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‘숨겨진 업무 도우미’ 5가지 구글 앱스 기능들

2011.05.12 Kristin Burnham  |  CIO

구글 지메일과 문서도구(Docs), 캘린더, 그리고 스프레드시트 등의 구글 앱스가 제공하는 기본적인 기능들을 활용하는 데 어려워하는 이들이 있을까? 하지만 이를 생산성 향상과 워크플로(workflow)의 간소화에 제대로 활용하는 이들은 그리 많지 않을 것이다. 그러나 사실 구글 앱스에는, 캘린더의 일정 수정 도구에서 지메일의 자동 분류함까지, 직장인에게 필요한 모든 것이 갖춰져 있다.
 

물론 이미 활용하는 구글 앱스의 멋진 기능들이 많겠지만, 이 글에선 대다수의 사용자에게 생소할 만한, 그러나 매우 유용한 몇 가지 기능들을 설명해보고자 한다. 커스텀 서베이(custom survey) 제작, 번역 도구(translation tool), 자동화 스크립트(scripts for automation) 활용 등이 그것들이다. 시간을 아끼고 생산성을 향상시키기 위한, 5가지 구글 앱스의 기능들을 알아보자.

 

1. 커스텀 서베이의 제작 및 전송

부서 회의를 주최한다고 가정해보자. 지금까지 이메일을 통해 의제에 관한 직원들의 의견을 수집한 뒤, 이를 정리하여 종합해 왔을 것이다. 이제부터는 구글 문서도구의 ‘양식(Forms)’ 기능을 활용해보자.

 

양식 기능을 활용하여 서식이나 서베이를 간편하게 제작할 수 있다. 또한 이를 동료들에게 이메일로 전송하고, 이에 대한 그들의 의견을 자동적으로 실시간 업데이트되는 하나의 스프레드시트에 기록하는 작업 또한 가능하다. 이러한 서식과 서베이는 그 용도가 데이터 수집이나 제품 피드백, 혹은 그 어떤 용도로 제작되었는지에 상관없이 언제든지 원하는 대로 편집할 수 있다.

문서도구에서 새 서식이나 서베이를 제작하려면, 우선 ‘새로 만들기(Create new) 메뉴를 클릭한 뒤, ‘양식’을 선택하라. 이렇게 생성된 양식 템플릿(template)에서 원하는 다양한 질문과 옵션을 추가할 수 있다. 또한 여기에서 텍스트 응답(text response), 선택형 질문(multiple choice), 확인란(check box) 등 다양한 응답방식을 선택할 수도 있다.

 

양식 제작이 끝났다면, ‘이메일로 양식 보내기(E-mail this form)’를 클릭하라. 이제부터 양식에 포함된 질문에 대한 응답을 정리한 결과물의 지속적인 피드백을 얻을 수 있을 것이다. 응답들을 바로 확인하려면, 구글 문서도구 리스트에서 제작한 양식을 클릭하면 된다. 응답들이 새 창으로 열릴 것이다.

 

스프레드시트 메뉴에서의 양식 작성 또한 가능하다. 그저 구글 스프레드시트에서, 위의 설명과 동일한 방식으로 작업하면 된다.

 

2. 구글 문서도구를 활용한 OCR

수정이 필요한 출력물이 있다면 구글 문서도구 리스트 API(List API)가 제공하는 문자인식(OCR) 기능을 활용해 보자. 이를 통해 고해상도 텍스트 이미지나 출력물을 수정 가능한 텍스트로 변환할 수 있다.

 

OCR를 활용해 *.jpg, *.png, *.gif 파일을 변환하고 싶다면, 여기에 접속해 파일을 업로드 하라. 단, 문자 높이 10픽셀 이하의 저해상도 파일이나 용량 10MB 이상의 파일은 업로드 할 수 없다. 또한 파일의 용량이 클수록 OCR 소요시간은 증가한다.

3. 구글 문서도구를 활용한 자동화 스크립트 제작

구글 앱스 스크립트도 유용하다. 구글 스프레드시트에 저장된 문서를 확인하거나 중요도를 설정하는 작업, 이메일 전송, 비용 보고 승인, 메일 머지(mail merge) 등의 다양한 구글 앱스의 기능들을 자동화 할 수 있다.

구글은 스프레드시트 설정부터 셀 관리, 그리고 헬프 데스크 워크플로(help desk workflow)의 자동화까지, 모든 기능에 관한 스크립트 튜토리얼을 제작하여 초보자나 중급자, 숙련자 모두 이를 제대로 활용할 수 있도록 지원하고 있다. 전체 스크립트 튜토리얼을 보고 싶다면 이곳을 클릭하면 된다.

 

4. 구글 드로잉을 통한 협업 화이트보드 활용

구글 드로잉은 동료와 프로젝트 일정을 협의하고 프레젠테이션에 활용할 도표를 디자인하는데 유용한 도구이다. 이 도구는 차트나 도표 등 각종 도식을 제작하는데 쓰이는 독립형 편집 프로그램이다.

 

구글 드로잉에 접속하려면, 계정으로 문서도구에 접속한 뒤, 새로 만들기를 클릭해 ‘그림(Drawing)’ 메뉴를 선택하면 된다.

 

 

‘공유(Share)’ 버튼을 클릭한 뒤 사람들을 초대하면, 누구와도 실시간으로 그림을 공유하고 함께 편집할 수 있다. 또한 그림 편집 프로그램 안에서 함께 편집에 참여하는 이들과 채팅을 할 수도 있다. 조정 가이드, 그리드에 맞추기(snap to grid) 등의 기능 또한 편집기를 통해 실행 가능하며, 작업한 결과물은 이미지 파일로 저장된다.

 

5. 문서 번역

국제적인 업무를 많이 수행하는 이들에게 구글 문서도구의 ‘문서 번역(translate)’ 기능은 피로회복제보다 반가운 존재다. 이 기능을 활용하여 특정 단어나 문장, 혹은 문서 전체를 클릭 한 번 만으로 40개의 언어로 번역할 수 있다.

 

번역 기능을 실행하려면, 구글 문서도구에서 문서를 선택한 뒤 ‘도구’ 메뉴에서 ‘문서 번역’을 클릭한 뒤 번역할 언어를 선택하면 된다. 물론 문서의 길이가 길어질수록 번역에 소요되는 시간도 늘어난다. 번역된 문서는 구글 문서도구에 자동으로 저장된다. ciokr@idg.co.kr

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