기고 | 소싱 라이프 싸이클 거버넌스의 이해

기업의 아웃소싱 담당자, 그리고 관계자들은 소싱 절차와 라이프 사이클 단계의 복잡성을 이해해야만 한다. 업체 선택과 관리를 위한 베스트 프랙티스를 소개한다.

1세대 아웃소싱 시스템에서 2세대 아웃소싱 시스템으로 옮기는 과정은 장기적 관점의 프로젝트다. 많은 기업에서 소싱 및 벤더 담당자들이 한층 강력한 거버넌스 역할을 수행할 필요가 있다.

소싱 담당자들은 거버넌스에 성공적으로 투자하기 위해 가장 먼저 해야 할 일이 있다. 소싱 라이프 싸이클, 즉 소싱 기간 전반에 걸쳐 업무 이해 당사자들이 기여할 수 있고 필요로 하는 바를 파악하고 이해하는 것이다.

거버넌스와 프로세스를 탄탄하게 관리하면 민첩하면서 높은 품질의 소싱 프로세스를 구현할 수 있게 된다. 그리고 기존 벤더와의 관계로부터 창출되는 혜택을 극대화할 수 있다.

SVM(sourcing and vendor management) 담당자들이 서비스 프로파일을 넓히고 한층 복잡한 기술 솔루션을 활용할 준비를 해 나가다 보면 기업 내,외의 협력 또한 더 복잡해진다.

오늘날 더 큰 권한을 행사하게 된 비즈니스 부서들은 직접 솔루션을 조달하고, IT 부서의 감독 없이 기술과 관련된 결정을 내리고 있는 중이다. IT 부서들은 비즈니스 부서의 독자적인 기술 투자가 늘어날수록 전사적인 니즈를 충족하는 솔루션을 파악하고, 선정하고, 배치해야 하는 문제에 직면하게 된다. 그러나 이는 소싱과 벤더 관리 조직의 핵심 차별 우위를 입증하는 사례가 될 수 있다.

소싱 담당 조직들이 성장하려면 소싱 프로세스와 수명 주기 각 단계의 복잡성을 이해해야만 한다. 또 SVM 담당자들이 가장 중요하게 여겨야 할 부분은 기업 내부의 담당자와 기여자들을 파악하고, 소싱 프로세스의 다양한 활동을 준비할 때 이 정보를 활용하는 것이다.

업무 이해 당사자들은 수명주기 단계별로 달라진다. 전략을 책임지는 IT 경영진, 이행을 지원하는 기반 및 운영 팀, 수명주기 동안 소싱 활동을 지원하는 조달 부서, 기업 거버넌스를 전문적으로 다루는 법무팀, HR부서가 포함된다.

그리고 수명주기 동안 이해 당사자들이 달라지듯, 참여 수준도 달라진다. CIO와 다른 IT 경영진들은 소싱 프로세스의 중요한 사안을 책임진다. 또 IT 부서들은 지속적으로 참여해야 한다는 책임을 이행해야 한다.

SVM 담당자들은 통상 전체 수명주기에 걸쳐 관여하면서, 투명하고 간결하며 체계적으로 소통이 이루어지도록 각 단계를 감독한다. SVM 담당자들은 소싱 프로세스 전반에 걸쳐 원활한 협력 활동이 가능하도록 해야 한다. 그리고 이를 위해서는 몇몇 베스트 프랙티스를 적용해 이해 당사자들의 역할을 분명하게 정해줘야 한다.

• 소싱 수명주기를 설명하는 프로세스 모델 구축. 기업에 부합하는 소싱 모델을 구축하면 SVM 담당자들이 핵심 이해 당사자들을 파악하는데 도움이 된다. 이는 아주 중요한 1단계라 할 수 있다.

예를 들어, 포레스터의 소싱 수명주기는 IT 투자 전략과 계약, 이행에서 반복적으로 발생하는 프로세스를 규정하고 있다. 이 밖에도 많은 선도 기업의 SVM 담당자들이 독자적인 모델을 구축해 기업의 특정 수명주기와 한층 강화된 소통에 필요한 활동들을 설명하고 있다.

• 역할과 책임 파악에 RACI 매트릭스 활용. RACI 매트릭스는 SVM 담당자들이 소싱 주기의 각 단계에 참여하는 다양한 이해 당사자들의 책임을 파악하도록 해주는 다음 단계이다. 이 툴은 다양한 이해 당사자들의 관계를 가시화 해주고, 필요한 소통과 협력을 한층 더 잘 이해할 수 있도록 함으로써 프로세스 모델의 활동 내연을 확대해준다. SVM 담당자들은 이 매트릭스를 이용해 이해 당사자들의 참여 수준에 따른 소싱 관련 핵심 업무를 도식화할 수 있다.

• 다양한 서비스의 다양한 단계를 이해. 데스크톱 서비스, 서버 호스팅, 애플리케이션 개발 서비스 등 IT 클라이언트에게 전달되는 각 서비스는 수명주기 단계별로 관리될 필요가 있다. 따라서 SVM 담당자들은 병렬적으로 진행을 추적하고 협력 여부를 관리해야만 한다.

이렇게 하면 이해 당사자들의 소통에 한층 중점할 수 있어 성공적인 협력에 필요한 시간과 노력을 아낄 수 있다. 예를 들어 전략과 계약 단계 동안, 보다 효과적인 협력을 통해 책임소재를 분명히 하면 미팅과 의사결정의 성과를 높일 수 있다.

소싱과 벤더 관리 담당자들은 소싱 주기 관리에 한층 선행적으로 임해야 한다. 소싱과 관련된 문제가 제기될 때 초점 역할을 하기 위해서다. 즉 전략 감독 기능에 중점을 두도록 역할을 옮겨야 한다는 의미다.

SVM 담당자들은 이를 위해 개별 소싱 수명주기를 규정하고, 프로세스에 관여하는 이해 당사자들 사이의 소통을 개선하는 방안을 모색하며 프로세스에 투자를 해야 한다.

소싱 결정 이면에서 발생하는 내부 관리 비용을 절감하는 단계를 밟아 소싱 투자 가치를 최대화하면 소싱 프로세스에서 실제적인 결과를 창출 할 수 있다. 서비스 요청, 단계적 확대, 서비스 종료에 있어 이해 당사자간 협력 수준을 필요한 만큼 높이려면 소싱 수명주기의 지속적인 조정과 강한 거버넌스가 필요하다. 이렇게 하면 SVM 담당자들이 고객과 가치 중심의 서비스를 전달할 수 있다.

* Lutz Peichert는 포레스터 리서치의 소싱 및 벤터 관리 부분 부사장이자 수석 애널리스트다. ciokr@idg.co.kr