Offcanvas

CIO / How To / 리더십|조직관리 / 애플리케이션

정철환 칼럼 | 협업 도구의 진정한 가치

2024.05.02 정철환  |  CIO KR
필자는 2015년에 ‘기업내의 커뮤니케이션 활성화… 시스템의 문제인가?’ 라는 글을 기고한 바 있다. 그로부터 거의 10년이 흐른 지금, 기업 내 업무 수행 환경은 협업 도구 기반으로 전환하고 있다. 당시 글에서 기업 내 의사소통이 잘 안되는 이유는 도구가 부족해서가 아니라 소통하고자 하는 의지가 더 중요한 원인이라고 했다. 하지만 지금도 상황이 같을까? 이제는 상황이 달라졌다고 생각한다.

우선 그 사이 협업 도구의 기능적 발전이 많이 진행됐다. 당시 협업을 위한 기반은 메일과 메신저 중심이었다면 지금은 공동 작업과 일정관리 및 다양한 업무 수행을 공유할 수 있는 기능을 중심으로 유기적으로 소규모 조직을 구성하고 운영할 수 있는 기능을 제공하고 있다. 덕분에 기업 내에서 보다 효율적인 커뮤니케이션은 물론 특정한 프로젝트를 위한 협업 시 효과적인 수단으로 활용될 수 있는 상황이다.

따라서 지금은 보다 효율적인 업무 협업을 하고 싶다면 소통하고 협업하고자 하는 의지와 함께 적절한 협업 도구의 활용이 중요한 사항이 되었다. 그렇다면 10년 전과 비교하여 달라진 상황은 무엇인가? 그리고 지금 활용할 수 있는 협업 도구가 제공하는 조직 내에서의 협업을 위한 가치는 무엇일까?

먼저 벌써 일상생활에서 잊혀 가고 있는 팬데믹 기간이 가져온 변화가 있다. 3년여간의 전세계적 팬데믹 시기를 거치면서 재택근무 및 원격근무 등 온라인 플랫폼을 통한 업무 협업에 익숙해진 세대들이 대거 조직의 중심으로 등장했다는 점이다. 그리고 원격 협업을 통한 업무 수행이 가능하며 업무의 성과 역시 문제가 되지 않는다는 것을 현실에서 입증했다. 이를 통해 온라인을 통한 협업의 성공적 활용에 대한 경험이 널리 확산됐다.

그리고 2년전에 등장한 챗GPT와 이를 기반으로 확산되고 있는 생성형 인공지능이 협업을 좀 더 효율적으로 지원할 수 있는 새로운 가능성으로 떠오르고 있다. 이미 구글이나 MS등 글로벌 기업은 물론 플로우 등 국내 협업 도구 기업에서도 생성형 인공지능 기능을 협업의 효율성 제고를 위한 지원도구로 활용하고 있다. 이를 통해 제조업에서 이룩했던 자동화 및 인공지능의 도입 효과를 사무직 업무 분야에도 적용이 가능함을 점차 입증해 나가고 있다.

또한 IT 분야에서 GDC(글로벌 개발 센터)를 활용해 소프트웨어를 개발하는 기업들이 점차 늘어나고 있다. 관련하여 원격지에 있는 인원과 온라인 플랫폼을 이용해 협업을 하는 경우가 일상화되고 있는 환경도 협업 도구 기반의 업무 수행의 확산에 어느 정도 기여하고 있다. 소프트웨어 개발에서 해외 인력을 활용하는 사례는 이미 오래전부터 있었으나 글로벌 소프트웨어 전문기업이 아닌 국내의 일반적인 SI 기업들이 어렵지 않게 해외 개발인력을 활용하고 프로젝트를 수행하고 시스템을 운영하는 경우가 일반화되면서 원격 협업 도구의 활용 사례도 증가하는 것이다.

여기에 점차 조직의 중심 인력으로 성장하는 MZ세대가 온라인을 통한 공유 및 협업에 이미 익숙한 세대라는 점 역시 협업 도구를 보다 효과적으로 기업의 업무 수행 인프라로 활용하는 것을 확대하는 요인 중의 하나다. 굳이 만나지 않아도, 전화를 하지 않고도 온라인 텍스트와 공유 환경을 활용하여 거의 모든 업무를 편하게 수행할 수 있는 세대의 성장은 미래 기업 조직 문화에도 영향을 미칠 것이다.

그렇다면 이러한 환경에 변화에 대응하고 효과적인 협업 인프라를 제공하려면 협업 도구는 어떠한 가치를 제공할 수 있어야 할까? 우선 기존의 캘린더, 메신저, 전자결재, 전자우편, 게시판의 독립적인 기능 구현에 따른 사용자의 활용 환경이 아닌 다양한 온라인 공유 및 메시징, 일정관리 기능을 유기적으로 연계하여 통합된 협업 도구 환경을 제공해야 한다.

예를 들면 회의를 진행하고자 하면 참가자들에게 일일이 가능한 일정을 메신저나 전화를 통해 확인한 후 회의실을 잡고 회의를 공지하는 것이 아니라 회의 일정을 수립하고자 하는 일련의 프로세스에서 동시에 일정을 조율하고 회의실을 예약하고 회의 일정을 안내하고 참석여부를 회신 받을 수 있도록 만드는 것이다.

