블로그 | 기업 홍보·IR 담당자에게 전하는 '화상회의 브리핑' 제언

다른 사람과 마찬가지로, 필자는 화상회의에 매주 참여하곤 한다. 필자가 참여하는 화상회의는 대부분 기업의 브리핑이다. 브리핑은 기업이 애널리스트나 기자에게 제품이나 서비스에 대한 지식을 전달하는 일이다. 일부 기업은 브리핑을 위해 자체 툴을 개발해 여러 가지 기능을 탑재했다. 하지만 이런 기능이 발표 환경과 결과를 개선할 수 있음에도 사용하는 경우는 드물었다.
 

이에 필자는 화상회의 툴의 기능을 개선하는 방법에 대해 이야기하고자 한다. 상호 협력이 필요한 방법은 아니지만, 청중의 질문에 실시간으로 답변하는 정도의 협력은 필요하다. 신제품 출시를 앞둔 기업이나 새로운 전략을 전달하고자 하는 기업 경영진이라면 유용하게 참고할 수 있을 것이다.

발표 속도 조절하는 ‘일시 정지’

몇몇 브리핑 툴은 회의를 실시간으로 진행하는 회의를 일시 정지하고 되감거나, 발표 진행 도중에 발표자료를 검토할 수 있다. 필자는 타이핑 속도가 빠른 편이 아닌 데다가 일반적으로 발표자는 빨리 말하는 경향이 있다. 따라서 발표를 일시 정지하거나 되감아서 놓친 내용을 다시 들을 수 없다면, 발표 내용을 잘못 이해하거나 중요한 내용을 완전히 지나치게 된다. 발표의 속도를 청중이 직접 조절할 수 있는 기능은 발표 내용 이해에 매우 중요한 요소다.

정확한 인용을 위한 자동필기 기능

일부 툴은 주요 발표 사항이나 언급된 내용에 대한 텍스트 기록을 캡처하는 자동필기 기능을 보유하고 있다. 하지만 브리핑을 들으며 이 기능을 켜 두는 사람은 거의 없는 듯하다. 다시 말하지만, 자동필기 기능은 브리핑의 내용을 완벽하게 기록할 수 있으며, 요점을 정리할 때 인용문을 정확하게 발췌하는 데 도움이 된다. 

자동 음량 조절 기능

발표자의 목소리 톤과 크기는 일정하지 않다. 청중을 향해 소리 지르듯이 큰 소리로 말하는 발표자 다음 순서로 속삭이듯 말하는 발표자가 있을 수 있다. 화상회의 툴에는 발표자의 음량을 자동으로 조절하는 기능이 있지만, 이 기능도 사용하는 사람이 거의 없다. 자동 음량 조절 기능을 사용하지 않으면 발표 내용에 집중하기 어려울 수 있으며, 중요한 요점이나 발언을 놓칠 가능성이 크다. 이와 더불어 발표자는 리허설을 통해 발표 전 음량을 확인해야 하며, 방해요소를 줄이기 위해 잡음 제거 기능을 활성화해야 한다.

Q&A는 즉시 처리할 것

발표를 하다 보면 언제나 질문이 나오기 마련이지만 모든 사람이 대답을 얻는 것은 아니다. 가끔 기자들은 질문에 대한 답을 듣지 못하면 나중에 누군가가 따로 알려줄 것이라고 약속을 받는다. 하지만 브리핑 이후 답변을 전달받는 경우는 드물기 때문에 농담으로 하는 말에 가깝다. 질문은 나오는 대로 답변해야 맥락이 맞고, 질문자가 꼭 필요한 시점에 답을 얻을 수 있다. 

발표 자료를 공유하기

애널리스트나 기자가 발표 자료의 이미지를 참고해 글을 작성할 수 있도록 발표 자료는 발표 시점에 다운로드할 수 있어야 한다. 필자는 글을 쓰려고 할 때 필요한 사진을 어디에서도 찾을 수 없는 경험을 여러 번 한 적이 있다. 적당한 사진을 웹사이트에서 찾으면 저작권 문제로 골머리를 앓는다. 여담으로, 발표 자료 없이 발표를 하면 청중에게 원하는 바를 제대로 전달하지 못할 수 있다. 발표 자료가 없다면 최소한 요약문이라도 제공하는 것을 추천한다. 

전달 내용에 집중한 안건

툴의 기능에 대한 것이 아니라 프로세스에 대한 내용이다. 브리핑 안건은 전달하고자 하는 메시지에 근거해야 한다. 따라서 브리핑 담당자는 전달하기를 원하는 내용을 먼저 작성한 후, 그에 따라 의제를 만들어야 한다. 이런 작업을 통해 공유해야 할 사항과 공유하지 않아도 되는 부분을 분리할 수 있으며, 정보 공백을 메울 수 있다.

제품 중심의 기업은 해당 제품의 소비자 가치보다는 속도나 성능에 집중한다. 그러나 애널리스트와 기자는 제품의 상세한 사양이 아닌 소비자 가치에 중점을 두는 경향이 있다. 대부분 독자는 기술에 익숙하지 않다. 독자가 가장 관심을 두는 부분은 해당 제품이 자신의 문제를 해결하는 방법이다. 이른바 ‘발표의 달인’이었던 스티브 잡스도 사용자가 제품의 성능 이상의 가치에 관심을 가져야 하는 이유에 초점을 맞췄다. 

갖추어진 툴 사용하기

브리핑이 무언가를 대충 해치우려는 것처럼 보일 수 있지만, 브리핑의 진정한 목표는 기업이 원하는 메시지를 알리는 데 있다. 이런 목표를 달성하기 위해 청중은 발표의 흐름을 어느 정도 직접 조절할 수 있어야 하고 자동필기 기능을 활용해야 한다. 발표자는 이해하기 쉬운 발표를 하고 질문에 답변해야 하며 발표 자료를 즉시 제공해야 한다. 발표 안건은 전달하고자 하는 내용과 깊이 연관돼야 한다.  

저널리즘에서는 ‘무엇(what)’보다 ‘왜(why)’가 더 중요하다고 배운다. 더욱 중요한 것은 “왜 당신이 관심을 가져야 하는가”이다. 하지만 대부분 브리핑에서 ‘왜’는 일반적으로 생략된다. 발표자는 ‘무엇’을 했는지에 대해서는 장황하게 설명하지만 이유에 대해서는 충분히 설명하지 않는다. ‘무엇’보다 ‘왜’에 집중한다면 더 나은 결과를 볼 수 있을 것이다. 

필자가 언급한 모든 것은 혁신적인 것이 아니다. 대부분 기능은 여러 화상회의 툴에 이미 도입됐다. 효과적인 브리핑은 갖추어진 기능을 적절하게 사용했을 때 실현할 수 있다.
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