2017.11.30

“소소하지만 꽤 유용한” MS ‘팀스’ 활용 팁 8가지

John Brandon | Computerworld
마이크로소프트는 협업 소프트웨어 부문에서 후발 주자에 속한다. 그러나 이 업체의 '팀스(Teams)'는 강력한 기업용 챗 기반 협업 애플리케이션으로 입지를 굳히는 데 성공했다.

슬랙(Slack)이나 콘보(Convo) 같은 경쟁 제품과 비교했을 때 팀스의 가장 큰 장점은 별도로 구매할 필요가 없다는 것이다. 비즈니스 에센셜(Business Essentials)이나 비즈니스 프리미엄(Business Premium), 엔터프라이즈 오피스 365(Enterprise Office 365) 등을 구매하면 그 기능의 일부로 팀스를 쓸 수 있다.

다른 챗 툴과 마찬가지로, 팀스 역시 팀별로 여러 대화 채널을 개설할 수 있고, 파일을 공유, 저장할 수 있으며, 라이브 음성과 영상 미팅을 지원한다. 팀스는 마이크로소프트 오피스 스위트의 여러 기능 중 하나이며, 워드, 원노트, 플래너, 셰어포인트(SharePoint) 같은 다양한 마이크로소프트 앱과 통합된다. 마이크로소프트 역시 팀스가 오피스 365 고객의 주요 커뮤니케이션 툴로 기업용 스카이프를 대체하게 될 것이라고 설명한 바 있다.

이 팀스를 이용해 생산성을 더 높일 수 있는 팁을 소개한다.

1. 채팅방에 제목 붙이기
팀스는 토론 채널마다 대화 창 여러 개를 개설할 수 있다. 이 중 특정 대화 창을 더 눈에 띄게, 혹은 검색이 쉽게 되도록 하려면 제목을 붙이면 된다.



예를 들어 마케팅 부서 직원과 소셜 미디어 캠페인에 관해 이야기하고 있다면, ‘마케팅 부서 페이스북 협력’이라고 제목을 붙이면 된다. 그렇게 하면 관련 단어를 검색할 때마다 해당 대화 창이 뜰 것이다. 대화 창에 제목을 붙이려면 상단의 멤버 이름 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭해 원하는 제목을 입력하면 된다.

2. 셰어포인트로 파일 저장, 공유하기
많은 기업이 안전하게 파일을 저장하고 협업하는 플랫폼으로 셰어포인트를 사용한다. 셰어포인트는 팀스와 상당한 수준으로 통합할 수 있다. 팀스의 모든 대화 채널에서 파일 탭을 클릭하면 셰어포인트를 통해 팀 멤버과 파일을 공유할 수 있다. 또는 해당 채널에 공유된 셰어포인트 파일에 액세스하는 것도 가능하다. 이렇게 채널 상에 공유된 파일은 오피스 온라인(Office Online)이나 오피스 데스크톱 앱에서 공동 작업할 수 있다.

3. 이메일 포워딩 하기
일부 스타트업은 아예 이메일을 쓰지 않고 채팅으로만 모든 작업을 처리한다. 그러나 기업 대부분은 아직까지 이메일에 크게 의존한다. 마이크로소프트는 이런 상황을 고려해 아웃룩에서 팀스의 대화 채널로 모든 이메일 메시지를 포워딩할 수 있다.

채널명 옆에 있는 생략부호(...)를 클릭하고 ‘이메일 주소 받기(Get email address)’ 메뉴를 선택한다. 이렇게 하면 해당 채널 전용 이메일 주소가 만들어진다. 이를 복사해 워드 독스, 메시지 등 해당 채널에 추가하고 싶은 내용이 있으면 전부 그 주소로 포워딩하면 된다. 실제로 사용해보면 무척 유용한 기능이라는 것을 알 수 있다.

