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전문가가 전하는 ‘유능한 프로젝트 관리자’의 특징 20가지

2023.10.17 Mary K. Pratt, Moira Alexander  |  CIO
진정으로 훌륭한 프로젝트 관리자(Project Manager, PM)가 되려면 어떻게 해야 할까? 일단 조직의 성공에 전적으로 헌신하는 전략적 비즈니스 파트너가 되어야 하며, 피할 수 없는 좌절을 극복할 수 있어야 한다. 구체적으로 다음 20가지 특징을 갖고 있을 확률이 높다. 
 
ⓒ Getty Images Bank

프로젝트 관리자가 성공하려면 기술, 비즈니스, 대인관계 기술을 복합적으로 갖추고 연마해야 한다. 프로젝트 관리 교육 기관인 프로젝트 매니지먼트 인스티튜트(Project Management Institute, PMI)는 일하는 방식(과거의 기술 프로젝트 관리), 파워 스킬(과거의 리더십), 비즈니스 통찰력(과거의 전략 및 비즈니스 관리)을 프로젝트 관리자의 핵심 능력으로 보고 인재를 양성하고 있다.

물론 해당 세 가지 영역에서 다루는 역량은 다양하다. 효율적인 프로젝트 관리자는 프로젝트의 범위를 정의하고, 필요한 리소스를 식별하고, 이러한 리소스를 확보하는 방법을 알아야 한다. 여기에 이해관계자를 관리하고 프로젝트가 비즈니스 목표에 부합하는지 파악할 줄 알아야 한다. 

프로젝트 매니지먼트 인스티튜트에서 제시한 역량 외에도 숙련된 프로젝트 리더는 그 이상을 해야 정상에 오를 수 있다. 그리고 매우 효과적인 프로젝트 관리자는 업무에 더 많은 것을 가져다준다. 

영국의 프로젝트 관리 협회(Association for Project Management)의 펠로우이자 공인 프로젝트 전문가(Chartered Project Professional, ChPP)이자 교육 및 멘토링 회사인 엑스트라오디너리PM(Extraordinary PM)의 설립자인 마리온 토마스는 “뛰어난 프로젝트 관리자는 호기심이 많고 유연하며 적응력이 뛰어나며, 실수를 통해 배우고 이를 바로잡는 방법을 알고 있다”라며 “또한 공감 능력이 뛰어나고 설득력이 있으며 비전을 제시하고 자신과 다른 사람의 강점을 활용하는 방법을 알고 있다”라고 말했다.

다른 프로젝트 관리자도 이에 동의하며, 가장 성공적인 PM은 업무의 학문적인 부분, 즉 가르치는 요소를 잘 알고 있을 뿐만 아니라 업무에 기교를 더하는 사람이라고 말한다.

그렇다면 가장 뛰어난 프로젝트 관리자만이 가진 특징은 무엇일까? 오랜 경력을 가진 프로젝트 리더들은 다음 20가지 요소가 성과가 높은 프로젝트 관리자에게 주로 보인다고 설명한다.

1. 전략적 비즈니스 파트너로서의 역할
최고 수준의 프로젝트 관리자는 기술 관리 기술 외에도 높은 수준의 전략적 리더십 기술을 갖고 있다. 모든 유형의 프로젝트에는 부정적인 영향을 미치는 내부 및 외부의 복잡한 요인이 있다. 프로젝트 관리자가 전략적 리더십을 보유하고 있을 경우 어떤 규모의 조직이든 상당한 이점을 누릴 수 있다. 가령 그런 프로젝트 관리자는 법적 제한이나 원격 및 분산 근무로 인해 일정이 복잡해져도 관련 문제를 능숙하게 처리하고 특정 프로젝트가 전체 전략적 목표에 어떻게 부합하는지 파악한다. 여기에 프로젝트와 조직 전체에 적합한 의사 결정을 내리는 역량도 갖추고 있다.

PMI의 북미 지역 운영 매니저인 카를라 아이뎀(Karla Eidem)은 “프로젝트는 비즈니스의 필요에 부응하기 때문에 존재한다. 이는 비즈니스에 영향을 미치는 트렌드나 비즈니스 운영의 어려움 때문일 수 있지만, 이를 이해하지 못하면 프로젝트 관리자가 성공적인 프로젝트를 수행하기 어렵다”라고 말했다.

