IT 리더들이 전하는 컨설턴트 계약·협업 ABC

성장과 조정의 여지가 있는 명확하고 책임감 있는 협력적 파트너십을 구축하기만 한다면, IT 컨설턴트는 IT 혁신을 가속화할 수 있는 존재다.

많은 기업이 디지털 트랜스포메이션을 계획, 확장 또는 발전시키고 클라우드로 전환하는 과정에서 IT 컨설턴트 영입을 검토하고 있다. 

IT 컨설턴트를 영입하면 기업 IT 리더는 여러 가지 이점을 얻을 수 있다. 특히 사내에 필요한 전문 지식을 빠르게 확보할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다. 하지만 과도한 지출 가능성, 컨설턴트의 불성실 및 역량 부족, 커뮤니케이션 문제, 계약 위반 등의 위험도 있다. 다음은 IT 컨설턴트를 활용하여 최대한의 가치를 창출하고 목표 달성을 보장하기 위한 몇 가지 주요 단계와 팁이다.
 

기초 작업 : 평판, 기대치, 비용
IT 컨설턴트와 계약하기 전에 IT 리더는 몇 가지 주요 고려 사항을 해결해야 하는데, 그 중 첫 번째는 올바른 IT 컨설팅을 꼼꼼하게 선택하기 위해 충분한 시간과 노력을 할당하는 것이다.

스트래티직 테크놀로지 매니지먼트의 경영 컨설턴트이자 전 IT 임원 출신인 스티븐 브레슬러는 “유명 회사의 컨설턴트라고 믿을 수 있지는 않다. 경험에 비추어 볼 때 가장 좋은 결과는 신뢰할 수 있는 비즈니스 동료의 추천에서 비롯되곤 했다"라고 말했다.

또 다른 고려 사항은 기대치의 명확한 정의다. "참여에 대한 기대치를 포괄적으로 정의하고 목표, 범위, 한계를 명시해야 한다. 그래야 IT 컨설턴트와 조직 간의 조율이 적절할 수 있으며 성공적인 환경을 조성하고 오해를 최소화할 수 있다"라고 그는 설명했다.

초기 단계에서는 비용 검토 작업과 참여 범위를 정의하는 작업이 요구된다. 브레슬러는 "IT 컨설턴트 고용에는 상당한 재정적, 시간적 투자가 필요하다. 또 필요한 기술과 지식을 갖춘 IT 컨설턴트를 배정할 수 있도록 계약에 포함되는 사항과 제외되는 사항을 명확히 규정해야 한다"라고 말했다.

계약 전 확인 작업 : 인터뷰 및 추천서
IT 리더는 채용하는 컨설턴트가 회사의 산업과 시장에 대한 폭넓은 경험을 가지고 있고 회사의 특정 요구사항에 집중할 수 있는지 확인해야 한다. 즉, 광범위한 인터뷰를 통해 컨설턴트가 조직에 개선이 필요하거나 전략적으로 중요한 특정 IT 분야(예: 인공지능, 데이터 분석, 클라우드, 인프라, 모빌리티 등)의 진정한 전문가인지 알아보는 것이다.

“컨설턴트는 모든 상호 작용과 결정에서 고객의 요구와 우선순위를 최우선에 두고 고객의 비즈니스 목표, 과제, 선호도를 이해함으로써 특정 요구사항을 충족하는 솔루션을 도출해야 한다"라고 필라델피아 커뮤니티 칼리지의 CIO인 비제이 손티는 말했다.

예를 들어, 의료 서비스 제공업체와 협력하는 컨설턴트는 조직 고유한 환자층과 서비스에 따라 직원을 위한 교육 프로그램을 맞춤화할 수 있다. 또 대학의 고유한 요구 사항에 맞는 학습 관리 시스템을 구현하기 위해 교육 기술 전문 컨설팅 회사에 의뢰함으로써 학생 참여도와 유지율을 향상시켰던 사례가 있다고 그는 전했다.

한편 채용 과정에서 면접은 여전히 필수적인 요소이지만, 컨설턴트를 평가할 때 전문 네트워크와 같은 다른 리소스를 활용하는 것도 중요하다는 설명이다.

브레슬러는 "인맥을 활용하면 전문 분야에 대한 후보자의 숙련도를 확인할 수 있는 귀중한 평판 정보를 얻을 수 있다. 업계의 추천서는 후보자가 실제로 필요한 전문성을 보유하고 있다는 확신을 주는 귀중한 인사이트를 제공한다"라고 말했다.

이러한 접근 방식은 면접 프로세스를 보완할 뿐만 아니라 정보에 입각한 채용 결정을 내릴 수 있는 IT 부서의 능력을 높여준다고 그는 덧붙였다.

세부 사항 체크 : 산출물 및 마감일
비용, 시간, 마일스톤, 결과물, 마감일, 외부 비용 지불 주체와 같은 요소를 포함하는 상세한 계약서를 작성하는 단계가 필요하다. 계약서 작업은 반드시 구체적으로 진행되어야 한다. 제조업체 리비어 코퍼 프로덕트의 찰리 샤나글은 “시작/종료 날짜, 시간당 요금, 구체적인 팀원 및 역할과 책임, 커뮤니케이션 방법 등이 포함되어야 한다”라고 조언했다. 

