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“포춘 500대 기업 98%가 쓴다”··· ATS 맞춤 이력서 작성 팁

2021.10.25 Terena Bell and Sarah K. White  |  CIO
이력서가 채용 담당자의 책상 위에 놓이기 전에 ‘지원자 추적 시스템(Applicant Tracking System; ATS)’을 거칠 가능성은 매우 크다. 이 단계를 원활하게 통과할 수 있도록 이력서를 준비하는 방법을 소개한다.  
 
ⓒGetty Images 

지원자 추적 시스템(ATS)
‘지원자 추적 시스템’은 기업의 채용 업무를 관리하고 자동화하는 소프트웨어다. 중앙 집중식으로 구인 공고를 관리하고, 입사 지원서를 필터링 및 분류하며, 유력한 후보자를 식별하는 기능을 제공한다. 

ATS 소프트웨어는 지원자가 직무 요건에 얼마나 부합하는지를 기준으로 AI와 자연어 처리(NLP)를 사용해 이력서를 채점하고 필터링한다. 그 다음 ATS 필터링을 통과한 지원자를 채용 담당자 및 관리자가 검토한다.

기업용 소프트웨어 분석업체 ‘캡테라(Capterra)’에 따르면 채용 담당자의 75%가 채용 과정에서 특정 유형의 채용 또는 지원자 추적 시스템을 사용하는 것으로 나타났다. 

또한 이력서 최적화 서비스 업체 ‘잡스캔(Jobscan)’에 의하면 포춘 500대 기업의 98%가 새로운 직원 채용 시 ATS 프로그램을 쓰는 것으로 조사됐다. 즉, 이력서가 채용 담당자의 책상에 놓이기 전에 ATS를 거칠 확률이 높다는 의미다. 

ATS는 이력서에서 키워드 및 관련 업무 이력을 스캔해 지원자를 다음 단계로 이동시킬지 여부를 결정한다. 따라서 ATS 친화적으로 이력서를 최적화하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 해당 직무 자격을 갖추고 있어도 이력서가 버려질 위험이 있다.

여기서는 ATS의 작동 방식과 이를 통과할 수 있도록 이력서를 조정하는 방법을 정리했다.

작동 방식
ATS 프로그램을 활용하면 채용 공고에 특정 매개변수를 입력하고 시스템의 자동화 알고리즘을 사용해 수많은 이력서를 구문 분석할 수 있다. 이는 채용 프로세스의 첫 번째 단계에서 사람 직원이 수많은 이력서를 분류하는 데 드는 시간을 없애 준다. 

잡스닷컴(Jobs.com)의 공동 창업자 겸 최고 비전 책임자 아란 스튜어트는 “대부분의 ATS 플랫폼에는 구문 분석 및 매칭 분류 시스템이 내장돼 있다. 이력서를 ATS에 업로드하면 이 시스템이 지원한 직무에 따라 이력서를 평가 및 매칭한다는 의미다”라고 설명했다.

기업에서 설정한 매개변수와 가중치를 정확히 알 수는 없지만 이력서 평가에 영향을 주는 일반적인 카테고리가 존재한다. 

레쥬메빌더닷컴(ResumeBuilder.com)의 커리어 코치 캐롤린 클라이먼은 “자격, 학력, 직책 등의 항목에 점수나 가중치를 부여하고 직무 기술서와 지원자의 이력서를 비교한다”라면서, “일부 기업은 ‘최소 5년 이상의 경력이 있는가?’ 같은 질문을 사용하기도 한다. 이 질문의 대답이 ‘아니오’이면 고려 대상에서 제외된다. 대부분은 키워드와 제목을 검색해 이력서에 점수를 매긴다. 점수가 높을수록 실제 사람이 검토할 확률은 높아진다”라고 언급했다.

한편 지원하려는 기업에서 ATS를 쓰고 있는지 알 수 있는 몇 가지 방법이 있다. 스튜어트는 해당 기업의 웹 사이트에서 관련 업체의 로고나 혹은 (링크를 주의 깊게 살펴보면) 웹 사이트 도메인의 시작 부분에서 ATS 프로그램의 이름을 찾을 수 있다고 귀띔했다. 

