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리더십|조직관리 / 제조

프로젝트 시각화 기법 ‘가치 흐름 매핑(VSM)’ 살펴보기

2022.07.26 Sarah K. White  |  CIO
기업은 항상 불필요한 절차를 줄여 ‘린’하게 경영할 방법을 모색한다. 가치 흐름 매핑(VSM: Value Stream Mapping)이라는 기법은 1990년대 후반 토요타를 기점으로 제조업에서 시작되었지만, 다른 대기업에서도 제조업 못지않게 도움이 됨이 입증됐다. 

기호와 화살표로 이루어진 이 시각적 매핑 기법은 마치 모든 시스템과 프로세스의 관계를 담은 지도와 같다. 기업은 VSM을 도입해 이전에는 보이지 않았던 병목 현상을 포착하거나, 팀원 혹은 부서 간의 의사소통을 더 명료하게 만들 수 있다. 

 
ⓒDepositphotos

VSM이란?
VSM이란 기업이 제품이나 서비스를 아이디어 단계에서 최종 소비자에게 제공하는 데까지 필요한 모든 단계를 시각적으로 구체화하는 ‘린 경영’ 기법이다. 플로우차트 형식으로 설계돼, 최종 결과물에 가치를 더하지 않는 병목 단계를 포착해 제거하는 것이 가장 큰 목적이다.
 
2014년에 발간된 책 '린 엔터프라이즈 : 고성능 조직이 대규모로 혁신하는 방법'에서 소개된 한 VSM 흐름도의 예시. ⓒLean Enterprise (O'Reilly) by Jez Humble, Joanne Molesky, and Barry O'Reilly, 2014

VSM은 부서 간 원활한 의사소통과 협업을 요구한다. 각 부서가 고립된 조직의 경우, VSM을 도입하고자 한다면 부서가 더 많이 협력하도록 장려하는 것이 좋다.

VSM 구축에는 많은 시간이 걸린다. 특히 분석하기 복잡한 프로세스, 제품 또는 시스템의 경우 더욱 그렇다. 프로젝트가 클수록 더 많은 인원과 팀이 참여하게 되므로, VSM을 설계하고 구현하려면 몇 달, 심지어 몇 년의 기간이 소요될 수 있다.

VSM의 이점
VSM의 가장 큰 이점은 시각적 설계도의 명료함이다. 복잡한 프로젝트의 핵심 단계를 눈으로 파악하고, 이를 바탕으로 관련 팀과 효과적으로 소통하도록 해준다.

즉, 제조 또는 개발 계획의 모든 단계가 시각화되므로, 모든 팀원이 각 단계에 필요한 인풋과 인력을 신속하게 알아챌 수 있다. 이를 기반으로 모든 팀원이 전체 진행 상황을 한눈에 보고, 각자의 위치에서 가치를 더할 방법을 모색하게 된다.

VSM은 또한 리소스, 진행 상황 및 가용성과 관련된 모든 문제에 통찰력을 제공해 지속적인 프로세스 개선을 용이하게 한다. 대표적인 활용처인 제조업의 예시를 들면, 인력 요구사항 예측, 가동 중지 시간 추적을 비롯해 오류율을 식별하고, 생산 지연 및 재고 부족 문제를 미리 파악하는 데 VSM이 중추적인 역할을 한다.  

VSM 프로세스
VSM을 구축하기 시작하려면 먼저 기업의 비즈니스 프로세스, 제품 및 시스템을 완전히 이해해야 한다. 그리고 개선 사항에 대해 더 많은 통찰력을 제공할 수 있는 다른 주요 이해 관계자(임원진, 부서장 등)와 소통하는 것부터 시작하라. 

즉 만들고자 하는 제품의 현장에 들어가거나, 관련 직원에게 자세한 설명을 요청 하여 제품 지식을 습득해야 한다. 성공적인 VSM에는 해당 제품에 대한 경험 및 전문 지식을 갖춘 모든 사람이 참여하므로, 세부 사항이 누락되지 않도록 모두가 같은 정보를 숙지하는 것이 매우 중요하다. 

