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사무실 복귀 추진 시 퇴사 가능성이 있는 직원 비율
39
%
자료 제목 :
하이브리드 시대에 맞는 업무 환경 재설계
Redesigning Work for the Hybrid World
자료 출처 :
Gartner
원본자료 다운로드
발행 날짜 :
2021년 05월 04일

디지털 트랜스포메이션 / 리더십|조직관리 / 애플리케이션

‘하이브리드 오피스’를 위한 기술 선택 가이드

2022.01.04 Lucas Mearian  |  Computerworld
기업들이 ‘하이브리드 워크플레이스’라는 현실에 적응해 나가면서 워크플로우, 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 등을 개선할 수 있는 툴도 갈수록 늘어나고 있다. 

‘하이브리드 워크플레이스’와 ‘완전 원격근무’의 부상에 따라 새로운 워라밸 니즈 그리고 워크플레이스 유연성을 충족하지 않는 기업들은 직원들을 잃을 가능성에 직면했다. 
 
ⓒGetty Images

지난 2021년 가트너가 2,400명의 직장인을 대상으로 실시한 ‘하이브리드 근무 직원 설문조사(Hybrid Work Employee Survey)’에 따르면 100% 사무실 근무로 복귀하려는 기업들은 인력의 최대 39%를 잃을 수 있다. 해당 보고서는 이에 따라 기업들은 ‘파격적인’ 근무 환경 유연성을 실천해야 하며, 직원들의 업무 성과를 근무 시간 또는 사무실에 있는 시간이 아니라 ‘성취’에 의해 평가해야 한다고 언급했다. 

가트너의 직원 경험 기술 부문 부사장 겸 애널리스트 애덤 프리셋은 “원하는 결과를 얻었는가? 그렇다면 의자에 앉아있어야 할 시간을 굳이 정하지 말고 직원들이 요구하는 자율성을 허용하라”라고 말했다. 

이어서 보고서는 ‘사무실 중심’에서 ‘사람 중심’의 워크플레이스로 전환해 직원들이 유연하게 근무할 수 있게 된다면 (직원들의) 피로도가 44% 줄어들고, 근속 의향이 45% 증가하며, 성과가 28% 향상된다고 밝혔다. 아울러 직원들을 ‘대퇴직(Great Resignation)’으로부터 멀어지게 할 수도 있다. 

원격근무가 번아웃 극복을 의미하진 않는다 
프레셋은 “사람들이 오히려 일을 더 많이 하고 있다. 출퇴근하지 않거나 또는 물리적 업무 공간에서 사회적 상호작용을 하지 않으면서, 그 시간을 추가 업무로 채우고 있기 때문이다. 직원들은 매일 부지불식 간에 한계를 초과할 수 있다”라고 지적했다. 이런 과부하는 서서히 쌓일 것이고, 이로 인해 대대적인 변화가 요구될 수 있다. 예를 들면 회의 횟수에 제한을 두거나 근무 시간을 줄이는 것이다. 

그는 기업들이 ‘기술’을 통해 이러한 문제를 해결하고 있다고 전했다. 이를테면 특정 시간에는 전원을 끄는 등의 제어 수단을 배치해 직원들이 한숨 돌릴 수 있게 하는 것이다. 

몇몇 소프트웨어 도구를 사용하면 직원들이 근무 시간을 어떻게 쓰고 있는지 그리고 전체적으로 봤을 때 업무에 너무 많은 시간을 할애하고 있는 건 아닌지 살펴볼 수 있다. 심지어는 한 직원이 참여한 회의 횟수를 기록해주는 도구도 있다. 이 밖에 HR 측면에서 직원들이 팀에 소속돼 있다고 느낄 수 있도록 지원하는 프로그램을 제공할 수도 있다. 

프레셋은 “과부화 때문에 얼마든지 떠날 수 있다. 이직할 기회도 매우 많다. 기업들은 이 문제를 기술 및 인력 측면에서 전체적으로 바라봐야 한다”라고 조언했다. 

