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기고 | 원격 프로젝트 관리가 성공적이려면?

2015.12.14 Moira Alexander  |  CIO


문화 및 법률적 차이. 오늘날의 글로벌 비즈니스 세계에서 많은 조직들이 여러 지리적 위치에 걸쳐 프로젝트를 진행하고 있으며, 때로는 프로젝트의 성공을 위해 반드시 고려해야 하는 문화 및 법률적 변화가 발생한다.

가능한 솔루션:
- 초기에는 현재 또는 미래에 존재할 수 있는 법률 또는 규제 문제를 평가하고 해결하는 것이 중요할 수 있다. 이런 유형의 문제는 쉽게 그리고 불필요하게 프로젝트를 중단시킬 수 있다. 프로젝트를 진행하기에 국내 그리고/또는 국제적인 법률 검토 과정을 진행하고 전문 지식을 확보한다.

- 또한 프로젝트 개시에 앞서 프로젝트 내내 발생할 수 있는 문화 또는 언어 장벽에 대해 연구하고 대비한다. 이 영역이 과소평가되는 경우가 많지만 때로는 오해로 인한 프로젝트 실패 가능성이 발생할 수 있다.

의사소통 장벽. 기본적으로 원격 관리 프로젝트에서 가장 영향을 받는 영역 중 하나다. 왜냐하면 팀들이 좀 더 쉽게 얼굴 표정, 몸짓, 어조를 동시에 측정할 수 있는 면대면 회의를 정기적으로 개최하지 않기 때문이다. 그 결과, 효과적이고 시의 적절한 의사소통이 가상 프로젝트팀이 달성하기에 가장 어려울 수 있다.

가능한 솔루션:
- 프로젝트 관리자가 팀 구성원들과 그리고 그들 내부의 신뢰를 수립하기 위해 특별히 노력해야 한다. 유대감을 느끼고 정기적으로 연락을 취하는 가상팀을 구성하기 위해 노력한다. 이와 관련하여 성공한 다른 가상 프로젝트팀과 대화하는 것이 도움이 될 수 있다. 또한 좀 더 화합하는 팀을 구성하는데 도움이 되는 공통의 기반을 수립하기 위해 팀 구성원들에 관해 자세히 파악한다.

- 사람들이 대화할 때 서로를 볼 수 있다면 더 큰 유대감을 느끼는 경우가 많기 때문에 가능하면 화상회의를 통해 초기 개시 및 주간/2주간 회의를 구성한다.

- 시간과 정보의 민감성, 시간 차이, 메시지의 속성, 듣는 사람 등에 따라 다양한 의사소통 형태를 사용하기 위해 노력한다.

- 개인의 성과뿐 아니라 팀의 성과와 연계되어 있는 팀 기반의 보상을 설정한다.

기술, 데이터 접근, 보안 문제. 모든 프로젝트팀 구성원들에게 제공되는 적절한 기술과 도구를 확보하는 것은 프로젝트의 일정과 예산을 유지하는데 필수적이다. 특히, 원격 프로젝트 관리의 경우에 더욱 그렇다. 팀 구성원들이 필요한 데이터에 시의 적절하게 접근할 수 없는 경우 프로젝트가 범위를 벗어나기 쉽다. 또한 프로젝트와 조직은 고객 또는 내부 기업 데이터를 위험에 처하게 할 수 있는 보안 침입에 의해 부정적인 영향을 받을 수 있다. 이 또한 과소평가되고 간과되는 영역이다.

가능한 솔루션:
- 프로젝트 실행에 앞서 모든 프로젝트팀 구성원들을 위해 적절한 PM/기타 협업 툴, 접근 권한, 승인을 확인하고 제공하며 시험한다.

- 기업의 모든 정보, 자원, 기술, 외부 모바일 기기를 활용하기 위해 명확한 보안 프로토콜을 수립한다.

원격 프로젝트 관리가 효과가 있을 수 있다. 하지만 산업, 프로젝트 특성 및 복잡성, 인프라, 의사소통, 기술, 팀 역학 등 가상 프로젝트팀의 성공에 영향을 끼치는 다양한 요소가 존재한다.

특히 조직의 목표와 자원을 면밀히 살펴봐야 한다. 성공은 초기 단계에서 모든 문제가 얼마나 충분히 적절하게 해결되는지 그리고 자원, 지식, 툴을 얼마나 잘 활용하여 위험을 피하는 지에 달려있다. 이를 위해 특화된 상황팀 교육을 통해 일정 관리를 개선하며 협업 툴을 효과적으로 활용하고 의사소통, 프로세스, 프로토콜을 개선해야 할 수 있다.

* Moira Alexander는 정보시스템 및 기술 컨설팅 기업 콘투어 비즈니스 어드바이저의 공동 설립자이자 디렉터다. ciokr@idg.co.kr 

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