2016.10.11

제대로 허물어라··· 개방형 사무실에 대한 '현장의 조언들'

Mary K. Pratt | Computerworld
5분. 크리스티안 랭(Christian Lang)이 그가 18개월 동안 차지하던 작업 공간에서 벗어나 다른 공간으로 이동하는데 걸린 시간이다. 가구도 옮길 필요 없고, 짐을 꾸릴 것도 없다.

달라스에 소재한 가정 건강 소프트웨어 개발자 엑세스(Axxess)의 소프트웨어 엔지니어 랭은 “이런 개방성은 우리가 별다른 마찰 없이 공간을 유기적으로 이동할 수 있게 해줬다”라고 말했다. 랭은 지난 여름 자리를 옮겨 회사의 모바일 팀 옆에서 일하게 되었다. 새로운 계획을 추진함에 있어 모바일 팀과 함께 일하는 게 더 효율적일 것이라는 판단에서였다.

자리 이동을 통해 그는 메신저를 이용할 때보다도 답변을 듣는데 걸리는 시간을 줄였다. 프로젝트가 끝나면 다시 다른 곳으로 옮길 예정이다.

엑세스는 개방형 사무실 개념을 완전히 수용한 여러 기업 중 하나다. 직원들 사이에 벽이나 막힌 공간을 없애 250명 정도의 직원을 한 곳에서 일하게 하는 방식을 채택했다. 2016년 컴퓨터월드의 IT 최고의 직장 100대 회사에서 소기업 부문 1위에 뽑힌 엑세스의 CTO 앤드류 올로우는 “정보의 자유로운 흐름을 원했다. 큐비클 안에 있으면 정보가 자연스럽게 흐르지 않는다. 개방형 사무실에서는 모두가 서로 옆에 앉아있어서 창의적이고 우연이 발생하는 문화를 만들게 된다”라고 말했다.


스마트 TV와 인터랙티브 와이트보드가 설치된 액세스의 개방형 사무실.

지난 10년간 열린 작업공간은 꾸준히 확산되어 왔다. 격식 없고 위계질서 없는 조직을 추구하는 실리콘밸리 스타트업들이 주로 채택했지만, AT&T, GE, KPMG 등의 대기업으로 확산되기도 했다. 일부 대기업들은 전부는 아닐지라도 일부의 작업 공간이 개방하곤 했다.

그러나 개방된 환경이 전통적인 사무실과 큐비클 셋업 보다 커뮤니티를 장려하고 협업을 지원한다는 생각에 모든 직원이 동의하는 것은 아니다. 특히 더 조용하고 시각적으로 안정적인 환경에서 집중하고자 하는 이들이 그렇다. 소규모 회의와 조용한 집중 공간을 오픈된 공간에 추가하는 것이 필요할 수 있다는 의미다. 또 개방형 공간의 혜택을 진정으로 얻으려면 기업 문화 역시 협업과 혁신을 높이 평가하도록 바뀔 필요도 있다. 여기 IT 인력을 개방형 공간으로 옮긴 회사 6곳의 이야기를 살펴본다.

즉각적 협업 조장
자발적 협업은 개방형 사무실의 가장 큰 매력이라고 랭을 비롯한 몇몇 경영자들은 이야기한다. 아이디어의 공유, 현재 대화 참여, 즉석 문제 토론 등의 일이 방문하거나 회의 일정을 잡는 것에 비해 훨씬 쉽다.

코네티컷 스탠포드에 본사를 둔 금융 서비스 업체 신크로니 파이낸셜(Synchrony Financial)의 CTO이자 선임 부회장 그레고리 심슨은 “벽을 없애서 관리자가 직원들의 근무 태도를 더 잘 감시하게 하려는 의도가 아니었다. 일을 해내는데 필요한 협업을 더 잘 수행할 수 있는 공간을 만드는 것이 목표였다”라고 말했다.


신크로니 파이낸셜의 이노베이션 스테이션. 부서간 협업을 장려하려는 의도로 고안됐다.