2. 탁월한 조직 관리 역량
최고의 프로젝트 관리자는 고도로 조직화된 개인이다. 미 보험 기업인 코퍼포인트 인슈어런스(CopperPoint Insurance)의 전략 프로그램 담당 부사장인 헤마 타티네니(Hema Tatineni)는 “하지만 단순히 해야 할 목록을 작성하고 그것을 고수하는 것만이 능사는 아니다”라고 설명했다.

프로젝트 관리자는 계획하는 방법 그 자체를 넘어 프로젝트 계획과 리소스가 조직 내 다른 진행 상황과 어떻게 얽혀 있는지를 이해하는 것이 중요하다. 이러한 조직적 역량을 바탕으로 필요할 때 계획과 리소스를 조정할 수 있다.

타티네니는 “‘내 계획은 이렇고, 마감 일자는 이렇다’라고 말한 다음 한 번에 하나씩 실행하기는 쉽다. 하지만 프로젝트는 다른 여러 요소와 긴밀히 연결되기 때문에 하나의 작업이 이동되면 상위 및 하위 작업에 영향을 미친다. 체계적이라는 것은 그러한 상호 의존성을 파악하고 새로운 일이 발생했을 때 계획을 재구성하는 방법을 아는 것을 의미한다”라고 설명했다. 

3. 유연성
유능한 프로젝트 관리자는 유연하기 때문에 프로젝트 계획을 조정해야 할 때 당황하지 않는다. 지금의 디지털 세계에선 계획을 조정하는 상황이 더 자주 발생하기 때문에 유연성은 더욱 빛을 발한다.

타티네니는 “프로젝트 관리자는 적응력과 유연성을 갖춰야 한다. 가령 '그래, 이제 더 우선순위가 높은 다른 일이 생겼으니 어떻게 방향을 바꿀 수 있을까?’라고 말할 수 있어야 한다”라고 조언했다.

4. 지나칠 정도로 높은 현실적 감각
캐나다의 리서치 기관 인포테크 리서치 그룹(Info-Tech Research Group)의 분석가이자 프로젝트 포트폴리오 관리, 프로젝트 관리 및 조직 변화 관리 전문 연구원인 배리 쿠신스(Barry Cousins)는 “최고의 프로젝트 관리자는 리소스 용량과 활용에 대한 지나칠 정도의 현실적인 인식 능력을 가진다”라고 설명했다. 오늘날 이런 능력은 그 어느 때보다 필요하다.

쿠신스는 "많은 사람이 어려움을 겪고 있으며, 거의 모든 사람이 예상보다 프로젝트에 투입할 수 있는 시간이 적다고 보고한다. 공식적으로 확보할 수 있는 시간을 부족하고 실제 제공해야 하는 시간은 더 많다”라고 설명했다. 현실을 정확히 인식하는 프로젝트 관리자는 사람들이 프로젝트 작업에 투입할 수 있는 시간을 더 정교하게 예측할 수 있다. 그리고 적절한 마감일을 설정하고 일정을 잡는 데 더 성공할 수 있다.

쿠신스는 "지금 시대의 현명한 프로젝트 관리자는 주변의 역량을 바로 암묵적으로 인식하고 있다. 따라서 프로젝트가 언제 문제가 생길지 바로 알 수 있다”라고 덧붙였다. 또한, 프로젝트 관리자는 부족한 부분을 정량화할 수 있기 때문에 비즈니스 리더에게 이러한 상황을 더 편안하게 알릴 수 있다.

5. 고도화된 이해관계자 관리 기술
프로젝트 관리자는 조직 내외부의 다양한 부서에 속한 수많은 이해관계자와 협력한다. 이러한 관계를 관리하는 사람은 각 이해관계자의 관점을 가장 잘 이해한다.

예를 들어, 어떤 이해관계자는 다른 이해관계자보다 위험에 더 민감하거나 변화에 더 저항하거나 문제가 발생했을 때 더 당황하는 경향이 있다. 베테랑 프로젝트 리더는 이러한 관점을 파악하고 공감하며 관리자는 각 이해관계자의 고유한 관점에 맞춰 커뮤니케이션, 계획 및 교육을 조정할 수 있다.

