팀뷰어 기고 | 내 방식대로 회의하는 시대의 도래

* 본 기고문은 벤더가 작성한 것으로 본지의 편집을 거친 것이다. 그러나 기고자의 관점 및 편향성이 일부 남아있을 수 있다.

기존의 웹 회의와 협업 솔루션은 비즈니스 환경에 제한적이다. 기업은 자유롭게 파트너와 연결, 공유할 수 있는 기기와 운영 플랫폼을 선택하고 싶어한다. 팀뷰어의 홀거 펠그너(Holger Felgner) 본부장은 차세대 솔루션이 사용자에게 더 많은 능력을 부여하고 원거리의 인재들과도 일할 수 있는 환경을 제공함으로써 기업의 채용 방식을 변화시킬 것이라고 말하고 있다.

업무 환경이 더욱 이동적이고 분산적으로 변화함에 따라, 핵심 구성원들이 모두 실제로 참석하는 팀 회의가 줄어들고 있다. 내부 비용을 줄이는 한편, 업무와 생활의 균형 향상을 추구하는 직원들을 끌어오기 위해 만들어진 유연한 근무 제도가 진보를 거듭하고 있다. 생산성을 확보하기 위해서는 이제 업무 기능 및 도구와 상시 연결되어야 하며 마치 같은 공간 안에 있는 것처럼 의사소통하고 협업할 수 있어야 한다.

‘텔레프레전스(Telepresence: 온라인 회의)’가 올해 210만개의 비행기 좌석을 대체하고 2015년까지 세계적으로 2억 명의 인력들이 데스크톱으로 화상 회의를 진행할 것이라는 가트너의 전망은 우연이 아니다.

심화되고 있는 ‘IT의 소비자화(Consumerisation of IT)’와 BYOD (bring your own device) 트렌드에서 볼 수 있듯, 많은 직원들과 거래기업들이 업무 관리와 수행에 있어서 그들만의 기술과 도구를 선호한다, 그리고 이로 인해 기업 입장에서는 직원들 간에 연결, 공유 방식들을 관리하는 것이 더욱 어려워지고 있다. 모든 사용자가 어디서든 어떤 기기로도 쉽게 소프트웨어와 서비스에 접근할 수 있도록 해야 할 필요성이 증가하고 있다.

제약 없는 화상 회의 도구의 필요성
기존의 회의 도구로는 이러한 접근을 보장할 수 없다. 한 명 이상의 참석자가 이동 중인 경우와 같이 원거리에서 서로 항상 연결되지 않는 상황에서도 콘텐츠 사용자들은 공유를 원하기 때문이다. 더 많은 사용자들이 데스크톱 PC와 심지어 노트북까지 애플의 iOS와 안드로이드 기반의 태블릿 PC, 스마트폰과 같은 기기들로 교체하면서 참석자가 회의에 참여를 못하게 될 수도 있다.

온라인 화상회의 서비스들이 다용도의 화상 연결을 중점 기능으로 제공하지만, 이는 심도 있는 협업보다는 실제적인 단순의사소통을 위해 만들어진다. 확장된 업무를 위해 화상 회의 서비스는 기업이 실제 회의와 최대한 유사하게 조성될 수 있도록 안전한 파일 공유 시스템과 화이트보드 기능을 포함할 필요가 있다.

서로 떨어져있는 팀 구성원들은 어디서든 개인 컴퓨터 혹은 노트북으로 회의에 접속할 수 있으며, 갑자기 열리는 회의에서도 파일과 도구에 쉽게 접근할 수 있어야 한다. 예를 들어 누군가가 관련 자료들을 사무실의 기기에 두고 온 상황에서 기차에서 회의에 참석해야 한다면, 원거리 접속 ID 활성화를 통해 해당 기기에 원격 접속하여 원하는 자료를 활용할 수 있어야 하는 것이다.

비즈니스의 영역을 넘어서
차세대 웹 회의 시스템은 다양한 플렛폼을 지원함으로써 접속 기기와 운영 체제를 사용자들이 자유롭게 선택할 수 있도록 지원할 것이다. 아울러 기존의 회의 기능에 원격 접속과 파일 공유, 공유 스크린 제어가 더해지면서, 어떤 기기에서도 접속 가능한 유연하고 사용하기 쉬운 솔루션을 제공할 것이다. 결과적으로 그 활용 가능성은 무궁무진하다.

예를 들어 차세대 웹 회의 시스템은 의료 분야의 고난도 의료 케이스의 경우 의사가 원거리에 있는 전문가와 접촉할 수 있도록 해준다. 엑스레이나 환자의 상태에 대한 사진 또는 비디오 자료와 같은 기록에 접근 가능하도록 해서 의사와 전문가는 진단과 처방에 대해 논의할 수 있다. 또한 이 시스템은 병원에서 근무하고 있는 직원이 퇴원 후 집에서 회복중인 환자에게 해야 할 일을 원거리에서 설명하고 감독할 수 있도록 할 수 있다.

교육분야에서도 모든 상호작용 상황을 지원함으로써 원격 교육과 과외 학습에 대한 새로운 가능성을 열어줄 것이다.

이 밖에 마케팅/디자인/광고 분야의 팀들은 스크린을 통해 가상으로 동료들과 소통하면서 더욱 생산적인 방법으로 아이디어를 내기 위한 고기능의 협업 도구들을 사용할 수 있을 것이다. 이를테면 진행 중인 디자인의 변경 제안 시 그들이 제안하려는 바를 정확하게 보여줄 수 있을 것이다.

보안을 통한 자유로움
차세대 웹 회의 시스템의 필요조건 중 하나는 포괄적 암호화와 정보누출을 차단하는 정교한 기술이 적용이다. 그리고 이를 통해 확보한 보안성은 더 많은 회사의 직원들이 집에서 일을 하거나 출장 중 업무를 가능하게 할뿐만 아니라, 기업들이 미래에 인재들을 어떤 방식으로 고용할 것인가에 관해 보다 유연하게 생각하도록 변화시킬 수 있다.

웹 회의와 화상 회의 시스템 회사들은 오랫동안 이러한 시나리오가 가능하다고 주장해왔지만 현재에 이르러서야 현실화가 가능한 수준이 되었다.

기술이 실제로 발전하려면 업체들은 사용자의 업무 수행 방식과 그에 따르는 제약 사항들을 실제로 이해하는 데에 좀 더 많은 노력을 기울여야 한다. 공간의 경계가 사라진 업무방식은 지금까지 업체들이 제공할 수 있었던 것보다 것보다 더 많은 유연성을 요구하고 있다. 다행히도 업체의 힘이 사용자에게로 옮겨지고 사용자의 목소리가 힘을 가지게 되면서 모든 것이 변화하기 시작하고 있다.

* Holger Felgner는 원격 제어 및 온라인 회의 소프트웨어 공급업체 팀뷰어(TeamViewer)의 제품 본부장이다. ciokr@idg.co.kr