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IT 아웃소싱, RFP 대신 RFS를 고려해야 하는 이유

2012.06.19 Stephanie Overby  |  CIO
전통적 RFP(Request – for-proposal) 프로세스가 IT 아웃소싱 관계에 해악으로 작용할 수 있다. 제약을 두지 않고 협업적인 접근을 가능하게 하는 RFS(request for solutions)가 IT 환경에 더 나을 수 있다.

아웃소싱 제공업체와의 관계에 있어 변화와 혁신을 필요로 한다면, 전통적인 RFP 방식 대신 RFS를 검토해볼 필요가 있다. 아웃소싱 컨설팅 기업 ISG의 컨설팅 파트너 톰 영은 이같이 주장하며 “RFP 방식은 태생적으로 규정적이다. 이러한 성격은 혁신과 대치된다”라고 말했다.

그에 따르면 다양한 벤더의 제안들을 “일반화”시키고 그 제안들의 표면적인 비교를 위해 사용하는 제안요청서(RFP : Request For Proposal) 방식은 제공자의 획기적인 아이디어 시도의 기회를 막아버린다. 구매자가 제안요청서에 더욱 세부적인 면까지 개입할수록, 역설적으로 고객들이 원하는 혁신과 유연성의 여지는 줄어들게 된다. 그리고 아웃소싱 고객들은 그들의 제안요청서 요구에 필수적인 것들뿐 아니라, 있으면 좋을 서비스들까지 포함하여 필요이상으로 많은 것들을 나열하는 경향을 보인다.


최근 ISG 조사에 따르면, 서비스 제공자들은 복잡한 제안요청서 요구를 수용하기 위해서 최소한 10%정도의 가격 인상이 발생한다고 응답했다. 영은 이에 대한 대안으로 솔루션요청서(RFS : Request For Solution)를 추천하고 있다. 세분화되고 구매자 중심적인 제안요청서와 다르게, 솔루션요청서는 제한을 두지 않는 협력적인 절차다. 고객이 그들의 IT 환경, 목적, 걱정, 위험 감수 정도를 설명하면 그 일반적인 조건들을 충족하는 특별한 솔루션을 잠재적 공급자가 제시하는 식이다.

영은 “제안요청서나 견적요청서(RFQ : Request for Quotation)처럼 구매자 중심적 거래는 구매자가 거래의 규모와 조건을 결정한다. 판매자 중심 거래에서는 판매자가 자발적으로 종종 구매자에게 판매자의 조건을 제시한다”라며, “솔루션요청서는 이 두 방식의 가운데서 장점만을 가져온 것이다”라고 설명했다.

영은 이를 휴가 계획에 비유해서 간단히 설명했다. “전통적인 제안요청서 절차대로 한다면, 당신은 여행대행사에게서 이번 6월 뉴욕에서 비행기를 타고 디즈니월드에서 5마일 내에 위치한 호텔에서 5일간 숙박하는 4인 가족을 위한 가장 저렴한 패키지상품을 문의할 것이다. 솔루션요청서 방식으로 일을 처리하면, 당신은 4인 가족을 위한 5일간의 휴가를 보내기 위해 4,000달러의 예산 한도 내에 적합한 크루즈여행, 캠프여행, 유럽여행, 혹은 디즈니등의 다양한 여행 옵션들을 대행사로부터 제안 받게 된다.”

구매자가 IT 환경을 정말 바꾸고 싶어서, 세부적인 제안요청서에 구체화 했음에도 그들이 진정 원하는 것이 무엇인지 명확하지 않은 경우가 있다. 영은 그러나 솔루션요청서의 경우 그런 아웃소싱 고객들이 미처 생각지 못한 옵션들을 선보일 수 있다고 말했다.

영이 4년전 솔루션요청서를 처음 제안했을 때 오직 소수의 고객들만이 그 시도에 긍정적이었다. 그러나 이제는 절반에 가까운 그의 고객들이 계약의 일정부분 이상을 솔루션요청서 방식으로 진행한다.

솔루션요청서 옵션은 서로를 알게 해주는 소중한 시간을 마련해주기도 한다. 영은 “제안요청서는 아주 형식적이고, 신뢰를 쌓을 수도 없다”면서, 솔루션요청서를 통하면 “시작부터 문제 해결을 위해 협력하여 일하게 된다. 서로 발맞춰 좋은 관계를 시작해 나가야 협력 업무 시간을 잘 활용하게 된다”라고 말했다.

그러면서 구매자의 관심이 가장 낮은 가격을 제시하느냐에서 누구와 가장 잘 일할 수 있느냐로 자연스럽게 이동하게 된다는 것이다.

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