정의, 작동방법, 기술, 툴로 알아보는 '프로세스 마이닝'

프로세스 마이닝을 통해 조직은 통찰력 있는 데이터를 수집하여 회사 전체의 비즈니스 프로세스의 안정성, 효율성, 생산성을 평가할 수 있다.
 

프로세스 마이닝은 조직이 기존 시스템에서 데이터를 수집하여 비즈니스 프로세스 작동 방식과 개선 방법을 객관적으로 시각화하는 방법이다.

프로세스 마이닝에서 파생된 분석 통찰력은 조직 전체의 디지털 혁신 전략을 최적화하는 데 도움이 될 수 있다.

과거에는 프로세스 마이닝이 오류와 육체노동을 줄이기 위해 제조에서 가장 널리 사용되었다. 오늘날 기업들이 새로운 자동화 기술과 AI 기술을 채택함에 따라 프로세스 마이닝은 모든 산업 분야의 조직에서 우선순위가 되었다. 프로세스 마이닝은 IT 프로세스와 비즈니스 프로세스를 지속해서 개선하기 위해 노력하는 조직에서 중요한 도구다.

프로세스 마이닝은 어떻게 작동하나?
프로세스 마이닝은 기존 IT 프로세스나 비즈니스 프로세스를 평가하여 RPA, 인공지능, 머신러닝 같은 기술을 사용하여 자동화할 수 있는 반복적인 작업을 찾는 것으로 시작한다.

반복적이거나 일상적인 작업을 자동화함으로써 조직은 효율성과 생산성을 향상하고 임직원이 창의적이고 복잡한 프로젝트에 더 많은 시간을 할애할 수 있다.

또한 자동화는 업무 편차를 최소화하여 프로세스 결과의 불일치 및 오류를 줄이다. IT 프로세스나 비즈니스 프로세스가 개발되면, 해당 프로세스가 적절한 결과를 제공하며 프로세스 마이닝이 어디서 시작되는지를 지속해서 확인하는 것이 중요하다.

예를 들어, IT부서는 헬프데스크 티켓팅 시스템을 자동화하기로 할 수 있다. 이전에는 직원이 티켓을 검토하고 어느 범주에 해당하는지를 정하여 담담자에게 할당하는 데 시간이 걸렸다. IT부서는 자동 프로세스를 생성하여 티켓이 들어오는 대로 분류하고 할당할 수 있으므로 작업자가 고객 문제를 해결하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있다.

그러나 이러한 자동화된 프로세스가 확립된 다음에는 프로세스가 의도한 결과를 정기적으로 제공하느냐가 관건이 된다. 새로운 기술이 구현됨에 따라 프로세스 마이닝을 통해 회사는 새로운 티켓 범주, 직원 변경, 다양한 업계 동향을 수용할 수 있도록 프로세스를 재구성할 수 있다.

프로세스 마이닝 기술
프로세스 마이닝을 통해 조직은 자동화된 프로세스의 효율성, 일관성, 신뢰성을 보장할 수 있다. 기업은 프로세스 마이닝으로 자동화된 의사 결정을 지원하고 프로세스를 시뮬레이션하여 미래의 결과를 예측하고 조직 리더십의 격차를 식별하며 구현된 프로세스를 지속해서 개선할 수 있다.

프로세스 마이닝 기술은 크게 세 가지로 나뉘며, 각각의 프로세스 마이닝에는 특정 사용 사례나 주력 분야가 반영된다.

• 검색 : 프로세스 마이닝의 검색에는 작업할 과거 모델이 없으므로 조직이 처음부터 시작해야 한다. 수집된 정보와 요구 사항을 기반으로 새 모델이 생성된 후 프로세스의 모델을 설정하는 데이터를 분석하는 알고리즘이 개발된다.

• 적합성 검사 : 적합성 검사는 프로세스 모델이 이미 설정되어 실행 중일 때 발생한다. 이 단계에서 회사는 프로세스 이벤트 로그의 데이터를 프로세스 또는 모델과 단계별로 비교하여 불일치 또는 편차를 찾는다. 어떤 데이터 요소가 프로세스 결과에 영향을 미치는지 확인하기 위해 결정된 분산이 분석된다. 경우에 따라 개선이 이루어지거나 비즈니스 또는 IT 프로세스가 예상대로 실행되고 있음을 확인할 수 있다.

• 성능 마이닝 : 이미 프로세스가 있는 경우 성능 마이닝이 사용되지만 새로운 프로세스 성능을 위한 공간을 마련하기 위한 것이다. 예를 들어, 비용 조정, 예산, 기술 변경, 처리 시간을 수용하도록 프로세스를 확장할 수 있다. 프로세스 마이닝을 통해 조직은 프로세스 조정을 수행하고 최상의 결과를 제공할 수 있다.

프로세스 마이닝 툴
회사가 프로세스 마이닝 작업을 처리할 수 있도록 다양한 타사 서비스를 사용할 수 있다. 이 소프트웨어 툴은 회사가 필요한 관련 데이터를 수집하고 끌어온 데이터를 기반으로 통찰력 있는 분석을 제공하도록 도와준다.

프로세스 마이닝 소프트웨어는 프로세스 문서화를 단순화하고 새로운 규제가 도입된 경우 회사가 신속하게 변경할 수 있도록 한다. 최상의 결과를 얻으려면 프로세스를 꾸준히 모니터링하는 것이 중요하다. 변경에 따른 결과를 항상 제어할 수는 없지만 더 나은 제품, 서비스와 툴을 만들고자 프로세스를 제어, 수정 또는 개선할 수 있다.

프로세스 마이닝 툴은 시각적 맵을 자동으로 생성하여 프로세스가 어떻게 작동하는지 단계별로 확인하도록 해주며, 시간이 지남에 따라 점진적으로 개선하여 더 나은 결과를 생성할 수 있다.

현재 프로세스 마이닝 툴은 다양하며, 그 가운데서 유명한 툴과 소프트웨어를 소개한다. 

• 유아이패스 RPA
• 셀로니스(Celoins)
• 퍼즐데이터 프로디스커버리(Puzzle Data ProDiscovery)
• 마이인베니오(MyInvenio)
• ARIS 프로세스 마이닝
• 코팩스 인사이트(Kofax Insight)
• 이카로 테크 에버플로우(Icaro Tech EverFlow)
ciokr@idg.co.kr