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흔한 프로젝트 관리 실수 12가지와 예방법

2012.09.28 Jennifer Lonoff Schiff  |  CIO


프로젝트 관리 실수 4: 너무 많은 프로젝트를 한번에 진행한다. 프로젝트 컨설팅 업체 리얼라이제이션(Realization)의 CEO 산지브 굽타는 "대부분의 관리자들이 모든 프로젝트를 한 번에 시작하면 더 많은 것을 얻을 수 있다고 생각한다. 하지만 현실적으로는 역효과가 발생한다"라고 지적했다. "멀티태스킹 때문에 사람들은 속도가 떨어지고 품질이 저하되며 더욱 최악인 것은 사람들이 상대방의 전제조건적 업무가 끝나길 기다리면서 폭포수 같은 멀티태스킹으로 인한 지연상황이 기관 전체에 만연하게 된다는 것이다"라고 굽타는 설명했다.

해결책: "이런 생산성 저하를 피하기 위해서는 우선 WIP(Work In Progress)를 25~50%까지 낮춰야 한다"라고 그는 말한다. "이를 통해 결론 없는 논쟁이 줄어들고 관리자들과 전문가들은 문제 해결에 즉각적으로 대응할 수 있게 된다. 반 직관적이긴 하지만 개방적 프로젝트의 수를 25~50%까지 낮추게 되면 과업의 완성도가 두 배가 될 수 있다."

프로젝트 관리 실수 5: (정기적인) 의사소통/회의의 부재. 의사소통은 성공적인 프로젝트 관리의 가장 중요한 요소다. 온라인 전략 컨설팅 업체 파킨 웹 디벨롭먼트(Parkin Web Development)의 사장 팀 파킨은 "정기적이면서 분명한 의사소통 없이는 프로젝트가 무너질 수 밖에 없다"라고 경고했다.

해결책: PM과 팀원들에 맞는 날짜와 시간을 선택하여 (가상 또는 직접적으로) 매주 회의를 가지고 이를 유지하라. 특정 일자와 시간을 미리 계획하면 모두가 같은 내용을 이해하고 프로젝트를 진행하는데 도움이 된다.

프로젝트 관리 실수 6: 프로젝트 범위가 구체적이지 않거나 범위가 너무 자주 바뀐다. 할로랜은 "정확한 목표를 설정하지 않은 프로젝트는 무너질 수 밖에 없다"라고 지적했다. 웹 기반의 프로젝트 관리툴 이지 프로젝츠(Easy Projects)의 마케팅 관리자 오즈 나질리는 "프로젝트에서 위험한 것 중 하나가 범위 변경이다. 적절히 조치하지 않으면 시간과 비용이 과도하게 발생하게 된다"라고 덧붙였다. 심지어 로고의 색상 변경이나 웹 사이트의 페이지 추가 등 사소한 것들도 예상치 못한 지연을 발생시킬 수 있다고 그는 말했다.

해결책: 처음부터 프로젝트의 범위를 정의하고 프로젝트를 주기적으로 모니터링 하여 자신과 팀이 그 범위 내에 머무르도록 한다. 그리고 지연을 방지하고 본래의 범위에서 벗어나지 않도록 "변경 요청사항을 본래의 프로젝트 범위와는 따로 관리하고 이것이 일정에 어떤 영향을 끼칠지 예측하며 [각 변화에 대하여] 고객/이해당사자의 명확한 승인을 받으라"고 나질리는 제안했다.

프로젝트 관리 실수 7: 공격적인/과도하게 낙관적인 시간표를 제공한다. "PM들이 고객을 항상 편안하게 해주려는 의도는 좋다"라고 전 소프트웨어 개발자겸 PM이자 현 디지털 에이전시 디지털엑스브릿지(DigitalXBridge)의 CEO인 제이 멜론은 설명했다. "하지만 계속해서 기한을 어기게 되면 고객에게 불신과 짜증만 유발할 뿐이다."

해결책: "좋은 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 많은 작업 항목과 이용할 수 있는 자원의 범위를 관리할 수 있다"라고 그는 말했다. 하지만 "특히 기술의 세계에서는" 프로젝트에 대한 추가적인 시간과 자금, 즉, 약간의 여유를 두는 것이 중요하다.

프로젝트 관리 실수 8: 유연하지 못하다. 자신의 프로젝트 계획이 완벽하다고 생각하겠지만 "목표를 달성하기 위해 누가 무엇을 언제 해야 하는지에 대한 계획을 따르되 중간중간 얻게 되는 새로운 정보에 제안사항에 귀를 기울여야 한다"라고 비영리 소프트웨어 및 서비스 제공업체 블랙바우드(Blackbaud)의 PM 캐롤 울프는 밝혔다.

해결책: "한 걸음 물러나 다양한 관점에서 전반적인 프로젝트를 새롭게 살펴보고 지금까지의 진척 상황을 검토하며 이미 바뀐 것들을 기준으로 앞으로 프로젝트를 어떻게 개선할 수 있을지 생각해 보는 것은 고무적인 일이다"라고 그녀는 설명했다. 그렇다고 지속적으로 변화를 꾀해야 한다는 것은 아니며 프로젝트에 도움이 될만한 제안사항을 개방적으로 받아들여야 한다는 것이다.

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