비즈니스 소통의 기본! 이메일 팁 & 에티켓 11선

신규 수신자에게 '포워딩'할 때에는 내용 확인 과거 오고간 메일 내용을 모두 담은 이메일 메시지 쓰레드는 그간의 맥락을 알 수 있게 해주는 유용한 도구다. 새로운 이가 대화에 손쉽게 합류할 수 있도록 도와준다. 그러나 과거의 대화를 담은 메시지를 포워딩할 때 주의할 필요가 있다. 자칫하면 부하직원이나 외부 관계자에게 알려져서는 곤란한 대화나 표현 등이 있을 수 있기 때문이다. 이메일 수신자 리스트에 새로운 이가 추가될 경우 불필요한 내용은 없는지 확인하고 이 부분을 간단히 삭제하거나 편집하는 습관이 필요하다.

'부재 중' 메시지의 가치 며칠 출장을 가야하는가? 또는 휴가나 병가가 예정돼 있는가? 간결하게 작성된 '부재 중' 메시지의 가치를 과소평가하지 말 일이다. 그간의 부재 이유를 여러 차례 설명해야 하는 상황을 막아줄 뿐더라 클라이언트나 동료의 오해도 미리 피하게 해준다. 메시지에는 돌아오는 일시 및 긴급 상황 시 연락처 정보가 포함돼 있으면 좋다.

첨부파일 크기에 주의 지메일이나 오피스 365를 이용해 25MB 용량의 파일도 이메일로 보낼 수 있는 시대다. 그러나 수 메가바이트 이상의 파일을 첨부하는 행위는 의외로 많은 이들의 눈쌀을 찌부리게 한다는 사실을 기억해야 한다. 이는 특히 신입 직원들이 자주 저지르는 실수다. 용량을 줄여 보내거나 클라우드에 업로드하고 이에 대한 링크를 제공하는 것이 바람직하다.

내용이 길 때는 핵심 사항을 목록으로 정리 긴 내용의 이메일에 집중하기란 쉽지 않다. 말하고자 하는 바를 숫자 등의 글머리 기호로 정리해 작성하는 것은 익혀둘 만한 습관이다. 읽는 이들이 이해하기 쉽고, 어떤 행동을 취해야 하는지 파악하기도 간편하다. 자칫 오해가 발생해 오랜 시간을 낭비하는 경우를 막아줄 수 있는 좋은 요령이다.

요약문 활용 이메일 메시지와 관련해 종종 간과되지만 중요한 요소가 요약문(subject line)이다. 이를테면 요약문의 크기를 적절하게 설정하면 이메일의 한층 직관적으로 확인할 수 있게 된다. 이메일 정리 및 검색에도 도움이 되는 것은 물론이다. 또 특정 이메일을 회신하거나 전달할 때 요약문을 적절하게 활용하면 수신자에게 도움이 될 수 있다.

반응이 필요없는 메일은 통째로 이동 이메일 홍수의 부작용 중 하나는 중요한 메일이 간과되는 것이다. 회신하거나 반응이 필요한 이메일을 지나치지 않으려면 대책이 필요하다. 유용한 방법 중 하나는 반응이 필요없는 이메일을 별도의 폴더에 모조리 넣어버리는 것이다. 이때 서브 폴더를 생성해 정리할 필요까지는 없다. 프로그램 내 검색 기능을 활용하면 필요한 이메일을 찾기란 그리 어렵지 않기 때문이다. 이메일 클라이언트 프로그램의 검색 기능은 과거에 비해 크게 향상됐다.

이메일을 변환해 활용 이메일 수신함을 거대한 '할 일' 리스트로 이용하는 이들이 있다. 이는 프로그램의 개발 목적에 어긋나는 비효율적 실수다. 습관을 바꾸기 어렵다면 트릴로(Trello)와 같은 애플리케이션을 검토해보자. 이메일 메시지를 '업무' 목록으로 변환시켜주는 앱이다. 사용법도 쉬워서 메시지를 특정 주소로 발송하기만 하면 된다. 아웃룩과 같은 인기 이메일 클라이언트들 역시 이메일을 할 일 목록으로 변환시키는 기능을 지원한다.

반응/회신은 빠르게 업무 측면에서 이메일은 커뮤니케이션 수단이자 생산성 도구라는 점을 기억할 필요가 있다. 중요한 메시지가 수신함에서 지나치게 오래 잠들어 있는 상황은 결코 바람직하지 않다. 특정 규정이 있는 것은 아니지만 아무리 길어도 3일을 넘기지는 않는 것이 바람직하다. 이 이상 늦게 반응하면 상대방 또는 논의의 주제가 그리 중요하지 않다는 신호로 해석될 위험이 있다.

굳이 오전에 확인할 필요가 없을 수도 핵심 이메일에 너무 늦게 반응하면 문제가 되지만, 이메일에 너무 많은 시간과 에너지를 쓰는 것도 문제다. 오전에 이메일을 확인하는 이들이 많은데, 꼭 그래야할 이유는 사실 별로 없다. 신체 상태와 주변 환경을 감안할 때 오전은 오히려 중요한 실무를 진행하기에 좋은 시간일 수 있으며, 이메일 확인 및 정리 등의 업무는 오후에 하는 것이 더 효율적일 수 있다. 또는 이메일을 읽고 회신하고 정리하는 시간을 별도로 정해놓는 것도 검토할 만한 전략이다.

전화가 필요한 때를 파악하라 이메일이 유용한 도구인 것은 분명하지만 즉시 전화하는 것이 더 효율적인 경우가 분명히 있다. 긴급성이 필요할 때, 이메일로 설명하기 지나치게 복잡하거나 오해의 소지가 우려될 때 전화기를 과감히 들어야 한다. 소통 수단으로 이메일만 고집하는 이들이 의외로 종종 있다.

메일 리스트에서 탈퇴 정보 과부하 및 이메일 홍수에서 벗어나는 간단한 방법 중 하나가 뉴스레터 탈퇴다. 각종 뉴스 및 프로모션 정보를 알리는 메일 서비스에서 탈퇴하거나 덜 중요한 메일 계정으로 전환하는 것이다. 합법적인 메일링 서비스라면 이메일 하단에 해지 버튼이나 이용 해지 페이지에서의 클릭 한두 번으로 간단하게 탈퇴할 수 있다. 제대로 탈퇴되지 않는다면 스팸으로 등록해 간단히 해결할 수 있다.