6. 임직원의 명확한 권한 파악
오늘날의 조직은 권한이 분산되어 있다. 따라서 프로젝트 관리자는 IT 환경의 한 부분을 각각 제어하는 10명의 IT 아키텍트 또는 프로젝트의 영향을 받는 기업 내 각기 다른 영역에 대한 책임이 있는 10명의 경영진 등 누가 어떤 부분에 대해 발언권을 가졌는지 파악해야 한다.

쿠신스는 “현명한 프로젝트 관리자는 모두가 성공할 수 있는 여지를 주는 방법을 알고 있다”라고 설명했다. 즉, 프로젝트의 성공을 위해 각자의 권한 영역에 필요한 것이 무엇인지 파악하고, 누가 어떤 부분에 대한 소유권을 가졌는지 파악하고, 어떤 사람이 진정한 권한을 가지고 있으며 다른 사람들이 그 뒤를 따르도록 할 수 있는지 파악해야 한다는 것이다.

쿠신스는 “프로젝트 관리자가 되면 자신이 관여하지 않는 직급과 친해져야 하는 경우가 많으며, 이는 네트워크 관리에 관한 것”이라고 설명했다.

7. 올바른 도구를 고르는 요령
프로젝트 관리자는 프로젝트를 진행하기 위해 다양한 방법론을 사용할 수 있다. 또한 위험을 완화하기 위해 다양한 제어 방법을 사용할 수 있다. 다양한 소프트웨어 애플리케이션을 사용하여 프로젝트 진행 상황을 추적하기도 한다. 각 도구나 기법에는 장단점이 있으며, 상황에 맞는 도구가 있기 마련이다. 프로젝트 관리자라면 이런 차이를 잘 구분하고 있어야 한다.

아이뎀은 “적절한 상황에서 적절한 도구를 적시에 사용할 수 있어야 실행 속도가 빨라지고 목표와 목적을 달성할 수 있다”라고 밝혔다.

8. 예측력
프로젝트 관리자에게 초능력까지 필요하지는 않지만, 프로젝트를 진행하면서 보이지 않는 측면을 살펴보고 다양한 미래를 예측하는 능력은 갖춰야 한다. 그래야 프로젝트가 순조롭게 진행될 수 있도록 비상 상황에 대한 계획을 세우고 리소스를 배치하며 다른 사람들에게 프로젝트가 잘 진행되고 있다는 확신을 줄 수 있다.

타티네니는 뛰어난 예측 능력이 있는 프로젝트 관리자 A와 함께 일한 적이 있다. 한 비즈니스 리더가 회의 중에 곧 있을 휴일이 마일스톤에 영향을 미칠지 여부를 물었을 때 A는 명료한 답변을 제공하며 그만의 미래 지향적인 역량을 보여줬다.

타티네니는 “A라는 프로젝트 관리자는 '좋은 지적이며, 이에 대해 논의하기 위한 회의를 이미 계획했다’라고 말했다. 이런 메시지로 비즈니스 리더에게 프로젝트 관리자가 상황을 통제하고 있다는 확신을 심어줬다”라고 표현했다.

9. 다른 사람의 공로를 인정
훌륭한 프로젝트 관리자는 만능이 되려고 하기보다는 팀에서 다른 사람의 지식과 기술을 활용하는 방법을 알고 있다. 또한 다른 사람의 기여가 자신의 효율성에 큰 영향을 미친다는 것을 알고 있다. 따라서 유능한 프로젝트 관리자는 모든 팀원이 최고 수준의 참여와 기여를 하도록 독려하고, 잘 수행된 작업에 대한 공로를 기꺼이 타인과 공유한다.

10. 타인에게 동기 부여
프로젝트 관리자는 직접적인 영향력은 없지만 프로젝트의 성패를 좌우하는 직원에게 동기를 부여해야 한다. 많은 프로젝트 관리 전문가가 이를 위해 프로젝트 관리자는 강력한 커뮤니케이션 능력과 영향력을 행사하고 설득할 수 있는 능력을 갖춰야 한다고 강조한다. 

프로젝트의 범위가 변경되더라도 이해관계자와 스폰서의 마음에 계속 진행할 수 있다는 확신을 심어줄 수 있어야 한다. 또한 동기를 부여하려면 팀원, 이해관계자 및 스폰서를 항상 존중하는 태도를 보여야 하며, 어떤 어려움이나 좌절에도 불구하고 프로젝트가 완료되었을 때 어떤 가치를 제공할 수 있는지 명확하게 설명할 수 있어야 한다.