또 가능한 한 많은 데이터를 수집해야 한다. 예를 들면, 프로세스의 비효율성, 관련된 작업자 수, 사용된 리소스 및 가동 중지 시간 등이 있다. 잠재적으로 관련성이 있거나 주목할 만한 데이터도 최종 VSM 흐름도를 구체화하고, 개선점을 발견하는 데 도움이 된다.

자, 이제 실제 VSM을 만들어보자. 각각 2개의 흐름도, 즉 현재 상태의 VSM과 목표 상태의 VSM을 생성한다. 현재 상태 VSM은 프로세스가 현재 비즈니스에서 어떻게 실행되고 작동하는지 나타내는 데 사용된다. 여기에서 주요 문제점과 특이점을 발견하고, 이에 따른 요구사항을 추출한다. 

반면 목표 상태의 VSM은 기업에는 개선점이 모두 실현됐을 때의 흐름도를 나타낸다. 팀과 함께 흐름도를 만드는 과정에서 몇몇 단계는 없애거나 결합해도 좋다. 그럼 더 깔끔하고 직관적인 VSM를 만드는 데 도움이 된다.
 
ⓒ"Kanban for Ops" board game, Dominica DeGrandis, 2013.

VSM이 구축되면 애자일 개발용 프레임워크 칸반(Kanban) 등에 입력할 수 있다. 특히 소프트웨어 개발의 경우 칸반 보드를 사용하면 물리적, 혹은 디지털 방식으로 시각적 구조를 만들어 모든 팀원이 각 단계 간의 진행 상황을 확인하게 된다. 

기업에서 어떤 프로세스를 바꿀 때마다, 이에 맞게 VSM도 발맞춰 업데이트해야 한다. 기업에 따라 다르지만, 보통 매달 업데이트 작업이 이루어진다. 이렇게 VSM에 변경 사항이 반영돼야만 다른 단계에 끼칠 수 있는 연쇄적인 영향을 파악하고 행동할 수 있다.  

VSM의 매핑 단계
영국 린 엔터프라이즈 연구 센터(Lean Enterprise Research Centre)의 피터 하인즈와 닉 리치는 1997년 한 연구에서 7가지 VSM 구축 도구('VSM Toolkit')를 제시했다. 연구진은 VSM 툴킷이 ‘이론적으로 정해진 특정 접근 방식’에 제약 받으면 안 된다고 강조했다. 즉, 기업은 각자에게 맞는 애자일 관리 프레임워크나 린 관리 프레임워크를 얼마든지 취사선택할 수 있다. 

대신 저자는 각 기업이 선택한 IT 관리 프레임워크와 함께 VSM을 구축하는 과정을 돕고자 7가지 단계를 고안했다고 설명했다. 다른 린 및 애자일 IT 관리 프레임워크에는 카이젠(Kaizen), 린 식스 시그마(Lean Six Sigma), 칸반(Kanban) 및 비즈니스 프로세스 리엔지니어링 등이 있다. 다음이 린 엔터프라이즈 연구 센터가 제시하 7가지 VSM 구축 단계이다.  

1. 프로세스 활동 매핑(Process Activity Mapping): 프로세스 흐름을 설정하고, 낭비 및 불필요한 중복 절차가 발생하는 단계를 식별하며, 워크플로우 및 비즈니스 프로세스를 분석한다.

2.공급사슬 대응 매트릭스(Supply Chain Response Matrix): 간단한 다이어그램을 사용하여 프로세스를 방해하는 문제점을 파악한다. 

3. 생산 다양성 깔때기(Production variety funnel): 다른 경쟁업체와 산업을 조사하고, 유사한 문제에 대해 어떤 솔루션을 내놓았는지 살펴본다. 

4. 포레스터 이펙트 매핑(Forrester effect mapping): 생산 대비 고객 수요를 나타내는 그래프를 만든다. 이는 공급과 수요, 그리고 생산 혹은 개발 지연을 시각화 해준다. 

5. 품질 필터 매핑: 공급사슬에서 발생하는 나타나는 문제나 결함을 알아챌 수 있다. 

6. 의사 결정 지점 분석(Decision point analysis): 공급사슬의 푸시 앤 풀(push and pull) 수요를 결정한다. 이는 재고나 고객 수요를 토대로 생산량을 결정하는 생산 관리 기법이다. 

