2016.04.05

벤더 기고 | '모두를 위한' RFP 절차 개선법

Chakra Devalla | Network World
RFP(Requests for Proposal ; 제안요청서) 관련 업무가 쉽고 명확한 경우는 거의 없다. 누구나 빠짐없이 챙기고 싶어하기 때문에 RFP는 보통 말 그대로 길고 까다로운 질문 리스트 형태가 되곤 한다. 그리고 이는 답변이 돌아올 때 더 많은 작업으로 이어진다.

안타깝게도 RPF 프로세스가 더 많은 질문을 만들어내는 경우가 빈번히 발생하며, 이는 혼란을 야기시키곤 한다. 미비한 부분으로 인해 RFP를 재발행해야 하는 경우도 종종 발생한다.

처음에 제대로 일을 해내면 기업과 벤더 모두의 시간과 노력을 크게 줄일 수 있을 것이다. 3가지 간단한 전략이 이 프로세스를 더 효과적으로 만들어줄 수 있다.



RFP 질문 간소화
한 벤더가 적당한지 결정하기 위해 답변 수백 개가 정말 필요할까? 결정을 내리는데 필요한 필수 정보로 질문을 줄여나가는 것이 우선 필요하다. 프로세스에 대한 가장 흔한 불만 중 하나는 정보 반복이다. RPF를 훑고 유사한 질문들을 태그 한 후 이를 하나의 질문으로 합쳐라.

사소한 기술적 사항 대신 비즈니스 혜택에 초점을 맞춰라. 벤더들은 기능 비교에 초점을 맞추고 경쟁사 제품보다 그들이 어떻게 더 나은지에 대해 이야기하고 싶어한다. 때때로 이 논의는 너무 미세해져서 해당 제품이나 서비스가 비즈니스에 어떻게 도움이 될 것인지에 대한 논의를 가려버린다. 비즈니스 혜택 단계로 답변을 유지하는 질문을 개발해야 한다. 이를 통해 정신을 혼란스럽게 하는 기술 논의를 피해야 한다.

핵심 목표에 모든 질문을 집중시켜라. 솔루션이 제공할 비즈니스 혜택, 비용, 투자수익률, 배치 타임프레임, 지원, 제대로 동작할 것이라는 증거, 문제 발생 시 해결책 등이 핵심 요소일 수 있다. 만약 질문이 직접적으로 목표에 부합하지 않는다면 과감히 없애라.

사용자 사례 검토
해당 솔루션이 다른 회사들을 어떻게 도왔는지를 보여주는 사용자 사례 연구를 고려해보라. 이는 RFP 질문을 크게 줄여주고 대응을 간소화시킬 수 있다.

사용 사례를 물을 때는 동일한 버티컬 업계 내 기업이나 비슷한 규모 혹은 비슷한 문제를 해결하고자 하는 기업이 적당하다.

한편 많은 벤더들은 사용 사례의 일부로 사용 후기를 포함시킬 것이다. 고객연락처를 확인한 후 직접 물을 수 있으면 더욱 좋다.

운용성 증거 확보
많은 RFP 과정에서 빈번히 발생하는 큰 실수 중 하나는 솔루션이 기업 인프라 내에서 실제로 맞을지에 대한 증거를 요구하지 않는 것이다. 벤더의 솔루션이 최신 기술을 탑재한 최선의 제품일 수 있지만 기업의 기존 플랫폼 내에서 작동하지 않으면 완전히 의미가 없어진다. 안타깝게도 긴 RFP 프로세스 후에 엉뚱한 솔루션을 선택한 회사들의 예가 아주 많다.

RFP는 벤더가 정보처리 상호운용을 입증하게 만드는 최선의 기회다. 몇몇 단순한 질문을 이용해 이를 달성할 수 있다.

벤더에게 독립 시험기관을 통해 상호운용성을 확인받도록 요청하라. 벤더들은 항상 그들의 솔루션이 잠재 클라이언트의 환경 내에서 작동할 거라고 이야기한다. 특히 세일즈 부서라면 그렇다. 신뢰할 수 있는 독립 연구소로부터 인증을 받도록 요구하라.

또 벤더가 올바른 버전을 확인하도록 하라. 그들의 솔루션 버전뿐 아니라 당신의 회사 내 기술을 위한 정확한 버전을 확인하게 하라. 각 기업마다 독특한 기술 조합이 있기 마련이다. 앱과 서버 버전, 여타 하드웨어 버전에 이르는 것들이다. 정보처리상호운용을 확실히 하기 위해 벤더가 무엇을 확인하는지 기록해둬야 한다.

아울러 미래 계획을 감안하라. 기업의 기술 플랫폼은 정적이지 않다. 만약 새로운 서버로 이전, 클라우드 기반 PBX로의 이동을 계획하고 있다면 벤더에게 미래 인프라에 대한 상호운용을 검증하도록 하라.

RFP의 핵심은 벤더의 목록을 단축해 후보군을 줄이는데 있다. 이 과정에 있어 질문 간소화는 모두의 시간을 절약해줄 수 있을 뿐 아니라 더 나은 선택으로 이어질 것이다.

사용 사례는 솔루션이 벤더의 솔루션이 기업에 어떻게 혜택을 줄지에 대해 더욱 상세한 시각을 줄 것이다. 독립 기관의 상호운용성 테스트는 솔루션이 당신의 환경에서 실제로 돌아갈지를 확인시켜줄 것이다.

이 3가지 전략은 기업이 올바른 결정을 더 빠르게 내리고 잠재적 문제를 피하는데 큰 도움을 줄 것이다.