4. 이동 중 메시지 주고받을 땐 모바일 앱으로
아마도 많은 팀스 사용자가 이 팁을 잘 모를 것이다. 사실 팀스는 안드로이드, iOS, 그리고 윈도우 모바일용 앱이 별도로 있다. 이들 앱은 팀 채팅과 채널 기능이 초점을 맞추고 기타 부가적인 기능이나 레이어는 제거해 단순한 인터페이스를 갖고 있다. 또한, 팀스는 웹 앱이나 윈도우, 맥 사용자를 위한 데스크톱 클라이언트도 지원한다. 결국 사용자의 의지에 따라 다양한 선택이 가능하다.

5. 간단한 작업 관리는 마이크로소프트 플래너 활용하기
슬랙이나 기타 경쟁제품과 비교해 팀스의 장점은 팀스와 함께 딸려 오는 플래너 같은 마이크로소프트 앱을 사용할 수 있다는 것이다(물론 슬랙 역시 수천 가지 통합 앱을 지원한다. 그러나 마이크로소프트의 모든 앱은 팀스에 기본적으로 탑재돼 통합할 수 있다).

소규모 팀을 위한 업무 관리 툴인 마이크로소프트의 플래너(Planner)는 완벽하다고는 할 수 없지만 불편함 없이 업무를 기록하고 관리할 수 있도록 지원한다. 무엇보다 서드 파티 업무 관리 툴을 따로 구매하지 않아도 된다는 것이 장점이다. 또한 플래너 앱을 아무 채널에나 이동, 고정할 수 있어 클릭 한 번으로 간편하게 액세스할 수 있다. 플래너 아이콘을 클릭하면 채널 상단부에 플래너 탭이 열린다. 업무를 추가하려면 플러스 아이콘을 클릭하면 된다.

6. 게스트 초대하기
마이크로소프트 팀스의 적용 범위는 ‘팀’을 훨씬 넘어선다. 같은 팀에 있는 팀원으로만 대화 상대를 제한하지도 않는다. 회사 내에 아웃룩(Outlook) 계정을 가진 직원이라면 누구나 게스트로 액세스 권한을 부여해 대화에 참여하고 문서를 공유할 수 있다(사실 같은 회사에서 근무하는 직원이면 누구나 이름을 찾아 대화할 수 있다).



게스트 액세스 권한을 부여하기 위해 상대가 꼭 같은 회사에 근무하는 직원일 필요도 없다. 마이크로소프트에 따르면 전 세계 8억 7000만 명의 사용자를 보유한 애저 액티브 디렉터리(Azure Active Directory)에 있는 사람이라면 누구나 초대할 수 있다. 마이크로소프트 계정만 있어도 팀스에 게스트로 초대하는 기능이 곧 추가될 예정이다. 이처럼 외부인을 게스트로 초대해 프로젝트 관련 대화에 참여시키거나 태그하거나 (이메일을 보내지 않고도) 워드 문서를 공유할 수 있다.

7. 나만의 GIF 만들기
채팅방에서 움직이는 GIF 이모티콘을 사용하면 분위기도 전환되고 특히 젊은 직원의 호응을 얻을 수 있다. 여유롭게 벽에 기대고 앉아 있는 고양이 이모티콘이나 모자를 벗어 인사를 건네는 이모티콘 등을 사용하면 적절한 순간에 적절한 메시지를 효과적으로 전달할 수 있다.

팀스에 기본으로 내장된 GIF 파일을 사용할 수 있고, 지피(Giphy) 앱을 사용해 나만의 GIF를 만들 수도 있다. 나만의 GIF를 만든다면 팀 채팅방에서도 존재감이 더 살아날 것이다. 단, 지피 앱은 팀스의 기본 앱이긴 하지만 관리자가 이를 활성화해야 팀스에서 사용할 수 있다.



8. 여러 가지 단축키 활용하기
팀스 앱에서 키보드의 R 키를 누르는 것만으로 댓글을 달 수 있다는 사실을 알고 있는가? 또한 윈도우에서 Alt와 A 키(맥에서는 옵션-A)를 눌러 메시지에 파일을 첨부할 수 있다. 팀스에 어떤 단축키가 있는지 궁금하다면 팀스에 접속한 상태에서 윈도우에서는 Alt 키와 /키를, 맥에서는 옵션 키와 / 키를 누르면 된다. ciokr@idg.co.kr



2017.11.30

“소소하지만 꽤 유용한” MS ‘팀스’ 활용 팁 8가지

John Brandon | Computerworld
마이크로소프트는 협업 소프트웨어 부문에서 후발 주자에 속한다. 그러나 이 업체의 '팀스(Teams)'는 강력한 기업용 챗 기반 협업 애플리케이션으로 입지를 굳히는 데 성공했다.

