더욱더 빠르고 효율적인 협업을 지원하는 마이크로소프트 아웃룩용 추가 기능(Add-in)들을 정리했다.
업무 중에 이메일을 읽고 답장하면서 받은편지함(inbox)에서 다른 앱으로 이동했다가 다시 돌아오는 경우가 있을 것이다. 트렐로(Trello), 드롭박스(Dropbox), 슬랙(Slack) 등 프로젝트를 추적하고 파일을 저장하며 팀 대화가 이뤄지는 협업 플랫폼을 사용한다면 더욱더 그럴 가능성이 크다. ⓒGetty Images
만약 마이크로소프트 아웃룩을 사용한다면 다양한 방식으로 협업을 강화하는 다음의 추가 기능들을 설치할 수 있다. 이 가운데 몇몇은 널리 사용되는 협업 도구와 직접 통합돼 아웃룩의 받은편지함을 떠나지 않고도 동료 직원과 협업할 수 있다.
*주의사항: 이 글에 나오는 스크린 샷은 웹용 아웃룩에서 사용되는 도구를 보여준다. 하지만 윈도우 및 맥용 아웃룩 데스크톱에서도 문제없이 작동한다.
1. 부메랑(Boomerang) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩
‘부메랑’은 아웃룩에 몇 가지 기능을 추가한다. 예를 들면 지정된 기간 동안 받은편지함을 필터링해 특정 기준에 따라 발송된 이메일만 수신하는 것, 사용자가 보낸 이메일을 언제 읽었는지 알려주는 것, 선택한 날짜 및 시간에 이메일을 보내도록 예약하는 것 등이다.
협업 측면에서 보자면 부메랑은 누가 언제 시간이 되는지 수시로 메시지를 주고받을 필요 없이 동료 직원과 회의 일정을 정하는 데 유용하다. 이 추가 기능을 사용하면 이메일에 삽입할 수 있는 캘린더에 회의 가능 시간을 강조 표시할 수 있다. 부메랑은 모든 팀 구성원이 가능한 회의 일정을 쉽고 간편하게 맞출 수 있도록 지원한다. ⓒIDG
상대방은 이메일을 열고 해당 캘린더에서 회의 가능 시간을 선택하면 된다. 회의 일자와 시간이 확인되면 부메랑 서버는 모든 회의 참석자에게 이메일 초대장을 자동 발송해 예정된 이벤트를 알림한다.
부메랑의 기능들은 한 달에 최대 10개의 이메일까지 무료로 사용할 수 있다. 구독 요금제는 월 5달러부터 시작한다.
사용자와 동료가 드롭박스로 파일을 공유한다면 이 추가 기능은 모두에게 엄청난 편리함을 제공할 수 있다. PC에 저장된 파일을 첨부할 필요 없이 드롭박스 계정에서 파일을 ‘첨부’할 수 있는데, 여기에서 ‘첨부’는 드롭박스 파일 링크를 붙여넣는 것이다. 이 추가 기능으로 파일을 공유하면 이메일 첨부 파일의 크기 제한을 걱정할 필요가 없다. ⓒIDG
이메일을 받는 사람이 드롭박스 계정을 가지고 있다면 사용자가 보낸 이메일에서 바로 파일에 액세스할 수 있다. 이렇게 하면 파일 첨부를 위해 업로드할 필요 없이 아웃룩을 통해 대용량 파일을 공유할 수 있다.
드롭박스는 최대 2GB의 파일을 저장할 수 있는 무료 요금제를 제공한다. 더 많은 공간과 기능을 지원하는 비즈니스 사용자용 요금제는 월 16.58달러부터 시작한다.
만약 아웃룩을 사용한다면 화상회의에 마이크로소프트 팀즈를 쓰고 있을 것이다. 두 앱 모두 마이크로소프트 365 생산성 앱 제품군에 포함되기 때문이다. 하지만 2개 이상의 화상회의 플랫폼을 사용하거나 혹은 팀즈 대신에 구글 미트를 사용하는 곳도 많다.
구글 계정이 있다면 이 추가 기능을 사용해 아웃룩에서 바로 구글 미트 이벤트를 생성할 수 있다. 추가 기능을 설치한 다음 화면 상단의 미트(Meet) 아이콘을 클릭하기만 하면 된다. 이벤트 초대는 아웃룩 이메일에 삽입된 링크로 전송되고, 이벤트 일정은 아웃룩 캘린더에 표시된다. 해당 이메일 수신자는 링크를 클릭해 회의에 참석할 수 있다. ⓒIDG
구글 미트를 사용하려면 구글 계정이 필요하다. 미트는 무료이지만 일부 기능은 유료 구글 워크스페이스 라이선스가 있어야 한다. 워크스페이스 구독 요금제는 사용자당 월 6달러부터 시작한다.