7. 물리적 구조 매핑: 전체 산업에 걸친 공급사슬의 모습을 나타낸다. 보통 하향식으로 그려지며, 개관적인 시선을 제공해준다. 

VSM의 기호
VSM의 핵심은 프로세스를 시각화하는 것이므로, 특정 구성 요소를 상징하는 기호가 많이 쓰인다. 특정 산업 또는 조직 내에서 표준화되어 있는 경우가 많다. 여러 기업이 공통으로 사용하는 기호가 있지만, 어떤 기업은 필요에 따라 맞춤형 기호를 만들어 쓰기도 한다. 결국 제일 중요한 건 프로세스에 관련된 모든 사람들이 각 기호의 의미를 이해하는 것이다. 이러한 기호는 크게 4가지로 분류할 수 있다.
 
소프트웨어 개발 과정에서 쓰이는 VSM 기호.  ⓒEdvantis


1. 프로세스 기호: 프로세스 기호는 각 흐름에 있는 다양한 유형의 프로세스를 나타낸다. 리소스를 낭비하거나, 클라이언트 또는 고객과 관련된 프로세스의 일부를 식별하는 데 사용된다. 일반적으로 고객 및 공급업체, 기업 전용 프로세스, 공유 프로세스 및 병합된 프로세스를 상징하는 기호 등이 여기에 해당된다. 

2. 재료 기호: 재료 기호는 재고 및 공급사슬에 의존하는 프로세스의 부품 및 자원을 식별한다. 일반적으로 사용되는 재료 기호에는 재고, 선적, 재고 가용성, 당입 재고 및 외부 선적을 나타내는 기호 등이 있다.

3. 정보 기호: 정보 기호는 정보가 프로세스의 어디서 어떤 역할을 하는지 표시하는 데 사용된다. 정보에 일반적으로 사용되는 기호에는 생산 관리, 재고 문제, 재고 관리, 현장 점검이 필요한 영역 및 구두로 공유된 프로세스에 대한 정보를 나타내는 기호가 정보 기호에 해당된다. 

4. 일반 기호: 나머지 모든 기호는 일반적으로 위의 다른 세 범주에 속하지 않는 경우 일반 기호에 속한다. 일반 기호에는 운영자, 기타 정보, 일정, 장비, 창고, 주문, 품질 문제 및 잠재적인 솔루션 또는 개선사항을 나타내는 기호 등이 있다.

VSM 소프트웨어
고급 도구나 소프트웨어가 없어도 VSM 흐름도를 만들 수 있다. 화이트보드에 직접 그리는 것도 쉬운 방법 중 하나다. 그러나 복잡한 제품의 VSM은 여러 부서와 핵심 이해당사자가 참여한다. 따라서 이런 프로세스를 용이하게 해줄 수 있는 소프트웨어를 활용하면 구축 과정이 훨씬 더 간편해진다. 

VSM 소프트웨어는 고도화된 디지털 협업 및 시각화 기능으로 모든 팀원에게 지속해서 정보를 제공하고, 모든 사람이 제 궤도를 유지하며 노력을 기울이도록 한다. 온라인에서 VSM 템플릿을 찾아, 비즈니스 프로세스에 대한 매핑을 시작할 수도 있다. 다음은 VSM 시작에 도움을 줄 인기 VSM 소프트웨어 도구들이다.

•    크리에트리(Creately)
•    이드로우(Edraw)
•    eVSM 소프트웨어(eVSM Software)
•    루시드차트(LucidChart)
•    마이크로소프트 비지오(Microsoft Visio)
•    스마트드로우(Smartdraw)
•    태블로(Tableau)
•    비주얼 패러다임 온라인(Visual Paradigm Online)

교육과 자격증
VSM, VSM 구축 방법 및 실제로 이런 프로세스를 회사에 적용해 실천하는 데 관심이 있다면 여러 학습 과정과 트레이닝 프로그램이 있다. 대부분은 온라인으로 제공된다. 일부는 식스시그마 같은 린, 애자일 관리 프레임워크에 초점이 맞춰져 있다. ciokr@idg.co.kr
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