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모니터 너머에 사람 있어요··· 화상회의 팁&에티켓 4가지

2015.06.08 Mary K. Pratt  |  Computerworld


화상회의 참가자들은 특히 먼 곳에서 원격으로 참가할 때 수동적인 자세를 취하는 경향이 있다. 그러나 전문가들은 이런 태도야말로 기회를 놓치는 것이라고 지적한다. 채팅 또는 오디오를 통해 질문을 던지고 (이 때 자신의 이름과 소속을 밝히며) 설문조사에 참여해야 한다. 관련된 자원을 제시하고 원격 참가자이지만 현장에 있는 것처럼 적극적인 자세를 보이면 다른 회의에서보다 더 깊은 인상을 남기고 교류할 수 있다고 전문가들은 설명했다.

요령 4: 비즈니스 에티켓을 잊지 말라
찰스 갈다는 자신과 자신의 팀이 점심을 먹으려 진행했던 가상 회의 경험을 들려줬다. 격식 있는 복장을 갖춘 다른 참가자 중 한 명이 '대체 뭐 하는 건가?'라고 물었다. “우리가 집중을 방해했다"라고 갈다는 회상했다.

현재 GE 캐피탈(GE Capital)의 CIO인 갈다는 화상회의를 자주 활용한다. 회의는 비공식적인 1:1 대화부터 다점 회의까지 다양하다. 그는 가상 회의도 실제 회의와 마찬가지로 격식의 수준이 다를 수 있다는 사실을 기억해야 한다고 강조했다. 그는 "다른 비즈니스 회의와 같은 자세로 임한다. 규칙과 에티켓도 동일하게 적용한다"라고 말했다.

예를 들어, 그가 자신의 팀 구성원과 화상 통화를 진행할 때는 캐주얼한 비즈니스 상황이다. 농담도 많이 하고 시작하기 전에 간단한 담소도 나누며 의자에 등을 기대고 않기도 한다. 그러나 그가 더 큰 그룹과 회의를 하거나 자신이 잘 모르는 사람이 있거나 회의에서 복잡한 주제를 다룰 때 이것이 좀 더 집중하면서 잡담이나 농담을 자제한다.

소너스 네트웍스(Sonus Networks)가 마이크로소프트 링크(Microsoft Lync)를 도입했을 때 기업 부사장 겸 CIO 빌 스쿠더와 그의 동료들은 이를 다양하게 활용했다.

스쿠더는 일정한 양식을 다른 점이 주효했다고 전했다. 이를테면 대규모 회의의 경우, 기업 관계자들은 사회자를 통해 질문을 처리한다. 사회자는 링크의 "방해 금지" 기능 등을 활용해 회의가 전자적으로 방해를 받지 않도록 진행했다.

실제 에티켓을 가상 회의에도 적용한 것도 효과가 있었다. 자신을 소개하고 주변 사람과의 대화 및 다중 작업을 지양하며 휴대폰과 기타 기기에 한눈을 팔지 않는 것이다. 이 밖에 참가자들이 세션 중 메모를 하고 싶거나 다른 사람과 대화를 해야 하는 경우에는 음소거 기능을 활용하도록 했다.

디지털 에티켓 전문가 세닝은 이 모든 것이 상식적인 것들이라고 말했다. 디지털 가상 환경이라고 함부로 행동하지만 않으면 된다는 것이다. "기본적인 예의를 지키는 것은 가상 회의를 진행할 때도 중요하다. 자신의 행동이 어떻게 인식되는지 생각해 보아야 한다"라고 그는 말했다.

마지막으로 세닝은 직원들이 원격지 사무실 또는 심지어 집에서 화상 통화에 접속할 때 특히 주의해야 한다고 말했다. "화상회의 중에는 자신의 이미지가 자신의 전문성을 대변한다"라고 그는 강조했다.

즉 개가 짖거나 화난 가족 구성원이 목소리가 들리는 일이 없어야 한다. 이를 위해서는 음소거 버튼의 위치를 파악하고 언제든 사용할 준비를 하는 것이 좋다. 또 목욕용 가운과 반바지는 지양하며 주변 환경과 마찬가지로 자신의 복장이 회의의 분위기에 어울리도록 해야 한다. 거울이 아니라 기기를 통해 비쳐지는 자신의 모습을 확인해야 한다.

그리고 눈을 마주치며 미소 지을 준비를 하자. “어쨌든, 카메라 앞에 서는 것이다”라고 세닝은 말했다. ciokr@idg.co.kr 

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