준비 회사마다 도입해 사용하고 있는 비디오 플랫폼이 다르다. 이와 관련, 웨스트 코퍼레이션(West Corporation)의 HR 책임자 겸 자회사인 인터콜(InterCall)의 세일즈 채용 담당자, HR 디렉터인 크리스 브라운은 이들 기술을 사용하는 방법을 터득하고, 제대로 기능하는지 확인하는 것이 가장 먼저 해야 할 일이라고 강조했다. 브라운은 "면접 전에 모든 부분을 테스트 해야 한다. 연결 여부를 테스트하고, 필요한 플러그인을 다운로드 받고, 지원하는 브라우저를 파악하는 등 면접에 사용되는 플랫폼에 최적화된 인프라를 구축해야 한다. 충분한 시간 동안 이를 준비하고, 필요하다면 문제를 바로잡아야 한다. 면접 24시간 전에 준비를 시작하는 것이 좋다. 그래야 문제가 있을 경우 리크루터나 HR 담당자에게 도움을 요청할 수 있기 때문이다"라고 말했다. 때론 면접 대상자가 아닌 면접관에게 문제가 있을 수 있다. 면접관의 목소리가 들리지 않고, 모습이 보이지 않고, 제대로 연결이 되지 않을 경우를 대비해 연락처 정보를 챙겨놓는다. 그 즉시 이메일이나 문자로 문제가 있음을 알리기 위해서다.
음성 화상 면접이라고 비디오만 중시해서는 안 된다. 오디오를 테스트해 깨끗한 소리가 들리게 만들어야 한다. 고화질(HD) 커뮤니케이션 공급업체인 라이프사이즈(LifeSize)의 크레이그 말로이 CEO는 명확하면서도 정확하게 말을 하는 것이 중요하지만, 고함을 지르지는 말라고 충고했다. 말로이는 "원격 협업 사례를 살펴보면, 상대방과 멀리 떨어져있다는 점 때문에 그럴 필요가 없는데도 불구하고 목소리를 높이는 사람들이 많다. 이는 상대방을 불쾌하게 만드는 행위다"라고 말했다. 그는 이어 "이와는 정반대의 문제점도 있다. 요즘은 기술이 너무 좋아, 마이크로폰이 아주 작은 소리까지 포착해 전달한다. 혼자 중얼거린 소리가 마이크를 통해 전달될 수 있다는 의미다. 사람들이 생각하는 것 이상으로 작은 소리들이 전달된다"라고 경고했다.
사진 찍히는 것처럼 브라운은 노트북 컴퓨터나 태블릿, 데스크톱 등 고정된 장치를 이용해 면접을 하라고 충고한다. 브라운은 "스마트폰을 이용해 비디오 면접을 보는 사람들이 있다. 이는 바람직하지 못하다. 스마트폰을 고정된 상태로 유지하기란 거의 불가능하기 때문에 영상이 흔들린다"라고 말했다. 비디오 면접에 사진 촬영을 할 때의 원칙을 적용한다. 카메라에서 적당한 거리를 두고 앉아야 한다. 카메라에 너무 가까워 머리만 보여서도 안 되고, 너무 멀어 면접관이 얼굴 표정을 볼 수 없는 상태가 되어서도 안 된다. 말로이는 "창문 앞에 앉는 것도 삼가해야 한다. 그러면 '증인 보호' 프로그램의 보호를 받는 사람처럼 보일 위험이 있다. 이런 식으로 사진을 촬영하지 않을 것이다. 비디오 면접도 마찬가지다"라고 말했다.
복장 당연한 소리를 한다고 생각할지 모르겠다. 그러나 반복해 강조할 가치가 있다. 브라운은 대면 면접 때와 동일한 복장을 하라고 강조한다. 비디오 면접도 면접이기 때문이다. 지원한 회사의 문화, 금기시되는 드레스 코드(복장 규정)을 조사한다. 그리고 튀는 복장을 삼간다. 브라운은 "지원 회사의 드레스 코드가 캐주얼이라 할지라도, 아무 옷이나 입을 경우 예기치 않게 면접관을 화나게 만들 수 있다는 점을 유념한다. 가령 1차 면접자관이 블랙호크(Blackhawk) 팬이라 당신이 면접 중 블랙호크 저지를 입은 것을 좋아했다고 가정하자. 그러나 다음 면접을 진행하는 면접관은 디트로이트(Detroit) 팬일 가능성도 있다"라고 말했다. 말로이는 "간단하다. 면접에 맞는 복장을 해야 한다. 면접은 결코 캐주얼 패션을 자랑하는 장소가 아님을 명심하자"라고 충고했다.
방해 요소를 제거 소리 때문에 면접을 방해할 수 있는 전화기, 태블릿, TV 등을 끈다. 자신의 통제권을 넘어선 방해 요소들도 있다. 이웃에서 매주 한 차례 토네이도 경보 사이렌을 테스트하는 것 등을 예로 들 수 있다.그렇다면, 사이렌을 테스트하는 시간을 피해 면접을 해야 한다. 브라운은 "애완 동물이 있다면 방해가 되지 않는 장소에 가둬두는 것이 좋다. 고양이가 카메라 앞으로 들어와 면접을 방해할 수 있기 때문이다. 애완견이 주방 주변을 돌아다닐 경우, 면접관은 이를 보지 못하더라도 당신의 주의가 분산될 수 있다"라고 지적했다.
주어진 시간을 능률적으로 최대한 활용 대면 면접의 경우 시간에 융통성을 발휘할 수 있다. 그러나 비디오 면접에서는 힘들다. 브라운은 "대면 면접의 경우, 면접관이 피면접자를 배웅하는 동안 이야기를 나누거나, 추가적으로 시간을 할애할 수 있다. 그러나 비디오 면접은 시작과 끝이 정해져 있는 편이다. 면접 시간이 30분이라면 5분은 자기 소개와 가벼운 대화이고 진짜 면접 시간은 20~25분에 불과하다"고 말했다. 즉 음료수를 마시거나, 굼뜬 답변을 하는 등 시간을 소비하는 행동을 하지 않아야 한다.
면접 장소 면접 장소를 고려한다. 말로이는 주변을 정리하고, 무채색 배경을 뒤로 한 채 않고, 카메라를 똑바로 응시하라고 충고했다. 면접에 방해가 되지 않는 편안하면서도 안정적인 환경을 만들어야 한다. 듀얼 모니터를 사용하고 있다면 하나를 끈다. 면접관과 대화를 하면서 다른 방향을 쳐다보는 일이 없도록 만들기 위해서다. 단조로운 장소에서 편안한 의자에 앉아 면접에 필요한 장치와 노트만 가지고 면접에 집중한다.
자연스럽게 행동 말로이는 "우리는 자신을 소개하는 일에 익숙하다. 비디오 회의 또한 마찬가지다. 그런데 자기 소개가 끝난 후, 카메라를 통해 다른 사람을 응시할 때 문제가 발생한다. 이때는 실제 한 방에 있는 것처럼 자연스럽게 행동해야 한다"고 말했다. 그는 "가벼운 대화를 나누고, 질문을 하고, 경험담을 공유해야 한다. 그러나 상대방을 보지 못하는 것처럼 행동해서는 안 된다. 비디오 면접에서는 실제 상대방을 바라보고 있다는 사실을 유념해야 한다"고 말했다. 이는 학습이 필요한 부분이기도 하다. 비디오 면접을 처음 접하면 당혹할 수 있다. 그러나 위의 팁을 참고해 경우에 맞게 행동하면 성과를 일궈낼 수 있을 것이다.