신크로니는 4년전 여러 부서가 함께 일할 수 있는 이노베이션 스테이션(Innovation Station)을 갖추면서 개방형 공간을 도입했다. 이노베이션 스테이션에는 벽이 아예 없거나 아주 낮은 파티션만 존재한다. 소파와 외부 창으로부터의 자연광도 있다. 심슨은 협업을 필요로 하는 작업자들을 한 곳에 모음으로써 상호작용의 ‘마찰’을 없애는 것이 목표였다고 전했다. “책상 건너편에서 서로 마주보게 되어 훨씬 빠르게 협업이 가능하다”라고 그는 말했다.

미국 정부 기관을 대상으로 경영 및 기술 컨설팅을 제공하는 부즈 앨런 해밀턴(Booz Allen Hamilton)은 워싱턴 DC에 여러 부서의 개입을 장려하기 위해 720제곱미터 넓이의 이노베이션 센터(Innovation Center)를 2016년 초 만들었다. 이 회사의 인적 서비스 부회장 사라 클레어가 “편하고 열려있고 밝다”고 이야기하는 개방형 사무실은 21세기 작업 방식을 반영하는 동시에 지원한다.

그녀는 “모두 사람들이 아이디어를 짜내고 다르게 생각할 수 있게 하려는 노력의 일환이다. 그리고 이를 도와주는 환경 속에 있으면 그렇게 될 확률도 높아진다. 폐쇄된 컨퍼런스룸에서 하는 회의도 좋다. 하지만 아이디어를 마음대로 배출할 수 있는 공간도 필요하다. 개방형 사무실은 마음을 편하게 한다”라고 말했다. 부즈 앨런은 이런 작업공간을 더 개소하는 한편 사무실에 라운지를 새로 구성하는 등의 작은 변화들도 추가할 방침이다


부즈 앨런 해밀턴의 이노베이션 센터. “모두 사람들이 아이디어를 짜내고 다르게 생각할 수 있게 하려는 노력의 일환”이다.

개방형 사무실 개념은 기업에 따라 다양할 수 있다. 몇몇 회사는 작게 변화했다: 폐쇄형 사무실을 유지하지만 전통적인 작업공간보다는 작게 만들고 큐비클 벽을 유리로 바꾸는 식이다. 다른 회사들은 빌딩의 특정 구역을 열린 환경으로 재편해 프로젝트 필요에 따라 작업자들이 이용하도록 하기도 한다.

또 몇몇 회사는 할당 좌석을 가진 개방형 공간을 준비해 작업자들이 개인 물품을 가져와 놓고 일할 수 있게 하며, 어떤 회사는 작업자들이 매일 자리를 바꿀 수 있게 해서 더욱 자유로운 흐름을 만들기도 한다. 그리고 또 다른 몇몇 회사들은 작업자들에게 사무실이나 아무런 벽을 주지 않고 부서가 아닌 프로젝트나 목표에 맞춰 할당된 그룹에 따라 앉도록 한다.

원로그인(OneLogin)은 마지막 방식을 취했다. 이 소프트웨어 벤더의 샌프란시스코 본사는 폐쇄형 사무실이 딱 하나 있다. CEO실이다. 나머지 200명의 직원들은 완전히 개방되고 벽이 없는 2층에 걸친 공간에서 일한다. 미니멀 스타일로 맞춤 설계된 책상들과 추가 좌석을 위해 패딩된 파일 캐비닛들만 이 공간에 존재한다.


원로그인의 샌프란시스코 본사 사무실 모습. 벽은 CEO 룸에만 있다.

원로그인 HR의 부사장 마이 톤은 “하루 종일 이야기하고 질문하고 소리지른다. 동지애가 아주 많이 생긴다. 이렇게 많은 협업이 발생하게 된다. 가끔 사람들은 크게 소리를 지를 수 있어야 한다. 오해를 사기 쉬운 이메일이나 즉석 메시지를 거치지 않고 소통할 필요가 있다”라고 말했다.

소음은 커지고 프라이버시는 줄었다?
분명 열린 사무실의 커피숍 스타일의 활기에서 에너지를 받는 이들이 있지만, 몇몇 직원들은 큰 소음과 프라이버시의 침해 가능성을 달가워하지 않는다.

