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HR / 리더십|조직관리

‘하이브리드 회의’ 잘하려면? 전문가들이 전하는 팁 6가지

2022.04.20 Christina Wood  |  CIO
회의실 스피커폰의 시대는 끝났다. 오늘날 회의실 또는 원격에서 참여하는 사람과의 회의를 원활하게 하려면 새로운 기술, 새로운 프로세스, 목적이 필요하다. 

팬데믹은 모든 사람이 재택근무를 하게 되는 계기가 됐고, 2년이 지난 후 유연 근무는 더 이상 선택사항이 아니게 됐다. 딜로이트에 따르면 재택근무 정책은 (기업들이) 직원을 채용하거나 유지하는 데 중요한 요소가 됐다. 미국인의 39%는 계속해서 원격근무를 할 수 없다면 이직을 고려하겠다고 밝혔다. 밀레니얼과 Z세대(49%)에서는 이 수치가 더 높았다. 

즉, 직원들을 채용하고 유지하려면 유연 근무를 받아들여야 한다는 이야기다. 따라서 가까운 미래엔 몇몇은 회의실에서 모이고, 몇몇은 원격에 있는 ‘하이브리드 회의’를 보게 될 가능성이 크다. 이 회의 모델은 모두 화상회의를 하거나 또는 모두 대면 회의를 하는 것과는 다르다. 기술적인 문제가 있을 수 있고, 새로운 스킬 또는 퍼실리테이터를 필요로 할 수 있다. 

여기서는 하이브리드 회의에 무엇이 효과적인지, 무엇이 그렇지 않은지, 하이브리드 회의를 원활하게 만들기 위해 무엇을 구축해야 하는지, 하이브리드 회의를 생산적으로 만드는 방법은 무엇인지 업계 전문가들과 함께 이야기를 나눠봤다. 
 
ⓒGetty Images

기술을 조정하라 
쿠마(Kuma)의 창업자 겸 CEO 레이 킴블은 “가상 참가자와 대면 참가자가 동등하게 참여하도록 하려면 기술에서 출발해야 한다”라고 말했다. 과거에는 회의실 책상에 스피커폰을 놓고, 원격에 있는 팀에 전화를 거는 게 대부분의 기업들이 하이브리드 회의에 투자하는 수준이었다. 무랄(MURAL)의 수석 에반젤리스트 짐 칼바흐는 “팬데믹 이전에도 하이브리드 (회의)는 있었다”라면서, “하지만 형편없었다”라고 언급했다. 

이런 회의를 경험해봤다면 동의할 것이다. 스피커폰으로 참여하는 원격팀은 무시당하거나 (회의 내용을) 듣지도 못하거나 심지어는 완전히 잊히기도 했다. 회의실에 있는 사람들은 신나게 떠들어 댔다. 칼바흐는 “하이브리드 회의에 관한 새로운 대화는 이번에는 제대로 해야 한다는 것이다”라고 전했다. 

회의실용 비디오 카메라와 벽걸이형 화상회의 스크린 등으로 비디오를 추가하면 회의실에 있는 사람들과 원격에 있는 사람들의 참여를 균등하게 하는 데 큰 도움이 된다. 이 때문에 많은 기업에서 이러한 기술을 포함하도록 회의실을 재구축하고 있다. 쿠물로(Qumulo)의 엔지니어링 부문 부사장 몰리 브라운은 “이때 중요한 건 (회의 환경을) 적절하게 설정해야 하는 것 그리고 회의를 조정하는 사람은 누가 어디에 있는지 알아야 한다는 것이다”라고 전했다. 

이어서 그는 “많은 회사와 마찬가지로 쿠물로도 하이브리드 회의 환경을 개선하기 위해 회의실을 바꿨다. 이를테면 ‘줌 룸(Zoom Room)’ 스크린을 갖춘 회의실이 있다. 이는 줌에서 만든 대형 터치스크린이다. 중간 규모 또는 작은 규모의 회의실에 적합하며, 설치가 쉽다. 이밖에 오울(Owl) 회의 카메라 또는 기타 비디오 시스템 등을 구축한 회의실도 있다”라고 설명했다. 

협업 도구를 추가하라 
회의 장비에 온라인 협업 도구를 추가하면 (직원들의) 참여도를 훨씬 더 높일 수 있다. 아울러 협업 도구를 사용하면 회의의 초점을 화자보다는 ‘해야 하는 업무’로 옮길 수 있다. “쿠물로에서는 ’미로(Miro)’라는 도구를 쓰고 있다. 이는 회고, 아이데이션, 브레인스토밍에 유용하다. 물론 가끔은 카메라를 향해 종이를 보여주는 게 효과적일 때도 있다. 핵심 설계를 논의할 때 어떤 직원들은 설계를 그려서 보여줄 수 있도록 종이와 펜을 가까이에 두는 걸 선호한다”라고 브라운은 말했다. 

