협업 툴 분야는 격변 중··· 우리 회사 맞춤형 선택법은?

슬랙은 ‘그리드(Grid)’라는 소프트웨어도 함께 앞세워 기업 시장에 진출하고 있다. 그런가 하면 아마존의 차임(Chime)이 새로운 강자로 떠올라 마이크로소프트 등과 같은 기존 거물들의 위치를 위협할 수도 있다는 예측도 있다. 이 밖에 예상했던 일이지만, 아마존은 이미 ‘슬랙’ 인수를 고려하고 있다고 밝히기도 했다.

수많은 서드파티 앱을 통합할 수 있는 세일즈포스 역시 무시할 수 없는 경쟁업체라고 런디는 지적했다. 그는 “서드파티 앱을 사용하는 것이 가능하기만 하다면, 몇 분 내로 별도의 코딩 없이도 사용할 수 있다는 것이 가장 큰 장점”이라고 설명했다.

페이스북의 ‘워크플레이스’도 빼놓으면 섭섭하다. 르포프스키에 따르면 워크플레이스는 페이스북에서 만든 소프트웨어이기 때문에 대부분 유저들이 그 사용법을 이미 알고 있다. 게다가 마이크로소프트의 액티브 디렉토리나 세일즈포스 등 다른 기업들의 툴과 통합이 쉬워 “완전히 기업 등급의 소프트웨어”라고 할 수 있다.

협업 소프트웨어 선택을 위한 정석 가이드라인
새로운 테크놀로지를 도입할 때 늘 그렇듯, 협업 소프트웨어 선택 역시 철저하게 계산된 과정을 밟아야 한다. 선택 시 감안해야 할 원칙은 다음과 같다.

테크놀로지가 아닌 ‘문제’에 집중하라
테크놀로지가 가진 각종 기능에 현혹되기가 참 쉽다. 하지만 그보다 더 중요한 것은 그러한 테크놀로지로 해결하려는 문제가 무엇인가라고 르포프스키는 말했다. 그는 “이를 바탕으로 협업 소프트웨어에서 어떤 기능들이 필요한지 생각해 보라. 세일즈 팀의 판매를 돕기 위함인가? 아니면 마케팅 캠페인의 효율성을 증대시키기 위함인가?”라고 말했다.

이 부분에 대해 생각해 봄으로써 “진짜로 필요한 기능이 무엇인지” 알게 된다. 르포프스키는 “누군가 나에게 슬랙을 구매해야 할 것 같다고 말하면, 나의 첫 번째 대답은 ‘슬랙이 왜 필요하신데요?’다”라고 말했다.

유행한다는 이유만으로 툴을 선택하는 실수를 범하지 마라
기업들이 흔히 하는 실수 중 하나가 유행한다는 신제품 툴에 현혹되는 것이라고 선가드 어베일러빌리티 서비스(Sungard Availability Services)의 IT 솔루션 아키텍트 제리 에반젤리스타는 말했다.

그는 “스타트업에게 잘 맞는 협업 스위트가 중견 또는 대기업에서도 잘 맞을 것이라는 보장은 없다. 기업의 개별적 니즈를 파악하고 이에 맞는 솔루션을 선택하는 것은 IT 의사결정자의 책임이다”라고 설명했다.

각자가 편안하게 느끼는 툴을 사용할 자유를 허락하라
슬랙과 같은 클라우드 기반 협업 툴의 트라이얼 버전은 설치가 어렵지 않기 때문에 미리 써 보는 사용자들이 많다. 그리고 트라이얼 버전 사용 후 그 툴에 대해 매우 긍정적인 인상을 받았거나 긍정적인 경험을 했던 유저들은 다른 팀원들에게까지 그 툴을 사용하라고 추천하는 경향이 있다. 하지만 가능하다면, 팀 멤버들에게는 각자가 원하는 툴을 사용할 수 있도록 해 주는 것이 좋다. 본인이 편안하게 느껴야 의욕도 생기고, 생산성도 생겨나기 때문이다.