슬랙(Slack)이나 콘보(Convo) 같은 경쟁 제품과 비교했을 때 팀스의 가장 큰 장점은 별도로 구매할 필요가 없다는 것이다. 비즈니스 에센셜(Business Essentials)이나 비즈니스 프리미엄(Business Premium), 엔터프라이즈 오피스 365(Enterprise Office 365) 등을 구매하면 그 기능의 일부로 팀스를 쓸 수 있다.

다른 챗 툴과 마찬가지로, 팀스 역시 팀별로 여러 대화 채널을 개설할 수 있고, 파일을 공유, 저장할 수 있으며, 라이브 음성과 영상 미팅을 지원한다. 팀스는 마이크로소프트 오피스 스위트의 여러 기능 중 하나이며, 워드, 원노트, 플래너, 셰어포인트(SharePoint) 같은 다양한 마이크로소프트 앱과 통합된다. 마이크로소프트 역시 팀스가 오피스 365 고객의 주요 커뮤니케이션 툴로 기업용 스카이프를 대체하게 될 것이라고 설명한 바 있다.

이 팀스를 이용해 생산성을 더 높일 수 있는 팁을 소개한다.

1. 채팅방에 제목 붙이기
팀스는 토론 채널마다 대화 창 여러 개를 개설할 수 있다. 이 중 특정 대화 창을 더 눈에 띄게, 혹은 검색이 쉽게 되도록 하려면 제목을 붙이면 된다.



예를 들어 마케팅 부서 직원과 소셜 미디어 캠페인에 관해 이야기하고 있다면, ‘마케팅 부서 페이스북 협력’이라고 제목을 붙이면 된다. 그렇게 하면 관련 단어를 검색할 때마다 해당 대화 창이 뜰 것이다. 대화 창에 제목을 붙이려면 상단의 멤버 이름 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭해 원하는 제목을 입력하면 된다.

2. 셰어포인트로 파일 저장, 공유하기
많은 기업이 안전하게 파일을 저장하고 협업하는 플랫폼으로 셰어포인트를 사용한다. 셰어포인트는 팀스와 상당한 수준으로 통합할 수 있다. 팀스의 모든 대화 채널에서 파일 탭을 클릭하면 셰어포인트를 통해 팀 멤버과 파일을 공유할 수 있다. 또는 해당 채널에 공유된 셰어포인트 파일에 액세스하는 것도 가능하다. 이렇게 채널 상에 공유된 파일은 오피스 온라인(Office Online)이나 오피스 데스크톱 앱에서 공동 작업할 수 있다.

3. 이메일 포워딩 하기
일부 스타트업은 아예 이메일을 쓰지 않고 채팅으로만 모든 작업을 처리한다. 그러나 기업 대부분은 아직까지 이메일에 크게 의존한다. 마이크로소프트는 이런 상황을 고려해 아웃룩에서 팀스의 대화 채널로 모든 이메일 메시지를 포워딩할 수 있다.

채널명 옆에 있는 생략부호(...)를 클릭하고 ‘이메일 주소 받기(Get email address)’ 메뉴를 선택한다. 이렇게 하면 해당 채널 전용 이메일 주소가 만들어진다. 이를 복사해 워드 독스, 메시지 등 해당 채널에 추가하고 싶은 내용이 있으면 전부 그 주소로 포워딩하면 된다. 실제로 사용해보면 무척 유용한 기능이라는 것을 알 수 있다.

