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스팸 차단, 이메일 자동 관리는 이렇게··· '아웃룩 팁 5가지'

2015.03.16 JD Sartain  |  PCWorld
무슨 수를 쓰더라도 스팸(Spam) 메일이 없어지지는 않을 것이다. 하지만 아웃룩에는 스팸을 완화시킬 기능이 있다. 기업 아웃룩 시스템 내에서 사용하기에 적당한 아웃룩 팁들에 대해 정리했다.



1. 발신자 차단(Block Sender) 기능을 사용
아웃룩의 발신자 차단 기능을 이용하자. 거슬리는 스팸을 발신자 차단 목록에 추가하면 스팸 이메일(Junk Email) 폴더로 이동한다. 하루에 12개 미만의 이메일을 받는 사람에게는 특히 효과가 있다.

스팸 이메일을 선택하고 우 클릭한 후 드롭 메뉴에서 스팸(Junk) 을 선택하고 발신자 차단(Block Sender)을 클릭한다. 또는 홈(Home) > 스팸(Junk) > 발신자 차단(Block Sender)을 선택해도 된다. 아웃룩이 해당 메일을 확인하고 즉시 이동시키게 된다.



2. 차단된 발신자 목록(Blocked Sender list)을 구성하라
단일 ISP나 특정 국가로부터, 또는 Yahoo6.com, epaypal.com, 어스링크(EarthLink) 주소(hbird80@earthlink.net)가 있는 웰스파고(Wellsfargo)의 이메일 등 합법적인 조직을 사칭하는 피싱(Phishing) 그룹으로부터 스팸을 많이 받는가?

그렇다면 악성 발신자를 기업, 그룹, 국가, ISP 등의 기준에 따라 발신자 차단 목록에 추가할 수 있다. 홈 > 스팸 > 스팸 이메일 옵션(Junk Email Options) 을 선택하고 차단된 발신자(locked Senders) 탭을 클릭한다. 추가(Add) 버튼을 클릭하고 국가 코드, 그룹 도메인, 가짜 기업명(epaypal.com) 등을 입력한다.

아래 대화상자의 예시에서 볼 수 있듯이 한 그룹 또는 기업의 모든 이메일을 차단하기 위해 와일드카드(Wildcard)를 사용할 필요는 없다. 단지 @ 기호 뒤에 따라오는 그룹명 또는 이름만 입력하면 된다. OK > 적용(Apply) > OK를 클릭한다. 작업이 끝났다.

차단된 발신자 리스트를 이용하면 특정 그룹, 국가, 기업을 효과적으로 차단할 수 있다.


3. 분류와 이동 등의 규칙을 생성
아웃룩에는 사용자가 가상 규칙서에 정의한 조건에 기초하여 맞춤형 이메일 관리 기능을 제공하는 "규칙 만들기(Create Rule)" 라는 기능이 있다.

매크로(Macro)와 마찬가지로 이는 사용자가 메일 실시하는 아웃룩에서 특정 창으로 표시할 이메일 설정, 이메일을 다른 폴더로 이동, 원하는 소리로 알람 생성 등의 반복적인 작업을 자동화해주는 기능을 수행한다.

먼저 다른 폴더로 이동할 이메일을 선택한다. 홈 > 규칙(Rules) > 규칙 만들기(Create Rule)를 선택한다. 대화상자에서 아웃룩이 다음을 묻는다:

선택된 조건(발신자(From), 제목(Subject), 수신자(Sent To))을 가진 이메일을 받으면 ‘새로운 항목 알림창으로 표시’(Display in New Item Alert Window), ‘선택된 소리 재생’(Play Selected Sound), ‘폴더로 항목 이동’(Move Item to Folder) 등 중에서 어떤 행동을 할지 여부다.

아웃룩에서는 기본적으로 상기 3개의 상자가 모드 체크 표시되어 있지만, 적용하지 않을 상자는 체크를 해제할 수 있다. 하단 창에서 필요한 동작을 실시하는 상자를 체크 표시하고 OK를 클릭한다.

아래의 예시 참조 (아래 그림 참조): 샘플 1 에서 이 규칙은 발신자: Comcast, 제목: Your bill is ready, 수신자: xxx@chacha.com 등의 조건을 갖춘 모든 이메일 옆에 표시를 한 후, 소리 재생(Play Sound): Windows RingIn.wav을 실시하며 폴더로 이동(Move to Folder): Bills Due 을 실시하도록 지시한다.

소리 재생의 경우, 탐색(Browse)를 클릭하여 Windows/Media 폴더를 찾은 후 목록에서 소리를 선택한다. 폴더 이동의 경우, 폴더 선택(Select Folder) 버튼을 클릭하고 하드 드라이브의 폴더 목록에서 하나를 선택한다.

샘플 2에서는 제목: Jace & 수신자: xxx@chacha.com 인 모든 스팸 이메일의 옆에 표시하고 스팸 이메일 폴더로 이동한다. 여기에서 제목줄에는 너무 많은 단어가 포함되어 있기 때문에 해당 입력란 상자는 체크를 해제했다.

규칙 만들기를 이용하면 자동으로 이메일을 관리할 수 있다. 

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