협업 툴의 보안 기능을 확인하라
새로운 소프트웨어를 구입할 때 으레 그러하듯, 협업 툴 역시 보안 기능, 옵션, 그리고 관리자 컨트롤에 대해 확실하게 짚고 넘어가야 한다고 런디는 조언했다. 예를 들어 그룹 챗 기능이 엔드-투-엔드 암호화를 지원하는지, 또 멀티팩터 인증 시스템을 지원하는지, 그리고 무엇보다도 이를 사용하는 것이 IT 부서 규정상 의무로 지정되어 있는지 등을 확인해야 한다. 생각보다 많은 기업들, 정부 기관들이 이런 부분에 대해 거의 신경을 쓰지 않는다.

케네디는 또, 소프트웨어에 대한 액세스의 허용과 차단이 쉬워야 한다며 “새로 온 직원이 쉽게 소프트웨어에 액세스 할 수 있어야 하고, 또 더 이상 정보에 대한 접근이 필요 없어 지거나 회사를 떠나는 직원으로부터의 액세스는 간편하게 차단할 수 있어야 한다”라고 말했다.

한편 액티브 디렉토리와 같은 툴과 통합할 경우 보안 측면에서 도움이 될 수도 있다.

TCO를 염두에 두라
라이프사이즈의 CTO 바비 백맨은 “소프트웨어의 총 소유 비용(TCO)에 대한 전체론적인 시각을 갖춰야 한다. 새로운 스위트 혹은 툴 셋을 지원하기 위해 어떤 인프라가 필요한지, 네트워크가 요구하는 대역폭은 어떠한지, IT나 최종 사용자 차원에서 발생하는 문제들을 해결할 비용 수준은 어느 정도인지, 기타 배치 비용이나 사용자 훈련 비용은 얼마가 소요될 지 등을 따져봐야 한다”라고 이야기했다.

TCO에 대한 이해는 기업들에게 요구되는 필수적 활동이지만, 현실 세계에서 이를 실천하는 기업은 많지 않았다. 스파이스워크/라이프사이즈 설문에 참여한 IT 의사 결정권자 가운데 56%가 자신들의 회의, 협업 솔루션 이용, 라이선싱에 지출하는 금액 규모를 파악하지 못하고 있었다. 백맨은 “이는 TCO와 관련한 시장의 인식을 보여주는 한 예에 불과하다”라고 덧붙였다.

상호운용성 및 호환성을 검토하라
선택한 협업 스위트 및 툴이 기업 IT 생태계 내에서 사용중인 기존의 소프트웨어 시스템과 충돌하지는 않을지 확인해 봐야 한다고 벡맨은 말했다. 그는 “100% 상호 운용을 보장할 수 없는 여러 가지 솔루션을 함께 운용하려 하는 것은 기업들이 자주 저지르는 실수”라고 지적했다. 또 협업 소프트웨어가 직원들이 사용 중인 하드웨어, 특히 모바일 기기 등과도 호환되는지 체크해야 한다고 그는 덧붙였다.

반드시 필요한 기능들에는 무엇이 있는지 확인하라
실제 소프트웨어를 사용할 사용자들에게, 생산성 향상을 위해 어떤 기능들을 가장 필요로 하는지 물어보라고 케네디는 조언했다. 특히 다른 툴들이 제공하지 못하는, 타임 트래킹 같은 유용한 기능을 가진 소프트웨어 툴을 선택하면 계약직 근로자들에게 들어가는 실제 노동 비용 및 생산성 등을 측정할 수 있어 편리하므로 이러한 옵션도 고려해 볼 만하다.

또, 협업 툴에 있어 생명과도 같은 공유 캘린더 기능을 반드시 확인하자. “프로젝트 마감일, 데드라인, 휴가 일정, 개발 과정 등을 기록해 두는 캘린더 기능은 협업 툴에 당연히 있어야 할 것처럼 생각되지만, 의외로 많은 제품들이 이 부분을 소홀히 하고 있다”고 케네디는 말했다. ciokr@idg.co.kr