4. 이동 중 메시지 주고받을 땐 모바일 앱으로
아마도 많은 팀스 사용자가 이 팁을 잘 모를 것이다. 사실 팀스는 안드로이드, iOS, 그리고 윈도우 모바일용 앱이 별도로 있다. 이들 앱은 팀 채팅과 채널 기능이 초점을 맞추고 기타 부가적인 기능이나 레이어는 제거해 단순한 인터페이스를 갖고 있다. 또한, 팀스는 웹 앱이나 윈도우, 맥 사용자를 위한 데스크톱 클라이언트도 지원한다. 결국 사용자의 의지에 따라 다양한 선택이 가능하다.

5. 간단한 작업 관리는 마이크로소프트 플래너 활용하기
슬랙이나 기타 경쟁제품과 비교해 팀스의 장점은 팀스와 함께 딸려 오는 플래너 같은 마이크로소프트 앱을 사용할 수 있다는 것이다(물론 슬랙 역시 수천 가지 통합 앱을 지원한다. 그러나 마이크로소프트의 모든 앱은 팀스에 기본적으로 탑재돼 통합할 수 있다).

소규모 팀을 위한 업무 관리 툴인 마이크로소프트의 플래너(Planner)는 완벽하다고는 할 수 없지만 불편함 없이 업무를 기록하고 관리할 수 있도록 지원한다. 무엇보다 서드 파티 업무 관리 툴을 따로 구매하지 않아도 된다는 것이 장점이다. 또한 플래너 앱을 아무 채널에나 이동, 고정할 수 있어 클릭 한 번으로 간편하게 액세스할 수 있다. 플래너 아이콘을 클릭하면 채널 상단부에 플래너 탭이 열린다. 업무를 추가하려면 플러스 아이콘을 클릭하면 된다.

6. 게스트 초대하기
마이크로소프트 팀스의 적용 범위는 ‘팀’을 훨씬 넘어선다. 같은 팀에 있는 팀원으로만 대화 상대를 제한하지도 않는다. 회사 내에 아웃룩(Outlook) 계정을 가진 직원이라면 누구나 게스트로 액세스 권한을 부여해 대화에 참여하고 문서를 공유할 수 있다(사실 같은 회사에서 근무하는 직원이면 누구나 이름을 찾아 대화할 수 있다).



게스트 액세스 권한을 부여하기 위해 상대가 꼭 같은 회사에 근무하는 직원일 필요도 없다. 마이크로소프트에 따르면 전 세계 8억 7000만 명의 사용자를 보유한 애저 액티브 디렉터리(Azure Active Directory)에 있는 사람이라면 누구나 초대할 수 있다. 마이크로소프트 계정만 있어도 팀스에 게스트로 초대하는 기능이 곧 추가될 예정이다. 이처럼 외부인을 게스트로 초대해 프로젝트 관련 대화에 참여시키거나 태그하거나 (이메일을 보내지 않고도) 워드 문서를 공유할 수 있다.

7. 나만의 GIF 만들기
채팅방에서 움직이는 GIF 이모티콘을 사용하면 분위기도 전환되고 특히 젊은 직원의 호응을 얻을 수 있다. 여유롭게 벽에 기대고 앉아 있는 고양이 이모티콘이나 모자를 벗어 인사를 건네는 이모티콘 등을 사용하면 적절한 순간에 적절한 메시지를 효과적으로 전달할 수 있다.

팀스에 기본으로 내장된 GIF 파일을 사용할 수 있고, 지피(Giphy) 앱을 사용해 나만의 GIF를 만들 수도 있다. 나만의 GIF를 만든다면 팀 채팅방에서도 존재감이 더 살아날 것이다. 단, 지피 앱은 팀스의 기본 앱이긴 하지만 관리자가 이를 활성화해야 팀스에서 사용할 수 있다.



8. 여러 가지 단축키 활용하기
팀스 앱에서 키보드의 R 키를 누르는 것만으로 댓글을 달 수 있다는 사실을 알고 있는가? 또한 윈도우에서 Alt와 A 키(맥에서는 옵션-A)를 눌러 메시지에 파일을 첨부할 수 있다. 팀스에 어떤 단축키가 있는지 궁금하다면 팀스에 접속한 상태에서 윈도우에서는 Alt 키와 /키를, 맥에서는 옵션 키와 / 키를 누르면 된다. ciokr@idg.co.kr

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