2015.02.17

회의 생산성을 높여주는 'POWER'

Sharon Florentine | CIO

비효율이고 명확한 방향성이 부족하거나 돈만 낭비하는 결론을 얻고 싶어하는 회사는 없다. 회의의 생산성을 높이려면, 기업 문화부터 바꿔야 한다. 여기 직원들이 적극적으로 참여해 효율적인 회의로 바꿀 수 있는 방법을 소개한다.


Credit: Thinkstock

회의는 오늘날 직장 문화에서 가장 아이러니한 것 중 하나다. 이유가 뭘까? 자부심이 있는 회사라면 비효율적이고, 뭔가 뚜렷한 초점도 목적이나 방향도 없으며, 한 번에 수천 달러를 써도 성과가 없는 회의에 시간을 낭비하고 있다고 말하진 않을 것이다. 그러나 실제로 전세계의 기업들이 직원들로 하여금 생산성이 전혀 없는 회의에 시간을 허비하도록 강요하고 있다. 다시 말해, 투자한 시간과 에너지에 상응하는 대가가 없는 그런 회의다.

경영컨설팅 회사인 워킹 심플리(Working Simply)의 창업자이자 대표로 <워크 심플리(Work Simply)>라는 책을 출간하기도 한 카슨 테이트는 "기본적으로 회의에서 성과를 일궈내지 못하는 것은 문화적인 문제다. 이는 피로감을 초래한다. 그리고 이런 피로감은 직원 유지 및 이직 문제로 이어진다. 인재들의 역량을 십분 활용하지 못하는 것이다"고 지적했다.

직원들이 회의에 많은 시간을 투자하면서도 (또 다른 회의 외에는) 어떤 결과도 일궈내지 못한다면, 이런 현상이 기업의 문화로 자리잡게 된다.
 


문화 바꾸기
테이트에 따르면, 큰 변화를 끌어내기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 문제가 있다는 사실을 인정하고, 그 문제의 깊이와 넓이를 파악하는 것이다. 일단 회의에 투자하는 시간, 기타 업무에 투자하는 시간을 기록한다. 그리고 금전적 비용(참고: 회의 원가 계산기)과 직원들의 시간 투자 생산성을 더 높일 수 있는 업무를 가지고 회의의 비용을 판단한다.

테이트는 "회의 중심의 문화가 초래하는 파급 효과와 비용을 정확히 파악해야 한다. 팀원들을 조사해본다. 계속해서 발송시간이 새벽 2시를 가리키는 이메일을 받고 있나? 다른 업무에 역량과 시간을 투자하는 게 더 나은 많은 임원들이 정기적으로 참여하는 회의가 있는가? 이들이 회의에 투자한 시간, 에너지, 돈으로 성과를 일궈내고 있는가? 이 모든 것을 파악해야 변화를 추진할 수 있는 법이다"고 강조했다.

불완전한 문화
다음은 회사의 문화가 불완전하다는 점을 인정해야 한다. 이후 '깊이 숨을 들이 쉰 후' 3단계로 나아간다. 더 나은 문화를 구현하기 위한 변화에 몰입하는 것이다. 4단계가 가장 어렵다. 변화를 구현할 단계적 방법을 고안해 적용해야 하기 때문이다. 독자적으로 하든 워킹 심플리 같은 컨설팅 회사에 맡기든, 변화를 계속 추진해 나가는 것이 가장 어렵다. 마지막으로 새로운 회의 전략과 전술을 도입해 활용해야 한다.

테이트는 "회의 운영 방식에는 회사의 문화가 고스란히 들어가 있다. 또 다른 회의를 계획해 문제를 해결하겠다는 방식은 말이 안 된다. 비즈니스에서 가장 중요한 부분을 출발점으로 삼고, 기술 활용 방식과 비즈니스 의사결정에 참여할 사람의 수, 회의 장소, 시간 등 모든 것을 바꿔야 한다. 그렇지 않으면 임시방편으로 상처에 반창고를 붙이는 식으로 대응했다가 결국 응급실을 찾게 되는 신세가 된다"고 말했다.

