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CIO / 디지털 트랜스포메이션 / 애플리케이션

4만 명의 직원을 구글 워크스페이스로 이전하다··· 美 병원 사례

2022.01.03 Matthew Finnegan  |  Computerworld
美 뉴저지의 ‘해컨색 메리디안 헬스(Hackensack Meridian Health; HMH)’는 지난 2021년 수천 대의 크롬북을 배포하고, 4만 명의 직원들을 오피스 365에서 구글 워크스페이스 생산성 스위트로 마이그레이션했다. 

해컨색 메리디안 헬스(HMH)에게 2021년은 ‘큰 변화의 해’였다. 총 17곳의 병원을 운영하는 HMH는 직원들이 원격근무 체제로 신속하게 전환할 수 있도록 수천 대의 크롬북을 배포했다. 이는 또한 4만 명의 직원들을 대상으로 오피스 365를 구글 워크스페이스를 바꾸고, 구글 클라우드 플랫폼을 도입하는 광범위한 프로젝트의 첫 번째 단계였다.
 
ⓒGetty Images

이 프로젝트는 코로나19 팬데믹으로 인해 가속화됐다. 직원들이 의료시설 밖에서 근무할 수 있도록 서둘러 지원해야 했기 때문이다. HMH의 수석 부사장, CIO, CTO인 마크 에이머는 “팬데믹이 시작됐을 당시 완전한 UC 플랫폼이 출시된 상태는 아니었다. 내부에서는 대부분의 애플리케이션이 잘 작동했지만 모바일 인력에게는 잘 작동하지 않았다”라고 밝혔다. 

이어서 그는 “팬데믹 위기 때문에 빠르게 변화해야만 했다. CEO는 직접적으로 환자를 돌보지 않는 직원들은 모두 재택근무를 해야 한다고 말했다. 3,000대의 크롬북을 구매해 키오스크 모드로 구성한 후 직원들을 집으로 보냈다”라고 덧붙였다.

에이머에 따르면 이는 팬데믹 기간 동안 원격의료 방문 횟수가 증가하는 결과로 이어졌다. 아울러 원격근무자의 생산성도 (HMH가 직원들의 번아웃 문제를 해결하기 위해 최고 웰니스 책임자(chief wellness officer)를 채용할 정도로) 높아졌다. HMH는 하이브리드 원격 전략을 장기적으로 지속할 계획이다.

이에 따라 5,000대의 크롬 OS 기기가 추가돼 일선 직원들에게 지급됐다. 지난해 비대면 환자 진료와 50곳의 외래진료 시설로 시작됐던 해당 서비스는 2022년 1월부터 모든 병원으로 확대된다. 이를 통해 직원들은 크롬북 기기에서 시트릭스 워크스페이스(Citrix Workspace)를 통해 HMH의 의료 기록 시스템에 액세스할 수 있다는 설명이다.

그는 “2022년 말까지 구글 워크스페이스와 크롬 OS를 전면적으로 배포한 (몇 안 되는) 대규모 통합 의료 네트워크 중 하나가 될 것”이라고 강조했다.

랜섬웨어 위협
HMH가 크롬 OS 기반 기기를 배포하기로 한 이유는 무엇일까? 에이머는 “보안이 첫 번째 이유이고, 단순성이 두 번째 이유다”라면서, “(먼저 후자를 설명하자면) 현장에서 운영을 지원할 때 윈도우 기기는 복잡한 부분이 많다. 크롬 OS 플랫폼의 단순성 덕분에 기기를 더 빨리 부팅할 수 있고, 의료진이 더 빨리 로그인할 수 있다”라고 말했다.

보안 측면에서 랜섬웨어는 모든 의료기관의 주요 고려사항이다. 의료기관을 표적으로 삼는 사례가 갈수록 증가하고 있어서다. 이는 HMH와도 밀접한 관련이 있다. 2년 전 랜섬웨어 공격의 피해자였기 때문이다.

그는 널리 사용되는 윈도우 기기보단 크롬 OS 기기가 랜섬웨어의 표적이 될 가능성이 작다고 언급했다. “기업을 대상으로 하는 랜섬웨어 공격이 매일 12건에 달한다. 표적이 되는 플랫폼은 마이크로소프트 윈도우다. 따라서 데스크톱 리눅스 기반 플랫폼이든 또는 데이터센터의 리눅스 기반 플랫폼이든 목표는 최대한 많은 마이크로소프트 플랫폼에서 벗어나는 것이다. 가장 큰 표적이기 때문이다”라고 에이머는 설명했다. 

‘오피스 365’를 ‘구글 워크스페이스’로 교체
아울러 HMH는 마이크로소프트의 오피스 365를 구글 워크스페이스 생산성 및 협업 애플리케이션 스위트로 교체했다. 에이머는 “4만 명의 직원들을 모두 한 번의 ‘빅뱅’ 마이그레이션으로 이동시켰다. 현재 구현을 마치고 최적화 단계에 있다”라고 밝혔다. 