또 다른 문제는 사무실 근무를 선호하고, 사무실 근무를 하는 직원들을 선호하는 관리자가 많다는 점이다. 코로나19 팬데믹 이전에 원격근무자들은 사무실에서 근무하는 직원들보다 더 낮은 평가를 받는다고 느끼는 경우가 많았다. 그는 “리더들이 하이브리드 회의를 과거의 회의와 흡사하게 만들 위험이 있다”라면서, “하이브리드 근무 환경에서는 더 이상 적절하지 않은 행동을 하고 있진 않은지 확인해야 한다”라고 언급했다. 

“이전으로 되돌아가는 것은 큰 문제라고 생각한다”라면서, “노멀(이전의 표준)으로 회귀하려고 해서는 안 된다. 지금은 뉴노멀 시대다. 관리자와 경영진이 물리적인 회의실에서 회의를 여는 게 아니라 책상이나 집에서 회의를 진행해 균형을 잡아야 한다”라고 프레셋은 덧붙였다. 

심지어 가상 협업 환경에서조차 구식 기술은 여전히 적용된다. 물론 ‘좋은 소식(예: 신입 사원, 긍정적인 프로젝트 성과 등)’으로 팀 회의를 시작하고, 직원들에게 의견 및 질문이 있는지 물어보며, 마지막에 실행 항목을 강조하는 것은 적절한 관행이다.

한편 새로운 금지 사항이 있다. 채용공고를 등록할 때 절대적으로 필요하지 않다면 사무실 근무를 요구하지 말아야 한다는 점이다. 프로젝트 및 업무 관리 소프트웨어 회사 프로젝트매니저(ProjectManager)의 마케팅 부사장 션 디커슨은 “대면 교육이 필수인 신입사원을 제외하고 사무실 근무를 의무적으로 포함시킨 채용공고는 게시하지 않는 게 좋다”라고 말했다. 

디커슨은 지난 6년 동안 마케팅팀을 원격으로 관리해왔고, (이는 너무나도 긍정적인 경험이었기 때문에) 이제는 다른 방식을 상상할 수 없다고 밝혔다. 그에 따르면 구인 시장은 완전 원격근무 및 유연한 근무 환경을 제공하는 회사들로 넘쳐나고 있으며, 이는 지루하거나 따분해서 가만히 못 있는 직원들에게 이전에는 경험하지 못했던 이점을 제공한다.  

이어서 그는 링크드인에 접속해 근무 장소로 ‘원격’을 검색하면 (심지어 경영진 일자리까지 포함해) 수백 개의 결과가 나온다고 언급했다. 디커슨은 “몇몇 대형 투자 은행은 사람들이 사무실로 복귀할 것이라고 주장하지만 (이 때문에) 사람들이 직장을 옮기고 있는 상황을 보면 생각이 달라질 것”이라고 덧붙였다. 

워크스트림, 협업, 프로젝트 관리 도구가 필요하다
뉴노멀을 헤쳐나간다는 것은 어지러울 정도로 많은 도구를 익혀야 한다는 의미다. 이메일과 공유 문서 플랫폼만 가지고는 어림도 없다. 마이크로소프트 팀즈 등의 클라우드 기반 제품군을 활용하면 기본적인 협업 작업을 처리할 수 있다. 슬랙(Slack)과 같은 전문적인 앱은 일부 회사에서는 유용하지만 일부 회사에서는 제한적일 수 있다. 아울러 다양한 벤더의 도구를 쓸 수도 있다(이는 직원들에게 부담을 줄 위험이 있기는 하다).

코로나19 팬데믹이 3년 차에 접어든 가운데, 기업들이 해야 할 가장 중요한 일은 대부분의 직원들에게 적합한 옵션을 선택하는 것이다. 직원들이 사방에 흩어져 있기 때문에 원활하게 프로젝트를 추적하고 실시간 소통할 수 있도록 하는 것은 점점 더 중요해지고 있다. 

후자를 지원하는 도구에는 계획 소프트웨어 및 서비스, 협업 관리 애플리케이션, 워크스트림 협업 소프트웨어 등이 있다. 이러한 도구들은 일반적으로 애자일 관행을 중심으로 한다. 애자일 계획 도구를 사용하면 조직에서 애자일 관행을 확장하면서 한 프로젝트의 단일 뷰를 지원할 수 있다. 이는 작업 정의, 계획, 관리를 위한 중추 역할을 한다. 
 
