뜻밖의 효과 있더라··· 협업 소프트웨어의 추가 혜택 7가지

슬랙(Slack), 아사나(Asana), 고투미팅(GoToMeeting), G 스윗, 세일즈포스(Salesforce)같은 툴을 활용해 이 기업은 거주지에 관계 없이 업무에 필요한 유능한 인재를, 필요한 만큼 빠르게 채용할 수 있었고, 이를 통해 높은 생산성을 유지할 수 있었다.

10년 전까지만 해도, 이런 식의 원격 근무는 불가능에 가까웠다고 시드먼은 말했다. 그는 “오늘날 이런 툴들은 점차 발전하고 있으며 이들을 활용하는 기업의 능력 역시 향상되고 있다”라고 말했다.

프로젝트 진행을 위한 플래시 팀 영입
특정 프로젝트 진행을 위해 전문 인력을 크라우드소싱하는 ‘플래시 팀(flash team)’ 전략은 업무 현장의 속도 개선을 시도하는 기업들에게 새로운 대안으로 주목 받고 있다. 이러한 긱 이코노미(gig economy)를 구현하는데 역시 협업 툴은 도움을 줄 수 있다고 컨설팅 펌 어센추어 산하 R&D 부문인 액센츄어 랩(Accenture Lab)의 총괄 매니저 매리 해밀턴은 말했다.

해밀턴은 “협업 소프트웨어는 기업이 다양한 기술, 재능을 지닌 전문가들을 팀으로 엮어내는데 도움을 준다. 관리자는 자신들이 진행해야 할 프로젝트에 어떤 역량들이 요구되는지 확인하고, 관련 인력을 조직 내외부에서 모집하는 것이 가능해진다”라고 설명했다.

일례로 최근 액센츄어 랩은 차세대 차량용 좌석을 설계하는 프로젝트를 전개한 바 있다. 해당 유형의 프로젝트는 일반적으로 3-4 개월 가량을 소요할만한 내용이었지만, 슬랙과 같은 협업 툴을 이용해 플래시 팀을 구성함으로써 프로젝트를 2주 이내에 완수할 수 있었다.

물론 프로젝트 진행 시간의 단축이 그것의 품질까지 보장하지는 못할 것이다. 이에 대해 해밀턴은 “플래시 팀을 조직해 창출한 결과물은 현재 한 곳의 일류 차량용 시트 제조사와 적용 협상을 진행 중이다. 다양한 사람들의 다양한 아이디어가 모여, 그리고 그들의 효율적 작업 진행을 보장하는 모든 툴이 제공된 상태에서 창출된 결과물인 만큼, 그 품질 역시 손색없는 수준으로 완성될 수 있었다”라고 강조했다.

새로운 기술의 습득
긱 이코노미(gig economy), 플래시 팀 등의 현실과 협업 소프트웨어가 만났을 때 직원들은 그 전에는 습득이 어려웠던 새로운 기술들을 익힐 수도 있게 된다. 예를 들어 채용이 유연하게 이루어지는 노동 시장에서 프리랜서들은 현재 맡은 직무의 범위를 넘어서는, 새로운 기술을 습득할 수 있는 프로젝트에 자원해 참여할 수 있다.

매니저들 역시 기존 직원들이 시간이 없거나 필요한 지식이 없어서 맡지 못하는 일을 직접 자원하여 맡게 될 수도 있다. 이럴 경우 직원들 역시 여유 시간을 가질 수 있게 되므로 스스로의 기술을 향상시킬 일을 자유롭게 맡을 수 있게 된다.

같은 맥락에서, 협업 툴은 직원들 간 업무 이전도 더욱 쉽게 만든다고 해밀턴은 설명했다.

협업 소프트웨어의 장점을 십분 활용하기 위해 극복해야 할 문제들
협업 소프트웨어를 사용한다고 해서 자동적으로 생산성이 증대되는 것은 물론 아니다. 그러기 위해서는 우선 몇 가지 과제들을 극복해 내야 한다.

“가장 어려웠던 부분은 기존에 사용하던 소프트웨어나, 소프트웨어의 사용 방식을 바꾸기 싫어했던 사람들의 태도를 바꾸도록 설득하는 일이었다. ‘항상 이렇게 해 왔는데 뭐가 문제야?’ 라는 태도다. 새로운 소프트웨어를 어떻게 사용해야 하는지 1:1로 교육하고, 새로운 소프트웨어에 익숙해지도록 도와주려 노력한 것이 큰 도움이 됐다. 또 컨플루언스(Confluence)의 소셜 캠페인을 활용해 직원들에게 새로운 툴을 소개하고 콘텐츠 생성에 참여하도록 유도했다”고 빈센트는 말했다. (컨플루언스는 아틀라시안의 팀 협업 소프트웨어다.)

새로운 협업 소프트웨어를 아무 거부감 없이 받아 들이는 팀 멤버들도 있지만, 변화 앞에 망설이는 이들도 분명히 있다. 이들의 소극적 태도는 소프트웨어의 활용도를 떨어뜨리게 된다고 헤이더는 지적했다.

“소프트웨어를 도입해도 이용률이 높지 않다면 결국 새로운 소프트웨어 사용에 도전했던 직원들까지도 이용을 포기하고 대다수 직원들이 여전히 사용하는 플랫폼으로 돌아가게 된다. 결국 플랫폼 변화의 이점을 전혀 누릴 수 없게 된다”라고 그녀는 말했다.

따라서 팀 전체는 물론 신입 사원들까지도 새로운 소프트웨어를 활용할 수 있도록 장려하고, 이를 통해 소프트웨어의 장점을 최대한 활용할 수 있어야 한다.

또한 협업 툴을 통한 공유에 적절한 콘텐츠와 부적절한 콘텐츠를 구분하는 것도 기업의 책임이라고 시드먼은 말했다. 예를 들어, GIPHY같은 제공자는 GIFs 형식을 지원하는데 이는 슬랙(Slack)과 같은 채팅 및 메시징 툴에서 많이 사용된다. 하지만 GIFs의 25% 이상이 “업무 환경에서는 부적절하다”고 시드먼은 말했다. 따라서 처음부터 소프트웨어 툴을 통해 공유 가능한 ‘적합한’ 콘텐츠의 선을 분명하게 정해줄 필요가 있다.

우리 앞에 놓인 미래
해밀턴은 향후 수 년 내 인공 지능, 머신 러닝 등 선진 인텔리전스 기능들이 협업 툴에 추가되며 그 기능성이 한층 발전해나갈 것이라 전망했다.

보다 구체적 사례를 상상해보자면, 온라인 협업 과정에서 가상 비서(아마존 알렉사, MS 코타나, 애플 시리와 같은)가 회의록을 작성해주거나, 한 발 더 나아가 회의의 결론을 정리해 참석자들에게 필요 과업을 통지하는 등의 기술이 구현될 수 있을 것이라는 관측이다.

시드먼은 VR 기능을 추가한 협업 툴을 기대해 볼 수 있을 것이며, 이것이 특히 디자인 관련 조직들에 큰 가치를 전달할 것이라 내다봤다.

그는 “VR 협업이 구현된다면 사용자들은 가상 세계와 물리적 세계의 장점만을 취하며 업무 효율성을 개선할 수 있을 것이다. 예를 들어 오프라인 회의에서 논의된 사안들을 VR 환경으로 옮겨와 다른 지역의 관계자들과 공유하며 보다 의미 있는 사회적 관계를 구축하는 것도 가능할 것이다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr