2012.03.23

팀뷰어 기고 | 알찬 원격회의를 위한 7가지 제언

Holger Felgner | CIO KR

웹 회의, 즉 원격 화상 회의는 기업이 활동 영역을 확장하고 비용을 절감할 수 있는 훌륭한 회의 기법이다. 인터넷과 웹 카메라만 있으면 전 세계의 사람들이 비디오, 오디오, 화면 공유를 통해 온라인 회의를 할 수 있다. 팀뷰어는 온라인 협업으로 비용절감과 유연성, 편리성을 제공함으로써 실제 회의에 참석하는 것과 같은 경험을 제공한다.

지금부터 온라인 회의를 할 때 진행자와 참석자 모두 최상의 성과를 거둘 수 있는 방법에 대해 몇 가지 유용한 정보를 공유한다.

1. 안건 사전 준비
참석자들이 회의 준비를 할 수 있도록 참석자에게 회의 안건을 미리 보내는 것이 좋다. 가장 좋은 결과를 얻으려면 최소 하루 전에는 안건을 보내야 한다. 적어도 회의 시작 15분 전에는 모든 준비가 되어 있어야 한다. 시간은 돈이라는 말을 명심하자.

2. 흥미 유발
참석자의 특성에 맞춰 프리젠테이션을 철저히 준비해야 한다. 내용이 너무 어렵거나 긴 것은 좋지 않다. 가장 좋은 방법은 프리젠테이션 시간을 지키기 위해 발표 내용을 완전히 암기하는 것이다. 웹 회의 시간이 60분이라면 도입부, Q&A, 다음 슬라이드로 넘어갈 때 걸리는 시간 등을 포함해 15분 정도의 여유 시간을 가지는 것을 권장한다. 또한 프리젠테이션을 시작하기 전에 언제 토의를 할 것인지 미리 참석자들에게 알려주는 것이 좋다.

3. 회의 운영자 지정
진행자는 회의 진행을 도와줄 수 있는 보조 진행자를 미리 정해야 한다. 보조 진행자가 참석자들의 질문과 그에 대한 답변을 모은 폴더를 미리 준비하도록 하는 것이 좋다. 참석자들과 준비된 파일을 공유하면서 좀더 알찬 회의를 준비할 수 있다.

 


4. 목소리 주의
너무 빨리 말하거나 같은 어조로 단조롭게 말하는 것은 참석자의 집중력을 떨어뜨릴 수 있다.  자연스러운 제스처를 사용하고 열정적으로 말함으로써 참석자가 회의에 집중할 수 있게 하자. 필요하다면 서서 프리젠테이션을 진행하는 것도 좋은 방법이다.

5. 상호작용
프리젠테이션 내용을 강조하고 싶을 때는 추가 도구를 사용하자. 화상 회의 솔루션에 포함된 칠판 기능을 통해 도면 또는 표시를 추가하고 그 내용을 저장함으로써 참석자의 이해를 도울 수 있다. 이러한 기능을 통해 참석자들은 칠판을 함께 이용하면서 자유롭게 이야기를 나눌 수 있을 것이다. 참석자들이 적극적으로 참여할수록 발표자는 더 많은 피드백을 얻게 될 것이다.

6. 안건에서 벗어나지 않기
진행자는 웹 회의에서 참석자의 참여를 이끌어내고 참석자들이 정해진 주제에 집중할 수 있도록 유의하면서 회의를 진행해야 한다. 한 회의 동안 모든 사항들을 논의할 필요는 없다. 시간 상 논의할 수 없는 사항들은 추후에 이메일로 해결할 수 있다.

7. 장비와 솔루션
웹 회의에서 참석자들의 이목을 집중시키기 위해서는 회의에 사용되는 소프트웨어의 품질이 매우 중요하다. 팀뷰어는 기술적인 지식이 없는 사람이라도 쉽게 사용할 수 있고 빠른 속도로 다운로드 할 수 있으며 이해하기 쉬운 툴바를 지원한다. 스피커폰보다는 헤드셋 또는 핸드셋을 사용하면 주변 소음으로부터 방해받지 않을 수 있다.

* Holger Felgner는 팀뷰어의 본부장이다. 팀뷰어는 원격 제어 및 온라인 프리젠테이션 소프트웨어를 전세계 1억 명의 사용자에게 30여 개 언어로 공급하고 있다. ciokr@idg.co.kr




2012.03.23

팀뷰어 기고 | 알찬 원격회의를 위한 7가지 제언

Holger Felgner | CIO KR

웹 회의, 즉 원격 화상 회의는 기업이 활동 영역을 확장하고 비용을 절감할 수 있는 훌륭한 회의 기법이다. 인터넷과 웹 카메라만 있으면 전 세계의 사람들이 비디오, 오디오, 화면 공유를 통해 온라인 회의를 할 수 있다. 팀뷰어는 온라인 협업으로 비용절감과 유연성, 편리성을 제공함으로써 실제 회의에 참석하는 것과 같은 경험을 제공한다.

지금부터 온라인 회의를 할 때 진행자와 참석자 모두 최상의 성과를 거둘 수 있는 방법에 대해 몇 가지 유용한 정보를 공유한다.

1. 안건 사전 준비
참석자들이 회의 준비를 할 수 있도록 참석자에게 회의 안건을 미리 보내는 것이 좋다. 가장 좋은 결과를 얻으려면 최소 하루 전에는 안건을 보내야 한다. 적어도 회의 시작 15분 전에는 모든 준비가 되어 있어야 한다. 시간은 돈이라는 말을 명심하자.

2. 흥미 유발
참석자의 특성에 맞춰 프리젠테이션을 철저히 준비해야 한다. 내용이 너무 어렵거나 긴 것은 좋지 않다. 가장 좋은 방법은 프리젠테이션 시간을 지키기 위해 발표 내용을 완전히 암기하는 것이다. 웹 회의 시간이 60분이라면 도입부, Q&A, 다음 슬라이드로 넘어갈 때 걸리는 시간 등을 포함해 15분 정도의 여유 시간을 가지는 것을 권장한다. 또한 프리젠테이션을 시작하기 전에 언제 토의를 할 것인지 미리 참석자들에게 알려주는 것이 좋다.

3. 회의 운영자 지정
진행자는 회의 진행을 도와줄 수 있는 보조 진행자를 미리 정해야 한다. 보조 진행자가 참석자들의 질문과 그에 대한 답변을 모은 폴더를 미리 준비하도록 하는 것이 좋다. 참석자들과 준비된 파일을 공유하면서 좀더 알찬 회의를 준비할 수 있다.

 


4. 목소리 주의
너무 빨리 말하거나 같은 어조로 단조롭게 말하는 것은 참석자의 집중력을 떨어뜨릴 수 있다.  자연스러운 제스처를 사용하고 열정적으로 말함으로써 참석자가 회의에 집중할 수 있게 하자. 필요하다면 서서 프리젠테이션을 진행하는 것도 좋은 방법이다.

5. 상호작용
프리젠테이션 내용을 강조하고 싶을 때는 추가 도구를 사용하자. 화상 회의 솔루션에 포함된 칠판 기능을 통해 도면 또는 표시를 추가하고 그 내용을 저장함으로써 참석자의 이해를 도울 수 있다. 이러한 기능을 통해 참석자들은 칠판을 함께 이용하면서 자유롭게 이야기를 나눌 수 있을 것이다. 참석자들이 적극적으로 참여할수록 발표자는 더 많은 피드백을 얻게 될 것이다.

6. 안건에서 벗어나지 않기
진행자는 웹 회의에서 참석자의 참여를 이끌어내고 참석자들이 정해진 주제에 집중할 수 있도록 유의하면서 회의를 진행해야 한다. 한 회의 동안 모든 사항들을 논의할 필요는 없다. 시간 상 논의할 수 없는 사항들은 추후에 이메일로 해결할 수 있다.

7. 장비와 솔루션
웹 회의에서 참석자들의 이목을 집중시키기 위해서는 회의에 사용되는 소프트웨어의 품질이 매우 중요하다. 팀뷰어는 기술적인 지식이 없는 사람이라도 쉽게 사용할 수 있고 빠른 속도로 다운로드 할 수 있으며 이해하기 쉬운 툴바를 지원한다. 스피커폰보다는 헤드셋 또는 핸드셋을 사용하면 주변 소음으로부터 방해받지 않을 수 있다.

* Holger Felgner는 팀뷰어의 본부장이다. 팀뷰어는 원격 제어 및 온라인 프리젠테이션 소프트웨어를 전세계 1억 명의 사용자에게 30여 개 언어로 공급하고 있다. ciokr@idg.co.kr


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