그리고 PC와 모바일 환경을 거의 동일하게 통일하여 모바일로도 협업을 수행하는데 전혀 불편하지 않게 만들 수 있어야 한다. 기존의 그룹웨어는 PC 환경을 중심으로 구현되어 모바일은 보조적인 역할에 머물렀다면 협업 도구는 모바일로도 업무를 수행함에 불편함이 없어야 한다. 또한 자신과 관련된 업무의 진행이나 메시지의 소통 시 즉각적이고 대응 가능한 알람 시스템을 갖추어야 한다. 온라인 협업 환경에서 상대방의 응답이 불확실해서 다시 전화를 하거나 메시지를 따로 보내야 한다면 협업 효율성이 떨어진다.

또한 기업 내에서 활용하고 있는 다양한 레거시 정보시스템과의 통합 역시 중요한 포인트다. 업무 수행을 위한 다양한 시스템 상에서의 작업 시 협업 도구와의 인터페이스를 통한 연계는 각 부문에서 정보시스템 기반 업무 수행 시 반드시 필요한 요구사항이다. 따라서 온프레미스 환경은 물론 클라우드 기반의 사스(SaaS) 기반의 협업 도구에서도 반드시 고려하여야 하는 중요한 점이다.

마지막으로 일상 생활에서 SNS를 통한 다양한 인간관계에 익숙한 세대를 위한 감성적 측면의 기능도 비록 회사의 업무를 위한 시스템이지만 고려하여야 하는 중요한 포인트다. 이모티콘 없는 카카오톡과 ‘좋아요’ 없는 인스타그램을 상상할 수 없듯 기업의 협업 도구도 조직 구성원들 간의 인간적인 감성 교류를 위한 깨알 같은 기능을 제공 여부가 중요한 성공 요인이 될 수 있는 것이다.

반면 협업 도구가 가져올 네거티브한 측면에 대한 고려 역시 필요하다. 우선 워라밸을 중요시하는 요즘 세대를 위한 고려가 있어야 한다. 근무 시간과 개인시간을 구분할 수 있는 기능이 이어야 한다. 반면 정말 중요한 메시지의 경우에는 전파할 수 있어야 할 것이다.

또한 많은 업무에 협업 도구를 사용하게 되면 수시로 울리는 알람과 메시지, 업무 할당 등으로 쉽게 피로해질 수 있다. 따라서 이러한 경우를 최소화할 수 있는 배려가 협업 도구의 기능속에 포함되어 있어야 할 것이다. 집중근무제나 또는 휴식시간 등을 배려하는 설정이 있다면 도움이 될 것이다.

그리고 중요한 업무를 온라인 협업 도구를 활용하는 경우 정보 보안에 대한 중요성이 부각된다. 모바일을 통한 업무 수행이 증가하면 외부로의 정보 유출 위험성이 높아지게 되며 업무에 따라 온라인 공유가 적절하지 않은 경우도 있을 수 있다. 따라서 협업 도구에서는 업무의 보안성과 중요성 등에 따른 차별화된 기능을 제공하여 정보 보안을 위한 환경을 정밀하게 제어할 수 있어야 한다.

온라인 기반의 업무 수행 환경의 확산은 피할 수 없는 대세이자 미래 조직의 기본 환경이 될 것이다. 팬데믹이 종료되었음에도 여전히 원격 근무를 유지하고 있는 기업도 많다. 또한 많은 기업들이 기존의 그룹웨어에서 협업 도구 중심의 업무 환경으로 전환하였거나 검토하고 있다. 따라서 협업 도구의 미래는 매우 밝다. 하지만 여전이 도구를 사용하는 것은 사람들이다. 그래서 조직내에서 협업 도구의 활용에 따른 변화관리 역시 중요한 요건이다.

한때 IT를 활용한 업무 환경을 스마트워크라고 부르던 시절이 있었다. 하지만 업무에 IT 인프라를 활용하는 것만으로 작업자가 스마트 해 질 수는 없었다. 하지만 이제 생성형 인공지능과 협업 도구의 결합으로 현실에서 진정으로 작업자가 스마트하게 업무를 하게 될 날이 멀지 않았다.

* 정철환 상무는 삼성SDS, 한양대학교 겸임교수를 거쳐 현재 그룹 IT 계열사의 사업부를 이끌고 있다. 저서로는 <SI 프로젝트 전문가로 가는 길>과 <알아두면 쓸모 있는 IT 상식>이 있으며, 삼성SDS 사보에 1년 동안 원고를 쓴 경력이 있다. 한국IDG가 주관하는 CIO 어워드 2012에서 올해의 CIO로 선정됐다. ciokr@idg.co.kr
 
CIO Korea 뉴스레터 및 IT 트랜드 보고서 무료 구독하기
Sponsored
추천 테크라이브러리

회사명:한국IDG 제호: CIO Korea 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
등록번호 : 서울 아01641 등록발행일자 : 2011년 05월 27일

발행인 : 박형미 편집인 : 천신응 청소년보호책임자 : 한정규
사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2024 International Data Group. All rights reserved.