를 입었다.

이런 예에서 알 수 있듯이 잘못 관리한 계약은 흔히 법률 비용이 추가되는 등 기업에 불필요한 자금 손실을 가져온다. 계약 관리 기술 전문 기업 코리도 컴퍼니(Corridor Company)의 CEO 루스 에델만은 적절한 기술, 예산, 인력으로 IT 계약 현대화를 일궈낼 수 있다고 말했다. 그에 따르면 기존의 시스템과 프로세스를 업그레이드하는 것뿐 아니라 모든 직원이 그 영향을 이해하도록 하는 것이 중요하다.



3가지 중요 이유
에델만은 계약 관리에 실패하는 3가지 보편적인 이유가 존재한다며, 첫 번째가 전체적인 신뢰의 부재와 함께 "계약서를 보관하기 위해 사용하는 고립되고 이질적인 시스템"이라고 지적했다. 일반적으로 그는 계약서가 디지털 및 물리적 형식으로 여러 곳에 보관되어 있으며 일관성이 없다고 덧붙였다.

그리고 서식 및 승인 과정에도 일관성이 없는 경우도 많다. 기업들로서는 자동화된 서식으로 전환해 모든 계약 합의에 적절한 표현, 언어, 법률 조건을 일관되게 사용하도록 할 필요가 있다. 일부 기업들은 심지어 기업 전체의 계약서 자동화 및 표준화에만 집중하는 사람을 고용하기도 한다.

마지막으로 에델만은 기업들이 계약 관리 관련 법률을 이해하지 못하는 상황을 자주 목격한다고 말했다. 그에 따르면 직원들에게 계약의 장황함과 조건의 법적 의미에 관해 교육하는 것이야말로 미래의 계약 사고를 방지할 수 있는 중요한 조치다.

계약 관리 정의부터
코루 키즈(Koru Kids Ltd.)의 CEO 레이첼 카렐은 과거 30명으로 구성된 기술팀(아웃소싱 인력 포함)을 보유한 스타트업 기업의 CEO였다. 초기에는 IT계약 관리 프로세스가 꽤 원활했지만 기업이 성장하면서 적절히 관리하기가 점점 힘들어졌으며, 아웃소싱된 직원들의 경우에는 더욱 그랬다.

그녀는 "우리는 한 걸음 물러서서 다른 아웃소싱된 팀과 의사를 소통하는 방법에 관해 생각해 보아야 했다. 그들은 진정한 우선순위를 이해하고 있을까? 그들은 자신이 하는 업무의 목적을 알고 있을까? 우리의 우선순위가 바뀌거나 새로운 정보를 얻을 때 그들도 우리와 함께 하는가? 고민 결과 계약을 관리하는 방식을 개선하기 위해 많은 일이 필요하다는 사실을 깨달았다"라고 말했다.

카렐은 이후 IT 계약 관리에 있어 목표를 정의하고자 했으며, 그 이유는 비즈니스 성과뿐 아니라 직원들의 행복과 목적의식을 도모하기 위해서였다고 설명했다.

에델만은 조직 내 계약 관리 역할을 담당하는 인력과 관련 직원들이 계약의 목표를 이해하는 것이 우선적으로 중요하다며 카렐에 동의했다. 그는 "효과적이고 원활한 계약 관리 프로세스를 시작하는데 필수적인 작업"이라고 말했다.

변화를 포용하라
계약 관리 전략을 재평가하지 않는 기업들은 법적 영향이나 주요 손실에 직면할 위험에 처할 뿐 아니라 시대에 빠르게 뒤쳐지게 된다. 최근 가트너의 조사에 따르면 계약 관리가 "있으면 좋은 것"에서 기업에 "필요한 것"으로 빠르게 부상했다.

카렐의 팀의 경우 경직된 계약 과정에서 벗어나 "지속적인 변화를 허용하는" 유연하고 민첩한 과정으로 변화하면서 성과를 거뒀다. 그녀는 변화하는 과정을 통해 기업은 물론 IT 벤더들도 성장한다고 강조했다. 또 이를 위해서는 계약 관리의 영향을 이해하는 사람을 고용하는데 집중할 필요가 있다고 덧붙였다.

그녀는 “계약의 안과 밖에 관해 파악하는데 집중하여 결정적인 의사를 결정하고 필요에 따라 목표에 대한 우선순위를 다시 설정하며 제공을 위해 계약자를 추적할 수 있는 사람을 고용할 필요가 있다”라고 말했다.

에델만 또한 인력이 적절히 배치된 부서를 구축하면 도움이 된다고 설명했다. 요청 처리를 담당하는 계약 관리자, 고객과 직접 상호작용할 수 있는 협상가, 계약을 위해 표준화된 서식을 관리하고 개발할 수 있는 서식 개발자로 업무를 나누는 것이 도움이 된다는 설명이다. 그는 이 외에도 일부 사소한 단계를 자동화하여 오류를 방지함으로써 직원들이 더욱 사고력 집약적인 프로젝트에 집중할 수 있도록 하라고 조언했다. ciokr@idg.co.kr 
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