컴퓨터월드 페이스북 페이지에는 이를 지적하는 글이 종종 게재된다. 한 회원은 “모두가 같은 목표 하에서 일하고 협업할 필요가 있을 때는 열린 공간이 좋다. 그러나 그렇지 않을 때는 열린 공간은 생산적이지 않다. 항상 전화를 하는 시끄러운 사람 옆에서 일하면 큐비클로도 차단하기는 부족하다”라는 글을 남겼다.

다른 사람도 “모두가 서로 다른 일을 하는 상황이라면 열린 공간이 집중도를 낮추고 짜증나게 한다”라고 동의했다. “만약 한 작업에 몰두해야 하는 일을 하고 있다면 오픈 작업공간은 생산성을 오히려 떨어트린다”라는 의견도 있었다.

실제로 몇몇 연구에 따르면 개방형 사무실이 마찰을 유발하고 이직률을 높이고 생산성을 떨어트리는 스트레스 높은 환경이 될 수 있다. 직원들이 더 많은 프라이버시를 선호하고 개방된 환경의 소음과 방해가 문제가 될 수 있음을 발견한 연구도 있었다.

소음이 특히 문제다. 브리티시 카운실 포 오피스(British Council for Offices)의 웟워커스 원트 2016(What Workers Want)라는 연구에서는 개방형 사무실에서 일하는 직원들의 45%만이 소음 수준이 수용할 만한 수준이라고 답했다. 이는 전통적인 사무실의 60%에 비해 훨씬 낮은 수준이다. 동일한 연구에서는 직원들의 45%가 개방형 사무실이 생산성에 아무런 영향을 주지 않는다고 답했고, 25%는 생산성을 저해한다고 답했다.

2000년 저널 오브 어플라이드 사이콜로지(Journal of Applied Psychology)에서 나온 더 오래된 연구에서는 개방 사무실 환경의 소음이 ‘투쟁 혹은 도피’ 호르몬인 에피네프린 수치를 올린다는 점을 발견했다. ‘아드레날린’으로 알려진 호르몬이다.

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2016.10.11

제대로 허물어라··· 개방형 사무실에 대한 '현장의 조언들'

Mary K. Pratt | Computerworld
5분. 크리스티안 랭(Christian Lang)이 그가 18개월 동안 차지하던 작업 공간에서 벗어나 다른 공간으로 이동하는데 걸린 시간이다. 가구도 옮길 필요 없고, 짐을 꾸릴 것도 없다.

달라스에 소재한 가정 건강 소프트웨어 개발자 엑세스(Axxess)의 소프트웨어 엔지니어 랭은 “이런 개방성은 우리가 별다른 마찰 없이 공간을 유기적으로 이동할 수 있게 해줬다”라고 말했다. 랭은 지난 여름 자리를 옮겨 회사의 모바일 팀 옆에서 일하게 되었다. 새로운 계획을 추진함에 있어 모바일 팀과 함께 일하는 게 더 효율적일 것이라는 판단에서였다.

자리 이동을 통해 그는 메신저를 이용할 때보다도 답변을 듣는데 걸리는 시간을 줄였다. 프로젝트가 끝나면 다시 다른 곳으로 옮길 예정이다.

엑세스는 개방형 사무실 개념을 완전히 수용한 여러 기업 중 하나다. 직원들 사이에 벽이나 막힌 공간을 없애 250명 정도의 직원을 한 곳에서 일하게 하는 방식을 채택했다. 2016년 컴퓨터월드의 IT 최고의 직장 100대 회사에서 소기업 부문 1위에 뽑힌 엑세스의 CTO 앤드류 올로우는 “정보의 자유로운 흐름을 원했다. 큐비클 안에 있으면 정보가 자연스럽게 흐르지 않는다. 개방형 사무실에서는 모두가 서로 옆에 앉아있어서 창의적이고 우연이 발생하는 문화를 만들게 된다”라고 말했다.


스마트 TV와 인터랙티브 와이트보드가 설치된 액세스의 개방형 사무실.