5. 퀵 폴(Quick Poll) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2016 이상 버전(윈도우 및 맥), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩
마이크로소프트의 퀵 폴은 마이크로소프트 365에 포함된 마이크로소프트 폼즈(Microsoft Forms) 웹 앱과 함께 작동하며, 이를 사용하면 아웃룩 이메일에 설문조사를 삽입할 수 있다. 퀵 폴을 사용하면 아웃룩 이메일에 설문조사를 삽입할 수 있다. ⓒIDG
만들 수 있는 설문 유형은 객관식이며, 수신자는 질문(예: 점심 식사 메뉴)을 읽고 목록(예: 다양한 음식 메뉴)에서 1개 이상의 답변을 클릭해 선택할 수 있다. 설문을 보낸 사람은 실시간으로 업데이트되는 응답 값의 총합을 이메일에서 막대 차트로 볼 수 있다. 마이크로소프트 폼즈에서는 이를 파이 차트로 볼 수 있다.
이 추가 기능을 사용하려면 마이크로소프트 365 계정이 필요하다. 이메일을 작성할 때 하단 도구 모음에서 점 3개로 되어 있는 아이콘을 클릭하고 메뉴에서 퀵 폴을 선택해 사이드바를 연다. 그다음 사이드바에서 수신자가 응답할 질문과 답변 선택 항목을 입력한다.
6. 슬랙 포 아웃룩(Slack for Outlook) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드 및 iOS)
사용자와 동료 직원들이 슬랙으로 협업한다면 이 추가 기능을 사용해 아웃룩의 이메일 또는 이메일 스레드를 슬랙의 채널 및 팀으로 포워딩 할 수 있다.
이메일을 열고 헤더 우측의 슬랙 아이콘을 클릭해 슬랙 사이드바를 연다. 그리고 이 사이드바의 첫 번째 상자에 해당 이메일을 포워딩할 슬랙 채널이나 팀 구성원을 입력하면 된다. 이메일의 첨부 파일도 함께 포워딩할 것인지 선택할 수 있다. 슬랙 팀에서 이메일은 이를 포워딩한 사용자 이름 그리고 채널 메시지 또는 다이렉트 메시지로 포스팅된다. 몇 번의 클릭으로 이메일 메시지나 스레드를 슬랙 채널 또는 팀 구성원에게 보낼 수 있다. ⓒIDG
이 슬랙 추가 기능을 사용하려면 슬랙 계정 그리고 마이크로소프트 365/오피스 365 비즈니스 또는 엔터프라이즈 구독을 해야 한다. 슬랙 구독은 사용자당 월 6.67달러부터 시작한다. 아울러 슬랙은 기능이 제한된 무료 요금제도 제공한다.
7. 트렐로(Trello) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2013 이상 버전(윈도우), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드 및 iOS)
트렐로는 카드 시스템을 사용해 프로젝트에 배정된 사람들의 작업 진행 상황을 정리하고 도식화하는 협업 도구다. 트렐로 추가 기능을 사용하면 아웃룩에서 트렐로 프로젝트 보드의 몇 가지 부분을 관리할 수 있다.
예를 들면 이메일을 연 다음 이메일 내용을 사용해 보드에 추가할 카드를 생성할 수 있다. 중요한 이메일을 프로젝트 또는 작업으로 만들 수 있는 것이다. 또 이메일의 첨부 파일을 신규 카드로 포워딩 할 수 있다. 이 밖에 아웃룩에서 나가지 않고도 카드 기한을 추가하거나 변경하고, 카드의 최신 업데이트 사항을 확인하며, 카드에 메모를 추가할 수 있다. ⓒIDG
트렐로는 무료로 사용할 수 있다. 더 많은 비즈니스용 기능을 사용하려면 구독 요금제에 가입해야 한다. 이는 사용자당 월 10달러부터 시작한다.
8. 줌 포 아웃룩(Zoom for Outlook) • 사용 가능한 앱: 아웃룩 2016 이상 버전(윈도우 및 맥), 마이크로소프트 365용 아웃룩(윈도우 및 맥), 웹용 아웃룩, 아웃룩 모바일 앱(안드로이드)
줌은 인기 있는 화상회의 플랫폼 가운데 하나이고, 마이크로소프트 365를 쓰는 많은 조직에서 이를 팀즈와 함께 사용한다.
이 추가 기능은 구글 미트 추가 기능과 동일하게 작동한다. 아웃룩의 회의 예약 창 상단에 있는 줌 아이콘을 클릭하고 줌 회의를 생성하면 된다. 사용자는 회의에 참여할 수 있는 링크가 포함된 이메일을 받게 된다. ⓒIDG
개인 사용자는 줌을 무료로 사용할 수 있다. 고급 기능을 포함한 비즈니스 요금제는 라이선스 당 연 150달러부터 시작한다. ciokr@idg.co.kr
2021.06.04
Howard Wen | Computerworld
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