애자일 작업 관리 소프트웨어는 프로젝트에 관한 단일 통합 뷰를 제공한다. ⓒProjectManager

가트너의 매직 쿼드런트(Magic Quadrant)에 따르면 선도적인 엔터프라이즈 애자일 계획 도구에는 아틀라시안(Atlassian), 브로드컴(Broadcom), 디지털닷에이아이(Digital.ai), 깃랩(GitLab), 플랜뷰(Planview), 타겟프로세스(Targetporcess) 등이 있다. 가트너는 마이크로소프트의 프로젝트(Project), 지멘스의 팀센터(Teamcenter), IBM의 플래닝 애널리틱스(Planning Analytics) 역시 여기에 포함된다고 전했다. 

전문적인 협업 관리(CWM) 도구는 계획 및 실행에 중점을 둔 작업 기반 워크스페이스를 제공한다. 이는 작업, 프로젝트, 워크플로우, 자동화 기능을 대화, 콘텐츠 게시, 보고, 분석, 대시보드와 결합한다. 주로 500명 미만의 중소기업에서 사용된다.

가트너에 의하면 이 분야에서 인기 있는 도구는 어도비 워크프런트(Adobe Workfront), 아사나(Asana), 클릭업(ClickUp), 마이크로소프트 리스트(Lists), 먼데이닷컴(Monday.com), 워크오터(WorkOtter) 등이다.  

워크스트림 협업(WSC) 도구는 원격근무 관련 문제에 초점을 맞춘다. 지난 2021년 3월 발표된 가트너의 ‘워크스트림 협업 시장 가이드(Market Guide for Workstream Collaboration)’에 따르면 이러한 도구는 직원들에게 일관된 환경을 제공하도록 설계됐으며, (이를 사용해) 메시징, 회의, 콘텐츠 공유, 작업 공조를 통합할 수 있다.

인기 있는 워크스트림 협업 소프트웨어에는 시스코의 웹엑스 팀즈(WebEx Teams), 구글 챗(Google Chat), 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams), 로켓챗(Rocketchat), 슬랙(Slack), 위커 프로 및 엔터프라이즈(Wickr Pro and Enterprise) 등이 있다. 

가급적이면 표준화해 노이즈를 줄여라 
하이브리드 인력을 관리하는 옵션의 증가가 마냥 좋은 건 아니다. 디커슨은 “WSC 도구 채택이 급증하면서 직원들은 ‘여러 채팅 채널에 참여하는 데 따르는 노이즈’로 부담스러울 수 있다”라고 지적했다. 

그는 “(팀의 상황과 관계없이) 팀의 프로젝트, 작업, 과제, 진행 상황을 추적할 수 있는 기록 시스템을 갖추는 게 좋다”라면서, “하지만 하이브리드 팀이라면 한층 더 프로그래밍적인 접근 방식이 필요하다”라고 말했다. 

어떤 방향으로 가든지 작업 및 프로젝트 관리 플랫폼을 표준화해 직원들이 프로젝트에 관해 소통하고 협력할 수 있도록 하는 게 중요하다. 플랫폼이 너무 많다는 것은 이를 제대로 쓸 수 있는 사용자가 적다는 의미일 수 있다. 

프레셋은 “조직 또는 작업 그룹이 표준화된 방식을 사용하는 게 굉장히 중요하다. 여러 기술 분야에서 플랫폼이 우후죽순처럼 생겨나고 있다”라고 전했다. 아울러 가트너에서는 다음과 같이 권고했다. 

• 내부 커뮤니케이션에서 모범 사례 및 직원 성공 사례를 공유하거나 리더십 타운홀 미팅을 개최해 WSC 도구의 가치를 알린다. 

• WSC 도구를 원격 및 하이브리드 근무의 기반으로 삼아 회의, 콘텐츠 서비스, 협업 관리를 위한 통합 허브로 사용한다. 

