중소기업이 저지르는 IT 실수 ‘그리고 그 예방책’

딱히 관심을 가진 이들이 아닌 한, 대다수의 사람들은 비즈니스용으로 기술을 구매, 유지보수, 그리고 확보하는 것에 어려움을 느낀다. 그들은 또 무엇을 해야하는가에 대해서는 나름대로 많이 알고 있지만 무엇을 하지 말아야 하는가에 대해서는 알고 있지 못하다.
 
데이터를 백업하지 않는 것, 소셜 네트워킹 툴을 부적절하게 사용하는 것(혹은 전혀 사용하지 않는 것), 그리고 불법 소프트웨어를 사용하는 것은 사업에 나쁜 결과를 초래한다. 본 기사는 소규모 업체들이 반복해서 저지르는 15가지 기술적인 실수와 그러한 실수에 대한 예방책을 제공한다.
 
1. 클라우드에 대한 과도한 의존
소규모 업체의 입장에서 클라우드 스토리지는 훌륭한 자원이 된다. 클라우드 스토리지는 저렴하고 사무실 밖에서도 데이터에 접속할 수 있는 기능을 제공한다. 그러나 사용자의 중요한 데이터가 다른 업체 혹은 다른 사람의 손아귀에 들어간다는 점에서, 클라우드에 과도하게 의존하는 것은 위험하다.
 
심지어 야후 플리커(Flickr)에서조차도 최근, 순전히 직원의 실수로, 4,000장의 사진이 저장된 사용자의 계정이 우발적으로 삭제되는 사고가 발생했다. 다행스럽게도 플리커는 해당 계정을 완전하게 복구하여 사건을 마무리했지만, 항상 복구가 가능한 것은 아니다.
 
클라우드는 일시적인 사용을 위해서는 훌륭한 서비스이지만 영구적인 둥지를 틀기에는 무리가 있다. 나스(NAS, Network-attached storage) 드라이브와 박스닷넷과 같은 클라우드 스토리지 서비스 등이 견고한 스토리지 전략을 충족할 수 있는 제품들이다. 중요한 데이터는 ‘ioSafe’의 재난 방지 외장 하드드라이브와 같이 실제적으로 파괴될 수 없는 제품에 분산되어 저장되어야 한다.
 
2. 적절한 백업 실패
데이터 백업에 대해 이야기하자면, 백업 스토리지를 보유하고 있지만 사용하지 않으면 그것은 쓸모 없는 것이 되어버린다. 불행하게도, 개인과 사업체 모두에서 그러한 일이 일어나고 있다. 데이터 백업을 수행하지 않고 물리적인 드라이브 혹은 클라우드 기반 스토리지 계정을 단지 보유하는 것은 도움이 되지 않는다.
 
다행히 백업용 프로그램은 사용자를 대신하여 백업을 수행한다. 데이터를 자주 그리고 정기적으로 백업하라, 그러면 백업을 직접 수행할 필요가 없을 것이다. 백업을 수행할 전담 IT 직원을 보유하고 있지 않은 소규모 업체 운영자들에게는 좋은 백업 전략을 수립하는 것이 특히 매우 중요하다. 데이터 복구는 어렵고 비용이 많이 든다.
 
3. 직원 스마트폰에 대한 보안 대책 미수립
스마트폰이 점점 더 스마트해짐에 따라, 지금이 주머니 속에 있는 이러한 소형 컴퓨터에 대한 보안에 대해 살펴볼 시점이다. 스마트폰에는 많은 수의 민감한 정보가 저장되기 때문에, 직원들의 전화기에 대한 보안 대책을 수립하는 것이 중요하다. 직원의 사소한 부주의로 인해 기업 비밀이 유출되기도 한다.
 
누군가가 술집과 같은 장소에서 스마트폰을 훔쳐가는 경우를 대비하여 직원들의 스마트폰에 비밀 번호 잠금 설정("1234" 혹은 "9999"와 같은 비밀번호가 사용되어서는 안된다)과 원격 데이터 삭제 기능을 설치하고 안전한 운영 체제(예를 들어, 블랙베리는 암호화된 SD 카드의 사용을 허용한다)가 사용되어야 한다. 그리고 좀 더 치밀한 통제를 위해서는 ‘NotifyMDM’과 같은 스마트폰 관리 소프트웨어를 활용할 수도 있다.
 
4. 너무 잦은 출장
저렴하게 항공 요금을 이용하더라도 출장에는 비용이 많이 든다. 사업 파트너를 만나기 위해 이동하기 보다는 가상 회의 환경을 구축하기 위한 기술 사용을 검토하는 것이 더 낫다. 다양한  웹 회의와 동영상 회의 툴은 가상 회의를 개최하여 시간과 비용을 절감할 수 있는 기회를 제공한다.
 
그리고 재택 근무가 직원과 고용주 모두에게 이롭다는 연구 결과도 제시되고 있다. 고용주들은 더 적은 시간과 비용으로 더 나은 품질의 작업 결과를 얻을 수 있고 직원들은 시간을 좀 더 유연하게 활용할 수 있다.
 
5. 오래된 제품의 부적절한 폐기
환경에 유해한 위험물이 사용되기 때문에 컴퓨터, 스마트폰 그리고 다른 가전 기기들은 함부로 폐기하면 안된다. 최악의 상황에서 오래된 가전 제품을 부적절하게 폐기하는 경우 벌금이 부과되기도 한다. 그렇다고 폐기를 위해 돈을 지불해야 한다는 것을 의미하지 않는다.
 
대신, 오래된 제품을 손질하여 재판매하는 것이 더 낫다. 몇몇 업체들은 화면이 깨진 휴대폰을 수거해가지도 한다. 물론 나머지 부분은 작동 가능해야 한다. 제품이 ‘Gazelle’와 ‘NextWorth’ 같은 업계 표준보다 오래 되었다면 데이터를 우선 삭제한 후 적절하게 매각함으로써 사무실을 업그레이드 할 비용을 챙길 수 있을 것이다.
 
6. 소셜 네트워킹에서의 실패
트위터와 페이스북 등 소셜 네트워크 사이트들은 소규모업체들이 온라인상의 입지를 구축하기 위한 훌륭한 자원이다. 그러나 사용되지 않거나, 자동화되거나, 혹은 고객과 논쟁을 벌이기 위해 소셜 네트워크를 사용한다면 그 이익을 제대로 향유할 수 없을 것이다.
 
또 보유하고 비개인적으로만 트위팅하고 홍보만을 수행하는 것은 트위터 계정을 보유하지 않는 것만큼이나 좋지 않다. 결국 소셜 네트워킹의 주요요소는 네트워킹이 아닌 “소셜”이다.
 
트위터는 또한 위험성을 제공하기도 한다. 최근 케네스 콜(Kenneth Cole)이 트위터를 통해 이집트의 현 상황을 언급한 사례는 트위터의 위험성을 잘 보여준다. 케네스 콜은 “수 백만 명이 카이로에서 소란을 떨고 있다. http://bit.ly/KCairo에는 올 봄 총선이 치뤄질 것이라는 소문이 돌고 있다”라는 트윗을 올렸는데, 이 트윗은 많은 사람들을 자극했고 관련이 없는 소규모 사업체에도 피해가 돌아갔다.
 
소규모 업체들은 소셜 네트워크를 통해 고객들과 무료로 관계를 구축할 수 있다. 그러므로 트위터에서 무언가를 하기 전에 약간의 조사를 하는 것은 커다란 가치가 있다.