지난 10년간 열린 작업공간은 꾸준히 확산되어 왔다. 격식 없고 위계질서 없는 조직을 추구하는 실리콘밸리 스타트업들이 주로 채택했지만, AT&T, GE, KPMG 등의 대기업으로 확산되기도 했다. 일부 대기업들은 전부는 아닐지라도 일부의 작업 공간이 개방하곤 했다.

그러나 개방된 환경이 전통적인 사무실과 큐비클 셋업 보다 커뮤니티를 장려하고 협업을 지원한다는 생각에 모든 직원이 동의하는 것은 아니다. 특히 더 조용하고 시각적으로 안정적인 환경에서 집중하고자 하는 이들이 그렇다. 소규모 회의와 조용한 집중 공간을 오픈된 공간에 추가하는 것이 필요할 수 있다는 의미다. 또 개방형 공간의 혜택을 진정으로 얻으려면 기업 문화 역시 협업과 혁신을 높이 평가하도록 바뀔 필요도 있다. 여기 IT 인력을 개방형 공간으로 옮긴 회사 6곳의 이야기를 살펴본다.

즉각적 협업 조장
자발적 협업은 개방형 사무실의 가장 큰 매력이라고 랭을 비롯한 몇몇 경영자들은 이야기한다. 아이디어의 공유, 현재 대화 참여, 즉석 문제 토론 등의 일이 방문하거나 회의 일정을 잡는 것에 비해 훨씬 쉽다.

코네티컷 스탠포드에 본사를 둔 금융 서비스 업체 신크로니 파이낸셜(Synchrony Financial)의 CTO이자 선임 부회장 그레고리 심슨은 “벽을 없애서 관리자가 직원들의 근무 태도를 더 잘 감시하게 하려는 의도가 아니었다. 일을 해내는데 필요한 협업을 더 잘 수행할 수 있는 공간을 만드는 것이 목표였다”라고 말했다.


신크로니 파이낸셜의 이노베이션 스테이션. 부서간 협업을 장려하려는 의도로 고안됐다.

신크로니는 4년전 여러 부서가 함께 일할 수 있는 이노베이션 스테이션(Innovation Station)을 갖추면서 개방형 공간을 도입했다. 이노베이션 스테이션에는 벽이 아예 없거나 아주 낮은 파티션만 존재한다. 소파와 외부 창으로부터의 자연광도 있다. 심슨은 협업을 필요로 하는 작업자들을 한 곳에 모음으로써 상호작용의 ‘마찰’을 없애는 것이 목표였다고 전했다. “책상 건너편에서 서로 마주보게 되어 훨씬 빠르게 협업이 가능하다”라고 그는 말했다.

미국 정부 기관을 대상으로 경영 및 기술 컨설팅을 제공하는 부즈 앨런 해밀턴(Booz Allen Hamilton)은 워싱턴 DC에 여러 부서의 개입을 장려하기 위해 720제곱미터 넓이의 이노베이션 센터(Innovation Center)를 2016년 초 만들었다. 이 회사의 인적 서비스 부회장 사라 클레어가 “편하고 열려있고 밝다”고 이야기하는 개방형 사무실은 21세기 작업 방식을 반영하는 동시에 지원한다.

그녀는 “모두 사람들이 아이디어를 짜내고 다르게 생각할 수 있게 하려는 노력의 일환이다. 그리고 이를 도와주는 환경 속에 있으면 그렇게 될 확률도 높아진다. 폐쇄된 컨퍼런스룸에서 하는 회의도 좋다. 하지만 아이디어를 마음대로 배출할 수 있는 공간도 필요하다. 개방형 사무실은 마음을 편하게 한다”라고 말했다. 부즈 앨런은 이런 작업공간을 더 개소하는 한편 사무실에 라운지를 새로 구성하는 등의 작은 변화들도 추가할 방침이다


부즈 앨런 해밀턴의 이노베이션 센터. “모두 사람들이 아이디어를 짜내고 다르게 생각할 수 있게 하려는 노력의 일환”이다.