• 엔터프라이즈 아키텍처 팀과 협력해 비-WSC 채팅 도구에 관한 가이드라인과 사용 시나리오를 정의한다.
 

즉, 기업들은 직원들의 일상적인 커뮤니케이션, 프로젝트 관리, 하이브리드 근무에 ‘무엇이 적합한지’ 파악하고, 해당되는 애플리케이션을 배포해야 한다. 한편 협업 관리 소프트웨어 등의 전문 기술은 복잡한 프로젝트에서 일반적인 플랫폼이 제대로 작동하지 않을 때만 사용해야 한다. 프레셋은 “이때 협업 관리 소프트웨어를 사용하고, 엔터프라이즈 애자일 계획 도구와 프로젝트 관리 보고 도구를 확보해야 한다”라고 조언했다. 

업무 스타일에 따라 서로 다른 도구가 필요하다 
업무, 프로젝트 협업, 직원 커뮤니케이션 도구를 표준화하기 전에 직원들이 모두 동일한 방식으로 일하진 않는다는 점을 명심해야 한다. 이를테면 간트 차트(Gantt chart)로 작업을 관리하는 워터폴 프로젝트 관리 접근법이 편안한 사람이 있고, 작업 진행 상황 및 흐름을 시각화하는 칸반 보드(Kanban boards) 등의 애자일 프로젝트 관리 도구를 선호하는 사람도 있다. 
 
간트 워터폴 프로젝트 관리 차트 ⓒProjectManager

이에 따라 관리자는 간트 차트를 사용해 프로젝트를 취합하는데, 팀원은 칸반 보드를 쓰는 상황이 있을 수 있다. 디커슨에 따르면 워터폴 및 애자일 프로젝트 관리 방법을 혼용하는 것은 나쁘지 않다. 

협업 도구와 직원 커뮤니케이션 도구(ECA)도 중복되기 시작했다. 커뮤니케이션 도구에는 (다른 도구의 유사한 기능과 겹칠 수 있는) 채팅 기능이 포함되는 경우가 많다(가트너에 의하면 ECA 벤더들은 전사적 커뮤니케이션(예: 뉴스레터, HR 정보, 경영진 의견, 정책, 회사 현황 정보 등)에 집중해왔다). 

가트너는 워크스트림 협업 시장 가이드 보고서에서 “클라우드 오피스 벤더(구글과 마이크로소프트)들은 기본 워크스페이스 채팅, 파일 공유 및 회의 기능을 다양한 수준으로 상품화했다”라고 언급했다. 

소속감이 핵심이다 
관리자가 직면하는 또 다른 과제는 직원들이 모여서 잡담을 하고 서로를 알아갈 ‘워터 쿨러’가 없는 하이브리드 워크플레이스에서 소속감과 동료애를 형성하는 것이다. 프레셋은 “경영진의 관점에서 볼 때, 이는 직원들이 과부하를 덜 느끼고 조직에 밀접하게 연결돼 있다고 느끼도록 업무를 매력적으로 만드는 방법에 관한 것이다”라고 전했다. 

팬데믹 초창기, 위기에 처한 기업들은 직원들이 사무실 밖에서 업무를 하는 데 필요한 최소한의 도구만 지원했다. 관리자는 그저 직원들이 책임과 목표를 달성하고 있는지만 확인했다. 이를 넘어선 생산성 및 직원 참여는 뒤로 밀려났다고 프레셋은 지적했다. 이제 기업들은 원격 및 하이브리드 근무 환경에 좀 더 적응했기 때문에, 목표를 달성하는 방법과 협업 환경을 효과적으로 구축하는 방법을 재고하고 있다는 게 그의 설명이다. 

디커슨은 간단한 출발점을 제안했다. “웃는 시간을 가져보자. 팀을 가상으로 결속하는 요소라고 해서 특별할 건 없다. 직접 만나서 결속을 다지는 방법과 똑같다. 바로 경험을 공유하고 많이 웃는 것이다”라면서, “웃음이 없는 줌 회의는 마차를 몰고 가는 것과 같다. 목적지에 도착은 하겠지만 누구도 즐겁지는 않을 것이다”라고 그는 말했다. 
ciokr@idg.co.kr
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