토마스는 “뛰어난 프로젝트 관리자는 '프로젝트의 이유'에 사람들을 참여시키는 방법을 알아야 한다”라고 말한다.

11. 성공에 대한 확고한 신념
유능한 프로젝트 관리자는 자신의 업무에 대한 믿음이 강하며, 프로젝트의 시작부터 종료까지, 심지어 포스트 프로덕션 성공에 이르기까지 프로젝트를 끝까지 지켜보려고 노력한다. 이러한 사고방식은 프로젝트 전반에 걸쳐 최고의 결과를 달성하는 데 도움이 된다. 업무에 대한 믿음이 강한 프로젝트 관리자는 프로젝트의 모든 전문적인 측면, 활동 및 인력에 전적으로 관여한다.

미국 컨설팅 기업 널리지 캐피탈 컨설팅(Knowledge Capital Consulting)의 사장인 존 폴 엥겔(John Paul Engel)은 “참여, 탄력성, 높은 수준의 고객 및 팀 만족도를 유지할 수 있는 능력이 성과를 만드는 핵심 요소”라고 표현했다.

12. 책임을 받아들이는 능력
프로젝트의 모든 것이 계획대로 진행되지는 않는다. 실수는 발생한다. 그럼에도 뛰어난 프로젝트 관리자는 실수를 인정하고 실수로부터 배운다.

캐나다의 컨설팅 기업 딜런 컨설팅 서비스(Dillon Consulting Services) 설립자 폴 딜런(Paul Dillon)은 “성실성, 결단력, 올바른 판단력, 비전을 수립하고 실행하는 능력, 자신의 역량에 대한 자신감. 이 모든 게 매우 효과적인 프로젝트 관리자의 특징이다”라고 설명했다. 

13. 효과적인 커뮤니케이션 능력
커뮤니케이션은 프로젝트, 팀 및 기타 이해관계자를 관리하는 데 중요한 역할을 한다. 당연히 효과적인 프로젝트 관리자에게 이런 능력이 필요하다. 커뮤니케이션을 잘한다는 것은 뛰어난 진행자, 연설가, 작가가 되는 것이 아니다. 오히려 훌륭한 경청 능력을 갖춘 것이다. 따라서 뛰어난 프로젝트 관리자는 말과 말하지 않은 내용을 적극적으로 경청하고 맥락을 고려한다.

다시 말해 훌륭한 프로젝트 관리자는 다른 사람의 의견에 귀를 기울이고 그 사람의 경험과 지식을 신경 쓴다. 이를 통해 관리자는 현재 상황을 보다 완벽하게 파악하여 잠재적인 갈등을 방지하고 위험을 줄이며 프로젝트 성공 가능성을 높인다.

14. 공동체 의식 구축
아이뎀은 “프로젝트 관리자(PM)의 ‘P’는 ‘사람(People)’에 따왔다고 생각할 줄 알아야 한다. 팀 없이는 프로젝트를 수행할 수 없다. 팀은 프로젝트 관리자에게 보고하지 않을 수도 있으므로 팀을 활성화하려면 협업 리더십, 문제 해결 능력, 커뮤니케이션 능력이 있어야 한다. 그런 능력이 없으면 제대로 된 성과를 낼 수 없다”라고 말했다. 또한 그는 “하지만 프로젝트에서는 우선순위가 다르고 직원마다 프로젝트 목표에 대한 이해도가 각기 다르다. 그런 모든 사람의 이견을 조율하고 어디로 가고 있는지 알 수 있도록 하는 것이 바로 프로젝트 관리자의 업무다”라고 덧붙였다. 
 
토마스는 최고의 프로젝트 관리자는 팀뿐만 아니라 프로젝트 주변의 작업자와 공동체 의식을 구축하여 모두가 공유된 목표를 향해 기꺼이 일할 수 있도록 하는 방법을 알고 있다고 말했다. 예를 들어, 공급업체 대금 지급을 담당하는 결제 담당자와 친분을 쌓아 프로젝트 관리자가 해결해야 할 질문이나 문제가 발생할 경우 기존 관계를 유지할 수 있도록 하면 좋다.

15. 동료와 높은 친밀감 형성
최고의 프로젝트 관리자는 좋은 인맥과 탄탄한 관계가 성공으로 이어진다는 사실을 잘 알고 있다. 그래서 단기 프로젝트일지라도 주변 사람들과 강력한 관계를 형성하는 데 능숙하다.

