대부분 사용자에게 오피스 2016을, 특히 2016의 개별 애플리케이션들을 전작과 구분하기란 쉽지 않을 수 있다. 원노트, 액세스, 퍼블리셔 등으로 인해 더욱 완전해지긴 했지만 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩 같은 애플리케이션은 그게 그것인 것처럼 보인다.
하지만 속단은 금물이다. 이번에 마이크로소프트는 이들 주요 소프트웨어에 대해 대대적인 업데이트를 감행했다. 셰어포인트, 원드라이브와 매우 긴밀한 연동을 가능케 한 협업 기능 강화도 그 중 하나다. 하지만 새로 추가된 기능 중에는 헷갈리는 것들도 있을 수 있다. 이번 업데이트에서 중요한 것으로 판단되는 기능 몇 가지를 살펴본다. ciokr@idg.co.kr
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실시간 공동 작업
오피스 2016에서는 이제 데스크톱 버전에서도 동일 문서를 놓고 다른 이와 동시에 작업할 수 있는 기능이 있다. 동료와 함께 작업한 워드나 파워포인트를 상대방이 수정한 내용을 그대로 유지한 채 셰어포인트나 원드라이브에 저장할 수 있다.
상대방이 어떤 부분을 수정하고 있는지 실시간으로 보여주는 ‘실시간 타이핑’ 기능은 현재로서는 워드에서만 지원된다. 파워포인트의 경우 공동 작업은 가능하지만 실시간 타이핑은 지원되지 않는다.
더욱 간편해진 문서 공유
리본의 ‘공유’ 버튼 덕분에 오피스 2016에서는 문서 공유가 훨씬 쉬워졌다. 공유 기능은 워드, 엑셀, 파워포인트 모두에서 사용 가능한 기능으로, 팀 멤버들과 작업 문서에 대한 접근 권한을 공유할 수 있으며 접근권을 수정할 수도 있다. 또 현재 누가 그 문서를 작업하고 있는지도 볼 수 있다. 공동 작업 기능과 마찬가지로, 공유하려는 파일은 셰어포인트나 원드라이브에 저장돼 있어야 한다.
원드라이브 이용해 대용량 파일 보내기
URL 링크를 보내 친구 및 동료들과 대용량 파일을 공유하는 것 자체는 그다지 새로운 기능은 아니다. 하지만 이 기능이 오피스 365에 들어왔다는 건 생산성 측면에서 상당한 발전이 아닐 수 없다.
아웃룩 메시지에 파일을 첨부하면 저절로 링크로 전환되고, 수신자는 그 링크를 클릭하기만 하면 파일을 다운받을 수 있다. 물론 발신자와 수신자 모두 원드라이브 계정이나 셰어포인트 폴더를 갖고 있다는 전제 하에 말이다. 뿐만 아니라 문서를 수정할 수 있는 권한을 설정할 수도 있고, 로컬 파일의 복사본을 첨부할 것인지 여부도 선택할 수 있다.
향상된 문서 히스토리 기능
문서를 수정하다 실수를 했거나, 꽤 긴 단락을 지워버리고 나중에 가서야 이 사실을 깨달은 경험이 누구나 한번쯤 있을 것이다. 하지만 오피스 2016을 사용하게 되면, 적어도 셰어포인트나 원드라이브 포 비즈니스(현재 원드라이브에서는 불가능하다)에 저장된 파일에 한해 워드나 엑셀, 파워포인트 내에서 바로 파일 수정 히스토리를 열람할 수 있다.
'파일>히스토리'를 클릭하면 히스토리 창에 문서의 수정 히스토리 리스트가 뜨는데 그 중에서 해당되는 버전을 클릭하면 새 창에 수정 전 내용이 등장한다. 이 기능은 파일을 수정하거나 협업 시 문서의 초안을 리뷰 하는 데도 몹시 유용하다.
스마트 룩업(Smart Lookup) 기능
모르는 단어를 하이라이트 한 후 마우스 우클릭 하여 스마트 룩업(Smart Lookup) 기능을 클릭하면 해당 단어 또는 개념에 대한 정보를 인터넷 창을 열지 않고도 얻을 수 있다. 모르는 단어의 의미를 찾아보거나, 익숙하지 않은 용어에 대한 문맥적 지식을 얻고 싶을 때 사용하면 좋다.
검색 엔진은 빙(Bing)이 사용되며 검색 결과는 현재 작업중인 창 내의 ‘인사이트(Insignt)’ 창에 뜬다.
아웃룩의 오피스 그룹 365 지원
아웃룩 2016 버전에는 그룹(Groups)이라는 새로운 기능이 추가됐다. 이 기능에 대한 별다른 언급은 없었지만, 그 가치는 결코 작지 않다. 팀이나 그룹 내 협업할 때 복잡하고 정신 없었던 이메일 교환이나 문서 배포 리스트 등을 완전히 쓸모 없게 만들어 줄 수 있는 기능이다.
그룹을 만들어 팀원들이나 동료들을 초대하고, 그룹 별로 공유 인박스와 캘린더, 파일 저장소, 원노트 노트 등을 따로 사용할 수 있다.
새로운 차트 추가
기존의 오피스에서 제공하던 차트가 지겨워 진 사람에게는 희소식이다. 엑셀 2016 버전에는 새로운 차트들이 많이 추가돼 데이터를 시각화하는 데 큰 도움을 줄 것으로 기대된다.
엑셀 뿐 아니라 워드와 파워포인트에서도 트리맵, 폭포, 파레토, 히스토그램, 박스 앤 위스커, 선버스트와 같은 새로운 차트들이 추가됐다. 각 링크를 클릭하여 어떤 모습인지, 어떻게 사용하는지 살펴볼 것을 권한다.
클릭 한 번으로 끝나는 예측 기능
엑셀을 자주 사용하는 이라면 기존 데이터를 가지고 예측을 할 수 있는 기능을 원할 것이다. 이번 엑셀의 차트 기능에는 이 기능이 추가되었다. 클릭 한 번으로 빠르게 데이터 예측이 가능해 진 것이다.
마이크로소프트에 따르면 이 예측 기능은 업계 표준 ETS(Exponential Smoothing) 알고리즘을 사용하여 신뢰도 높은 예측을 제공한다고 한다. 회사 입장에서도 직원들이 이 기능을 활용하게 함으로써 지나치게 ‘창의적인’ 예측을 하여 골치 아파지는 일을 줄일 수 있을 것이다.
오피스와 하나가 된 스카이프
오피스 2016에서 추가된 기능 중 하나는 데스크톱에서 엑셀이나 워드를 쓸 때도 스카이프 전화가 걸려오면 바로 받을 수 있도록 한 것이다. 작업의 흐름을 끊지 않고도 바로 IM, 보이스 콜, 비디오 콜 같은 스카이프의 다양한 기능을 워드, 엑셀 내에서 바로 사용할 수 있다.
더욱 강력해진 교차 지원
오피스 2016이 교차 플랫폼 지원에 있어 한 걸음 더 앞으로 나아갔다는 데는 의문의 여지가 없다. 무엇보다, 개발 커브 측면에서 이들 소프트웨어 중 그 어느 하나도 버려졌다거나 심지어 ‘뒤쳐졌다’는 느낌조차도 들지 않는다.
물론 여기서 얘기한 많은 기능들을 사용하거나, 최대한 활용하기 위해서는 오피스 365 이용자여야만 한다. 오피스 365의 2016 버전이 생산성이나 협업 측면에서 큰 발전을 거두었음은 누구도 부인할 수 없으며 이는 오피스 365 사용을 고려해 볼 만한 충분한 이유가 될 것이다.