모든 사람을 화면에 표시하라
또한 좋은 하이브리드 회의는 중재, 촉진, 참여가 원활하게 이뤄져야 한다. 이를 위해서는 적절한 스킬, 습관, 회의 관행이 필요하다. 브로드릿지(Broadridge)의 수석 기술 펠로우 마크 슐레진저는 “팬데믹 기간 동안 기본 회의 방식이 된 화상회의를 통해 높은 수준의 협업을 할 수 있었다. 줌 통화에서는 모두가 목소리를 냈다. 대면 참가자가 항상 대화를 주도하는 건 아니었다. 하이브리드 모델로 전환하면서 이러한 협업 특성을 유지하기 위한 방법이 필요했다”라고 언급했다. 이어서 그는 “대학생 딸과 이 문제를 논의하면서 화상통화와 대면 회의를 결합할 수 있는 해결책을 발견했다. 자녀의 수업 규칙은 현장에 있더라도 기기를 켜고 비디오를 활성화해서 모든 사람이 화면에 있도록 하는 것이었다”라고 덧붙였다. 

모더레이터의 도움을 받아라
퍼실리테이터는 하이브리드 회의에 필수적이다. 전문가들은 퍼실리테이션 스킬을 향상시켜야 한다고 조언했으며, 아울러 이 스킬을 개발하는 것은 미래의 하이브리드 회의 세계에서 필수적이라고 입을 모았다. 하지만 때로는 최고의 퍼실리테이터조차도 도움이 필요하다. “회의를 중재하려고 노력한다. 이를테면 원격 참가자도 질문을 하고 답변을 얻도록 조정한다. 회의실 참가자만 신나서 떠들지 않도록 할 수 있다”라고 브라운은 전했다. 

슬링샷(Slingshot)의 창업자이자 인프라지스틱스(Infragistics)의 설립자 겸 CEO 딘 구이다는 회의에서 메모를 작성하는 서기를 두는 게 중요하다고 언급했다. “서기는 회의의 본질과 이후 작업 항목을 포착한다. 개인적으로는 회의를 마치고 항상 5분 정도 시간을 내서 작업 항목을 검토하고, 모든 사람이 이를 이해하는지 확인하며, 누락된 사항이 있는지 파악한다”라고 말했다. 또 구이다는 서기와 퍼실리테이터 책임이 항상 같은 사람에게 가지 않도록 해야 한다고 덧붙였다. 퍼실리테이터나 서기로 회의에 참가한다면 참여 방식이 달라지기 때문이다. 

직원들의 참여를 유지하라
아울러 전문가들은 하이브리드 회의 에티켓 정책을 수립해야 한다고 권고했다. IT 프로젝트 관리자에서 리더십 코치로 전향한 트리시 비숍은 “공통의 기대치를 설정해야 한다”라며, “단, 위에서 규칙을 만들기보다는 팀이 스스로 규칙을 만들어야 한다. 여기에서는 이를테면 비디오 카메라가 켜져 있어야 하는지, 허용 가능한 배경 화면은 무엇인지, 적절한 의상을 갖춰 입어야 하는지 등 모든 것을 다룰 수 있다”라고 설명했다. 

하지만 아무리 평등하게 만들어진 정책이나 지침도 회의가 제대로 계획되지 않거나 관리되지 않는다면 말짱 도루묵이다. 킴블은 “아젠다에서 시작하는 습관을 들여야 한다. 정해진 아젠다를 고수하지 않고 사람들의 시간을 존중하지 않는다면 회의는 엉망이 될 것이다. 이는 회의실을 넘어서는 문제다. 너무 많은 회의를 하거나 아무 내용도 없이 회의하는 것처럼 (기업) 문화를 죽이고 동기부여를 파괴하는 건 없다. 이는 성과는 물론 직원 유지에도 영향을 미친다”라고 지적했다. 

목적을 통해 평등을 만든다
칼바흐는 “좋은 하이브리드 회의에는 아젠다 이상이 필요하다. 즉, 목표와 방법이 필요하다”라고 강조했다. 그는 “아젠다가 있더라도 일반적인 역학 관계가 펼쳐질 수 있어서다. 주로 발언하는 사람들의 목소리에 조용한 사람들의 목소리가 묻히거나, 카메라가 꺼져 있다면 (회의에는 관심을 끈 채) 파스타를 요리하거나 빨래하고 있을 수 있다. 모든 사람의 관심을 되돌릴 방법을 찾고 있을 터다”라고 말했다. 이어서 그는 “논의할 때 이를테면 ‘2x2 크로스표(two-by-two matrix)를 만들고 투표로 함께 결정하자’라고 말하라. 이렇게 하면 참여가 보장될 수 있다”라고 덧붙였다. 

회의에 집중할 수 있게 하는 또 다른 팁은 차례대로 진행하는 시스템이라고 칼바흐는 언급했다. 그는 “마지막에 발언한 사람이 다음 사람을 지정하는 방식도 있다. 이는 주로 말하는 사람만 발언하는 문제를 해결할 뿐만 아니라 회의를 일하는 장소로 생각하도록 만들 수 있다”라면서, “예를 들어 누군가 ‘이 문서를 함께 작성해야 합니다’라는 목적으로 회의를 주최할 수 있다. 그리고 문서를 가져와 회의에서 작업을 완료한다. 이렇게 하면 이미 업무를 마쳤기 때문에 작업 항목 없이 회의에서 나올 수 있다”라고 설명했다. ciokr@idg.co.kr
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