IT 프로젝트 매니저인 크리스타 필립스(Krista Phillips)는 “친밀감을 쌓으면 이해를 서로 구하기 쉽다”라고 표현했다. 서로의 상황을 이해하는 상황을 성과에 큰 도움이 된다. 시간을 들여 관계를 구축하는 프로젝트 관리자는 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 정보를 다른 사람들과 공유할 가능성이 높으며, 야근이나 주말 근무 등 어려운 요청을 할 때 다른 사람들로부터 도움을 받을 가능성도 높다.

16. 여정을 위해 미리 팀을 준비
사람들은 대부분 어디로 가는지, 앞으로의 여정에서 무엇을 기대할 수 있는지 알고 싶어한다. 프로젝트팀도 마찬가지다. 숙련된 프로젝트 관리자는 여정에 대비하는 방법을 알고 있다. 그들은 마일스톤과 타임라인을 제시하는 데 그치지 않고, 힘든 고비가 있을 때, 추가 지원이 필요할 때, 축하할 수 있는 시기 등을 자세히 설명한다. 토마스는 “프로젝트 관리자는 앞으로의 여정을 명확하게 표현할 수 있어야 한다”라고 설명했다. 

17. 리더로서 자신을 확립
존경받는 프로젝트 관리자는 열심히 일하고 성공 실적을 쌓아 명성을 쌓는다. 물론 여기에는 시간이 걸린다. 하지만 그렇게 명성을 얻으면 프로젝트 관리자는 과거의 성과를 자양분 삼아 현재 그리고 미래의 성공을 계속 창출해 낸다. 과거의 성공을 바탕으로 직원들을 새로운 시도로 결집하고, 이해관계자 간의 신뢰를 구축하며, 새로운 난관을 극복할 수 있기 때문이다. 

18. 변화 관리자 역할
변화는 피할 수 없다. 그러나 변화는 비즈니스와 개인 생활의 모든 영역에 큰 혼란을 야기하곤 한다. 프로젝트 관리 영역에서도 예외는 아니다. 유능한 프로젝트 관리자는 이러한 사실을 이해하고 이를 수용하며 불확실성 요소를 프로젝트 계획에 반영한다. 또한 이해관계자가 변화에 적응하고 미래의 상황에 더 잘 대비할 수 있도록 변화 관리 전문가와 긴밀히 협력해야 할 필요성을 인식하고 있다. 

19. 평정심을 잃지 않는 태도
잘 계획된 프로젝트도 간혹 문제를 마주한다. 고도로 숙련된 프로젝트 관리자도 심각한 좌절을 겪을 수 있다. 하지만 뛰어난 프로젝트 관리자는 그런 압박감 속에서도 당황하거나 화를 내거나 절망하지 않고 냉정함을 유지한다.

타티네니는 “프로젝트 매니저는 평정심을 유지하는 것이 필요하다”라며 “이성적인 사람이 필요하며, 감정이 격앙된 상황에서도 중립적인 태도를 유지할 수 있어야 한다”라고 설명했다. 

20. 불확실한 영역에서 편안하게 일하는 능력
훌륭한 프로젝트 관리자에게 보이는 핵심 특징은 불확실한 영역에서 일할 수 있는 능력이다. 유형, 업종, 규모, 복잡성에 관계없이 대부분의 프로젝트에는 모호한 영역이 있다. 가령 외부 제약, 복잡성, 원격 프로젝트의 한계, 갈등, 모호성 등 이러한 문제와 기타 불확실한 현실은 있기 마련이다. 이런 상황을 잘 대처하는 능력은 프로젝트 관리자에게 필수적이다. 

경영 코치이자 컨설턴트, 작가인 조이스 윌슨-샌포드(Joyce Wilson-Sanford)는 “조직의 변화에 접근하고, 프로젝트에 문제가 있거나 문제를 일으킬 수 있는 시점을 파악하고, 지연이나 위기 또는 예산 삭감에 흔들리지 않는 능력이 중요하다”라며 “다만 높은 기술력과 좋은 태도까지 갖춘 프로젝트 관리자는 찾기는 쉽지 않다”라고 설명했다. 여기에 불확실성 영역을 헤쳐 나가는 능력까지 겸비하면 정말 유능한 프로젝트 관리자가 될 수 있다.
ciokr@idg.co.kr
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