"구체적인 마감일 날짜, 마감일을 놓쳤을 때의 벌칙, 프로세스 변경 요청, 승인 또는 거부 방법을 명시해야 한다. 모든 기대치와 결과물을 명확하게 정의하라. 모호한 부분이나 알 수 없는 부분이 있어서는 안 된다. 모든 사람이 자신에게 기대되는 것이 무엇인지 알고 있어야 하며, 가격이 구체화되어야 한다. 다시 말하지만, 잠재적 비용에 대한 기대치에 대해 놀랄 일이 없어야 한다”라고 그는 말했다.

손티는 필라델피아 커뮤니티 칼리지가 데이터 분석 인프라를 개선하기 위해 컨설팅 업체와 협력한 사례를 공유했다. "프로젝트 마일스톤과 지불 조건이 명시된 상세한 계약서를 통해 계약 기간 내내 투명성과 책임성을 확보할 수 있었다"라고 그는 말했다.

신뢰 보호 : 기밀 유지 및 비공개 조항
또한 컨설턴트가 기업의 지적 재산, 영업 비밀, 고객 정보 또는 기타 민감한 데이터를 노출하지 않도록 하기 위해서는 기밀 유지 조항이 필요하다.

IT 컨설턴트는 IT 직원을 포함한 많은 회사 직원보다 민감한 데이터에 더 폭넓게 액세스할 수 있는 경우가 많다. 이러한 접근의 심각성을 고려할 때 조직의 기밀을 보호하기 위한 세심한 조치를 시행하는 것이 무엇보다 중요하다.

이를 위해 기밀 정보에 대한 액세스 권한을 부여하기 전에 신중하게 작성된 기밀유지계약(NDA)을 체결하는 것이 필수적이다. 브레슬러는 "'다 쓴 치약을 다시 튜브에 넣을 수는 없다'는 속담이 있다. 일단 정보가 유포되면 그 정보를 되찾는 것은 불가능한 과제가 된다"라고 말했다. 

책임성 확보 : 지표 및 진행 상황 관리
결과 제공에 대한 책임을 강화함으로써 IT 컨설팅 계약의 가치를 극대화할 수 있다. 손티는 "처음부터 명확한 프로젝트 목표, 일정, 결과물을 설정하라 양측이 성공이 무엇인지에 대해 공유할 수 있도록 하라. 예를 들어, 시장 분석 프로젝트를 시작하기 전에 고객과 범위, 원하는 결과물, 마감일을 명확히 해야 한다"라고 말했다.

진행 상황을 검토하고, 우려 사항을 해결하고, 고객의 목표에 부합하는지 확인하기 위해 정기적인 체크인 미팅 일정을 잡을 필요도 있다. 이러한 회의는 프로젝트 일정에 따라 매주, 격주 또는 매월 진행할 수 있다. "예를 들어 소프트웨어 구현 프로젝트를 담당하는 컨설턴트는 고객의 프로젝트 팀과 매주 현황 회의를 통해 진행 상황을 논의하고 문제를 해결할 수 있다"라고 손티는 말했다.

아울러 프로젝트 관리 도구의 사용을 검토해야 한다. 이러한 도구에는 프로젝트 관리 소프트웨어, 공유 대시보드, 작업 추적 스프레드시트 등이 있다. 

성과 지표를 마련하는 것도 중요하다. 컨설턴트의 성과와 프로젝트의 성공을 측정하기 위해 핵심 성과 지표[KPI] 또는 지표를 정의해야 한다. 이러한 지표는 프로젝트 목표와 일치해야 하며 참여 기간 내내 정기적으로 모니터링해야 한다. 예를 들어 영업 실적 개선 프로젝트를 수행하는 컨설턴트는 매출 성장, 고객 확보 비용, 판매 전환율과 같은 KPI를 추적할 수 있다.

협력적 파트너십 구축 : 커뮤니케이션 및 피드백 루프
참여 전반에 걸쳐 개방적이고 투명한 커뮤니케이션 채널을 유지해야 한다. 업데이트, 도전 과제, 성공 사례를 적극적으로 공유하기 위해서다. 

커뮤니케이션 채널과 방법을 수립하는 것 외에도, 갈등 해소 프로세스를 미리 마련하는 방안도 검토할 만하다. 샤나글은 "갈등 해결에 관한 프로세스를 미리 구축하라. 명확하고 간결한 의사소통은 프로젝트가 진행됨에 따라 유연하게 대처할 수 있는 능력을 제공하는 데 도움이 된다. 일반적으로 문제가 발생하면 양측 모두 프로젝트 성공을 위해 필요에 따라 편안하게 적응할 수 있어야 한다"라고 말했다.

이와 함게 컨설턴트와 IT 팀 모두가 서로의 성과와 전반적인 계약 진행 상황에 대한 피드백을 제공할 수 있는 피드백 메커니즘을 구축해야 한다. "이러한 피드백 루프는 개선이 필요한 영역을 파악하고 고객의 기대에 지속적으로 부합할 수 있도록 도와줍니다"라고 손티는 말했다.

적응성과 민첩성 보장 : 새로운 기술 및 조정
컨설턴트는 변화하는 우선순위, 마감일, 범위에 빠르게 적응할 수 있어야 하며 필요에 따라 기꺼이 방향을 전환할 수 있어야 한다. "예를 들어 변화 관리 이니셔티브를 이끄는 컨설턴트는 이해관계자의 피드백과 새로운 과제에 따라 커뮤니케이션 계획과 교육 자료를 조정할 수 있다"라고 손티는 말했다. ciokr@idg.co.kr