2015.06.08

모니터 너머에 사람 있어요··· 화상회의 팁&에티켓 4가지

Mary K. Pratt | Computerworld

“화상회의는 전적으로 자기 자신에게 달린 문제다. 이를 통해 성과를 얻을 수도, 손해를 볼 수도 있다. 그리고 그 책임은 자신이 진다.”

에밀리 포스트 인스티튜트(The Emily Post Institute)의 대변인이자 디지털 세계에서의 에밀리 포스트 매너(Emily Post's Manners in a Digital World) 저자인 다니엘 포스트 세닝은 화상회의에 대해 이렇게 말했다.

그녀는 "[화상회의] 툴을 취급하고 관리할 수 있는 능력은 자신의 전문성과 자신의 정체성을 드러낸다"라며, 이 능력에는 자신의 기술적 전문지식뿐만이 아니라 사교적 기술도 포함된다고 덧붙였다.

세닝에 따르면 연사와 참가자 모두 화상회의 중 어떻게 처신하느냐가 중요하다. 각자의 평판에 영향을 끼치는 것은 물론 실제적인 비즈니스 성과에도 영향을 미친다.

전세계 기업/조직들이 규모에 상관 없이 다양한 목적으로 화상회의를 빈번히 활용하고 있다. 화상회의 및 텔레프레즌스(Telepresence)에 관한 2014 IDC 보고서에 따르면 기업들 사이에서 규모에 상관 없이 데스크톱 및 모바일 화상 협업 툴의 사용이 증가하고 있는 것으로 나타났다. 설문에 참여한 기업들 중 44%는 현재 화상회의를 사용하고 있다고 답했고 나머지 중 42%는 향후 중단기적으로 사용할 계획을 갖고 있다고 답했다.

그리고 기가옴 리서치(Gigaom Research)의 2014년 보고서 "비즈니스 협업에 화상회의가 중요한 이유"에서도 원격 사용자의 87%가 화상회의를 이용할 때 좀더 ‘연결된’ 느낌을 받는다고 답했다.

이 모든 것을 염두에 두고 한 가지를 질문을 떠올려보자. 당신과 당신의 조직은 화상회의에 준비돼 있는가?

세닝을 비롯한 몇몇 전문가들은 가상 상호작용을 크게 향상시킬 수 있는 방법들이 있다고 말했다. 여기 화상회의 역량을 최대한 빨리 향상시킬 수 있는 4가지 단계를 정리했다. 최신 텔레프레즌스 공간에서 국제적 가상 회의를 소집하든, 간단하게 구글 행아웃(Google Hangout)을 이용하는 환경이든 상관없이 이용할 수 있는 것들이다.



요령 1: 툴을 파악하고 테스트하라
화상회의는 거의 모든 이들이 한두 번쯤은 이용해본 경험이 있을 정도로 보편화된 기술이다. 아이폰(iPhone)에서 페이스타임(FaceTime)을 이용해본 경험, 실시간 메신저를 이용한 화상 통화 경험 등이 대표적이다. 하지만 적당히 익숙하다고 해서 원활한 활용이 보장되는 것은 아니다. 업무용도로 이용하는 경우에는 더욱 그렇다.

기업 화상회의 솔루션의 범위는 실로 넓다. 수십 억 달러짜리 텔레프레즌스 룸 솔루션에서부터 별도 하드웨어를 이용하는 중간 정도의 모듈식 시스템이 있는가 하면, 스카이프(Skype), 구글 행아웃(Google Hangouts) 등의 저렴하거나 무료인 서비스도 있다. 또 블루 진스(Blue Jeans) 등 클라우드 기반 제품도 있다.

어떤 솔루션을 사용하든 사용자는 시간을 들여 사용하는 하드웨어, 소프트웨어, 연결성 내외부를 파악해야 한다. 이상적인 방법은 이런 확인을 회의가 시작되기 최소 90초 전에 실시하는 것이 좋다. 왜냐하면 전문가가 최고의 시스템을 사용하는 경우에도 문제가 발생할 수 있기 때문이다.

세닝은 정기적으로 화상회의를 활용하고 있다. 그는 구글 행아웃부터 전용 카메라와 프로젝터를 이용한 중간층 시스템까지 다양한 기술을 활용한다며, 규모에 관계 없이 테스트는 필수라고 강조했다.

그는 원격 프레젠테이션을 준비하면서 프로젝터를 제외한 모든 것을 사전에 시험했지만 프레젠테이션을 시작하자 프로젝터가 말썽을 일으킨 경우도 있었다면서 모든 장비를 사전에 시험해야 한다고 지적했다.

발표자 외에 참가자들도 준비해야 한다. 많은 이들이 종종 화상회의가 시작될 때까지 자신의 시스템을 시험하거나 구성하지 않는 잘못을 저지르곤 한다. 특히 기업 텔레프레즌스실에 함께 있지 않다면, 회의 시작 시간 전에 소프트웨어를 설치하고, 플러그인을 다운로드하며 오디오(및 음소거) 옵션을 파악하고 채팅 기능을 시험해야 한다.

요령 2: 화면과 오디오 점검 사항
텔레프레즌스 전문 공간이 아닐 경우 카메라에 비치는 주변 환경과 자신의 모습에 주의해야 한다. 이는 발표자와 참가자 모두에 해당하는 이야기다.

우선, 참가자들의 주의를 분산시킬 수 있는 외부 창문을 포함하여 어수선하고 번잡한 배경이 없어야 한다. 협업 기업 폴리콤의 IT 그룹 부사장 겸 CIO 스콧 맥쿨은 동료의 부인의 배경 화면 속에서 아기의 기저귀를 갈던 회의도 있었다고 전했다. 그는 "다행히 비공식 회의였고 우리는 그냥 무시했다"라며, 하지만 이것이 중대한 비즈니스 프레젠테이션이었다면 상황은 달랐을 것이라고 덧붙였다.

그는 자신이 활용하는 팁이 있다며, 책상 뒤에 회사의 로고가 있는 표지판을 세워두는 것이 그것이라고 전했다. 이렇게 간단한 배치만으로도 전문적인 화면 구성을 손쉽게 확보할 수 있다는 설명이다.