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모니터 너머에 사람 있어요··· 화상회의 팁&에티켓 4가지

2015.06.08 Mary K. Pratt  |  Computerworld


조명도 신경 쓸 요소다. 조명이 충분해 얼굴에 그림자 또는 반사 효과가 없도록 해야 한다. 이 밖에 움직여야 하는 경우 카메라와 오디오 시설이 이에 대응할 수 있도록 설정해야 한다. 고급 전문 솔루션의 경우 이에 대한 대비가 잘 이뤄져 있지만 무료 웹 또는 클라이언트 기반의 회의 소프트웨어 시스템을 사용할 때는 수동으로 설정해야 하는 경우가 대부분이다.

광역 네트워크 서비스 코디네이터 로이 후버는 자신이 속한 펜실베이니아(Pennsylvania)의 랭커스터-레바논 IU(Lancaster-Labanon Intermediate Unit) 13 학군에서 화상회의 장비를 담당하고 있다.

후버는 화상 카메라에 프리셋 기능을 이용하면 연사를 손쉽게 확대할 수 있다고 설명했다. 그는 또 더 나은 오디오를 위해 무선 마이크를 사용하고 참가자를 잘 볼 수 있도록 좌석을 배치하라고 조언했다. 이 밖에 강단과 연사 뒤편에 전문적으로 인쇄한 표지판을 두어 모든 사람이 참가자가 누구인지 알 수 있도록 하는 것이 좋다고 그는 덧붙였다.

반면 (노트북의 내장 카메라처럼) 카메라가 고정되어 있고 초점의 범위가 좁은 시스템을 이용하는 경우 발표하면서 범위를 벗어나지 않도록 주의해야 한다. 핵심은 모든 사람이 서로의 모습을 확인할 수 있도록 하는 것이다.

카메라 각도는 옆에서 보이도록 하는 것이 가장 좋다. 그러나 많은 이들이 아래에서 위를 바라보는 기괴한 각도로 화면을 설정하곤 한다. 차량의 컵 홀더에 휴대폰을 고정하는 운전석 환경, 탁상 카메라를 책상 위에 배치한 사무실 환경 등이 대표적이다

맥콜은 "아래에서 위로 얼굴을 바라보게 된다. 썩 괜찮은 장면은 아니다"라고 말했다. 노트북의 높이를 높이는 한이 있더라도 다른 사람과 면대 면으로 회의를 진행하듯이 눈 높이에서 카메라를 바라보도록 설정하는 것이 좋다고 그는 설명했다.

옷도 신경 써야 할 요소다. 어수선해 보일 수 있는 체크 셔츠 등의 패턴 대신에 단색을 선택하면 무난하며, 산만한 액세서리도 피해야 한다.

소리의 경우, 다른 사람이 듣기에 음성이 너무 크거나 작지 않도록 마이크의 위치를 조정한다. 배경 소음을 피할 수 없다면 음소거(Mute) 버튼을 이용한다. 그리고 통화가 끝나면 모든 비디오 및 오디오 기능을 꺼서 기밀 정보가 실수로 새어나가지 않도록 해야 한다. 이는 모든 전문가들이 경고할 만큼 자주 발생하는 실수다.

요령 3: 기꺼이 참여하고 참여를 유도하라
IT 교육기업 OAC(Ouellette & Associate Consulting)의 수석 협력자 개리 슬라빈은 기업가이자 강연가인 개리 베이너추크(Gary Vaynerchuck)가 제공한 마케팅 웨비나(Webinar) 경험을 들려줬다. 그는 이 행사가 8년 전에 열렸지만 그 과정이 너무나 인상적이었기 때문에 베이너추크의 매력적인 목소리와 강렬한 에너지를 아직도 기억한다고 전했다.

화상 프레젠테이션이 기억에 남게 하려면 청중에게 가르치는 것이 아니라 그들과 대화를 해야 한다. 절대로 파워포인트(PowerPoint) 슬라이드를 단조로운 목소리로 읽는 형태여서 안 된다.

참가자들의 참여를 유지하기 위해 질문을 던지고 가능하다면 언제든지 그들의 이름을 부른다. 채팅방과 화이트 보드 등의 내장 기능을 활용해 모두가 다양한 매체를 통해 참여할 수 있도록 유도한다.

"말하는 머리(Talking Head) 현상"을 방지하기 위해 시각적인 부분도 신경 쓰자. 주제와 관련된 이미지, 그래프, 비디오 등을 보여주고 팀의 다른 구성원 또는 관련된 연사와 함께 참여하는데 있어서 두려워하지 말자”라고 슬라빈은 설명했다.

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