개방형 사무실 개념은 기업에 따라 다양할 수 있다. 몇몇 회사는 작게 변화했다: 폐쇄형 사무실을 유지하지만 전통적인 작업공간보다는 작게 만들고 큐비클 벽을 유리로 바꾸는 식이다. 다른 회사들은 빌딩의 특정 구역을 열린 환경으로 재편해 프로젝트 필요에 따라 작업자들이 이용하도록 하기도 한다.

또 몇몇 회사는 할당 좌석을 가진 개방형 공간을 준비해 작업자들이 개인 물품을 가져와 놓고 일할 수 있게 하며, 어떤 회사는 작업자들이 매일 자리를 바꿀 수 있게 해서 더욱 자유로운 흐름을 만들기도 한다. 그리고 또 다른 몇몇 회사들은 작업자들에게 사무실이나 아무런 벽을 주지 않고 부서가 아닌 프로젝트나 목표에 맞춰 할당된 그룹에 따라 앉도록 한다.

원로그인(OneLogin)은 마지막 방식을 취했다. 이 소프트웨어 벤더의 샌프란시스코 본사는 폐쇄형 사무실이 딱 하나 있다. CEO실이다. 나머지 200명의 직원들은 완전히 개방되고 벽이 없는 2층에 걸친 공간에서 일한다. 미니멀 스타일로 맞춤 설계된 책상들과 추가 좌석을 위해 패딩된 파일 캐비닛들만 이 공간에 존재한다.


원로그인의 샌프란시스코 본사 사무실 모습. 벽은 CEO 룸에만 있다.

원로그인 HR의 부사장 마이 톤은 “하루 종일 이야기하고 질문하고 소리지른다. 동지애가 아주 많이 생긴다. 이렇게 많은 협업이 발생하게 된다. 가끔 사람들은 크게 소리를 지를 수 있어야 한다. 오해를 사기 쉬운 이메일이나 즉석 메시지를 거치지 않고 소통할 필요가 있다”라고 말했다.

소음은 커지고 프라이버시는 줄었다?
분명 열린 사무실의 커피숍 스타일의 활기에서 에너지를 받는 이들이 있지만, 몇몇 직원들은 큰 소음과 프라이버시의 침해 가능성을 달가워하지 않는다.

컴퓨터월드 페이스북 페이지에는 이를 지적하는 글이 종종 게재된다. 한 회원은 “모두가 같은 목표 하에서 일하고 협업할 필요가 있을 때는 열린 공간이 좋다. 그러나 그렇지 않을 때는 열린 공간은 생산적이지 않다. 항상 전화를 하는 시끄러운 사람 옆에서 일하면 큐비클로도 차단하기는 부족하다”라는 글을 남겼다.

다른 사람도 “모두가 서로 다른 일을 하는 상황이라면 열린 공간이 집중도를 낮추고 짜증나게 한다”라고 동의했다. “만약 한 작업에 몰두해야 하는 일을 하고 있다면 오픈 작업공간은 생산성을 오히려 떨어트린다”라는 의견도 있었다.

실제로 몇몇 연구에 따르면 개방형 사무실이 마찰을 유발하고 이직률을 높이고 생산성을 떨어트리는 스트레스 높은 환경이 될 수 있다. 직원들이 더 많은 프라이버시를 선호하고 개방된 환경의 소음과 방해가 문제가 될 수 있음을 발견한 연구도 있었다.

소음이 특히 문제다. 브리티시 카운실 포 오피스(British Council for Offices)의 웟워커스 원트 2016(What Workers Want)라는 연구에서는 개방형 사무실에서 일하는 직원들의 45%만이 소음 수준이 수용할 만한 수준이라고 답했다. 이는 전통적인 사무실의 60%에 비해 훨씬 낮은 수준이다. 동일한 연구에서는 직원들의 45%가 개방형 사무실이 생산성에 아무런 영향을 주지 않는다고 답했고, 25%는 생산성을 저해한다고 답했다.

2000년 저널 오브 어플라이드 사이콜로지(Journal of Applied Psychology)에서 나온 더 오래된 연구에서는 개방 사무실 환경의 소음이 ‘투쟁 혹은 도피’ 호르몬인 에피네프린 수치를 올린다는 점을 발견했다. ‘아드레날린’으로 알려진 호르몬이다.

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