ATS는 얼마나 정확한가?
HR은 ATS 프로그램을 사용해 이력서를 효율적으로 분류할 수 있지만 결함이 없는 건 아니다. 

하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review)에 따르면 자격과 역량을 갖춘 지원자가 ATS 때문에 채용 과정에서 배제됐다고 밝힌 기업이 88%에 이른다. 직무 기술서에 따라 설정된 기준과 정확하게 일치하지 않는다는 이유였다. 

직무 기술서의 요구사항 업데이트 및 수정과 관련해 문제가 발생할 수도 있다. 가령 직무 기술서의 기준이 너무 높거나(이상적이거나) 또는 요구되는 스킬 및 경험이 너무 많아 지원자 풀을 좁힐 수 있다. 앞선 하버드 비즈니스 리뷰의 설문조사 결과에서 직무 기술서를 거의 업데이트하지 않거나 조금만 수정한다고 대답한 기업은 72%에 달하는 것으로 드러났다. 

시간이 지나면서 직무 기술서의 요건이 과도해지거나 시대에 뒤떨어질 수 있으며, 이로 인해 자격을 갖춘 지원자가 배제되는 문제가 발생할 수 있다. 적절한 자격과 경력을 가지고 있는 지원자가 직무 기술서에 기재된 정확한 스킬을 갖추지 못해 ATS 프로그램에서 제외될 수도 있다. 

이는 입사 지원자와 기업 모두에게 부정적인 영향을 미친다. 지원자는 간과되고, 기업도 인력 부족 문제를 초래할 수 있다.

ATS에 맞춰 이력서를 최적화하는 방법
이력서가 ATS를 통과하도록 하는 몇 가지 간단한 방법이 있다. 가장 중요한 건 단순함이다. 머리말, 다양한 폰트, 시각 효과 등으로 이력서를 한껏 꾸며도 이는 ATS에 깊은 인상을 남기지 못한다. ATS를 위해 스캔하기 쉬운 일반 텍스트 형식의 이력서를 준비해야 한다. 

커리어 사이트 ‘래더(Ladders)’의 CEO 마크 크넨델라는 “폰트, 서식, 스타일은 최대한 단순해야 한다. 기본 글꼴을 사용하는 게 좋다. 여러 글머리 기호, 화려한 서식 및 양식 등을 굳이 사용할 이유가 없다. 단순할수록 더 좋다”라고 말했다.

차트, 그래픽, 기타 시각적 요소 역시 사람의 눈에는 좋게 보이지만 ATS에서는 혼란을 초래할 수 있다는 점을 유념해야 한다. 

클레이먼은 “대부분의 ATS는 서식을 제거하고 일반 텍스트만 분석한다. 그래픽, 열, 머리글, 바닥글, 표 등을 삽입하지 않는 게 좋다. ATS는 위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽으로 읽는다. 별도의 열이 있는 경우 ATS는 2개 범주의 정보를 하나로 읽을 수 있다. 범주의 표준 머리글은 굵은 이탤릭체 대문자로 한다. 이 밖에 대부분의 ATS가 PDF를 읽을 수 있지만 워드 문서가 가장 안전하다”라고 강조했다.

이력서를 직무 기술서에 맞게 작성하는 것도 중요하다. 직무 기술서에 기재돼 있는 스킬 중 생략한 게 있다면 이력서 제출 전에 해당 스킬을 추가해야 한다. 

클레이먼은 “지원하려는 직무와 회사에 맞춰 이력서를 조정해야 한다. 또한 문법적으로 문제가 있어 보이더라도 직무 기술서에 포함된 단어와 시제로 이력서를 작성해야 한다. 이 밖에 업계에서 많이 사용되지 않는 약어는 피하는 게 좋다”라고 권고했다. ciokr@idg.co.kr
 
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