스스로 구현하고 싶은 변화
직원 각자가 간단한 몇 가지 행동을 실천해 회의 중심의 문화에서 탈피하려는 조직의 행동, 더 큰 문화적 변화 구현에 기여할 수 있다.

테이트는 "가장 먼저, 참석을 요구 받은 회의에 어떤 가치가 있는지 묻는다. 이 회의를 '수용'할 수 있는지 결정하기 전에 스스로 질문해야 한다. 이 회의의 투자 수익은 뭘까? 시간과 에너지를 투자했을 때 무엇을 얻을 수 있을까? 회의에 참석하기 위해 무엇을 포기해야 할까? 내가 회의에 참석하면 어떤 가치가 창조될까? 무엇을 기여하는 것일까? 지난 회의가 다시 반복되는 것은 아닐까? 이런 질문을 물어야 한다"고 말했다.

이어서 테이트는 '회의에 참석하지 않았을 때 실망할 사람은 누구일까?'라는 질문도 아주 중요하다고 강조했다. “자신이 회의에 참여하지 않았을 때, 이를 반기지 않을 사람을 파악해야 한다. 이에 관해 아주 확실하게 판단을 내릴 수 있어야 한다. 자신의 업무에 최대한의 가치를 창조할 수 있게끔 시간을 최적으로 활용하는 방법일까? 도움을 줄 수 있는 사람을 실망시키는 것은 아닐까? 경영진을 실망시키는 것은 아닐까? 아니면 직속 상사? 부하 직원? 나 자신? 회의 참석과 결석이 '사내 정치'와 직결되는 경우가 많다. 이는 기업에 아무런 가치가 없다. 이런 경우 '그 회의에서는 제가 큰 도움이 될 것 같지 않습니다. 회의보다는 X, Y, Z라는 일을 하는 것이 더 나을 듯싶습니다’라고 회의 참석을 정중하게 거절할 수 있다"고 덧붙였다.

이는 스스로와 동료, 상사, 부하 직원 모두에게 회의를 거부할 수 있는 권한을 부여해, 회의가 의무적일 때 더욱 효율적이고 생산성이 높은 기업을 만들 수 있는 방법이다.

 




2015.02.17

회의 생산성을 높여주는 'POWER'

Sharon Florentine | CIO

비효율이고 명확한 방향성이 부족하거나 돈만 낭비하는 결론을 얻고 싶어하는 회사는 없다. 회의의 생산성을 높이려면, 기업 문화부터 바꿔야 한다. 여기 직원들이 적극적으로 참여해 효율적인 회의로 바꿀 수 있는 방법을 소개한다.


Credit: Thinkstock

회의는 오늘날 직장 문화에서 가장 아이러니한 것 중 하나다. 이유가 뭘까? 자부심이 있는 회사라면 비효율적이고, 뭔가 뚜렷한 초점도 목적이나 방향도 없으며, 한 번에 수천 달러를 써도 성과가 없는 회의에 시간을 낭비하고 있다고 말하진 않을 것이다. 그러나 실제로 전세계의 기업들이 직원들로 하여금 생산성이 전혀 없는 회의에 시간을 허비하도록 강요하고 있다. 다시 말해, 투자한 시간과 에너지에 상응하는 대가가 없는 그런 회의다.

경영컨설팅 회사인 워킹 심플리(Working Simply)의 창업자이자 대표로 <워크 심플리(Work Simply)>라는 책을 출간하기도 한 카슨 테이트는 "기본적으로 회의에서 성과를 일궈내지 못하는 것은 문화적인 문제다. 이는 피로감을 초래한다. 그리고 이런 피로감은 직원 유지 및 이직 문제로 이어진다. 인재들의 역량을 십분 활용하지 못하는 것이다"고 지적했다.

직원들이 회의에 많은 시간을 투자하면서도 (또 다른 회의 외에는) 어떤 결과도 일궈내지 못한다면, 이런 현상이 기업의 문화로 자리잡게 된다.
 


문화 바꾸기
테이트에 따르면, 큰 변화를 끌어내기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 문제가 있다는 사실을 인정하고, 그 문제의 깊이와 넓이를 파악하는 것이다. 일단 회의에 투자하는 시간, 기타 업무에 투자하는 시간을 기록한다. 그리고 금전적 비용(참고: 회의 원가 계산기)과 직원들의 시간 투자 생산성을 더 높일 수 있는 업무를 가지고 회의의 비용을 판단한다.