* Chakra DevallaSMS 텍비전(tekVision) CEO다. ciokr@idg.co.kr 



2016.04.05

벤더 기고 | '모두를 위한' RFP 절차 개선법

Chakra Devalla | Network World
RFP(Requests for Proposal ; 제안요청서) 관련 업무가 쉽고 명확한 경우는 거의 없다. 누구나 빠짐없이 챙기고 싶어하기 때문에 RFP는 보통 말 그대로 길고 까다로운 질문 리스트 형태가 되곤 한다. 그리고 이는 답변이 돌아올 때 더 많은 작업으로 이어진다.

안타깝게도 RPF 프로세스가 더 많은 질문을 만들어내는 경우가 빈번히 발생하며, 이는 혼란을 야기시키곤 한다. 미비한 부분으로 인해 RFP를 재발행해야 하는 경우도 종종 발생한다.

처음에 제대로 일을 해내면 기업과 벤더 모두의 시간과 노력을 크게 줄일 수 있을 것이다. 3가지 간단한 전략이 이 프로세스를 더 효과적으로 만들어줄 수 있다.



RFP 질문 간소화
한 벤더가 적당한지 결정하기 위해 답변 수백 개가 정말 필요할까? 결정을 내리는데 필요한 필수 정보로 질문을 줄여나가는 것이 우선 필요하다. 프로세스에 대한 가장 흔한 불만 중 하나는 정보 반복이다. RPF를 훑고 유사한 질문들을 태그 한 후 이를 하나의 질문으로 합쳐라.

사소한 기술적 사항 대신 비즈니스 혜택에 초점을 맞춰라. 벤더들은 기능 비교에 초점을 맞추고 경쟁사 제품보다 그들이 어떻게 더 나은지에 대해 이야기하고 싶어한다. 때때로 이 논의는 너무 미세해져서 해당 제품이나 서비스가 비즈니스에 어떻게 도움이 될 것인지에 대한 논의를 가려버린다. 비즈니스 혜택 단계로 답변을 유지하는 질문을 개발해야 한다. 이를 통해 정신을 혼란스럽게 하는 기술 논의를 피해야 한다.

핵심 목표에 모든 질문을 집중시켜라. 솔루션이 제공할 비즈니스 혜택, 비용, 투자수익률, 배치 타임프레임, 지원, 제대로 동작할 것이라는 증거, 문제 발생 시 해결책 등이 핵심 요소일 수 있다. 만약 질문이 직접적으로 목표에 부합하지 않는다면 과감히 없애라.

사용자 사례 검토
해당 솔루션이 다른 회사들을 어떻게 도왔는지를 보여주는 사용자 사례 연구를 고려해보라. 이는 RFP 질문을 크게 줄여주고 대응을 간소화시킬 수 있다.

사용 사례를 물을 때는 동일한 버티컬 업계 내 기업이나 비슷한 규모 혹은 비슷한 문제를 해결하고자 하는 기업이 적당하다.

한편 많은 벤더들은 사용 사례의 일부로 사용 후기를 포함시킬 것이다. 고객연락처를 확인한 후 직접 물을 수 있으면 더욱 좋다.

운용성 증거 확보
많은 RFP 과정에서 빈번히 발생하는 큰 실수 중 하나는 솔루션이 기업 인프라 내에서 실제로 맞을지에 대한 증거를 요구하지 않는 것이다. 벤더의 솔루션이 최신 기술을 탑재한 최선의 제품일 수 있지만 기업의 기존 플랫폼 내에서 작동하지 않으면 완전히 의미가 없어진다. 안타깝게도 긴 RFP 프로세스 후에 엉뚱한 솔루션을 선택한 회사들의 예가 아주 많다.

RFP는 벤더가 정보처리 상호운용을 입증하게 만드는 최선의 기회다. 몇몇 단순한 질문을 이용해 이를 달성할 수 있다.

벤더에게 독립 시험기관을 통해 상호운용성을 확인받도록 요청하라. 벤더들은 항상 그들의 솔루션이 잠재 클라이언트의 환경 내에서 작동할 거라고 이야기한다. 특히 세일즈 부서라면 그렇다. 신뢰할 수 있는 독립 연구소로부터 인증을 받도록 요구하라.

또 벤더가 올바른 버전을 확인하도록 하라. 그들의 솔루션 버전뿐 아니라 당신의 회사 내 기술을 위한 정확한 버전을 확인하게 하라. 각 기업마다 독특한 기술 조합이 있기 마련이다. 앱과 서버 버전, 여타 하드웨어 버전에 이르는 것들이다. 정보처리상호운용을 확실히 하기 위해 벤더가 무엇을 확인하는지 기록해둬야 한다.

아울러 미래 계획을 감안하라. 기업의 기술 플랫폼은 정적이지 않다. 만약 새로운 서버로 이전, 클라우드 기반 PBX로의 이동을 계획하고 있다면 벤더에게 미래 인프라에 대한 상호운용을 검증하도록 하라.

RFP의 핵심은 벤더의 목록을 단축해 후보군을 줄이는데 있다. 이 과정에 있어 질문 간소화는 모두의 시간을 절약해줄 수 있을 뿐 아니라 더 나은 선택으로 이어질 것이다.

사용 사례는 솔루션이 벤더의 솔루션이 기업에 어떻게 혜택을 줄지에 대해 더욱 상세한 시각을 줄 것이다. 독립 기관의 상호운용성 테스트는 솔루션이 당신의 환경에서 실제로 돌아갈지를 확인시켜줄 것이다.

이 3가지 전략은 기업이 올바른 결정을 더 빠르게 내리고 잠재적 문제를 피하는데 큰 도움을 줄 것이다.

* Chakra DevallaSMS 텍비전(tekVision) CEO다. ciokr@idg.co.kr 

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