HMH는 마이크로소프트의 생산성 및 협업 소프트웨어 스위트 사용을 단계적으로 중단하고 있는 가운데 구글 문서(Docs), 미트(Meet), 챗(Chat), 스페이스(Spaces) 등 워크스페이스 스위트의 앱을 대부분 사용하고 있다.

그는 “수년간 오피스 365를 사용했다. 오피스 365에서 마이크로소프트는 많은 애플리케이션을 함께 패치하려고 했다. 그래서 매끄럽지 않고 서로 잘 연동되지 않았다”라고 지적했다.

이어서 “사용자들은 워크스페이스의 앱 간 전환이 훨씬 더 직관적이고, 개별 도구들이 더 효과적으로 통합돼 있음을 알게 됐다. 이 중 일부는 오피스에서도 사용할 수 있지만 구글만큼 매끄럽게 통합돼 있지 않다”라고 에이머는 덧붙였다.

워크스페이스 앱의 기능 및 특징은 한 가지 이유일 뿐이다. 에이머는 예산이 빠듯해 비용을 절감할 필요가 있었고, 이것이 또 다른 이유라고 전했다. “마이크로소프트는 오피스 365 요금을 계속 인상하고 있다. 의료 서비스 업체의 영업 이익은 평균 2%다. 계속해서 마이크로소프트에 큰 비용을 낼 수 없다. 여기에 주 및 연방 정부는 보험 수가 비율을 계속 줄이고 있다. 양쪽에서 압박을 받고 있다는 의미다”라고 그는 설명했다.

4만 명의 직원들을 워크스페이스로 마이그레이션하다
익숙한 오피스 365 도구에서 구글 스위트로 수만 명의 직원을 마이그레이션하는 것은 쉬운 일이 아니었다. 더군다나 팬데믹 기간이었기 때문에 더욱더 그랬다. 에이머는 “경영진의 지원이 중요한 역할을 했다. 경영진이 이에 동의하고 지원할 수 있도록 여러 차례 소통하는 시간을 가졌다. 이를 통해 앞으로 나아갈 수 있었다”라고 언급했다. 

그는 “프로젝트 관리도 중요했다. 조직 변화 관리에 상당한 시간을 투자했다. 이를 위해 HR의 학습 및 개발팀과 협력했다. 그리고 자기주도형 웹 기반 교육을 지원하는 리소스 사이트도 구축했다”라고 덧붙였다. 

이 밖에 워크스페이스 앱 사용 방법을 설명하는 웨비나를 개최하고, 경영진을 지원해야 하는 고급 관리자를 대상으로 한 세션을 주관했으며, (필요한 경우) 부서 수준에서 교육을 실시했다.
 
ⓒHackensack Meridian Health
에이머는 “리소스 사이트와 일정에 관해 수차례 커뮤니케이션했다. ‘라이브’를 위해 특별히 구글 서비스 데스크도 만들었다. 문제 및 우려사항을 해결할 수 있는 관리 센터도 운영했다”라고 설명했다.

두 플랫폼은 서로 다른 방식으로 작동하기 때문에 변화에 적응하는 데 다소 시간이 걸릴 수도 있다고 그는 언급했다. 에이머는 “많은 사람이 마이크로소프트에서 익숙해진 것을 구글에서 하려고 했기 때문에 ‘워드에서는 이렇게 하지만 구글 문서에는 이렇게 한다’라고 설명하는 데 많은 시간을 할애했다. 워크스페이스의 기능이 오피스와 대부분(80%) 비슷하기 때문에 이는 새로운 환경에 적응하기 위한 과정이었다”라고 말했다. 

그에 따르면 마이그레이션은 대부분 완료됐지만 (오피스에서) 워크스페이스로의 전환을 마치려면 아직 해야 할 일이 많다. 그는 “여전히 5,000명이 마이크로소프트 오피스를 사용하고 있다. 목표는 마이크로소프트 오피스를 완전히 없애는 것이기 때문에 계속해서 이를 진행해 나갈 것”이라고 설명했다.

한편 HMH는 의료 분야의 특정 워크플로우에 맞게 워크스페이스 앱을 조정하는 방법에 관해 구글 경영진과 논의하고 있다. 특히, 빅쿼리 데이터베이스 사용을 중심으로 구글 클라우드 플랫폼 사용을 계속해서 확대할 예정이다.

에이머는 “HMH의 목표는 구글 플랫폼을 생산성 및 최종 사용자 기기 플랫폼으로 활용하고 의료 서비스 부문에서 원활하게 작동하도록 하여 의료 서비스 및 생명공학을 위한 새로운 길을 내는 것이다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 
 
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