테이트는 "회의 중심의 문화가 초래하는 파급 효과와 비용을 정확히 파악해야 한다. 팀원들을 조사해본다. 계속해서 발송시간이 새벽 2시를 가리키는 이메일을 받고 있나? 다른 업무에 역량과 시간을 투자하는 게 더 나은 많은 임원들이 정기적으로 참여하는 회의가 있는가? 이들이 회의에 투자한 시간, 에너지, 돈으로 성과를 일궈내고 있는가? 이 모든 것을 파악해야 변화를 추진할 수 있는 법이다"고 강조했다.

불완전한 문화
다음은 회사의 문화가 불완전하다는 점을 인정해야 한다. 이후 '깊이 숨을 들이 쉰 후' 3단계로 나아간다. 더 나은 문화를 구현하기 위한 변화에 몰입하는 것이다. 4단계가 가장 어렵다. 변화를 구현할 단계적 방법을 고안해 적용해야 하기 때문이다. 독자적으로 하든 워킹 심플리 같은 컨설팅 회사에 맡기든, 변화를 계속 추진해 나가는 것이 가장 어렵다. 마지막으로 새로운 회의 전략과 전술을 도입해 활용해야 한다.

테이트는 "회의 운영 방식에는 회사의 문화가 고스란히 들어가 있다. 또 다른 회의를 계획해 문제를 해결하겠다는 방식은 말이 안 된다. 비즈니스에서 가장 중요한 부분을 출발점으로 삼고, 기술 활용 방식과 비즈니스 의사결정에 참여할 사람의 수, 회의 장소, 시간 등 모든 것을 바꿔야 한다. 그렇지 않으면 임시방편으로 상처에 반창고를 붙이는 식으로 대응했다가 결국 응급실을 찾게 되는 신세가 된다"고 말했다.

스스로 구현하고 싶은 변화
직원 각자가 간단한 몇 가지 행동을 실천해 회의 중심의 문화에서 탈피하려는 조직의 행동, 더 큰 문화적 변화 구현에 기여할 수 있다.

테이트는 "가장 먼저, 참석을 요구 받은 회의에 어떤 가치가 있는지 묻는다. 이 회의를 '수용'할 수 있는지 결정하기 전에 스스로 질문해야 한다. 이 회의의 투자 수익은 뭘까? 시간과 에너지를 투자했을 때 무엇을 얻을 수 있을까? 회의에 참석하기 위해 무엇을 포기해야 할까? 내가 회의에 참석하면 어떤 가치가 창조될까? 무엇을 기여하는 것일까? 지난 회의가 다시 반복되는 것은 아닐까? 이런 질문을 물어야 한다"고 말했다.

이어서 테이트는 '회의에 참석하지 않았을 때 실망할 사람은 누구일까?'라는 질문도 아주 중요하다고 강조했다. “자신이 회의에 참여하지 않았을 때, 이를 반기지 않을 사람을 파악해야 한다. 이에 관해 아주 확실하게 판단을 내릴 수 있어야 한다. 자신의 업무에 최대한의 가치를 창조할 수 있게끔 시간을 최적으로 활용하는 방법일까? 도움을 줄 수 있는 사람을 실망시키는 것은 아닐까? 경영진을 실망시키는 것은 아닐까? 아니면 직속 상사? 부하 직원? 나 자신? 회의 참석과 결석이 '사내 정치'와 직결되는 경우가 많다. 이는 기업에 아무런 가치가 없다. 이런 경우 '그 회의에서는 제가 큰 도움이 될 것 같지 않습니다. 회의보다는 X, Y, Z라는 일을 하는 것이 더 나을 듯싶습니다’라고 회의 참석을 정중하게 거절할 수 있다"고 덧붙였다.

이는 스스로와 동료, 상사, 부하 직원 모두에게 회의를 거부할 수 있는 권한을 부여해, 회의가 의무적일 때 더욱 효율적이고 생산성이 높은 기업을 만들 수 있는 방법이다.

 


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